BERGEN BOLIG OG BYFORNYELSE Handlingsplan 2008 Rapport pr.: 300408 Mål: 01 ØKONOMIPERSPEKTIV BBB KF skal ivareta realkapitalen, utnytte inntektspotensialet og sikre gode finansielle løsninger for bedriftens utbyggingsprosjekt Delmål: 01.01 BBB skal ivareta effektiv økonomistyring 01.01.01 Iverksette regulerende tiltak ved negative avvik på 5% ved tertialrapportering Basert på regnskap etter første tertial viser årsprognose for BBB et årsresultat som er bedre enn budsjettert. Lønnsbudsjettet viser imidlertid et negativt avvik på over 5%. Det legges på denne bakgrunn fram egen sak mht budsjettendring. 01.01.02 Videreutvikle budsjett-, regnskaps- og rapporteringsrutiner i samarbeid med driftsavdelingen Det er startet en prosess i samarbeide med driftsavdelingen for å utvikle bedre interne regnskapsrapporter. 01.01.03 Videreutvikle controllerfunksjonen i økonomiavdelingen med hovedfokus på fakturaog leveransekontroll Det er etablert en egen begrenset controllerfunksjon i økonomiavdelingen. Delmål: 01.02 BBB skal utnytte etablerte tilskuddsordninger, sikre en gunstig LCC/årskostnad i prosjekt og ha prisriktige tomtekjøp 01.02.01 Søke å oppnå minimum 20% tilskudd fra Husbanken som årsgjennomsnitt for nye prosjekt, og samlet utbedringstilskudd på kr 5 mill pr år Foreløpig ingen nye tilsagn for 2008 01.02.02 Unngå tilleggsbevilgningssaker for utbyggingsprosjekt. Avvik for enkeltprosjekt holdes innenfor +/- 10% Ingen saker 01.02.03 Prosjektere minst ett lavenergihus i 2008 Lavenergi prosjekteres for Nordre Skogvei 73 og Leirvikåsen. Passivhus prosjekteres i bofellesskap i Rådalslien 01.02.04 Søke Boligetaten om tilskudd til tilpasningsprosjekter i eksisterende boligmasse, for beboergrupper med spesielle behov Fortløpende dialog med boligetaten om aktuelle prosjekter. Enkeltsøknader fremmes fortløpende Side 1 av 10
01.02.05 Innløse festeavtale med Tomteselskapet for Fagerdalen med sikte på ombygging dersom omregulering blir vedtatt 01.02.06 Søke Husbanken om tilskuddsmidler til utbedring og oppgradering av aktuelle eiendommer Søkt fradeling. Avventer avklaring fra Husbanken om rammen for tilskuddsmidler for 2008 Delmål: 01.03 BBB skal sikre en sunn balanse mellom driftsinntekter og driftsutgifter og ivareta realkapitalen 01.03.01 Gjennomføre oppdatering og rullering av overordnet tilstandsanalyse Startet iht plan. 01.03.02 Avsette bedriftens årsoverskudd til vedlikeholdsfond for reduksjon av beregnet etterslep. Boligporteføljen vedlikeholdes minst på nivå med Holtes normtall 01.03.03 Oppdatere takstdatabasen for leiefastsettelse gjennom innhenting av minimum 20 takster 01.03.04 Planlegge opplegg for energimerking av boligportefølje Avsetning til vedlikeholdsfond av årsresultat 2007 vil bli avklart ved Bystyrets godkjenning av regnskap. Egen sak om anvendelse av vedlikeholdsfond fremmes for styret vår/sommer 2008. Gjennomføres høsten 2008. Planleggingsdelen er i rute. Energimerkingsprosessen vil kreve ressurser både ifht selve boligmerkingen, men også sertifikatgenereringen vil bli ressurskrevernde for 2009. BBB avventer NVEs videre direktiver ifht iverksettelse. Prosjektleder NVE(energimerking) har signaliert at systemet ikke er oppe og går før tidligst i januar 2009. Delmål: 01.04 BBB skal sikre videreføring av dagens egenkapital 01.04.01 Inngå "Foreløpig husleieavtale" med bestiller i alle nye prosjekt med basis i kontantstrømanalyse basert på annuitetslån på 20 år Rutinefestet. 