HR Managers løsninger. Nordens ledende leverandør av HR- og rekrutteringssystemer

Transkript

1 HR Managers løsninger Nordens ledende leverandør av HR- og rekrutteringssystemer HR Manager Talent Solutions Oslo, Norge

2 Talent Recruiter Effektivt og brukervennlig rekrutteringssystem Fordeler ved Talent Recruiter Moderne og brukervennlig med fokus på få klikk Mobiltilpasset kandidatopplevelse Tilpass rekrutteringsprosessen til bedriftens behov Rekrutteringsapp til alle brukere Cloudbasert løsning med kontinuerlig oppdateringer Funksjonalitet i Talent Recruiter Publisering av ledige stillinger, søknader og jobbagent Integrasjon til jobbportaler, HR-/testverktøy og sosiale medier Masseinnkalling av kandidater til intervju via e-post/sms Mulighet for å stille kandidat stillingsspesifikke spørsmål Fleksible tilgangsnivåer for brukere Muligheter i Talent Recruiter SMS-modul Videointervju Intervju- og referanseskjema Generer ansettelseskontrakter Send dokumenter til digital signatur Rekvisisjon før rekrutteringsprosessen Vurdering/test av kandidater Brukerroller og tilpasning Jobbprofiler Onboarding-modul Integrasjoner til HR-, lønnssystemer m.m.

3 Vi implementerte HR Manager Talent Recruiter hos oss i Aibel i mai 2008 og bruker systemet alle steder vi har kontor, både i Norge og andre steder i verden. Vår erfaring er at systemet er brukervennlig og lett å lære for både de som jobber med rekruttering og for lederne. Hanne Ottesen, HR Manager Recruitment, Aibel

4 Muligheter i Talent Recruiter Brukerroller og tilpasning Enkelt designer vi brukerroller etter dine behov. Dette betyr at både ledere, rekrutteringsbyråer og andre relevante personer kan få en skreddersydd tilgang. På denne måten sikrer du at du er i samsvar med GDPR og at det er riktigte tilgangsnivåer. Tilpasninger gjør vi sammen med deg, slik at du oppnår optimal bruk av ditt system. Vi hjelper også til med å sette opp de andre forskjellige mulighetene. Employer branding Dine jobbannonser, jobbliste og jobbagent kan designes slik at de matcher bedriftens grafiske profil. Vi vet det er viktig å tiltrekke seg de riktige kandidatene. Du kan også legge til smarte funksjoner, som kontaktpersoner med lenke til deres LinkedIn-profil, Google Maps, video-presentasjoner, lenker til sosiale medier, hjemmesiden, og mye mer. Ansettelsesutvalg Få overblikk over dine kollegers vurdering av kandidater og se en samlet score på hver enkelt kandidat basert på gjennomsnittet. Her kan du også se hvilke medlemmer av ansettelsesutvalget som allerede har vurdert kandidaten og hvilke som mangler å avgi sin vurdering. Godkjennelse/Rekvisisjon * Digitaliser prosessen ved å bruke godkjennelse-modulen direkte i systemet. Stillingsutlysningen må godkjennes av personen med rekvisisjonsmydnighet før prosessen kan fortsette. Godkjennelse kan enten benyttes før det opprettes en ny stilling eller før publisering av annonsen. Rekrutter direkte fra mobilen Last ned vår rekrutteringsapp og vær i forkant av rekrutteringsprosessen. Alle ledere og brukere kan følge rekrutteringer direkte på mobiltelefonen. Du kan se alle kandidater, lese deres vedlagte dokumenter, rangere, skrive notater eller kommunisere direkte fra den mobile enheten. Den kan lastes ned fra både App Store og Android. Video CV * Du kan benytte muligheten for å rekruttere på en ny og moderne måte ved å få en visuell presentasjon av dine kandidater. Video CV spilles inn direkte fra søknadsskjemaet og fører til en lettere utvalgsprosess. Denne muligheten gir et mer troverdig og detaljert inntrykk av kandidaten. Video CV kan benyttes fra alle plattformer - også mobilenheter.

