REFERAT FRA STYREMØTE I HOG ARCTIC CHAPTER

Transkript

1 REFERAT FRA STYREMØTE I HOG ARCTIC CHAPTER Tidspunkt: 15. mars 2015 kl 2000 Møtested: Skype. Deltakere: Sponsoring Dealer Reidar Samuelsen Director Knut Bjarne Klaussen Assistant Director Hans Bjørnstad Assistant Director Jon Petter Medby Secretary Odd Nordgård Treasurer Terje Hartgen Jespersen Membership Officer Thor Harry Bjørnstad Webmaster Vidar Grønbeck Ikke møtt: Head Road Captain Tony Jespersen 1. Referat fra forrige møte/oppfølgingssaker Secretary Odd går igjennom forrige referat. Følgende punkter kommenteres: Aktivitetsplanen: Fremdeles har ikke alle regioner sendt inn bidrag til aktivitetsplanen. - Hans følger opp videre. Bildearkiv: Odd orienterer. Infomail/veiledning er nesten klar. Sendes medlemmer i april. - Odd sender ut Directormøte: Knut Bjarne kommer tilbake til dette i sak senere i møtet. Chapter t-skjorter: Kommer i egen sak senere. OddN Side 1av

2 NHD2016: Liten endring på Post Ride. All overnatting på Bardufoss flyttet til Målselv. Bjørn Majorn og Director Espen Lie er forespurt ang vårt ønske om å starte promotering av NHD2016 allerede på European HOG Rally 2015 og ingen har innvendinger mot dette. 2. Oppsummering av H.O.G. Directormøte 14. mars Knut Bjarne orienterer. Det kommer en fyldig oppsummering i neste Newsletter, men følgende punkter nevnes nå: Medlemsstatus Chapter i Norge: Relativt stabile medlemstall. Det innføres en noe endret struktur på H.O.G. i Europa. Blant annet innføres Nordic Region. H.O.G. er nå å betrakte som en klubb, ikke bare som en iteresseorganisasjon. Dette styrkes gjennom innføringen av begrepet Riders Club Status National Rally 2014 Halden: 666 deltakere, brukbart overskudd, generell tilbakemelding er at det var et bra arrangement. Chapter Østfold hadde noen utfordringer med å stille tilstrekkelig antall frivillige til alle vaktene. Status Scandinavian Harley Days 2015 Voss: Det er til nå ca 1000 forhåndspåmeldte. Så å si samtlige forhåndsbookede rom ble betalt innen fristen. Det er enda noen overnattingsplasser ledige i Myrkdalen, og det legges opp til teltcamp med god kapasitet. Chapteret overtar det meste av logistikk/treffplassfasiliteter etter ekstremsportveko, inkl festivaltelt på treffplass. Status Nordic Harley Days 2016 Lofoten: Knut Bjarne og Jeppe orienterte Directormøtet om vårt arbeid så langt. Status Nordic Harley Days 2017 : Dette har vist seg å bli et i overkant stort arrangement for mange norske Chapter. To av de tre tidligere lanserte kandidater trakk seg, og til slutt sto Chapter Trondheim igjen som eneste kandidat. De var imidlertid også usikre på kapasiteten, men sa ja til å arrangere, men innenfor de rammene som eventuell treffplass tillater. Det ligger an til å bli Røros. Det ble også stilt spørsmål ved navnet på arrangementet, og flere ønsket å gå tilbake til rammene rundt Norwegian National Rally. Økonomistyring i Chaptere: Bjørn Majorn henviste til et utsendt skriv med rutiner som bedre ivaretar sikkerheten omkring håndteringen av økonomiske midler i Chapterene. OddN Side 2av

3 - Knut Bjarne videresender dette til Styret, og vi tar det opp på neste Styremøte. 3. Aktivitetsplan inkl. Open House og Posse ride til Voss Knut Bjarne orienterer. Open House 25. april. I Ballangen vil campingplassen være åpen. De arrangerer fest fredag i restauranten med musikk. Det er behov for bistand både til rigging i forkant og grilling/demokjøring på lørdag. I henhold til årsmøtevedtak skal dette settes bedre i system, og det bør sendes ut info til medlemmer om dette. - Terje og Thor Harry har hovedansvar I Tromsø er det større usikkerhet omkring HOG s deltakelse på grunn av medlemssituasjonen. - Knut Bjarne kontakter Yngve på Tromsø Motor samt Activities Officer i Troms. Det er planlagt førstehjelpskurs i Valnesfjord. Her er det planlagt å leie inn Røde Kors. Dette koster imidlertid 2000kr. Posse Ride 2015 til Voss: Odd orienterer. Det er planlagt to overnattinger: Steinkjer og Skjolden. Her er det forhåndsbooket et antall rom som medlemmene selv kan bestille. Frist for dette er 1. mai. Dagsetappene blir: Tirsdag: 53mil, onsdag: 50mil og torsdag: 16,5 mil. Ingen formell påmelding i år heller, men vi ønsker gjerne tilbakemelding på hvem som blir med. Det behøves også minst to Road Captains til dette. - Odd sender ut infomail til medlemmene med detaljer. - Hans fortsetter arbeidet med aktivitetsplanen. 4. NHD 2016 planleggingsstatus, treffskjorter Knut Bjarne orienterer. Promoteringen starter for fullt på Voss og alt materiell må da være klart. - Film - Brosjyrer - T-skjorter OddN Side 3av

4 - Roll ups - Kulisser (fra Destinasjon Lofoten?) Det må opprettes et regime for vaktlister for standen vår på Voss. Promotion t-skjorter er bestilt, og beregnet levert i begynnelsen av april. 5. Chapterskjorter Odd orienterer om arbeidet med bestilling av promotion t-skjorter, og dersom disse holder tilstrekkelig kvalitet, kan vi gjøre en henvendelse til Informativ for tilbud på Chapter t-skjorter. Det må vurderes om vi må gjøre en ny henvendelse til medlemmene som allerede har bestilt Chapter t-skjorter. Vi må også få bekreftet om Informativ leverer skjorter med lang arm. -Odd jobber videre med dette. 6. Hjemmesida/Facebooksida Webmaster Vidar orienterer om oppgraderingen av hjemmesiden, samt detaljer om facebooksiden. Han etterspør også påloggingsdetaljer for Google bilde-kontoen. -Odd sjekker dette. 7. Newsletter Jeppe jobber videre med Newsletter, planlagt utsendelse i løpet av uke Økonomistatus Terje orienterer om status på Chapterets konti. OddN Side 4av

5 9. Medlemsstatus/medlemspleie Thor Harry orienterer. Sist utsendte liste er fremdeles à jour. Det er et par nye medlemmer på tur inn i Salten regionen. Det er behov for oppdaterte regionslister på hjemmesiden. -Vidar sjekker dette. 10. AoB Ingen Slutt 2315 Odd Nordgård Secretary H.O.G. Arctic Chapter OddN Side 5av