01.04.02 Gjennomføre fortløpende salg av boliger som fristilles av brukeravdeling og som ikke er egnet til annet formål 01.04.03 Erverve tomter i henhold til økonomiplan 2008-2011, samt sikre fremtidig tilgang til tomtearealer/ eiendommer gjennom samarbeid med Bergen tomteselskap, BKB og eventuelle andre aktører Solgt ettroms leilighet i Elveneset BRL. Solgt ettroms leilighet i Solheimslien BRL. Inngått kjøpekontrakt med Bergen tomteselskap om kjøp av tomt til PUboliger på Hylkje, del av gnr. 171, bnr. 96. Kjøpt to-roms leilighet i Rosenkilde BRL, Åsane senter 23, ihht bestilling fra Boligetaten Side 2 av 10
Mål: 02 BRUKERPERSPEKTIV BBB KF skal bidra til trygghet og trivsel i sine boområder, utvikle tjenlige boliger og spesialboliger, og sikre god kvalitet på bedriftens service og tjenester Delmål: 02.01 BBB skal videreutvikle en serviceorientert organisasjon med god oppfølging av kundene, en god beboerinformasjon og gode eksterne relasjoner 02.01.01 Gjennomføre spørreundersøkelse annenhvert år blant et utvalg av bedriftens eksterne samarbeidspartnere, med målsetting å score bedre enn 4 på en skala fra 1-6 Planlegges gjennomført høsten 2008. 02.01.02 Videreføre prosjekt inkluderende naboskap med vekt på tillitsvalgt- rekruttering, boveiledning og interkulturelle aktiviteter i nærmiljøet. Evaluere prosjektet og tilrettelegge for videreføring av prosjektets tiltak Boveiledning avsluttet i to av fire husstander. De to andre avsluttes i løpet av mai 2008. Interkulturell kvinnegruppe startet opp 28. mars. Er selvdrevet av kvinnene. Kvinnegruppen bidrar på Nabodagen. Røde Kors har startet opp med interkulturelle aktiviteter i Sambrukshuset fra 7. mai. Prosjektet følger opp aktivitetene/røde Kors i oppstartsfasen. Delmål: 02.02 BBB skal sikre riktig bokvalitet og bidra til trygghet, trivsel og engasjement i våre boområder 02.02.01 Videreføre opplæringstilbud for beboerrepresentanter med tilbud til nyvalgte og for viderekommende, pluss tilpasset opplæring for representanter med innvandrerbakgrunn Opplæringstilbudet er under forberedelse og vil bli gjennomført høsten 2008. 02.02.02 Utrede finansieringsopplegg med sikte på å gjennomføre trinn 1 av bolig- og miljøutviklingsprosjektet i Dikterkvartalet. 02.02.03 Gjennomføre forprosjekt for en helhetlig boligog miljøutvikling for våre boligområder på Landås/Slettebakken. Utredning av finansieringsopplegg pågår i samråd med BOE. Styringsgruppe opprettet og har gitt tilslutning til forprosjektplan. Frist forlenget med en måned. Prosjektet følger ellers plan. Side 3 av 10
02.02.04 Det utarbeides planer for utvidet tilsynsopplegg av BBBs ordinære utleieboliger. 02.02.05 Delta i det tverretatlige prosjektet Levekårsløft for Damsgårdssundet, herunder fysiske og boligsosiale tiltak og opparbeidelse av uteareal. 02.02.06 Tilrettelegge for sosiale aktiviteter, dugnader og lignende i boområder og felleslokaler, herunder Nabodagen 2008. Prosjektbeskrivelse, prekvalifisering og konkurransegrunnlag utarbeidet. Forhandlinger og valg av leverandør er planlagt gjennomført i løpet av mai 2008. BBB deltar blant annet i prosjektets bolig strategiske planarbeid og energieffektivisering. Dugnader og uteaktiviteter gjennomført i løpet av våren 2008. Den Europeiske Nabodagen arrangeres i alle tre områdene innenfor BBBs boligportefølje. Dato for gjennomføring av Den Europeiske Nabodagen er 27. mai. Delmål: 02.03 BBB skal sikre en rask og kundeorientert oppfølging av bestilling fra brukeravdelingene i henhold til vedtatt budsjett 02.03.01 Levere minst 95% av utbyggingsprosjektene ihht tidsplan i foreløpig husleiekontrakt Holder planen. 