MØTEINNKALLING SAKLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 152/07 07/832 REKNESKAPSRAPPORT PR SEPTEMBER

Transkript

1 OS KOMMUNE Organisasjonseining Utval: OS FORMANNSKAP Møtestad: Formannskapssalen Møtedato: Tid: MØTEINNKALLING SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Side Tittel 152/07 07/832 REKNESKAPSRAPPORT PR SEPTEMBER /07 07/790 DEKNING AV TIDLEGARE ÅRS MEIRFORBRUK - INVESTERINGSREKNESKAPEN /07 06/890 ETABLERING AV INTERKOMMUNALT IKT-SELSKAP /07 07/1529 OS I TIO - FORSLAG FRÅ PROSJEKTGRUPPA /07 07/2128 VAL AV RÅD FOR FUNKSJONSHEMMA FOR PERIODEN /07 07/25 POLITISK KVARTER /07 07/27 NÆRINGSLIVETS KVARTER 1709 Formannskapet skal under møtet ha drøftingar med leiinga i Os Sokneråd. Formannskapsmøtet startar som vanleg i rådhuset, og vi legg så lunsjen kl med påfølgande drøfting til Kyrkjetunet. Etter det, vil formannskapsmøtet halda fram i formannskapssalen i rådhuset. Medlemmer som ikkje kan møta må snarast melda frå til Os kommune, tlf Varamedlemmer møter berre etter særskild innkalling. Os, Terje Søviknes Ordførar Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

2 Sak 152/07 MØTEBOK REKNESKAPSRAPPORT PR SEPTEMBER 2007 Saksbehandlar: Ingrid Karin Kaalaas Arkiv: 211 Arkivsaksnr.: 07/832 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 152/07 Os Formannskap PS / Os kommunestyre PS Framlegg til tilråding: Kommunestyret tek saka som melding. Os, Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

3 Sak 152/07 Vedlegg: Saksopplysningar: REKNESKAPSRAPPORT PR. SEPTEMBER tyder budsjettsprekk + tyder innsparing Ansvar DM - Hiå - År - Bud Avvik Rekn Rekn FOLKEVALDE ORGAN FELLESUTGIFTER KONKURRANSEUTSATTE VERKSEMDER RÅDMANNEN SIN STAB FELLES SKULAR OG BARNEHAGAR REINHALDSEININGA ØKONOMIEINING ORGANISASJONSEINING KOMMUNETORGET IKT -AVDELING KUNDEOMBOD BESTILLAR- OG FORVALTAREINING HEGGLANDSDALEN SKULE KUVENTRÆ SKULE SØRE ØYANE SKULE NORE NESET SKULE OS SKULE OS UNGDOMSSKULE SØFTELAND SKULE SØRE NESET SKULE HALHJEM BARNETUN LYSEKLOSTER BARNETUN NORE ØYANE BARNETUN LUNDEFOSSEN SKULE OS BARNEHAGE SØFTELAND BARNEHAGE NORE NESET BARNEHAGE FLÅTEN BARNEHAGE HELSESJEF REHABILITERINGSEINING PSY K.HELSEV. OG SOS.TENESTER TENESTER TIL BARN OG UNGE PLEIE- OG OMSORGSTENESTER PU - IDRETTSVEGEN PU - KUHNLETUNET AREALBRUK BRANN- OG REDNING KULTURAVDELING BYGG OG EIGEDOMMAR SAMFERDSLE VATN KLOAKK OG RENOVASJON SUM DRIFT TENESTEPRODUKSJON MOMSKOMPENSASJON SKATT, RAMMETILSKOT M.V FINANS SUM SUM TOTALT Side 3 av 31

4 Sak 152/07 REKNESKAPSRAPPORT PR. SEPTEMBER 2007 DRIFTSREKNESKAPEN Rekneskapsrapport pr september viser at rekneskapen for 2007 kan koma ut med eit budsjettunderskot på 6,3 millioner kroner etter finans Folkevalde organ Fellesutgifter Ansvarsområdet ser ut til å kunne få ein budsjettsprekk på om lag 11 mill. kr. AFP/pensjon Utgiftene til avtalefesta pensjon AFP ser førebels til å halda seg godt innafor budsjettet. Pensjonsleverandørene våre har imidlertid varsla auka utgifter til pensjon i På grunn av høgare lønsvekst og uventa stor auke i folketrygda sitt grunnbeløp (G), vil kommunane få ein svært høg reguleringspremie. Ut frå prognosane til pensjonsleverandørane vil kommunen få auka sine pensjonsutgifter med om lag 11 mill. kr i Innsparingskrav Effektiviseringsprosjekt Når det gjeld budsjettert innsparing på kr ,- vedk. effektiviseringsprosjekt så er det sett i verk fleire prosjekt med sikte på å få meir ut av kvar krone. Ein del av prosjekta er av ein slik karakter at dei vil gje vinst på sikt, og er vanskelege å talfesta no it-prosjekt kan vera døme på dette Konkurranseutsette verksemder Ansvarsområdet ser ut til å kunne få eit underskot på om lag ,-. Det er lagt inn eit innsparingskrav på konkurranseutsetting på 1 mill kr. Det er vidare budsjettert med kr i innsparing vedk. innkjøp. Desse krava vil vi ikkje klare fullt ut. Innsparing vedk. reinhald etter konkurranseutsettinga får først verknad frå juni i Kjøkkendrifta vil få meirutgifter i 2007; dette skuldast fleire vedtak på levering av mat. Dette vil igjen gi auka inntekter på pleie og omsorgseininga som fakturerer matleveringa Rådmannen sin stab Eininga ser ut til å få eit overskot i høve til budsjett på om lag kr Årsaka er innsparing på løn Felles skule og barnehage Ansvarsområdet ser ut til å gå i balanse på årsbasis Reinhaldseininga Eininga ser ut til å få ei innsparing på om lag kr i perioden januar til mai. Innsparinga i høve budsjett kjem frå effektivisering, sjukepengeinntekter og reinhaldsmiddel. Budsjett for resten av året vil verta overført til konkurranseutsette verksemder Økonomieininga Organisasjonseininga Kommunetorget Eininga ser ut til å gå i balanse på årsbasis IKT- avdelinga Side 4 av 31

5 Sak 152/ Kundeombod Bestillar- og forvaltareininga Hegglandsdalen skule Kuventræ skule Eininga ser ut til å få ein budsjettsprekk på om lag kr Budsjettsprekken inkluderer budsjettsprekk på kr frå Søre Øyane skule Nore Neset skule Os skule Eininga ser ut til å få ein budsjettsprekk på om lag kr Budsjettsprekken inkluderer underskot på kr frå Sprekken skuldast mellom anna IA tiltak og mindreinntekt på fødselspermisjonar. Eininga skal jobba aktivt for å redusera underskotet Os ungdomsskule Eininga ser ut til å få ei innsparing i høve budsjett på kr Innsparinga kjem frå mindreutgift i høve gjesteelevsavtale våren Det bør vurderast om eininga skal få behalda denne innsparinga Søfteland skule Eininga ser ut til å få ein budsjettsprekk på om lag kr Sprekken gjeld underskot frå 2006, det ser ikkje ut til at eininga klarer å ta inn denne i Søre Neset skule Halhjem barnetun Lysekloster barnetun Eininga ser ut få ein budsjettsprekk på om lag kr Sprekken skuldast diverse naudsynte innkjøp i samband med delingar på målføre Nore Øyane barnetun Lundefossen skule Eininga ser ut til å få ei innsparing i høve budsjett på kr Innsparinga kjem frå redusert og endra personalsamansetning i perioden Eininga er frå lagt inn som avdeling under Os ungdomsskule. I rekneskapsrapporten for august er det gjort framlegg om ei budsjettjustering på kr frå Lundefossen skule til området felles skular og barnehagar. Denne skal handsamast av kommunestyret Side 5 av 31

