Årsmøte for Harley Owners Group Chapter Rogaland 24. November 2012 kl Senior Mc Maskinveien 1 Forus (2 etg. Billia,Volvo Ford) SAKSPAPIRER

Transkript

1 Årsmøte for Harley Owners Group Chapter Rogaland 24. November 2012 kl Senior Mc Maskinveien 1 Forus (2 etg. Billia,Volvo Ford) SAKSPAPIRER

2 AGENDA: 1. Konstituering 2. Godkjennelse av innkalling 3. Valg av møteleder / ordstyrer 4. Valg av referent 5. Valg av to personer til å underskrive protokoll/tellekorps 6. Årsberetning 7. Regnskap Røyk og luftepause 8. Innkomne forslag/informasjon fra styret 9. Fastsettelse av gave til veldedig formål 10. Utmerkelser 11. Valg

3 Sak 1. konstituering Ledes av Director Sak 2. Godkjennelse av innkalling Innkalling er sendt via mail til samtlige betalende medlemmer etter regelverket. Møtet har også vært annonsert på Internett. Sak 3. Valg av møteleder / ordstyrer Ledes av Director Sak 4. Valg av referent Ledes av møteleder Sak 5. Valg av to personer til å underskrive protokoll og tellekorps Ledes av møteleder Sak 6. Årsberetning. Det er avholdt 7 styremøte, og 2 medlemsmøter i løpet av HOG Chapter Rogaland har nå 149 medlemmer fra sørfylket og 20 nordfylket totalt nye medlemmer. 41 medlemmer har ikke fornyet lokalt og/eller internationalt medlemskap, og er dermed utmeldt. HOG krever internationalt medlemskap for å være medlem i et lokal Chapter. Kate Reidun Sunde og Carsten Schommer representerte HOG Rogaland på director møtet i Mars.

4 Sesongen: - Værmessig har det igjen vært blandet hele sesongen, til tross for dette har det vært bra oppmøte på turer og felles kjøring hele sesongen.. Både tirsdags turer og søndagsturer startet medio april og foregikk ut september. Det er sendt ut 5 nyhetsbulletiner til medlemmene for før sommeren og 3 etter sommeren. Utdrag fra bulletinen Desember 2011 Julegrøten. Nydelig grøt og takk til Dealer for «nøttegaven» Per Magne Kleven og Ester giftet seg lille nyttårsaften 2012 Januar/Februar -De sør for Boknafjorden tok turen til Papas på Haugalandet. God stemning som alltid -Pub kveld på Hinna Bistro Bilstad & Co spilte opp til dans og god stemning. Fult hus -Maria avviklet sin klesforretning(sylvester) etter 25 år. Inviterte til salg og sjampis. Takk for mangen fine kvelder med Sylvester -Ladies of Harley hadde en trivelig kveld med Tapas i Sandnes. 7 Ladies på tur Mars: 10 Rekefesten. Reker, blåskjell og flott stemning 13 Informasjonsmøte av Andre Patay fra Explorify som informerte om deres turer rundt om i verden. Blant annet Route 66. Hele medlemmer møtte opp. April: 21 Revy og pubkveld på Stavangeren og Hinna Bistro. 25 medlemmer deltok. 3 Oppstart kjøresesongen 30 medlemsmøte før vårsleppet Mai: 1 Vårsleppet. Mange takk til Svennie og HD Stavanger for servering av en fortreffelig frokost. 16 Torgtreffet regnet bort i år. 28 På tross av elendig vær ble KOR dagen en kjempesuksess igjen. Det gikk faktisk med litt overskudd pga stor sponsorstøtte. Penger/mat skaffet av Sten Ove, Ole Jan og Maiken. Nygaard holdt diesel. Anne skaffet Kevin Lunde, tryllekunstner, super underholdning i påvente av bedre vær. NRK lokalt gav en fin reportasje. Mange medlemmer stilte opp og hjalp til med aktiviteter, HD turer med deltagerne og grilling. En stor takk till alle hjelpere, og ikke minst Pauline og Morten. Juni:. 2 KOR dagen ble i år også en stor suksess. Fint vær og stort oppmøte. Takk for all innsats fra alle Hoggere som stilte opp og hjalp og ikke minst til Morten og Pauline som stiller sin eiendom til disposisjon. National Ralley på Røros HOG Rogaland var representert med ca 40 medlemmer.

