SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Marit Melhus Wik Arkiv: 431 &32 Arkivsaksnr.: 12/363 Sign: Dato: 04.12.15 Utvalg: Administrasjonsutvalget 16.12.15 AMU 10.02.16 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN Forslag til vedtak: Saken tas til orientering.
SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn Karmøy kommune har satt som mål å styrke sin attraktivitet som arbeidsgiver ved å kommunisere at kommunen tilbyr gode arbeidsplasser og utviklingsmuligheter. Medarbeiderundersøkelsen er et verktøy for å måle medarbeidertilfredshet og sammenligne med andre kommuner. Medarbeiderne er den viktigste enkeltfaktor når det gjelder å utvikle og effektivisere tjenesteproduksjonen. Ved å få innsikt i de ansattes arbeidssituasjon og trivsel har vi et grunnlag for å utvikle forbedringstiltak. Verktøy Karmøy kommune benytter medarbeiderundersøkelsen fra KS Effektiviseringsnettverkene. Medarbeiderundersøkelsen er en av flere undersøkelser. Deltakerne har svart elektronisk. Tema i undersøkelsen I medarbeiderundersøkelsen er tilfredsheten kartlagt gjennom ca 50 spørsmål som omfatter følgende: Organisering og tilrettelegging av arbeidet Innhold i jobben Fysiske arbeidsforhold Samarbeid og trivsel med kollegene Nærmeste leder Overordnet ledelse Faglig og personlig utvikling Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger For hvert av disse temaene er det stilt konkrete spørsmål om hvordan medarbeiderne vurderer enkeltforhold, mens tilfredsheten er kartlagt i form av et spørsmål om hvor tilfredsmedarbeiderne alt i alt er innenfor hvert av disse temaene. I tillegg er det stilt spørsmål om: Mobbing, diskriminering og varsling Stolthet over egen arbeidsplass Medarbeidersamtale Helhetsvurdering av hvor fornøyd medarbeideren er med arbeidssituasjonen.
Det er mulig å bruke standard bakgrunnskjennetegn som kjønn, alder, ansiennitet og utdanningsnivå. Vi har valgt å ikke bruke dette av hensynet til anonymitet. For hvert spørsmål er svaralternativene gitt på en gradert skala fra en til seks, fra svært liten grad til svært stor grad og en egen kategori for vet ikke. Rapportering Data i kartleggingen er registrert på enhetsnivå (den enkelte barnehage, skole osv.). Rapportene viser medarbeidertilfredshet og svarfordeling både for enkeltspørsmål og summeringen av enkeltspørsmål. Det er også mulig å hente ut Excel-rapporter med grafiske framstillinger av: Utvalgsprosenten i medarbeiderundersøkelsen Andelen av medarbeidere med og uten medarbeidersamtale Andel av medarbeiders som har svart vet ikke pr spørsmål Gjennomsnittlig medarbeidertilfredshet pr dimensjon Andel svar pr svaralternativ både pr dimensjon og spørsmål. Egne resultater kan sammenlignes over tid. Det er også mulig å sammenligne resultatene med de kommuner om har benyttet medarbeiderundersøkelsen (samlet resultat, ikke enkeltvis). Oppslutning I inviterte vi 3015 til å svare og fikk 2176 svar. Dette gir en oppslutning på 72 %. I ble 3067 medarbeidere invitert til å delta og 2061 gjennomførte, en oppslutning på 67 %. Vi har hatt en økning på 5 % siden forrige undersøkelse, det er vi fornøyd med selv om vi gjerne ville hatt alle med. Høy oppslutning om undersøkelsen er viktig for å få et godt grunnlag for videre dialog om resultatene på den enkelte arbeidsplass. Undersøkelsen ble gjennomført i perioden 12.10.15 til 06.11.15. Bruk av resultatene handlingsplaner Den enkelte leder har fått tilgang til resultatene for sin enhet og er ansvarlige for en oppfølgingsprosess i egen enhet. Medarbeiderne har medvirkningsplikt i arbeidet med forbedring og utvikling av arbeidsplassen. Leder gjennomgår resultatene sammen med HMS-/IA-gruppen som videre identifiserer 2-3 fokusområder for videre utviklingsarbeid som presenteres for de ansatte i en felles gjennomgang av resultatene/fokusområdene. Tiltakene skal være konkrete, tidsfrister og hvem som har gjennomføringsansvaret. Det blir ofte fokus på områder som kommer dårlig ut. Det å vektlegge områder som får en god score kan også være verdifullt. Å videreutvikle det positive kan være like effektivt som å fokusere på de vanskelige områdene. Planen må være realistisk i forhold til hva det er mulig å gjennomføre fram til neste kartlegging. Det er utarbeidet en ny veileder som støtte til lederene i arbeidet med gjennomføring og oppfølging. Den ligger tilgjengelig på Extranett. Arbeidet med identifisering og oppfølging av resultatene fra