6 Sak 152/ Os barnehage Søfteland barnehage Nore Neset barnehage Flåten barnehage Helsesjef Rehabiliteringseininga Psykisk helsevern og sosiale tenester Tenester til barn og unge Eininga ser ut til å få eit underskot på om lag ,- på årsbasis. Underskotet skuldast tiltak utanfor familien, dvs barn/unge som er plasserte i fosterheim/institusjon. Pr var 23 barn plasserte i fosterheim/institusjon, etter det er det kome til 5 nye barn. Evt nye plasseringar i løpet av 2007 vil komme i tillegg. Tiltak i familien er i balanse, dvs. mellom anna tiltak frå New Page til ungdommar Pleie- og omsorg Idrettsvegen / bolig Moberg Kuhnletunet Arealbruk Brann- og redning Kultureininga Eininga ser ut til å gå i balanse på årsbasis Bygg og eigedom Eininga ser ut til å få eit underskot på kr ,-. Årsaka til dette underskotet er oppgradering av golvbelegg på Kuventræ skule, Lysekloster skule og Nore Øyane skule. Alternativt til dette vedlikehaldet var å skifta golvbelegg til ein mykje høgare kostnad Samferdsle Ansvarsområdet ser ut til å gå i balanse på årsbasis. Side 6 av 31

7 Sak 152/ Vatn Ansvarsområdet ser ut til å gå i balanse på årsbasis Kloakk og renovasjon Ansvarsområdet ser ut til å gå i balanse på årsbasis Momskompensasjon Ansvarsområdet kan koma ut med ein budsjettsprekk på 0,5 mill. kr. I vår prognose har vi lagt til grunn bokførte tal pr september og forlenga dei ut året Skatt, rammetilskot m.v. Ansvarsområdet ser ut til å koma ut med ein meirinntekt på 2,1 mill. kr. Kommunaldepartemenetet har oppjustert skatteanslaget for kommunesektoren med 2 mrd. kr, og på bakgrunn av dette harks pr oppdatert sin prognosemodell. Prognosen viser at rammetilskotet ser ut til å verta vel 2 mill. kr lågare enn budsjettert medan skatteinntektene inkludert inntektsutjamning er rekna til å verta 6,7 mill. kr høgare enn opphaveleg budsjettert. Om lag 2,6 mill. kr av skatteinntektene er brukt for å dekka meirutgifter på årets lønsoppgjer, jfr F sak 112/07, dette talet kan stiga noko Finans Ansvarsområdet ser førebels ut til å få ein meirinntekt på om lag 6,1 mill. kr. Det er budsjettert med ca. 12,2 mill. kr i avkastning frå finansporteføljen i 2007, dvs. ca. 1,02 mill. kr pr mnd. Pr september i år har vi hatt ei avkastning på ca. 12,2 mill. kr. Dersom vi legg til grunn at vi i månadene oktober desember oppnår budsjettert avkastning, vil vi ved slutten av året koma opp i ca. 15,3 mill. kr, altså rundt 3,1 mill. kr meir enn budsjettert. Prognosen vil kunne svinga mykje frå månad til månad. Forventa gjennomsnittleg lånerente ligg noko over det som er budsjettert, men ser ut til å bli meir enn motsvart av fastrentelån til gunstig rente samt høgare rente på bankinnskot. Os, Ingrid Karin Kaalaas Økonomisjef Side 7 av 31

8 Sak 153/07 MØTEBOK DEKNING AV TIDLEGARE ÅRS MEIRFORBRUK - INVESTERINGSREKNESKAPEN Saksbehandlar: Ingrid Karin Kaalaas Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 07/790 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 44/07 Os Formannskap PS /07 Os kommunestyre PS /07 Os Formannskap PS / Os kommunestyre PS Framlegg til tilråding: Kommunestyret viser til at investeringsrekneskapen for 2006 vart gjort opp med eit meirforbruk (underskot) på kr ,52, og godkjenner følgjande tiltak for å dekka inn dette: 1. Prosjekt Badeanlegg Det vert teke opp lån stort kr ,- for å finansiera meirforbruket på prosjektet Badeanlegg. Rådmannen får fullmakt til å oppta lånet, godkjenna lånevilkår og signera lånedokumenta. Kommunestyret godkjenner følgjande budsjettjusteringar: Post Dekning av tidlegare års underskot - vert auka med kr ,- Post Opptak av lån - vert auka med kr ,- 2. Prosjekt Fortau Nordstrøno Underdekning på prosjektet Fortau Nordstrøno kr ,00 vert finansiert ved ved å nytta (ikkje budsjetterte) inntekter/refusjonar på prosjektet i 2007 kr ,- samt ved bruk av unytta lån og investeringsfond. Kommunestyret godkjenner følgjande budsjettjusteringar: Post Dekning av tidlegare års underskot vert auka med kr ,- Post Salsinntekter - vert auka med kr ,- Post Bruk av unytta lån* - vert auka med kr ,- Post Bruk av ubunde investeringsfond** - vert auka med kr ,- * Unytta lån konto frå prosjekt Veg til Steinneset kr ,- ** Ubunde investeringsfond konto frå prosjekt Parkering Mobergsvika kr ,- ** Ubunde investeringsfond konto frå prosjekt Undersjøisk kartverk kr ,- ** Ubunde investeringsfond konto frå prosjekt veg til Sveo kr ,- 3. Prosjekt Opprusting av vegar Underdekning på prosjektet Opprusting av vegar kr ,19 vert finansiert ved bruk av unytta investeringsfond. Kommunestyret godkjenner følgjande budsjettjusteringar: ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

9 Sak 153/07 Post Dekning av tidlegare års meirforbruk - vert auka med kr ,- Post Bruk av ubunde investeringsfond* - vert auka med kr ,- * ubunde investeringsfond konto Parkeringsplass Mobergsvika 4. Prosjekt Kloakkleidning Storestraumen Ulvenskiftet Underdekning på prosjektet Kloakkleidning Storestraumen Ulvenskiftet kr 7.298,- vert finansiert ved bruk av årets løyving til prosjektet. Kommunestyret godkjenner følgjande budsjettjusteringar: Post Dekning av tidlegare års meirforbruk - vert auka med kr 7.298,- Post Tenestekjøp og materialer - vert red. med kr 7.298,- 5. Prosjekt Vassleidning Storestraumen Ulvenskiftet Kommunestyret godkjenner at det ikkje vert gjort tiltak for å finansiera underdekning på prosjektet Vassleidning Storestraumen Ulvenskiftet kr 411,26. Os, Knut Terje Rekve Rådmann Side 9 av 31