5 Juli: Mange medlemmer reise på lange turer i Europa og landet forøvrig. Takk til alle de som har delt sine opplevelser og sendt bilder til web siden vår. August: Grillfest hjemme hos Kate. Kjempeflott tilstelning. Ca 35 medlemmer September: 22 Tur til Flekkefjord i regi av Haugalandet sitt 5 års jubileum Oktober: Liten aktivitet.

6 November: Års møte og Årsfest Årsberetning avd. Haugelandet: Denne kommer i egen mail eller de tar den direkte. Det meste er publisert gjennom nyhetsbulletinene som er sendt ut i løpet av året.

7 Ladies of harley: - Publisert gjennom nyhetsbulletinene gjennom året

8 Generelt: Styret vil takke for nok en fin sesong og ønske alle nye medlemmer velkommen. Vi har høstet verdifulle erfaringer som vi vil formidle videre til de som skal planlegge neste års sesong. Sett under ett så har det vært en meget bra sesong for HOG Rogaland. + resultat i Økonomien god oppslutning på kjøring/turer. Flere velykkede sosiale arrangement, men det kunne vært noe bedre oppslutning på disse. Bruk den flotte nettsiden vår. Her vil den siste informasjonen alltid være tilgjengelig. Send inn referat og bilder fra turer og arrangement du ønsker å dele med andre. Veldig gledelig å se så mange nye medlemmer som viser initiativ Styret vil takke alle som har tatt i et tak der det trengs, uten den frivillige innsatsen som blir utvist hadde det ikke fungert. En spesiell honnør til vår eminente Webmaster, Rolf n. Tusen takk:-) Til slutt vil vi takke vår sponsor: HD-Stavanger ved Svenni, Kenneth, Kent. Og for ikke å glemme verkstedet v/ Tellef og Affi. Styret har bestått av Styre 2012 Director Assistant Director (Sør) Assistant Director (Nord) Secretary Treasurer Head Road Captain Road Captain Activities Officer 1 (Sør ) Activities Officer (Nord), LOH Officer (Sør) LOH Officer (Nord) Activities Officer 2 (Sør) Membership Officer Kate Reidun Sunde Tore Rindalsholt Øystein Hansen Hildegunn Kirkham Carsten Schomer Alf Magne.Hult Åge Vestergård Tom Foose Håkon Lilleskog Nina Melby Gretha Pedersen Maiken Kvammen Turid Damgaard

9 Sak 7. Regnskap ØKONOMI Årsregnskapet for 2012 omfatter perioden 01 November Oktober 2012 Klubben har en sunn ækonomi i den forstand at i tråd med H.O.G. s retninglinjer, tilbakeføres inntektene i størst mulig grad til sponsing bog investeringer for å fremme økt aktivitet for Chapters medlemmer. Vi har per dags dato 169 medlemmer. I løpet det siste året hadde vi 40 nye medlemmer og 41 utmeldt pga. Ikke betalt årskontingent lokalt eller international. INNTEKTER Resultatregnskap 2012 Salg T-skorter 150,00 Sponsorinntekter 4.776,60 Grasrotandel 8.424,35 Medlemskontingent ,00 Vinutlodning 4.300,00 Arrangementer ,30 Renteintekter 188,79 SUM INNTEKTER ,04 UTGIFTER Leie lokaler 1.500,00 Utgifter Møtelokaler, Kaffe Hinna Bistro 3.996,00 Inventar 3.900,00 Driftsmateriale, Porto 694,00 Data/EDB Kostnader (2012 og 2013) 4.017,50 Utgifter Kommune 280,00 Directorsmøte 2.000,00 Andel Medlemskontingent for Haugesund 2.375,00 Gaver/Oppmerksomhet til HOG medlemmer 1.089,98 Bankkostnader 849,00 SUM UTGIFTER ,48 RESULTAT ,56 BEHOLDNING: IB Bank 209,174,90 Resultat ,56 Avs. Fordringer ,21 Avsetning for kostnader ,00 UB Bank 268,088,67 Stavanger Stavanger Carsten Schommer Rolf Klausen Treasurer Revisor

10

11 Budsjett HOG 2013 INN Medlems kontigent Arrangementer Grasrotandel Salg av effekter UT Utgifter til møtelokale, kaffe Hinna Bistro Leie av lokaler til arrangementer 10,000 Director møte Web/kontorartikler Driftsutgifter Finansutgifter Gaver til medlemmer Utgifter til KOR dag Julegrøt Total inntekt/utgifter Budsjetert overskudd Balanse 64, RØYK OG LUFTEPAUSE

12 Sak 8. Innkomne forslag/informasjon fra styret Forslag fra styret. Valgkomite'n velges på Årsmøtet. National Ralley 2016 Forslag fra valgkomiteen 1 Head Road Captain m/styreverv Han utnevner Road Captain gruppe 10 stk De skal komme sammen og lage turkalanderen og gungere som Road Captain på tirs-/søndags turer og andre felles turer Begrunnelse: Ser ut for at mane er reserverte med å binde ego pp til noen fast, men kan fungere som Raod Captain når de likevel møter opp på fellesturer De som har sagt ja til det er: Geir Øyen John Skjøresztad Erik Kimsås Forslag fra medlemme Ingen inkommne forslag Sak 9. Fastsettelse av gave til veldedig formål Ikke avholdt arr til slikt formål, men KOR dagen anbefales å opprettholde som et positivt tiltak. Tilbakemeldinger er at et slikt arr er bedre enn pengestøtte.. Sak 10. Utmerkelser Chapter Rogaland ønsker å gi utmerkelser til personer som har vist vilje til å stille opp for Chapteret med tilstedeværelse, dugnadsånd, positivitet, lang og tro tjeneste, og ikke minst kreativitet ifm klubbens aktiviteter. Alf Magne Hult er valgt til årets Hogger for lang og tro tjeneste Stå på neste år da kan det akkurat DEG!!!

13 Sak 11. Valg. Følgende verv er på valg: Director: Kate Reidun Sunde velges for 1 år Ass.Director, Tore Rindalsholt velges for 2 år Membership Officer: Turid Damgaard velges for 2 år Activity Officer II Maiken Kvammen velges for 2 år Road Captain: Alf Magne Hult utgår se eget forslag Ladies of Harley: Nina Melby velges for 2 år Activity Officer Haugal Håkon Lilleskog velges for 2 år Ikke på valg: Secretary Treasure Activity Officer Head Road Captain: Hildegunn Kirkham Carsten Schommer Tom Foose Åge Westergård Valgkomiteens innstilling til styret i HOG ROGALAND 2013 Director: Kate Reidun Sunde Gjenvalg Ass. Director: Jon Garmann Nærland Ny Membership Officer: Ann-Mari Grøndal Ny Activity Officer II: Maiken Kvammen Gjenvalg Road Captain: Ny/Utgår Ladies of Harley: Nina Melby Gjenvalg Activity Officer, Haugalandet: Håkon Lilleskog Gjenvalg

14 Ikke på valg Secretary: Treasurer: Activity Officer: Head Road Captain: Hildegunn Kirkham Carsten Schommer Tom Foose Åge Westergård Valgkomiteen alle som gikk ut av styret eller tok gjenvalg 2011 Anne Meyer Helvik Hildegunn Kirkham Kate Reidun Sunde Maiken Kvammen Turid Damgård RIDE AND HAVE FUN

15 FULLMAKT Er du som medlem forhindret fra å møte, kan du la deg representere ved fullmakt. Jeg gir herved fullmakt til å representere meg på Årsmøtet i HOG. Medlems underskrift