medarbeiderundersøkelsen starter på den enkelte arbeidsplass så raskt som mulig, innen 1 kvartal. Resultatene legges inn i HMS-/IA-handlingsplan. Leder har en avgjørende rolle for at tiltak/evaluering gjennomføres. Resultater pr hovedtema I var det første gang undersøkelsen ble gjennomført for hele kommunen. Vi har derfor mulighet til å sammenligne utviklingen med årets resultater. Vi kan sammenligne med samlet resultat fra andre kommuner( snitt Norge ). Medarbeidertilfredsheten i Karmøy er like høy, eller høyere, som landsgjennomsnittet på de ulike hovedtemaene. Ansatte i Karmøy gir høyere score på de fleste temaene 0,1 %, med unntak av Overordnet ledelse og Systemer for lønn- or arbeidstidsordninger som ligger likt med landsgjennomsnittet. (Tall i parantes tall) Snitt Norge Organisering av arbeidet 4,7 (4,6) 4,6 (4,5) Innhold i jobben 5,1 (5,1) 5,0 (5,0) Fysiske arbeidsforhold 4,3 (4,4) 4,2 (4,2) Samarbeid og trivsel med kollegene 5,2 (5,2) 5,1 (5,1) Mobbing, diskriminering og varsling 5,1 (5,1) 5,0 (5,1) Nærmeste leder 4,7 (4,7) 4,6 (4,6) Medarbeidersamtale 5,0 (5,0) 4,9 (4,8) Overordnet ledelse 4,1 (4,1) 4,1 (4,0) Faglig og personlig utvikling 4,6 (4,4) 4,5 (4,4) Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger 4,2 (4,1) 4,2 (4,1) Stolthet over egen arbeidsplass 5,0 (5,0) 4,9 (4,8) Helhetsvurdering 4,8 (4,7) 4,7 (4,6) Snitt totalt 4,7 (4,7) 4,6 (4,6)
Resultater pr spørsmål (Resultat merket grønt er gått opp, mens resultater som er gått ned siden er merket med rødt). Første hovedtema er organisering av arbeidet, hvordan det legges til rette for at den enkelte kan gjørejobben sin på en god måte, og i hvilken grad den enkelte selv bidrar. I hviken grad får du tilstrekkelig informasjon til å gjøre en god jobb? 4,8 4,8 er du kjent med målene dine for din arbeidsplass? 5,1 5,1 er du med på å utarbeide målene for din arbeidsplass? 4,4 4,4 bidrar du selv aktivt til at arbeidsplassen når sine mål? 5,1 5,1 har du nok tid til å gjøre jobben din? 4,0 4,0 har du utstyr til å få gjort jobben din (for eksempel data, verktøy, hjelpemidler)? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med hvordan jobben din er tilrettelagt? 4,5 4,8 4,6 4,7 Snitt 4,6 4,7 Neste tema er innhold i jobben. I hvilken grad har du nok utfordringer i jobben? 5,0 5,1 har du nødvendig kompetanse for å utføre dine arbeidsoppgaver? 4,9 5,0 har du mulighet til å jobbe selvstendig? 5,3 5,2 mestrer du jobben din ut fra forventningene som stilles til deg? 5,1 5,0 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med innholdet i jobben din? 5,0 5,0 Snitt 5,1 5,1
Neste tema er fysiske arbeidsforhold knyttet til den enkeltes jobb. I hvilken grad er du fornøyd med inneklimaet på arbeidsplassen din? 4,1 4,0 er du fornøyd med standarden på arbeidslokalene dine? 4,1 4,1 opplever du at det er fysisk trygt på arbeidsplassen din? 4,9 4,9 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med de fysiske arbeidsforholdene i jobben din? 4,4 4,4 Snitt 4,4 4,3 Her dreier spørsmålene seg om hvordan den enkelte trives sammen med kollegaer og samarbeidet med dem. i hvilken grad trives du sammen med dine kolleger? 5,4 5,4 løser dere felles arbeidsoppgaver på din arbeidsplass på en god måte? 5,0 5,0 alt i alt, hvor fornøyd er du med samarbeidet med dine kolleger på arbeidsplassen? 5,2 5,1 Snitt 5,2 5,2 Mobbing blant kollegaer og ledere, diskriminering og mulighet for å kunne melde fra om kritikkverdige forhold er neste tema. I hvilken grad er arbeidsmiljøet på din arbeidsplass uten mobbing? 5,3 5,3 er din arbeidsplass integrerende når det gjelder kjønn, etnisk tilhørighet, religion osv? er det lagt til rette for mulighet til at du kan melde fra om kritikkverdige forhold på din arbeidsplass? 5,2 5,2 4,9 4,9 Snitt 5,1 5,1