10 Sak 153/07 Behandling i Os kommunestyre i møte Behandling i utvalet: Samrøyses vedtak som innstillinga. Vedtak: Kommunestyret godkjenner Os kommune sin årsrekneskap for Behandling i Os Formannskap i møte Behandling i utvalet: Samrøyses vedak som innstillinga. Vedtak: Kommunestyret godkjenner Os kommune sin årsrekneskap for Side 10 av 31

11 Sak 153/07 Vedlegg: Saksopplysningar: Investeringsrekneskapen for 2006 vart gjort opp med eit underskot på kr ,52. Vi kan spesifisera underskotet slik: Badeanlegg kr ,87 Fortau Nordstrøno kr ,00 Opprusting av vegar kr ,19 Vassleidning Storestraumen Ulvenskiftet kr 411,26 Kloakkleidning Storestraumen Ulvenskiftet kr 7.298, kr ,52 Hovudårsaka til underskotet er manglande finansiering (tippemidlar) vedk. badeanlegget. Badeanlegget har ikkje gått ut over kostnadsramma for prosjektet. Kommunen vil med tid og stundar motta tippemidlar for badeanlegget, men det vil vera naudsynt med anna finansiering i mellomtida. Det vil påløpa utgifter for badeanlegget også i 2007, pr er det påløpt kr Når det gjeld prosjektet Fortau Nordstrøno vert det vist til kommentarar i tidlegare investerings-rapportar. I K-sak 67/06 vart det gjort vedtak om å byggja fortau frå Nore Øyane skule til krysset Ervikane/Nordstrøno kai utan tillegg i sjølve kostnadsramma. Det vart og gjort følgjande tilleggspunkt: Evt. løyving utanom dette vert å fremja som eiga sak. Det var såleis venta at det ville koma meirutgifter på dette prosjektet. Det vil kunne påløpa utgifter på prosjektet også i 2007, men så langt er det berre registrert refusjon (inntekt) frå BKK og Relacom AS med til saman kr Rådmannen har freista å finna dekning for dei fire VVA prosjekta ved å redusera på andre investeringsprosjekt som det vonleg ikkje kjem fleire utgifter på og som dermed har unytta lånemidlar eller investeringsfond. Når det gjeld prosjektet Badeanlegg er det så stort beløp at det synast vanskeleg. Rådmannen ser ikkje anna råd enn å ta opp ekstra lån for å finansiera meirutgiftene i 2006 etter at kommunestyret avviste rådmannen sitt framlegg om å nytta overskot på driftsrekneskapen 2006 til dette. Post Badeanlegg Meirutgiften i 2006, kr ,87, vert foreslått dekka inn ved opptak av lån i Det vert gjort følgjande budsjettjustering: Post Dekning av tidlegare års underskot - vert auka med kr ,- Post Opptak av lån - vert auka med kr ,- Post Fortau Nordstrøno Meirutgiften i 2006, kr , vert foreslått dekka inn ved å nytta (ikkje budsjetterte) inntekter/refusjonar på prosjektet i 2007 kr ,- samt ved bruk av unytta lån og investeringsfond på følgjande prosjekt: * Parkeringsplass Mobergsvika kr ,- * Veg til Steinneset (Lyngheim) kr ,- * Veg til Sveo kr ,- Side 11 av 31

12 Sak 153/07 Det vert gjort følgjande budsjettjustering: Post Dekning av tidlegare års underskot vert auka med kr ,- Post Salsinntekter - vert auka med kr ,- Post Bruk av unytta lån* - vert auka med kr ,- Post Bruk av ubunde investeringsfond** - vert auka med kr ,- * Unytta lån konto frå prosjekt Veg til Steinneset kr ,- ** Ubunde investeringsfond konto frå prosjekt Parkering Mobergsvika kr ,- ** Ubunde investeringsfond konto frå prosjekt Undersjøisk kartverk kr ,- ** Ubunde investeringsfond konto frå prosjekt veg til Sveo kr ,- Post Opprusting av vegar Meirutgiften i 2006, kr ,19, vert foreslått dekka inn ved bruk av unytta investeringsfond vedk. Parkeringsplass Mobergsvika. Det vert gjort følgjande budsjettjustering: Post Dekning av tidlegare års meirforbruk - vert auka med kr ,- Post Bruk av ubunde investeringsfond* - vert auka med kr ,- * ubunde investeringsfond konto Parkeringsplass Mobergsvika Post Vassleidning Storestraumen Ulvenskiftet Meirutgiften i 2006, kr 411,26, er så liten at det ikkje vert gjort framlegg om tiltak/budsjettjustering. Post Kloakkleidning Storestraumen Ulvenskiftet Meirutgiften i 2006, kr 7.298,20, vert foreslått dekka inn ved bruk av årets løyving til prosjektet. Det vert gjort følgjande budsjettjustering: Post Dekning av tidlegare års meirforbruk - vert auka med kr 7.298,- Post Tenestekjøp og materialer - vert red. med kr 7.298,- Os, Ingrid Karin Kaalaas Økonomisjef Side 12 av 31

13 Sak 154/07 MØTEBOK ETABLERING AV INTERKOMMUNALT IKT-SELSKAP Saksbehandlar: Terje Håvardstun Arkiv: 056 &10 Arkivsaksnr.: 06/890 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 200/06 Os Formannskap PS /06 Os kommunestyre PS /07 Arbeidsmiljøutval PS /07 Os Formannskap PS / Os kommunestyre PS Framlegg til vedtak: Etter ei samla vurdering av det som står i hovudrapporten, og ut frå at føresetnaden om at kommunane i Bergen- og omland samla skulle gå inn i selskapet, vil Os kommune heller ikkje vere medstiftar av eit interkommunalt selskap for IKT-drift. Det er og lagt vekt på at Bergen kommune ikkje ser seg som deltakar i selskapet med si drift, men meir som observatør med eigarinteresser og interesse for sal av tenester til selskapet. Slik modell verkar uryddig i høve selskapet si framtid. Knut Terje Rekve Rådmann ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

14 Sak 154/07 Behandling i Os kommunestyre i møte Behandling i utvalet: Samrøystes vedtak som innstillinga frå formannskapet. Vedtak: 1. Os kommune gjer framlegg om at forprosjektet Felles IKT- satsing i Bergensregionen blir ført vidare i eit hovudprosjekt. Siktemålet er å gjennomføra dei tilrådingar som står i forprosjektet sin rapport om etablering av eit Strategi- og bestillarråd og eit selskap (IKS) som skal stå for felles IKTtenester. 2. Os kommune godkjenner at det snarast blir oppretta eit Strategi- og bestillarråd (SBR) etter Regionrådet sine vedtekter 3c. SBR skal ha som formål å forma ut og tilrå ein regional IKTstrategi for Bergensregionen, koordinera kjøp av felles produkt og handla fram rammeavtalar m. m. når det gjeld IKT-produkt som kommunen skal ta i bruk. SBR vil vera kommunen sin innkjøpssentral på dette området. SRB legg fram forslag til sitt mandat m m for Regionrådet sitt styre. 3. Den førebelse forretningsplanen av oktober 2006 blir lagt til grunn for hovudsprosjektet sitt arbeid med etablering av eit interkommunalt IKT-selskap (IKS). Sak om deltaking i det interkommunale IKT-selskapet, vil bli lagt fram for kommunestyret våren Os kommune ser det som særs viktig at Bergen kommune vert aktivt med i samarbeidet frå starten. Behandling i Os Formannskap i møte Behandling i utvalet: Ordførar Terje Søviknes (FrP) kom med framlegg om eit tilleggspunkt: Os kommune ser det som særs viktig at Bergen kommune vert aktivt med i samarbeidet frå starten. Administrasjonen si innstilling vart samrøystes tilrådd. Ordføraren sitt tilleggspunkt vart samrøystes tilrådd. Vedtak: 1. Os kommune gjer framlegg om at forprosjektet Felles IKT- satsing i Bergensregionen blir ført vidare i eit hovudprosjekt. Siktemålet er å gjennomføra dei tilrådingar som står i forprosjektet sin rapport om etablering av eit Strategi- og bestillarråd og eit selskap (IKS) som skal stå for felles IKT-tenester. 2. Os kommune godkjenner at det snarast blir oppretta eit Strategi- og bestillarråd (SBR) etter Regionrådet sine vedtekter 3c. SBR skal ha som formål å forma ut og tilrå ein regional IKTstrategi for Bergensregionen, koordinera kjøp av felles produkt og handla fram rammeavtalar m m når det gjeld IKT-produkt som kommunen skal ta i bruk. SBR vil vera kommunen sin innkjøpssentral på dette området. SRB legg fram forslag til sitt mandat m m for Regionrådet sitt styre. 3. Den førebelse forretningsplanen av oktober 2006 blir lagt til grunn for hovudsprosjektet sitt arbeid med etablering av eit interkommunalt IKT-selskap (IKS). Sak om deltaking i det interkommunale IKT-selskapet, vil bli lagt fram for kommunestyret våren Os kommune ser det som særs viktig at Bergen kommune vert aktivt med i samarbeidet frå starten. Side 14 av 31

15 Sak 154/07 Vedlegg: 1. Saksfremstilling frå Regionrådet Bergen og omland 2. Uttale frå KFO dat Uttale frå Fagforbundet Referat frå møte med tillitsvalde dat Saksopplysningar: I kommunestyret vart det gjordt følgjande vedtak i sak 113/06: 5. Os kommune gjer framlegg om at forprosjektet Felles IKT- satsing i Bergensregionen blir ført vidare i eit hovudprosjekt. Siktemålet er å gjennomføra dei tilrådingar som står i forprosjektet sin rapport om etablering av eit Strategi- og bestillarråd og eit selskap (IKS) som skal stå for felles IKTtenester. 6. Os kommune godkjenner at det snarast blir oppretta eit Strategi- og bestillarråd (SBR) etter Regionrådet sine vedtekter 3c. SBR skal ha som formål å forma ut og tilrå ein regional IKT-strategi for Bergensregionen, koordinera kjøp av felles produkt og handla fram rammeavtalar m. m. når det gjeld IKT-produkt som kommunen skal ta i bruk. SBR vil vera kommunen sin innkjøpssentral på dette området. SRB legg fram forslag til sitt mandat m m for Regionrådet sitt styre. 7. Den førebelse forretningsplanen av oktober 2006 blir lagt til grunn for hovudsprosjektet sitt arbeid med etablering av eit interkommunalt IKT-selskap (IKS). Sak om deltaking i det interkommunale IKT-selskapet, vil bli lagt fram for kommunestyret våren Os kommune ser det som særs viktig at Bergen kommune vert aktivt med i samarbeidet frå starten. Som det går fram av vedtaket i punkt 1, ville Os kommune vera med å få utarbeida eit hovudprosjekt for felles IKT-satsing i Bergensregionen. Rapporten er no ferdig og sendt ut til dei kommunane som valte å vera med i hovudprosjektet (Bergen, Os, Osterøy, Øygarden, Vaksdal, Fusa og Samnanger). Fjell, Askøy og Sund hoppa av før hovudprosjektet starta. Austevoll kommune, som og er ein del av Regionsrådet Bergen og Omland, var ikkje med i forprosjektet. Bergen kommune har stadfesta at dei ikkje kjem til å gå inn i selskapet med sin IKT-drift, dette av strategiske omsyn, men vil bidra med kompetanse og rådgjeving i eit eventuelt IKS, og vil i selskapet ha same eignelut (26,53 %) som Os kommune. Målet med eit interkommunalt selskap er at flest mogleg av Regionsrådets kommunar skal ha felles IKT-løysingar: felles IKT-infrastruktur, felles IKT-drift, felles brukarstøtte, felles og like IKT-system. Dei kommunane som går inn i IK-Selskapet forpliktar seg til å velja same løysingar, med det arbeid og kostnader dette medfører. Alternativet er å arbeide seg fram til flest mogeleg felles løysingar gjennom Strategi og bestillarrådet, der fleire kommunar har sagt dei vil gå inn. Når no fleire av kommunane har valt og ikkje vera med i eit interkommunalt selskap, er mange av måla med eit slikt selskap vanskeleg å oppnå. Det vært også lagt opp til at alt driftspersonale skal samlast ein plass i det nye selskapet, men ha einskilde dagar ute i kommunane. Ei slik løysing vil vera eit stort tilbakeskritt for Os kommune, då vi treng lokale ressursar for å oppretthalda drift og servicenivå, og dagleg har vi mange oppdrag som ikkje Side 15 av 31

16 Sak 154/07 kan løysast pr. telefon. I ei eventuell oppbygging av eit nytt selskap vil mykje av Os sine ressursar gå med til dette arbeidet, og det er lite ønskjeleg. I kapittel 10 i Hovudrapporten, seiar rapporten litt om økonomi. Det står der at data som er samla inn er usikre og lite sammenliknbare. Det er også lagt ved økonomiplan/driftsbudsjett som er basert på røynsle frå tilsvarande prosjekt/selskap samt vurderingar av innmeldte data frå kommunane. Det forventes ein årleg vekst på 13-15% som følgje av auka behov, fleire brukarar av system, auka tenester og ikkje minst Det digitale løftet, dvs. skulane sine satsingar på digitale læremidlar. Etablering av selskapet vil krevja store grunninvesteringar, der Os får om lag halve kostnaden, utan at ein kjenner til om investeringa vert nytta i kommunen. Det er også svært ulike nivå i kommunane med omsyn til IKT løysingar per i dag, som vil krevja uforholdsmessige mykje investeringar for å få alle opp på same nivå. Det er og i høgste grad eit spørsmål om kommunane er i stand til å ta det økonomiske løftet som ligg inne i planane (auke i driftskostnadene med fleire millionar per år for Os). Dersom ikkje, vil felleskontoret verte opplevt som tilbakegang i høve den situasjon som er. Dette er og kostnader som må konkurrere med vanlege kommunale tenester under vanleg kommunal organisering, men i ein organisasjonsmodell som skissert vil ikkje kommunen kunne velje bort desse kostnadene til fordel for tenester, dersom styret går inn for dei. Balanse forventas etter 3-4 års drift. I eit interkommunalt selskap vil alle IKT-utgiftene bli ført som driftsutgifter, slik at driftsutgiftene innan IKT vil auka monaleg framover. Tidlegare kunne større IKT-investeringar gjerast gjennom investeringsbudsjettet, denne moglegheita har ein ikkje i det nye selskapet. Det vil alltid vera lettare å rekruttera IKT-tilsette til eit større fagleg It-miljø, og i eit større selskap er ein og mindre sårbare ved sjukdom og når tilsette sluttar. Mindre kommunar med eit lite It-miljø kan ha mange fordelar med å vera med i eit interkommunalt selskap. I Os har vi eit svært høgt fagleg It-miljø, med 4 fast tilsette og 1 lærling, og har så langt ikkje hatt problem med ny rekruttering. Dei kommunane som ikkje deltek i IKS- selskapet har delvis grunngitt dette med at dei har mykje å tapa og lite å vinna på ei slik organisering, både økonomisk, fagleg, praktisk og strategisk val, der ein vurderer IKT som noko av det viktigaste verktøyet for intern utvikling og drift i kommunen. Eit slikt strategisk verktøy må rådmannen/byrådet disponere då det er han/byrådet som har ansvar for å levere resultat i høve den kommunale drifta. Berre dersom ressursen er så avgrensa/marginal at den er vanskeleg å oppretthalde i eigen organisasjon bør ein vurdere annan organisering. Det er likevel ikkje sikkert at beste organisering er gjennom oppretting av eige selskap, eit selskap som og må dra på seg administrative kostnader ( leiing, personale, økonomi, styre). Ei løysing, som diverre ikkje har vore utgreidd, er at desse kommunane kan kjøpe tenester hjå andre kommunar. Dette er ei mindre byråkratisk, billegare og strategisk meir fleksibel løysing enn å gå for eit felles selskap der alle løysingar innan IKT skal vere felles/sams. Felles IKT selskap, med felles IKT plattform (program og maskinvare, m.m) vil og medføre at store deler av IKT investeringar som er gjort, vil kunne ha 0 verdi. Dette er kostnader som kjem i tillegg til nyinvesteringskostnadene i høve ny teknologi. Arbeidet med felles plattformar og IKT strategi bør i første omgang utviklast gjennom Strategi og bestillarrådet, der fleire kommunar vil delta. Når det gjeld styring av selskapet, registrer ein og at det administrative leiarnivået i kommunane, som har ansvar for dagleg drift og såleis er totalt avhengig av IKT tenestene, ikkje er tiltenkt plass i styret. Dette forsterkar innvendingane ovanfor. Bergen kommune har gjort ei positiv innstilling til bystyret, som skal ha møte 17. september, men der det går klart fram dei ikkje går inn med sin drift i selskapet. Dei vil vera med som medeigar og bidra med rådgjeving og kompetansedeling. Side 16 av 31

17 Sak 154/07 Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Bystyret gir fullmakt til at Bergen kommune går inn som medeier i et interkommunalt IKT - selskap (IKS) slik det er lagt frem i saken, og vedleggene. 2. Bystyret godkjenner Forretningsplanen og selskapsavtalen, datert 21. juni Bystyret ber byrådet innarbeide dekning av innskudd til egenkapital kr ,- i tertialrapport 2 i Bystyret gir Byrådet fullmakt til å utpeke den Byråden som skal være medlem i selskapets representantskap. 5. Bystyret legger til grunn at de 6 øvrige kommunene som er definert i rapporten, vedtar å delta i det interkommunale selskapet. Dersom en eller flere av kommunene avstår fra deltakelse, får Byrådet fullmakt til å revurdere vedtaket og eventuelt trekke Bergen kommune fra prosjektet. 6. Bystyret skal holdes orientert om prosjektets fremdrift. Os, Terje Håvardstun It-sjef Side 17 av 31

18 Sak 155/07 MØTEBOK OS I TIO - FORSLAG FRÅ PROSJEKTGRUPPA Saksbehandlar: Jannicke Moberg Arkiv: 031 &40 Arkivsaksnr.: 07/1529 Saksnr.: Utval Type/ Møtedato 66/07 Os kommunestyre PS /07 Os Formannskap PS /07 Arbeidsmiljøutval PS Framlegg til tilråding: Prosjektgruppa Os i Tio legg fram forslag til det vidare arbeidet med organisasjonsstrukturen. Prosjektgruppa har ikkje konkludert med korleis endeleg løysing bør vera, men peikar på område og tema som bør vera gjenstand for vidare diskusjon i organisasjonen. Gruppa ser det som særs viktig at dei som arbeidar i einingane som vert omfatta av forslaga, får medverke i prosessane fram til endeleg løysing. Einingar Tekniske tenester Prosjektgruppa foreslår at samordning/-organisering av Eining for kommunalteknikk og Eining for arealbruk vert utgreidd. Likeeins må det sjåast på om oppgåvedelinga mellom denne eininga og OBE er optimal om evt. annan organisering vil kunne gje meir effekt for kvar krone som vert brukt. TBU, Rehablitering, Rus og Psykiatri Prosjektgruppa gjer framlegg om at det vert sett ned ei prosjektgruppe som nøye vurderer føremoner og ulemper ved å knyta psykiatri og rus (det som er att av Psykiatriske og sosiale tenester) og Rehabiliteringstenesta til TBU. PU Prosjektgruppa gjer framlegg om at organiseringa av PU vert nøye vurdert med tanke på samordning/ samanslåing. Ungdomsklubben Prosjektgruppa gjer framlegg om at ungdomsklubben, som held til på Allaktivitetshuset og som i dag vert administrert av Kulturavdelinga, i framtida kan høyra til Tenester for Barn og Unge (TBU). BOF Prosjektgruppa rår til at BOF får tilført bestillar/forvaltarkompetanse innafor områda psykiatri, rus, spesialopplæring, rehabiliteringstiltak og bygg/vedlikehald. Vidare rår gruppa til at BOF, med dei einingsovergripande funksjonane sine, organisatorisk vert plassert på strategisk nivå, som ein stabseining. Stabs- og støttefunksjonar Prosjektgruppa gjer framlegg om at einingane Organisasjon, Økonomi, IKT og Kommunetorget vert lagt ned og erstatta av: Personalgruppe Økonomigruppe ADRESSE TELEFON WEB/EPOST INFO Rådhuset Sentralbord: postmottak@os-ho.kommune.no Bankgiro: Torggata 7 Telefax: Org.nr.: Pb.84, 5202 Os Dir. innval:

19 Sak 155/07 Politisk sekretariat IKT Servicetorg Utviklingsgruppe Servicetorg Prosjektgruppa gjer framlegg om at ei arbeidsgruppe får i oppdrag å greie ut detaljar kringt innhald, omfang og funksjon i eit Servicetorg. Arbeidsgruppa bør også sjå nærare på den organisatoriske plasseringa av eit Servicetorg, som ein del av BOF eller som eiga eining. Os, Knut Terje Rekve Rådmann Behandling i Os kommunestyre i møte Behandling i utvalet: Samrøystes vedtak som innstillinga. Vedtak: Kommunestyret tar saka Os i Tio til orientering. Side 19 av 31

20 Sak 155/07 Vedlegg: 1. Skisse til organisasjonskart 2. Framlegg frå TBU 3. Kommentar frå Rehabiliteringstenesta dat Uttale frå Eining for psykiatriske- og sosiale tenester dat Saksopplysningar: Rådmannen har fått i oppdrag å gjennomføra eit større effektiviseringsprosjekt med målsetting å dekkja inn ubalansen i rådmannen sitt framlegg til driftsbudsjett for Digitale verktøy til erstatning for manuelle rutinar, gjennomgang av einingsstruktur, delegasjonsreglement og omfang/nivå av tenestene er nemnde som element i eit slikt arbeid. Sommaren 2007 etablerte rådmannen prosjektet Os i Tio. Kommunestyret sitt vedtak vert tolka som ei tinging av ein gjennomgang av både korleis organisasjonen fungerar strukturelt, både styrings- og prosessmessig, i tillegg til å sjå på sjølve tenesteproduksjonen. Prosjektgruppa konkretiserer det politiske vedtaket til 4 område: Organisasjon Tenesteproduksjon Styringsmodell- og styringssystem Arbeidsprosessar Organisasjon Tenesteproduksjon Styringsmodell og -system Arbeidsprosesser Einingsstruktur Strategiske fellesfunksjonar Stab og støtte Bestilling og forvaltning Servicetorg Omfang Servicenivå Oppfølging og rapportering til politiske organ Delegeringsreglement Intern styring, rapportering og oppfølging Teknologi og administrative arbeidsprosessar Reduksjon av driftskostnadene til ein organisasjon vil i hovudsak kunne skje på 3 ulike område: 1. Billegare drift gjennom å redusere kostnadene til innkjøp av varer og tenester 2. Jobbe smartare gjennom å utvikle organisasjonen for å sette den i stand til å møte framtidig vekst og endring utan å auke dei administrative ressursane 3. Redusere mengde, dvs. tenestetilbod og for dermed å kunne redusere bemanning Både det første og tredje område er velegna tema for eit reint innsparingsprosjekt evt, nedbemanningsprosjekt. Side 20 av 31

21 Sak 155/07 Område 2 vil ikkje kunne omreknast i sparte kroner på kort sikt. På lengre sikt vil ein meir fleksibel, endringsdyktig og endringsvant organisasjon vere beste garanti for kontroll av framtidig kostnadsauke som følgje av forventa folkeauke og nye oppgåver. Ein endringsdyktig, samarbeidsorientert, kompetent og trygg arbeidsstokk vil kunne møte nye utfordringar med fleksibilitet og løysingsorientering. Bruk av moderne teknologi, tryggleik og mot til å endre arbeidsmåtar, innføring av prosedyrar for kvalitetsmåling og oppfølging vil vere avgjerande for at kommunen skal kunne framstå som den moderne og brukarorienterte organisasjonen vi gjerne vil vere i eigne og i innbyggjarane sine auge. Når tilsette og politikarar prioriterar arbeidet med å utvikla organisasjonen i alle ledd, vil den langsiktige strategiske målsettinga med prosjektet Os i Tio vere å sette organisasjonen i stand til å møte framtidig vekst og endring utan å auke dei administrative ressursane. Os i Tio har til no arbeidd med det første området i bestillinga; organisasjons og einingsstrukturen med mandat å leggja fram forslag om endringar som gjer at organisasjonen vert: - meir fleksibel til å møta vekst og endring - betre til å utnytta ressursane meir effektivt, både med omsyn til personale og økonomi - betre på å samordna tenestene til beste for brukarane Prosjektgruppa har delt prosjektet inn i delprosjekt, og denne rapporten tek for seg ei vurdering av organisasjonen si oppbygging og inneheld framlegg til strukturelle endringar som gir betre utnytting av ressursane, og ein organisasjon som kan fornye seg sjølv. Budsjettvedtaket i desember 2006 gjer det klart at det er eit mål å redusere driftskostnadane for organisasjonen Os kommune. Frå tidlegare erfaring veit ein at større innsparing i drifta av dei kommunale tenestene først og fremst handlar om færre årsverk. Os kommunestyre har til no ikkje gjort vedtak om ei slanking av organisasjonen, og heller ikkje vedtatt at kommunen skal redusere omfanget av eit eller fleire tenesteområde. På denne bakgrunn har ikkje prosjektgruppa framlegg til grep som fører til færre tilsette eller eit redusert tenestenivå. Prosjektgruppa har likevel vurdert endringar i organisasjonen for å få meir effektive tenester, betre samordning, stordriftsfordelar og ein organisasjon med evne til fornying og utvikling. Prosjektgruppa har prosessen henta inn synspunkt og innspel frå einingsleiarar og tilsette. Leiarane i Os kommune har sterkt fokus på effektivitet i tenesteproduksjonen og syner vilje til fornying og utvikling. Leiarar og tilsette har vore konstruktive og har peikt på fleire mogelege effektiviseringstiltak og mogeleg innsparingspotensiale i organisasjonen. Organisasjonsprinsipp for Os kommune Kommunen er i dag organisert etter prinsipp im sjølvstyrte einingar og bestillar/forvaltarfunksjon. I tillegg foreslår prosjektgruppa at stab- og støttefunksjonane vert organisert som fellesfunksjonar på strategisk nivå og at det vert etablert eit Servicekontor i rådhuset: 1. Einingar: sjølvstyrte einingar og tverrfagleg samarbeid 2. Bestillar- og forvaltarkontor: skilje mellom dei som arbeider med forvaltningsoppgåver og dei som utfører tenestene 3. Stab/støtte: skilje mellom resultateiningar og stab/støttefunksjonar 4. Servicetorg: brukarorientert og lett tilgjengeleg sørvis på rådhuset Side 21 av 31