5 Jobbprofiler * Sett opp maler for spesifikke jobbprofiler i systemet og tydeliggjør hvilke oppgaver som ligger i stillingen på kort og langt sikt. Det er også mulig å definere kompetanser som den potensielle kandidaten må ha. Still kandidaten stillingsspesifikke spørsmål Bruk egendefinerte, stillingsspesifikke spørsmål i din rekrutteringsprosess og få et overblikk over de kandidater som matcher jobbprofilen best. Du kan gjøre dette i søknadsprosessen, eller du kan velge å sende ut spørsmål til kandidater som allerede har sendt dere søknad. Disse spørsmålene kan vises direkte i kandidatlisten. Jobbportaler og sosiale medier * Få en direkte integrasjon til bedriftens sosiale medier, publiser direkte til jobbportaler som Finn.no og NAV, benytt e-postintegrasjoner, publiser til bedriftens hjemmeside og intranett. Automatisk sletting av kandidater med varsling Talent Recruiter tilbyr automatisk sletting av kandidater, og med dette har du har full kontroll. Systemstandarden for sletting er 12 måneder etter søknad er sendt. Systemet kan også settes opp til å sende ut en e-post før kandidaten blir slettet, noe som gir kandidaten mulighet for å velge om han/hun fortsatt ønsker å være registrert i databasen. PDF med kandidatdokumenter Du kan samle alle kandidatdokumenter på utvalgte kandidater i én PDF, som kan brukes før intervju eller leses på f.eks. et nettbrett. Velg relevante kandidater og lag en samlet PDF-fil med utvalgte data og de dokumentene du ønsker å se. Masseinnkallelse av kandidater Innkall én eller flere kandidater og velg tider direkte fra systemet. Tildel så mange tider som du ønsker og definer selv utsendelsestidspunktet for invitasjonen. Kalenderavtalen blir synkronisert direkte i din og andre møtedeltageres arbeidskalender. Intervju- og referanseskjema * Bruk intervju- og/eller referanseskjemaer i systemet, så er alt samlet. Intervjuskjemaene kan fylles ut underveis eller etter intervjuet. Referanseskjemaene kan fylles ut i forbindelse med en telefonsamtale eller etter innhentning Kommuniser direkte i systemet Systemet har ubegrensede muligheter for kommunikasjonsmaler, slik at du lett og hurtig kan velge å kommunisere med flere kandidater på én gang. Alle kandidater mottar automatisk en med Takk for din søknad. av en referanse. (*) Dette kan være forbundet med en tilleggskostnad

6 Flere Muligheter... i Talent Recruiter SMS-modul Kommuniser med dine kandidater via SMS og få tak i dem på farten. Med et SMS-modul kan du opprette SMS-mal til f.eks. innkallelse til intervju, påminnelser og hva du ellers ønsker. Det er også mulig å sende en SMS som du selv formulerer til utvalgte kandidater direkte fra systemet. Generer ansettelseskontrakter Ha bedriftens standardkontrakter liggende i systemet, med predefinerte variabler som automatisk setter inn informasjon, som f.eks. kandidatens personalia. Til de feltene som varierer fra kontrakt til kontrakt har du mulighet for å legge til sjekkbokser, fritekstfelt og nedtrekkslister. Dokumenter kan sendes til digital signatur Ansettelseskontrakter og andre dokumenter kan sendes digitalt til kandidaten, som signerer med bankid. Du velger selv om du vil generere eller laste opp dokumentet i systemet samt hvilke interne brukere som skal underskrive. Du kan hele tiden følge prosessen og når dokumentet er underskrevet, returneres det automatisk til Talent Recruiter. Integrasjoner til deres AD og eksterne systemer Gjennom integrasjoner kan kandidatens data og andre relevante opplysninger eksporteres direkte til bedriftens respektive HR-systemer, Active Directory, lønnsystemer, Semac bakgrunnssjekk, m.fl. Du kan også invitere kandidater til test og motta resultater rett inn i systemet. Vi tilbyr API-dokumentasjon, som kan brukes til andre integrasjoner, og vi har støtte for Single Sign-On. Videointervju Prosjekt-arbeidsflyt >> Ny funksjon << >> Ny funksjon << Med videointervju har du mulighet for å sende Overfør lett et rekrutteringsprosjekt til andre ut en rekke spørsmål til utvalgte kandidater, i bedriften, f.eks. når lederen har skrevet inn som kan besvares i en video. Kandidatene basisinformasjonen om prosjektet og ønsker å mottar en link til dine spørsmål som de svarer overføre det til HR, som utarbeider annonsen på i sin video(er). Når de sender inn sin video og publiserer. Prosjekt-arbeidsflyt kan deles kan disse ses direkte i systemet. opp i statuser, dette settes opp i brukerrollen, og her kan du lett filtrere i din oversikt over enheder. dine rekrutteringer.

7 Kundene sier... Da SINTEF gikk til anskaffelse av nytt rekrutteringssystem, gjorde vi en grundig vurdering av en rekke anerkjente leverandører fra inn- og utland. Valget falt på Talent Recruiter. Vår vurdering er at dette er blant de mest moderne og fremtidsrettede systemer på markedet, som på en veldig god måte har den nødvendige fleksibilitet og brukervennlighet som kreves av brukere og kandidater. Vi har i dag et godt samarbeid med meget god og profesjonell oppfølging og support Hege Sand, SINTEF Implementering av HR Manager har gått smertefritt ved hjelp av enkle og lettfattelige brukerveiledninger. Både søkere og brukere er svært godt fornøyd med HR Manager. Janne Engh, Europris Rask og bra support, vi setter pris på at de er et mindre selskap; det føles nært og de hører på oss. Vi mener det finnes et stort utviklingspotensial med HR Manager Talent Solutions som leverandør. Anne Lise Mevold,Sector Alarm Holding Prosjektdeltakerne er veldig fornøyde og opplever at systemet er lett å bruke. Det er en klar fordel at vi kan jobbe med de samme kandidatene og stillingene parallelt, på tvers av avdelinger og hele tiden være oppdatert. Bredt utvalg av valg og funksjoner. Søkerne gir tilbakemelding om at det er enkelt og lite tidkrevende å registrere seg. Det er mest av alt meget tidsbesparende. Maria Wiik, HR Manager, Glitter Vi er svært fornøyde med Talent Recruiter og mener systemet er tidsbesparende. Blant annet erfarer vi ikke lenger strevet med å lagre søknader og CVer på ulike steder. På en skala fra 1-5, gir jeg HR Manager 5! Bjørn Eggen, HR Manager, VPS

8 Talent Onboarding Verktøyet som optimaliserer dine onboardingprosesser Fordeler ved Talent Onboarding Moderne og brukervennlig med fokus på få klikk Støtter både pre- og onboarding Styrk bedriftens employer branding Spar tid på oppfølging og administrasjon Cloudbasert med kontinuerlig oppdateringer Funksjonalitet ved Talent Onboarding Overblikk over alle oppgaver med automatisk oppfølging Følg oppgaver fra start til slutt; både eksterne og interne oppgaver Påminn ledere om samtaler med ansatte og medarbeideroppfølginger Innkalling av nye medarbeidere til onboardingportalen Hent inn informasjon fra medarbeidere før ansettelsesdatoen 1. Interne onboarding-oppgaver Tildele arbeidsutstyr Introduksjonsprogram Sosialisering Kontaktperson Faglig oppfølging 2. Ekstern onboardingportal Ønsk velkommen til den nye medarbeider Skap ditt eget innhold Del relevant informasjon

9 Samarbejdet med HR Manager sparer både tid og penge for Inspari på bundlinjen. Elisabeth Kolind, HR Business Partner, Inspari

10 Hva er Talent Onboarding? Pre- og onboarding er en prosess og kan deles i to paralelle spor: 1. Interne onboardingoppgaver Automatisering af interne og eksterne bestillingsopgaver i forbindelse med nyansættelser 2. Eksterne onboardingoppgaver Dialog med den nye medarbejder før ansættelsesdatoen Eksempler på oppgaver Arbeidsutstyr PC, mobiltelefon, kontorplass mm. Introduksjon Kantine, IT-systemer, opplæring, omvising, jobbturer, kollegaer Sosialisering Arranger en lunsj med kolleger den første uken Mentor/kontaktperson Mentor- eller fadderordninger kan oppfølges via systemet og sikre samme kvalitet hver gang Faglig oppfølgning Oppfølgingssamtale kan avtales allerede ved ansettelse av kandidaten Trening og utvikling gjennom det første året Eksempler på oppgaver Ønsk velkommen til den nye medarbeider Når du onboarder din nye medarbeider, har du mulighet for å invitere til onboardingportalen Skap ditt eget innhold Sett opp din onboarding-portal akkurat slik dere ønsker det. Legg til fritekst, lenker, spørreskjema, dokumenter mm. Du bestemmer selv oppbygning og design Del relevant informasjon Her deler du al den informasjonen den nye medarbeiden trenger for å komme godt i gang. Det kan f.eks. være medarbeiderhåndbok, videoer fra bedriften, lenker til e-læring mm. Onboarding av ny medarbejder er nu igangsat

11 Eksempel på Talent Onboarding HR/Leder Passord og logg inn opplysninger Inviter ny medarbeider Bestill datamaskin og telefon Kantine Ny medarbeider Kontorplass Bestill e-postkonto Bestill adgangskort Velkomstgave