Spørmålene her omhandler nærmeste leder. I hvilken grad opplever du at din nærmeste leder gir klart uttrykk for hva som forventes av deg i jobben? 4,7 4,8 gir deg tilstrekkelig tilbakemelding på den jobben du gjør? 4,3 4,3 har innsikt i den jobben du gjør? 4,4 4,4 er lydhør overfor dine synspunkter? 4,7 4,8 tar spørsmål om etikk på arbeidsplassen alvorlig? 4,9 5,0 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med din nærmeste leder? 4,8 4,9 Snitt 4,7 4,7 om gjennomført medarbeidersamtale. Dersom du har svart ja har din leder fulgt opp det dere ble enige om i samtalen? 4,9 4,9 har du fulgt opp det dere ble enige om i samtalen? 5,1 4,1 Snitt 5,0 5,0 om overordnet ledelse (oppfatninger om rådmannen og hans ledergruppe). I hvilken grad synes du den overordnede administrative ledelse er tydelig i forhold til kommunens retning og mål? 4,1 4,2 bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen blant innbyggerne? 4,1 4,1 tar spørsmål om etikk i kommuneorganisasjonen alvorlig? 4,2 4,2 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med den overordnete ledelsen i kommunen? 4,0 3,9 Snitt 4,1 4,1 SnittKarmøy
Faglig og personlig utvikling. I hvilken grad SnittKarmøy lærer du noe nytt gjennom jobben din? 4,7 4,8 legger din arbeidsgiver til rette for kompetanseutvikling som er viktig for jobben din? alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med mulighetene for læring i jobben? 4,2 4,4 4,4 4,6 Snitt 4,4 4,6 SnittKarmøy Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger. I hvilken grad er du fornøyd med SnittKarmøy lønnen din i forhold til jobben du gjør? 3,6 3,8 måten din individuelle lønn blir fastsatt? 3,7 3,9 arbeidstidsordningen i jobben (flexitid, turnus, vaktplan, arbeidshelger)? 4,5 4,5 muligheten for å få en stillingsstørrelse som er tilpasset dine behov? 4,6 4,7 alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med lønns- og arbeidstidsordningene i jobben din? 4,1 4,1 Snitt 4,1 4,2 om hvor stolt den enkelte er av sin arbeidsplass. I hvilken grad tror du din arbeidsplass har et godt omdømme blant innbyggerne i kommunen? 4,7 4,8 tror du brukerne er fornøyd med tjenestene fra din arbeidsplass? 4,9 4,9 vil du anbefale andre å søke jobb på din arbeidsplass? 5,1 5,2 tror du at du jobber i kommunen om 3 år? 5,0 5,1 alt i alt, i hvilken grad er du stolt av arbeidsplassen din? 5,1 5,1 Snitt 5,0 5,0 SnittKarmøy
Helhetsvurdering. alt i alt, hvor fornøyd er du med arbeidssituasjonen din? 4,7 4,8 Snitt 4,7 4,8 Totalt Snitt totalt 4,7 4,7 Resultater vet ikke Et svaralternativ er vet ikke. Følgende spørsmål har flest vet ikke svar: Overordnet ledelse: I hvilken grad synes den overordnede administrative ledelsen o Tar spørsmål om etikk i kommuneorganisasjonen alvorlig? (30,6 %) o Er tydelige i forhold til kommunens retning og mål? (20,6 %) o Bidrar til å skape et positivt bilde av kommunen blant innbyggerne? (19,2 %) Alt i alt, i hvilken grad er du fornøyd med den overordnete ledelsen i kommunen? (19,2 %) Oppsummering Temaet som går på Faglig og personlig utvikling scorer høyest på snittet sammenlignet med, etterfulgt av Systemer for lønn- og arbeidstidsordninger, Organisering av arbeidet og Helhetsvurdering. Det er en liten nedgang på Fysiske arbeidsforhold samenlignet med, men den er likevel over landsgjennomsnittet. Temaene som omhandler Overordnet ledelse har lavest score på 4,1, men på landsgjennomsnittet ligger også dette tema på 4,0 %. Variasjonene er relativt små på kommunenivå. Snittet totalt sett er likt i år samenlignet med og helhetsvurderingen gått opp med 0,1 %. Arbeidet med resultatene vil skje på flere plan, fra den enkelte arbeidsplass, etatsnivå samt samlet for hele kommunen. Alle spørsmålene vil gjennomgås og det skal utarbeides handlingsplaner som nevnt tidligere i saken. Personalsjefen i Karmøy, 04.12.15 Wenche Håvik
SAKSPROTOKOLL - MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN Administrasjonsutvalget behandlet saken den 16.12., saksnr. 28/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering.