INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING

Transkript

1 INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Dato: kl 19:00 Sted: Fellesrommet Tverrbakken 1 TVERRBAKKEN BORETTSLAG

2 Tverrbakken borettslag Det innkalles til ekstraordinær generalforsamling i Tverrbakken borettslag. Tid og sted: kl 19:00 i fellesrommet Tverrbakken Konstituering SAKSLISTE 1.1 Valg av møteleder 1.2 Valg av sekretær 1.3 Valg av 2 andelseiere til å undertegne protokollen sammen med møtelederen 1.4 Opplysning om antall møtende med stemmerett og antall fullmakter 1.5 Godkjenning av innkalling 1.6 Godkjenning av saksliste 2. Låneopptak i forbindelse med rehabilitering av heis og avløpsrør Styret har ved flere anledninger pekt på at vi i tillegg til vanlig planleggbare vedlikeholdsoppgaver, har 2 andre kjente, større tiltak som bør gjennomføres innen rimelig tid, men som i utgangspunktet ikke er tidskritiske. 1. HEISENE. STYRINGSENHETENE-RESERVEDELER: Disse ble installert i 1996 og har altså fungert bra uten vesentlige problemer i ca 15 år. Det er grunn til å anta at de vil gå i mange år til, da 15 år er langt mindre enn normal levetid for dette utstyret. Problemet er at produsenten har gått konkurs for en del år siden, og at det nå ikke lenger er reservedeler å oppdrive for disse styringsenhetene. Hvis det derfor oppstår en feil i en av styringsenhetene, er sannsynligheten for at man ikke får reparert den klart til stede, slik at man må skifte hele styringsenheten. Slike enheter har leveringstid på flere uker og en installasjonstid på 3-4 uker. Dette gjør at vi kan få en ikke planlagt stopptid på 1-2 måneder. Denne problemstillingen er blitt diskutert en tid både på beboermøter og i Styret Informerer skriv. Senest diskuterte vi saken på beboermøtet etter årets ordinære generalforsamling. Vi ble da enige om at vi proaktivt skulle skift ut styringsenheten i en av heisene, og bruke den som reservedeler for de 2 andre. På den måten unngår vi risikoen for å få lengre uplanlagte heisstopp pga manglende reservedeler til styringsenhetene. INNERDØRER-SIKKERHETSHENSYN: Både vår serviceleverandør KONE og vår boende ekspert i faget, Bjørn Eggen, er overbevist om at vi på neste befaring av heiskontrollen på slutten av 2012 vil få pålegg om å montere innerdører i alle 3 heisene, pga en sikkerhetsforskrift som trådte i kraft allerede i Den pålegger alle heiser som går hurtigere enn en viss hastighet, 0,63 m/s, å montere innerdører av sikkerhetshensyn, slik at man ikke kan få kontakt med heissjakten mens man står i heisen, slik tilfellet er i dag. Våre heiser går mer enn 10% hurtigere enn nevnte grense, og det er ingen praktisk/økonomisk mulighet for å senke hastigheten. ANBUDSRUNDE: Med henvisning til ovenstående har styret innhentet tilbud fra 3 leverandører på utskifting av styringsenhet til heisen i nr.3, samt montering av innerdør på denne. De 3 tilbudene,