22 Sak 155/07 Dei 4 prinsippa vert nærare skildra nedanfor. Prosjektgruppa gjev også framlegg om kva som må gjerast for å realisere prinsippa. Prinsipp for organisering av einingane Sjølvtyre Organisasjonen er delt i sjølvstyrte einingar. Einingane har vide fullmakter gjennom vidaredelegasjon av rådmannen sin styrings- og avgjerdsmynde. Einingsleiar kan vidaredelegere sine fullmakter i eininga. Innafor tildelt ramme finn einingsleiar og medarbeidarar dei beste løysingane for brukarane sine. Tverrfagleg samordning Kvar eining har definerte oppgåver. Hovudtyngda av einingane sitt arbeid er retta mot brukarane. Eit berande prinsipp er å tenkje heilskap og finne tverrfaglege løysingar når brukarane har trong for det. Når brukarane er tente med at fleire einingar samordnar tenestetilboda er einingsleiar plikta til å ta initiativ til og etablere turvande samarbeidsfora. Dette kan vere faste team/arbeidsgrupper der det er trong for eit kontinuerleg tverrfagleg samarbeid, eller ad-hocorganisert samordning når dette høver best. Samarbeidsfora mellom einingar med likestilt mynde skal fatte vedtak etter konsensusprinsippet. Einingsleiar pliktar til å stille til disposisjon nødvendige ressursar til gjennomføring av vedtak. Døme på faste team/arbeidsgrupper som allereie er etablerte: TBU-team (alle avdelingane i TBU og skular) Rusførebyggjande arbeid (TBU, Kultur, BOF, skular) Samarbeidsgruppa for minoritetsspråklege born Faste nettverk mellom styrarane i private og kommunale barnehagar Forvaltningsgruppa (einingsleiarane for PLO, TBU, PS, Rehablilitering, BOF) Vedtaksmøte mellom PLO, BOF og Rehabilitering Boligmøte mellom BOF og PS Pedagogisk forum (skular, barnehagar, TBU) Einingsstruktur Prosjektgruppa har vurdert einingsstrukturen og gjer framlegg om å redusere talet på einingar internt i rådhuset, men finn samstundes at den ytre einingsstrukturen i hovudsak blir verande som i dag. Justering av strukturen syner ikkje den store innsparinga, men ved å endre strukturen på strategisk nivå og rette fokus meir på utvikling og strategisk leiing vil vi kunne stette behov som er påpeikte av einingane, noko som igjen vil kvalitetssikre tenestene retta mot brukarar og kundar. Prosjektgruppa si vurdering har teke omsyn til: Korleis effektivisere drift og samstundes kvalitetssikre tenestene ut mot brukar? Kva vert effekten av å endre einingsstrukturen (færre einingar)? Korleis skape ein organisasjon som, uavhengig av struktur, tenkjer heilskap og kan samle seg om felles fokus og mål, der samhald og gode relasjonar gjennomsyrer organisasjonen. Vi har samstundes teke omsyn til uttale frå einingane og prøvd å etterkomme behova deira. Side 22 av 31

23 Sak 155/07 Grunngjeving for vår konklusjon: Skulestrukturen har ikkje vore tema for prosjektgruppa. Det er i gang eit eige prosjekt for skuleutvikling Skulebruksplan for Os kommune. Dette prosjektet vil greie ut det framtidige skulebehovet eit naudsynt grunnlag for eventuell ny vurdering av skulestrukturen. Prosjektgruppa legg difor til grunn at tal einingar innafor skulesektoren førebels held fram som i dag. Prosjektgruppa finn ikkje effektiviseringsgevinst ved å slå saman skule/barnehage eller to barnehagar. Gruppa rår difor ikkje til reduksjon i talet på barnehagar/skular. Pleie- og omsorg er ei stor eining som er samla under eit tak der institusjonsdrifta og heimetenestene er samordna. Eininga drar nytte av stordriftsfordelen når det gjeld økonomi og kompetanse, og ei samla leiing er også ei føremon når det gjeld å utvikle felles bedriftskultur og tenesteutvikling. Fysisk nærleik styrkjer samarbeidet på tvers internt i organisasjonen og mellom ute- og innetenestene som deler på sjukepleiekompetansen. Saman er dei i beredskap og server andre einingar på ettermiddag, helg og natt. Heimetenestene yter hjelp til mange grupper brukarar, uavhengig av alder. Her er det både naturleg og naudsynt med tverrfagleg samarbeid. Prosjektgruppa vil ikkje splitte pleie- og omsorgstenestene som i dag opplever at andre kommunar oppsøkjer tenesteområdet for å lære av kommunen sin måte å organisere pleieog omsorg på. Kommunen sin organisasjonsmodell bidrar til å kvalitetssikre kommunikasjon og informasjon med sjukehus og andre samarbeidspartar, og internt mellom dei ulike avdelingane. Statens Ressurssenter for Omstilling (RO) vil m.a. bruke Os kommune som referansekommune for pleie- og omsorg. Prosjektgruppa har konkludert at rehabiliteringseininga er ei lita eining som kan knytast til andre einingar. I tillegg til pleie- og omsorg, samarbeider Rehabiliteringseininga tett med TBU. Dersom det vert aktuelt å inkludere rehabiliteringseininga i ei anna eining, bør dei tilsette delta i prosessen og kunne vere med å påverke. Framlegg til vidare vurdering Prosjektgruppa gjer framlegg om det vert utgreidd nærare vedk. organiseringa av tekniske tenester, helse- og sosialtenester og organiseringa av den kommunale ungdomsklubben. Organisering av tekniske teneste Prosjektgruppa har fått ulike innspel til å sjå på om ei samordning av oppgåver som Os Bygg og Eigedom og Kommunalteknikk i dag utfører kan gje ein effektiviseringsgevinst som kjem til syne i betre vedlikehald for dei same kronene. Det vert og rådd til at samordning mellom Kommunalteknikk og Arealbruk vert sett nærarere på. Det kan i dag til dømes oppstå diskusjon om kven som skal utøva mynde og har ansvar for ulike oppgåver. Det kan og vera naturleg å vurdera Arealbruk og Kommunalteknikk som ei eining og samordna med drifts- og vedlikehaldsdelen i OBE AS. Prosjektgruppa foreslår at samordning/-organisering av Eining for kommunalteknikk og Eining for arealbruk vert utgreidd. Likeeins må det Side 23 av 31

