BALANSERTE ANSKAFFELSER AV SKYLØSNINGER. 18.juni 2018 Tanja Huse-Fagerlie Seniorrådgiver DIFI

Transkript

1 BALANSERTE ANSKAFFELSER AV SKYLØSNINGER 18.juni 2018 Tanja Huse-Fagerlie Seniorrådgiver DIFI

2 Stortinget Kommunal- og moderniseringsdepartementet Nærings- og fiskeridepartementet Arenaer Sentrale samarbeidspartnere Digital transformasjon Digital strategi og samordning Digitale fellesløsninger Tilsynet for universell utforming av IKT 1 2 Være sentral kunnskapskilde Skape endring og bidra til å realisere gevinster Virkemidler Fellesløsninger Ledelse Utredning og analyse Offentlige anskaffelser 3 4 Løse felles utfordringer Utvikle Difi til premissgiver Vi får omstilling til å skje i offentlig sektor

3 Offentlige anskaffelser Difi får omstilling til å skje Offentlige anskaffelser Digitale fellesløsning er Innkjøp til offentlig forvaltning utgjør årlig ca. 500 mrd Det vi gjør Bygger kompetanse og bedre styring av anskaffelser Fremmer digitale løsninger Styrker innovasjon Veileder om samfunnsansvar Leder Statens innkjøpssenter

4 09:00 09:30 VELKOMMEN, PRESENTASJON AV KURS OG DELTAKERE TANJA HUSE-FAGERLIE, Difi 09:30 10:15 HVA ER SKYTJENESTER? ASLE AASS, PAUL ARE KILLIE, Difi 10:15-10:30 Pause/no stress 10:30 11:00 KONKURRANSESTRATEGI TANJA HUSE-FAGERLIE, Difi 11:00 11:45 Lunsj 11:45 12:30 INFORMASJONSSIKKERHET: SYSTEM OG KONTROLL SVANHILD GUNDERSEN, Difi 12:30 13:00 INNOVATIVE ANSKAFFELSER JOHAN ENGLUND, Difi 13:00 13:15 Pause/no stress 13:15-14:00 STATENS STANDARDAVTALER MARI VESTRE Difi 14:00 14:30 ET GODT SAMARBEID I FORKANT AV KUNNGJØRING HANNE LYSTAD, Difi 14:30 16:00 GRUPPEINNDELING MED OPPGAVER TANJA HUSE-FAGERLIE, Difi

5 Hva er Balanserte Anskaffelser gjennom Dialog? 60 Bare innkjøpere Felles samlinger 20 Innkjøpere Leverandører 10 Bare leverandører 0 Teori 1 Samling 1 Teori 2 Samling 2 Kunngjøring Teori 3 Samling 3 Strategiske målsetninger og behovsforståelse Markedsforståelse og forberedelse av konkurransegrunnlag Implementering og kontraktsoppføling

6 Deltagere - LEVERANDØRER Aleksander Are Bigum aabigum@acos.no Alf Kenneth Bråthen akb@rosberg.com Cecilie Skouge Cecilie.Skouge@evry.com Dag Bjørnstad dag.bjornstad@atea.no Dagfinn Hovet Dagfinn.Hovet@no.ibm.com Eivind Svellingen es@acos.no Fredrik Neubert FNeubert@no.ibm.com Frode Preber Ettesvoll frode.ettesvoll@onctg.com Geir Johansen geir.johansen@evry.com Geir Anders Gløtvold ga@onctg.com Heine Alrek Misje heine@acos.no Jan Magnar Ingebrigtsli jan.magnar.ingebrigtsli@ist.com Jan Martin Kristiansen jmk@rosberg.com Jon Haugen jhaugen@salesforce.com Knut-Erik Jakhelln knut-erik.jakhelln@evry.com Kurt R. Mathisen kurt.rune.mathisen@atea.no Marcus Sæthershagen Marcus.Saethershagen@evry.com Morten Rudlang morten.rudlang@webstep.no Oskar Nybråten oskar.nybraten@oracle.com Peter Lenda peter.lenda@soprasteria.com Rene Selvig rselvig@salesforce.com Thoma de Mora thomas@intellicom.no Tom Heiberg Tone Aas tone.aas@itet.no

7 Deltagere - OPPDRAGSGIVERE Sølvi Tennstrand solvi.tennstrand@nav.no Arne BASSO arne.lidvar.basso@nav.no Audur Arny Olafsdottir audurarny.olafsdottir@dfo.no Frank A. Baklid frank.a.baklid@drmk.no Gro Austad gro.austad@vegvesen.no Gyrid Løvli gyrid.lovli@ringerike.kommune.no Heidi P. Omberg heidi.omberg@sporveien.com Inge A. Wangen inge.wangen@kompetansenorge.no Jostein Rolandsen jostein.rolandsen@dfo.no Kristine Trømborg kristine.tromborg@dfo.no Lars Hoel lars.hoel@nhn.no Lucien Yen Hao Chen lucien.chen@ldo.no Maria Nguyen mariaan@oslomet.no Marianne Henriksen Austad marianne.henriksen.austad@ldir.no Marion Sydskjør marion.sydskjor@nhn.no Nancy Johannessen nancy.johannessen@dfo.no Paal Sæther Paal.Saether@politiet.no Rolf Hammer rolf.hammer@operaen.no Rolf Johannessen rolf.johannessen@kompetansenorge.no Sven-Christian Valnes sven-christian.valnes@dss.dep.no Tor-Arne Berg tor-arne.berg@legemiddelverket.no Unn Irene Lothe unn.irene.lothe@nav.no Vera Didriksen vera.didriksen@giek.no

8 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser gjennom dialog (for oppdragsgivere Hvilket case skal du bruke som eksempel i løpet av arenaen? Sak/arkiv Ingen spesiell for øyeblikket. VI ønsker mer kompetanse Anskaffelse av løsning om leser bildekvitteringer Anskaffelse av nytt system for tilskuddsforvaltning, samtidig som det legges på en plattform som skal kunne nyttes til andre tjenester. Nylig gjennomført anskaffelse: verktøy for elektroniske spørreundersøkelser CRM-system til GIEK (Anskaffelsen er kunngjort. Tilbudsfrist er ) Anskaffelse PC, Renhold Hvis vi får det til; om CRM Anskaffelse av et tilskuddssystem

9 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser gjennom dialog (for oppdragsgivere 6. Hva er i følge deg det største hinderet for god samhandling og dialog med leverandører i de ulike fasene: Før konkurranse Under konkurranse I implementering (etter kontraktssignering) I driftsfasen Vite hvem aktuelle leverandører er, villig til å dele kunnskap, erfaring med oppdragsgiver, sette av tilstrekkelig tid til å gjennomføre samhandling, Mindre aktuelt å samhandle under en konkurranse, må i såfall være under en konkurranse med forhandling, mindre i åpne anbudskonkurranser Lett for å bli oppfattet som endringsforslag, medføre økte kostnader for oppdragsgiver, ofte tidspress for å implementere nye avtaler ihvertfall nye IT systemer Mindre grad til å påvirke, gir større konsekvenser, viktig med gode kobtraktsoppfølgingsrutiner mv, faste møtepunkter med konkrete innspill/ klar agenda Hvordan ta kontakt Vi har ingen erfaring Vi har ingen erfaring med dette Store selskaper/lite mulighet for tilpassing av avtale Anledningen til å stille åpne spørsmål Felles forståelse av kontrakten Håndteres av ikke-jurister Leverandørene vil holde kortene tett til brystet Usikker på hva som er lov å snakke om og rammene for dialog blir satt for strengt av begge deltagere Ikke setter av nok tid, prioriterer ikke en ekstra samtale med leverandøren Ikke kultur/tenker ikke på samhandling med leverandøren Usikkerhet mht. hvor mye vi kan diskutere i en-til-en dialoger. For lite kunnskaper om ITsystemer og mulighetene. Gode rutiner for effektiv kommunikasjon etter regelverk, f.eks i forbindelse med forhandlinger Mange i anskaffelsen med erfaring fra dialogen med leverandør, blir borte vekk Håndteres av ikke-jurister Lite kompetanse hos leverandøren på å følge opp støre skyleverandører Kjenner man det aktuelle markedet godt nok til å kunne vite hvilke leverandører man bør ha dialog med. Hvor mye og hvilken type dialog kan man ha med leverandøren innenfor eksisterende regelverk. Er det satt av riktig og tilstrekkelig med ressurser fra både leverandør og oppdragsgiver for å kunne samhandle i denne fasen. Er det satt av riktig og tilstrekkelig ressurser hos leverandør og oppdragsgiver. Felles begreps apparat. Fortsåelsen av oppgaven som ønskes løst. Skjulte agendaer, manglende informasjon Tilgang på nødvendige ressurser. Planlegging av tidsbruk. Tilgang på kvalifisert support. Tilgjengelighet på nødvendig ekspertise i forhold driftsproblemer. Bekymring for å ikkje likebehandle/ påvirkning på konkurransegrunnlag Leverandørenes ønsker om endring av konkurranse grunnlaget Når leverandør er meir opptatt av neste sal Som over, og kunde følger for dårlig opp Ikke å sende ut RFI med påfølgende dialogmøter Ser egentlig ikke mange hinder, ønsker mer informasjon om praktiske og hensiktsmessige samarbeidsformer. Uklar kontrakt og ansvarforhold

10 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser gjennom dialog (for oppdragsgivere Prosent 11. Hvor ofte benytter du deg av veiledning på anskaffelser.no i dag? 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 37,5% 37,5% 30% 20% 18,8% 10% 6,3% 0% Aldri Sjelden Av og til Ofte

11 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser gjennom dialog (for oppdragsgivere Pleier din virksomhet å invitere leverandører til møte for å diskutere: Generell markedskommunikasjon 37,5% 62,5% Neste års innkjøpsplaner 12,5% 87,5% En kommende anskaffelse 37,5% 62,5% Ja Nei Leveransen i form av et statusmøte i løpet av kontrakten 31,3% 68,8% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

12 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser av skytjenester (for leverandører)(1) Pleier du å bli invitert til møte med offentlige oppdragsgivere for å diskutere: Generell markedskommunikasjon (presentasjon av kommende behov/planer) 50,0% 66,7% Neste års innkjøpsplaner 0,0% 100,0% En kommende anskaffelse 42,9% 57,1% Ja Nei Leveransen i form av et statusmøte i løpet av kontrakten 42,9% 57,1% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%100% Prosent

13 Forundersøkelse - Balanserte anskaffelser gjennom dialog (for oppdragsgivere) Rangér følgende tildelingskriterier (1= dårlig, 6=best)? Kvalitet Pris Support / Responstid Oppgaveforståelse Gjennomføringsevne Annet, vennligst utdyp Videreutvikling av løsning under kontraktsperiode 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Prosent

14