3 inklusiv en del ekstra avklaringer vi forlangte av leverandørene, ble vurdert av styret og Bjørn Eggen. Selv om vi ikke hadde gjort et endelig valg før nedenstående skjedde, var det ut fra en helhetsvurdering av pris, kvalitet og gjennomføring osv klart at KONE lå godt an. Prismessig var det liten forskjell på tilbudene, som lød på ca ,-kr. HEISMASKIN I NR. 1 MÅ SKIFTES: Den 19. oktober i år fikk styreleder telefon fra vår serviceleverandør KONE om at de samme dag hadde vært på et av sine preventive servicebesøk i henhold til avtalen og oppdaget at et lager på heismaskinen i nr. 1 var svært nær ved «skjære seg» og at det var behov for strakstiltak. Det ble iverksatt dagen etter, nemlig å skifte lageret. Det viste seg imidlertid å være mer problematisk enn normalt fordi man ikke greidde å trekke lageret av akselen uten å risikere at andre sentrale deler ville ødelegges. Man satte da maskinen sammen igjen, og den går nå greit. Etter nærmere vurdering ble det konstatert at den beste løsningen var å skifte heismaskinen, og det bør skje så fort som mulig. Den er derfor allerede bestilt fra KONE. Det er viktig å få presisert at dette problemet med heismaskinen ikke har noe sammenheng med alder på heisanlegget, men kan, selv om det skjer svært sjelden, i prinsippet skje når som helst i en heismaskins levetid. Det er derfor ingen grunn til at noe tilsvarende skal skje med heismaskinene i nr.3 og 5. Denne type feil har heller ingen sammenheng med styringsenheten. SAMLETILBUD FRA KONE: Styret har forhandlet fram et samletilbud fra KONE for å få ned prisen noe. Det inneholder: A. Skifte av styringsenhet og montering av innerdør i heis i nr. 3 B. Skifte av heismaskin i nr. 1 C. Montering av innerdører i heisene i nr. 1 og 5 Dette tilbys til ca ,- hvis det bestilles samlet. I realiteten gir dette samletilbudet en rabatt på 7-8 % : STYRETS VURDERING: Dette samletilbudet omfatter alle de tiltak vi ser er nødvendig på kort sikt.: A. Skifte av styringsenhet gjøres for å fjerne risiko for langvarig uplanlagt heisstopp p.g.a. mangel på reservedeler. Dette gjelder naturligvis heisen i nr. 3, men også de 2 andre, fordi vi bruker den utskiftede styringsenheten som reservedeler for disse. Montering av innerdør er her et krav som følge av skifte av styringsenhet. B. Skifte av heismaskinen i nr. 1 er en vedlikeholds hastesak, da vi ellers risikerer at heismaskinen havarerer. C. Montering av innerdører vil, ifølge alle de vi har konsultert, bli et pålegg fra heiskontrollen senest innen 2 år, som er forankret i sikkerhet. Vi har ved å godta dette tilbudet eliminert behovet for videre, større tiltak på heisene som vi kjenner til på middels lang sikt og samtidig, så langt mulig, redusert risikoen for lengre uplanlagte heisstopp. 2. REHABILITERING AVLØPSRØR BAKGRUNN I 2005 fikk vi utført en test av tilstanden på våre avløpsrør i borettslaget. Den viste at avløpsrørene fra vaskerom/kjøkken i 3- og 4-romsleilighetene, særlig fra 4. etasje og nedover, var i ganske dårlig forfatning. Status for de resterende avløpsrørene var vesentlig bedre og hadde en beregnet restlevetid på år. For ordens skyld nevnes at det i 3- og 4-romsleilighetene er 2 avløpsrør, det ene fra vaskerom/kjøkken og det andre fra bad/wc. I 2-romsleilighetene er det bare ett avløpsrør.

4 I samråd med fagfolk i bransjen, besluttet vi ikke å sette i gang strakstiltak, men ble enige om å følge med på utviklingen av status for avløpsrørene og ta en ny test om 5 år. Begrunnelsen for ikke å sette i gang strakstiltak, var blant annet at en lekkasje på avløpsrør ikke har noen dramatiske konsekvenser, da vannet ikke står under trykk. I 2010 gjorde vi således en ny test av tilstanden på avløpsrørene. Den viste omtrent det samme resultat som 5 år tidligere, slik at «forverringen» av tilstanden var mindre enn antatt. Likevel mente styret at vi burde få rehabilitert de dårlige avløpsrørene innen en 2-3 års periode, noe som har blitt kommunisert til beboerne i beboermøter og Styret Informerer skriv. Husleieøkningen var bl.a. begrunnet med at vi skulle starte å spare til dette, slik at den økonomiske belastningen skulle reduseres når vi bestemte oss for å gjennomføre tiltaket. For ordens skyld nevnes at tiltaket/rehabiliteringen består i å belegge avløpsrørene innvendig med en «strømpe» gjennomtrukket med et epoxy-lignende stoff. PRISOVERSLAG: Vi har fått et prisoverslag på rehabilitering av avløpsrørene i 3- og 4- romsleilighetene på ca. 2,2 millioner. Dette overslaget er bevisst satt høyt for å sette rammen for det lånet som er tenkt tatt opp, slik at vi ikke risikerer å måtte komme tilbake til generalforsamlingen på nytt etter kort tid. STYRETS VURDERING: Ved å gjennomføre dette prosjektet også, har vi eliminert de 2 større tiltak som vi vet om at vi bør gjøre på kort sikt, slik at vi heretter primært kan holde oss til den BEVAR-planen som er vår 10-års vedlikeholdsplan med forhåndsplanlagte tiltak, med den forutsigbarhet dette medfører. 3. FINANSIERING OG KONSEKVENSER Vi vedtok på styremøte den at vi skulle gjennomføre disse 2 tiltakene, under forutsetning av at vi fikk fullmakt av Generalforsamlingen til å ta opp et tilleggslån på kr. 3,2 millioner med en løpetid på 20 år, annuitet og 4,5 % p.a. Konsekvensen blir at vi får øket vår fellesgjeld fra dagens 6,5 millioner til 9,7 millioner, eller fra gjennomsnittlig ca ,-kr per leilighet til ca ,-kr. Ved å refinansiere et av våre eksisterende lån (lånet vi tok opp i forbindelse med vindusutskiftingen) samtidig, vil den beregnede gjennomsnittlige finansutgiftsandelen (renter+avdrag på lån) av husleien øke fra ca 870,-kr til ca 935,-kr per måned. Vi vil derfor øke hus- og garasjeleien med 10 % fra Med denne økningen vil imidlertid budsjettet gjøres opp med et overskudd på ca ,-kr etter avsetning til BEVAR-planen. FORSLAG TIL VEDTAK Styret gis fullmakt til å ta opp et nytt lån kr ,- i tillegg til eksisterende låneportefølje. Betingelser for lånet er beskrevet under punkt 3 Finansiering og konsekvenser overfor. Oslo, den TVERRBAKKEN BORETTSLAG STYRET VEDLAGTE NAVNESEDDEL FYLLES UT OG LEVERES VED INNGANGEN.