24 Sak 155/07 sjåast på om oppgåvedelinga mellom denne eininga og OBE er optimal om evt. annan organisering vil kunne gje meir effekt for kvar krone som vert brukt. Organisering TBU, Rehablitering, Rus og Psykiatri Prosjektgruppa gjer framlegg om at det vert sett ned ei prosjektgruppe som nøye vurderer føremoner og ulemper ved å knyta psykiatri og rus (det som er att av Psykiatriske og sosiale tenester) og Rehabiliteringstenesta til TBU. Prosjektgruppa gjer framlegg om slik utgreiing fordi vi meiner det kan vera fleire føremoner ved ei slik samanslåing: 1. Lettare å koordinere tenester kring gravide som er rusmisbrukarar (Helsestasjon rus/psykiatri) 2. Førebyggjande tenester arbeider med born som har lettare psykiske vanskar. Vaksenpsykiatrien arbeider med, som det ligg i namnet, med vaksne som har psykiske vanskar. Fleire som er i vaksenpsykiatrien har born born som treng hjelp. Ei samanslåing meiner vi vil gje betre kompetanseutnytting og gje betre samordna tenester for vaksne og born i same familie. 3. Det er forbetringspotensiale ved overgang frå barnevernstenesta til rus/psykiatri. 4. Ei større eining som omfattar både born og vaksne kan føre til betre heilskapeleg tenking kring rus og psykiske lidingar og førebygging/behandling av dette ein raud tråd frå svangerskapet til rus/psykiatriomsorg for vaksne. 5. Rehabiliteringstenesta sørvar alle aldersgrupper med ulike fysiske behov. T.d. heng det fysiske og det psykiske i mange samanhangar saman og difor trur vi at det er eit potensiale å knyte tettare band, nettopp mellom det psykiske og det fysiske at brukaren står i sentrum der ein kombinasjon av psykisk og fysisk hjelp er det som skal til for at ein skal kunne meistre livet att. Organisering av PU PU (psykisk utviklingshemma) er eit fagområde der bufellesskap og avlastningsbustad er spreidde. og omfattar i dag 2 sjølvstyrte einingar. Det kan vere aktuelt å sjå på ei samordning/organisasjonsendring for dette tenesteområde. Ein effektiviseringsgevinst kan her vere å sjå teneste og kompetanse i eit heilskapsperspektiv som igjen kan gje betre kvalitetssikring av tenestene. Prosjektgruppa gjer framlegg om at organiseringa av PU vert nøye vurdert med tanke på samordning/ samanslåing. Organisering av ungdomsklubben Prosjektgruppa gjer framlegg om at ungdomsklubben, som held til på Allaktivitetshuset og som i dag vert administrert av Kulturavdelinga, i framtida kan høyra til Tenester for Barn og Unge (TBU). Føremoner: 1. Større høve til betre koordinerte tenester (fleire ungdommar som er brukarar i TBU er også brukarar av huset). 2. Lettare og raskare intervensjon ved bekymring kring ein ungdom på ungdomsklubben. 3. Lettare å arbeide ut frå førebyggjande heilskapeleg tenking skule/fritid og dagtid/ kveldstid. 4. Betre ressursutnytting, spesielt personalbruken. Side 24 av 31

25 Sak 155/07 Prinsipp for organisering av bestillar- og forvaltarmodell Organisasjonen skal lengst råd organiserast på ein slik måte at dei som arbeider med oppgåver knytt til forvaltning/utøving av mynde/kontrollverksemd vert skilt får dei som utfører tenestene for innbyggjarane. Prinsippet om at pengar følgjer vedtak skal leggjast til grunn. Bestillar- og forvaltarkontoret (BOF) handterar i dag forvaltingsoppgåver innafor følgjande område: Alle vedtak på tenester i pleie- og omsorg Avlastning Støttekontakt Omsorgslønn Brukarstyrt personleg assistanse (BPA) Parkeringsløyve for funksjonshemma TT-ordning Sal- og skjenkeløyve Ledagerbevis Samordna barnehageopptak Husbanken sine låne- og støtteordningar Spesialundervisning enkeltvedtak Verderlagsbetaling institusjonsopphald Tvangsvedtak PU Boligkontoret Controller- og innkjøpsfunskjon Skal organisasjonen få ein meir reindyrka bestillar-modell, må ein i enda større grad skilje forvaltaroppgåver frå utføraroppgåver. Prosjektgruppa rår til at BOF får tilført bestillar/forvaltarkompetanse innafor områda psykiatri, rus, spesialopplæring, rehabiliteringstiltak og bygg/vedlikehald. Vidare rår gruppa til at BOF, med dei einingsovergripande funksjonane sine, organisatorisk vert plassert på strategisk nivå, som ein stabseining. Prinsipp for organisering av stabs-/støttefunksjonar Stabs- og støttefunksjonar skal vere organisert slik at ein tek ut stordriftsfordelar og er kostnadseffektive. Stabs- og støttefunksjonar dekkjer eit breitt spekter av funksjonar og oppgåver, frå strategiske plan- og utviklingsoppgåver (ofte kalla stabsfunksjonar) til meir driftsrelaterte oppgåver som sentralbordteneste (ofte kalla støttefunksjonar). Stabsfunksjonane sin strategiske karakter inneber at koordineringsoppgåver og utviklingsretta arbeid står sentralt. Dette gjeld ikkje minst i tonivå-modellen for å sikre felles og einingsoverbyggjande arbeid kring kommunen si organisering, kvalitetsutvikling og planog økonomiarbeid. Side 25 av 31

26 Sak 155/07 Prosjektgruppa gjer framlegg om at einingane Organisasjon, Økonomi, IKT og Kommunetorget vert lagt ned og erstatta av: Personalgruppe Økonomigruppe Politisk sekretariat IKT Servicetorg Utviklingsgruppe Gruppene rapporterer til kommunaldirektør/rådmann. Den heilt nye funksjonen er ei tverrfagleg utviklingsgruppe som får ansvar for strategiske utviklingsoppgåver på overordna nivå som gjeld kvalitetssikring, tenesteutvikling, rettleiing og rådgjeving. Gruppa bør ha kompetanse og mynde til å drive større prosjekt og til å koordinere og organisere arbeid med kommuneplanar, økonomi- og årsplanar. Her må sikrast skulefagleg kompetanse, barnehagefagleg kompetanse og helse- og sosialfagleg kompetanse. Utvilingsgruppa vert limet i organisasjonen og skal sjå til at overordna kommunal policy på ulike fagfelt vert utvikla, sett ut i livet og evaluert. Det næraste organisasjonen er ei utviklingsgruppe i dag, er Pedagogisk rådgjevingsteneste. Det vil vere naturleg å vurdere denne inn under ei større utviklingsgruppe. Prosjektgruppa er ikkje klar til å seie noko om kven som skal rekrutterast til desse gruppene eller kvar naudsynt ekstra personale skal hentast. Prinsipp for organisering av Servicetorg Servicetorget skal gje gode og tilgjengelege tenester til kommunen sine innbyggjarar. Dei som jobbe i eit servicetorg må vere generalistar, ha god kjennskap til og kompetanse på kommunal verksemd og vilje og evne til å yte service i vid forstand. Ein som kjem til eit servicetorg vil forvente å få informasjon, råd og rettleiing. Kundane må få høve til å gjere avtalar med saksbehandlar som sit i bakkant. Dette må kunne gjerast via outlooken viss alle tek systemet i bruk. Kundane vil og forventa at dei ulike problemet vert løyst der og da, men også at dei problema som ikkje kan løysast med ein gong, vert vidaresendt til dei som kan gjere noko med problemet. Til dømes veglys som ikkje fungerer, dårleg vasstrykk osv. Kundane må få ein tilbakemelding frå sakabehandlar om at dette vert ivaretatt. Ulike tenester som kan ligge i eit servicetorg Alt som ligg i kundetorg i dag, må framleis vere der i tillegg til andre tenester: Kunde pc-ar, hjelp til utfylling av søknadar på nett Kundeombodet Landbrukskontoret Ordførar, varaordførar Representant frå kulturkontoret Politisk sekretariat Byggesaksbehandling/løyve Lånetilsagn frå Husbanken Bustøtte Parkeringsløyve for funksjonshemma TT-kort Side 26 av 31