12 Talent Manager Brukervennlig og fleksibelt HR-system Fordeler ved Talent Manager Basic Webbasert løsning kan brukes både på og utenfor jobb Egen brukertilgang med redigeringsmuligheter til både ledere og ansatte Brukervennlig og fleksibelt med mulighet for tilpasning Norsk, svensk, dansk og engelsk support via e-post og telefon Cloudbasert med kontinuerlig oppdateringer Funksjonalitet ved Talent Manager Basic Oppbevaring av medarbeiderdata Dashbord med grafisk fremstilling av statistikk Oversiktlig organisasjonsstruktur Egen logg-inn for ledere og ansatte Arbeidshistorikk til ansatte Kommunikasjon mellom HR, ledere og ansatte Optimaliserer dine samsvarsprosesser Tilleggsmoduler for Talent Manager Medarbeidersamtale og utviklingsplan Intern og ekstern CV Kompetansestyring Kurs og sertifiseringer Succession Planning og Talent Matrix Spørreundersøkelse

13 Vi har en direkte integrasjon til vårt tidsregistreringssystem, hvor data automatisk blir overført. Det er en fornøyelse å samarbeide med HR Manager. Katrine Schelbli, Senior HR Konsulent, McDonald s

14 Funksjonalitet i Talent Manager Basic Avdelingsstruktur Import og eksport av data Statistikk og rapportering Brukerroller og rettigheter Medarbeiderdata og kommunikasjon HR - og ansattdokumenter Dokumentkategorier basert på roller Ikoner med beskrivelse og kommentarer Filtrering og sortering av ansattlisten Kundelojalitetsundersøkelse (enps) Søk informasjon om de ansatte Notifikasjonsmodul med s Talent Pools (talentregistrering) Enkel registrering av ansatt Skreddersydd dashbord

15 HR-administrasjon med dashbord Se statistikk som bl.a. antall ansatte fordelt på alder, kjønn, jobbtitler, utdannelsesnivå, gjennomsnittlig ansettelsestid og dokumentoverblikk. Enkelt og brukervennlig å bruke Brukerne logger lett inn med en tilgang som blir tilpasset av dere, og systemet er lett å bruke både for administratorer, ledere og medarbeidere. Settes opp steg for steg Vi starter med å implementere Talent Manager Basic. Når dere er selvstendige brukere, så kan vi utvide med flere moduler, steg for steg.

16 Tilleggsmoduler i Talent Manager 1. Medarbeidersamtale Modulet gir mulighet for å opprette åpne og analytiske spørsmål med GAP analyse mellom ledere og ansatte. Skjemaet kan sendes elektronisk til både lederen og medarbeideren, som kan fylle ut dette og samtidig velge tid for samtalen. 4. Kurs og sertifikater Modulet gir mulighet for å legge inn egne kurs og attester med påminnelse om utløpsdato og gyldighetsperiode. Alle kurs og attester kan vedlikeholdes av både lederen og medarbeideren. Oversikten kan ses direkte fra dashboardet. 2. Intern og ekstern CV Modulet gir mulighet for å opprette CVmaler i bedriftens eget visuelle design, hvor både ledere og medarbeidere har mulighet for å oppdatere sine opplysninger som arbeidserfaring, prosjekter mm. Disse CV ene kan brukes til bl.a. bygge- og konsulentbransjen og til forskjellige typer av anbud. 5. Succession Planning og Talent Matrix Modulet gir mulighet for at bl.a. lederen kan følge med i det fremtidige potensiale som en ansatt eller en avdeling kan ha. Dette betyr at det er lett å se hvilke stillinger som vil bli aktuelle for spesifikke medarbeidere i fremtiden. Den enkelte medarbeider vil derfor bli mer synlig. 3. Kompetansestyring Modulet gir mulighet for å kartlegge egendefinerte kompetanser opp mot klare mål. Dette avspeiles lett i dashboardet pr. medarbeider, pr. avdeling eller for hele bedriften. Kompetansene kan baseres på jobbprofiler eller overordnet for hele bedriften. 6. Spørreundersøkelse Du har mulighet for å sende/utarbeide surveys til utvalgte eller alle medarbeidere. En survey er ikke kun et online verktøy som gir deg mulighet for å stille spørsmål, men det er også en god måte å få innblikk i hva dine medarbeidere tenker, føler og det aller viktigste hva de vil.

17 Rekruttering, onboarding og HR-system i en samlet løsning #HRinfront

18 Noen av våre kunder HR Manager Talent Solutions Oslo, Norge