5 NAVNESEDDEL TIL GENERALFORSAMLINGEN (leveres ved inngangen til møtelokalet) Vennligst bruk BLOKKBOKSTAVER. Andelseiers navn: Boligselskap: Leilnr: På generalforsamlingen kan andelseier og ektefelle eller eventuell samboende møte. Det er imidlertid kun en stemme pr andel. Leietaker har rett til å møte, men uten stemmerett. Dersom du ikke kan møte på generalforsamlingen, kan du i henhold til lov om borettslag 7-3 møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier. Ønsker du å benytte denne retten, må vedlagte fullmakt fylles og leveres ved inngangen til møtelokalet. FULLMAKT BRUK BLOKKBOKSTAVER. Jeg,, er andelseier i leilighetsnr i Boligselskap gir med dette fullmakt til å møte og stemme for meg på borettslagets generalforsamling den Oslo, den underskrift

6 P R O T O K O L L fra ekstraordinær generalforsamling i Tverrbakken borettslag Avholdt: Sted: Fellesrommet Tverrbakken oo0oo --- Sak 1: Konstituering 1.1 Valg av møteleder Som møteleder ble valgt: Øyvind Støve 1.2 Valg av sekretær Som sekretær ble valgt: Øyvind Støve 1.3 Valg av 2 andelseiere til å undertegne protokollen sammen med møtelederen Valgt ble: Irene Tørlen og Tove Mårteig 1.4 Opplysning om antall møtende med stemmerett og antall fullmakter Antall fremmøtte med stemmerett: 21 Antall fremlagte fullmakter: 3 Totalt: Godkjenning av innkalling Vedtak: godkjent 1.6 Godkjenning av saksliste Vedtak: godkjent Sak 2: Låneopptak i forbindelse med rehabilitering av heis og avløpsrør Styret har ved flere anledninger pekt på at vi i tillegg til vanlig planleggbare vedlikeholdsoppgaver, har 2 andre kjente, større tiltak som bør gjennomføres innen rimelig tid, men som i utgangspunktet ikke er tidskritiske. 1. HEISENE. STYRINGSENHETENE-RESERVEDELER: Disse ble installert i 1996 og har altså fungert bra uten vesentlige problemer i ca 15 år. Det er grunn til å anta at de vil gå i mange år til, da 15 år er langt mindre enn normal levetid for dette utstyret. Problemet er at produsenten har gått konkurs for en del år siden, og at det nå ikke lenger er reservedeler å oppdrive for disse styringsenhetene. Hvis det derfor oppstår en feil i en av styringsenhetene, er sannsynligheten for at man ikke får reparert

7 den klart til stede, slik at man må skifte hele styringsenheten. Slike enheter har leveringstid på flere uker og en installasjonstid på 3-4 uker. Dette gjør at vi kan få en ikke planlagt stopptid på 1-2 måneder. Denne problemstillingen er blitt diskutert en tid både på beboermøter og i Styret Informerer skriv. Senest diskuterte vi saken på beboermøtet etter årets ordinære generalforsamling. Vi ble da enige om at vi proaktivt skulle skift ut styringsenheten i en av heisene, og bruke den som reservedeler for de 2 andre. På den måten unngår vi risikoen for å få lengre uplanlagte heisstopp pga manglende reservedeler til styringsenhetene. INNERDØRER-SIKKERHETSHENSYN: Både vår serviceleverandør KONE og vår boende ekspert i faget, Bjørn Eggen, er overbevist om at vi på neste befaring av heiskontrollen på slutten av 2012 vil få pålegg om å montere innerdører i alle 3 heisene, pga en sikkerhetsforskrift som trådte i kraft allerede i Den pålegger alle heiser som går hurtigere enn en viss hastighet, 0,63 m/s, å montere innerdører av sikkerhetshensyn, slik at man ikke kan få kontakt med heissjakten mens man står i heisen, slik tilfellet er i dag. Våre heiser går mer enn 10% hurtigere enn nevnte grense, og det er ingen praktisk/økonomisk mulighet for å senke hastigheten. ANBUDSRUNDE: Med henvisning til ovenstående har styret innhentet tilbud fra 3 leverandører på utskifting av styringsenhet til heisen i nr.3, samt montering av innerdør på denne. De 3 tilbudene, inklusiv en del ekstra avklaringer vi forlangte av leverandørene, ble vurdert av styret og Bjørn Eggen. Selv om vi ikke hadde gjort et endelig valg før nedenstående skjedde, var det ut fra en helhetsvurdering av pris, kvalitet og gjennomføring osv klart at KONE lå godt an. Prismessig var det liten forskjell på tilbudene, som lød på ca ,-kr. HEISMASKIN I NR. 1 MÅ SKIFTES: Den 19. oktober i år fikk styreleder telefon fra vår serviceleverandør KONE om at de samme dag hadde vært på et av sine preventive servicebesøk i henhold til avtalen og oppdaget at et lager på heismaskinen i nr. 1 var svært nær ved «skjære seg» og at det var behov for strakstiltak. Det ble iverksatt dagen etter, nemlig å skifte lageret. Det viste seg imidlertid å være mer problematisk enn normalt fordi man ikke greidde å trekke lageret av akselen uten å risikere at andre sentrale deler ville ødelegges. Man satte da maskinen sammen igjen, og den går nå greit. Etter nærmere vurdering ble det konstatert at den beste løsningen var å skifte heismaskinen, og det bør skje så fort som mulig. Den er derfor allerede bestilt fra KONE. Det er viktig å få presisert at dette problemet med heismaskinen ikke har noe sammenheng med alder på heisanlegget, men kan, selv om det skjer svært sjelden, i prinsippet skje når som helst i en heismaskins levetid. Det er derfor ingen grunn til at noe tilsvarende skal skje med heismaskinene i nr.3 og 5. Denne type feil har heller ingen sammenheng med styringsenheten. SAMLETILBUD FRA KONE: Styret har forhandlet fram et samletilbud fra KONE for å få ned prisen noe. Det inneholder: A. Skifte av styringsenhet og montering av innerdør i heis i nr. 3 B. Skifte av heismaskin i nr. 1 C. Montering av innerdører i heisene i nr. 1 og 5 Dette tilbys til ca ,- hvis det bestilles samlet. I realiteten gir dette samletilbudet en rabatt på 7-8 % : STYRETS VURDERING: Dette samletilbudet omfatter alle de tiltak vi ser er nødvendig på kort sikt.:

8 A. Skifte av styringsenhet gjøres for å fjerne risiko for langvarig uplanlagt heisstopp p.g.a. mangel på reservedeler. Dette gjelder naturligvis heisen i nr. 3, men også de 2 andre, fordi vi bruker den utskiftede styringsenheten som reservedeler for disse. Montering av innerdør er her et krav som følge av skifte av styringsenhet. B. Skifte av heismaskinen i nr. 1 er en vedlikeholds hastesak, da vi ellers risikerer at heismaskinen havarerer. C. Montering av innerdører vil, ifølge alle de vi har konsultert, bli et pålegg fra heiskontrollen senest innen 2 år, som er forankret i sikkerhet. Vi har ved å godta dette tilbudet eliminert behovet for videre, større tiltak på heisene som vi kjenner til på middels lang sikt og samtidig, så langt mulig, redusert risikoen for lengre uplanlagte heisstopp. 2. REHABILITERING AVLØPSRØR BAKGRUNN I 2005 fikk vi utført en test av tilstanden på våre avløpsrør i borettslaget. Den viste at avløpsrørene fra vaskerom/kjøkken i 3- og 4-romsleilighetene, særlig fra 4. etasje og nedover, var i ganske dårlig forfatning. Status for de resterende avløpsrørene var vesentlig bedre og hadde en beregnet restlevetid på år. For ordens skyld nevnes at det i 3- og 4-romsleilighetene er 2 avløpsrør, det ene fra vaskerom/kjøkken og det andre fra bad/wc. I 2-romsleilighetene er det bare ett avløpsrør. I samråd med fagfolk i bransjen, besluttet vi ikke å sette i gang strakstiltak, men ble enige om å følge med på utviklingen av status for avløpsrørene og ta en ny test om 5 år. Begrunnelsen for ikke å sette i gang strakstiltak, var blant annet at en lekkasje på avløpsrør ikke har noen dramatiske konsekvenser, da vannet ikke står under trykk. I 2010 gjorde vi således en ny test av tilstanden på avløpsrørene. Den viste omtrent det samme resultat som 5 år tidligere, slik at «forverringen» av tilstanden var mindre enn antatt. Likevel mente styret at vi burde få rehabilitert de dårlige avløpsrørene innen en 2-3 års periode, noe som har blitt kommunisert til beboerne i beboermøter og Styret Informerer skriv. Husleieøkningen var bl.a. begrunnet med at vi skulle starte å spare til dette, slik at den økonomiske belastningen skulle reduseres når vi bestemte oss for å gjennomføre tiltaket. For ordens skyld nevnes at tiltaket/rehabiliteringen består i å belegge avløpsrørene innvendig med en «strømpe» gjennomtrukket med et epoxy-lignende stoff. PRISOVERSLAG: Vi har fått et prisoverslag på rehabilitering av avløpsrørene i 3- og 4- romsleilighetene på ca. 2,2 millioner. Dette overslaget er bevisst satt høyt for å sette rammen for det lånet som er tenkt tatt opp, slik at vi ikke risikerer å måtte komme tilbake til generalforsamlingen på nytt etter kort tid. STYRETS VURDERING: Ved å gjennomføre dette prosjektet også, har vi eliminert de 2 større tiltak som vi vet om at vi bør gjøre på kort sikt, slik at vi heretter primært kan holde oss til den BEVAR-planen som er vår 10-års vedlikeholdsplan med forhåndsplanlagte tiltak, med den forutsigbarhet dette medfører. 3. FINANSIERING OG KONSEKVENSER Vi vedtok på styremøte den at vi skulle gjennomføre disse 2 tiltakene, under forutsetning av at vi fikk fullmakt av Generalforsamlingen til å ta opp et tilleggslån på kr. 3,2 millioner med en løpetid på 20 år, annuitet og 4,5 % p.a. Konsekvensen blir at vi får øket vår fellesgjeld fra dagens 6,5 millioner til 9,7 millioner, eller fra gjennomsnittlig ca ,-kr per leilighet til ca ,-kr. Ved å refinansiere et av våre

9 eksisterende lån (lånet vi tok opp i forbindelse med vindusutskiftingen) samtidig, vil den beregnede gjennomsnittlige finansutgiftsandelen (renter+avdrag på lån) av husleien øke fra ca 870,-kr til ca 935,-kr per måned. Vi vil derfor øke hus- og garasjeleien med 10 % fra Med denne økningen vil imidlertid budsjettet gjøres opp med et overskudd på ca ,-kr etter avsetning til BEVAR-planen. FORSLAG TIL VEDTAK Styret gis fullmakt til å ta opp et nytt lån kr ,- i tillegg til eksisterende låneportefølje. Betingelser for lånet er beskrevet under punkt 3 Finansiering og konsekvenser overfor. Vedtak: enstemmig vedtatt Protokollen undertegnes av: Irene Tørlen /s/ Øyvind V. Støve/s/ Tove Mårteig /s/ Valgt av generalforsamlingen Møteleder Valgt av generalforsamlingen