02.03.02 Sikre brukermedvirkning i alle utbyggingsprosjekt Rutinefestet. 02.03.03 Gjennomføre utbyggingsprosjekter ihht kommunens budjett for 2008 Holder planen. Ett prosjekt for psykiatri (Biskopshavn) er vesentlig forsinket på grunn av høye entreprisekostnader, og går ventelig ut i ny konkurranse medio 2008. 02.03.04 Planlegge for videre utbygging ihht økonomiplan 2008-2011. Holder planen. En rekke anlegg er under prosjektering i samarbeid med bestillende byrådsavdelinger. Delmål: 02.04 BBB skal oppnå høy kundetilfredshet hos beboere og bestillere 02.04.01 Gjennomføre periodiske spørreundersøkelser blant et utvalg av beboerne, med målsetting å score bedre enn 2,5 (på en skala fra 1-5) Gjennomføres i 2. Tertial, det vurderes å supplere undersøkelsen med en enklere kvalitativ intervjuundersøkelse, for å oppnå sikrere og mer utfyllende informasjon. 02.04.02 Evaluere leverte byggeprosjekt, med målsetting å score bedre enn 4 i gjennomsnitt (på en skala fra 1-6) 02.04.03 Oppgradere BBB sin hjemmeside, herunder brukerrettede informasjon, med lenke til andre aktuelle nettsteder. Holder planen. Ombyggingen av tidligere aldershjem i Håsteins gate 5 til bofellesskap for psykiatri fikk score 4,8 fra bestiller Helse og Omsorg. BBB har meldt behov for bistand til Informasjonsetaten, men de har ikke kunnet prioritere oss ennå. Side 4 av 10
Mål: 03 PRODUKSJONSPERSPEKTIV BBB KF skal med forankring i bedriftens strategi sikre effektiv prosjektgjennomføring og vedlikehold av kommunens boligmasse, og bidra til effektiv ressursbruk Delmål: 03.01 BBB skal videreutvikle en god intern samhandling, ha klarlagte ansvarsforhold og kostnadseffektiv administrasjon 03.01.01 Organisere samarbeidsmøter med styrene for borettslag der BBB eier andeler Aktiviteter planlegges etter at borettslagene har gjennomført generalforsamling og valg i løpet av vårsemesteret. Møter vil bli gjennomført med de nye B/L styrene i løpet av september. 03.01.02 Gjennomføre minst en oppgradering av fellesareal i hvert av de tre driftsområdene. 03.01.03 Avklare ansvarsforhold i forhold til Boligetaten mht innkreving som følge av endrede bostøttevedtak. 03.01.04 Lekeplasser med oppgraderingsbehov utbedres og sikres. Uteområder sikres og repareres iht planverk og prioriterte lister. Følger planen. BBB er i dialog med Boligetaten og forventer innspill i løpet av mai måned med forslag til løsning. Lekeplasser er prioritert. Sikring, fornyelse, samt et jevnlig kontrolll/tilsynsopplegg vil bli en del av oppgraderingen. Følger planen. Delmål: 03.02 BBB skal etablere fleksible og fremtidsrettede boliger under ivaretagelse av bærekraft, og ivareta tilstrekkelig tomteforsyning 03.02.01 På bakgrunn av kartlegging, igangsette oppgradering av aktuelle kabeltv-anlegg og fellesantenneanlegg med sikte på gode seerforhold for beboerne. Prosjekt ble opprettet for å gjennomføre tiltaket. Kartleggingen er nesten gjennomført, noen odde adresser gjenstår. Oppgradering av fellesantenneanleggene er i gang på flere adresser. Informasjon til beboere vil bli sendt ut før fellesferien 2008. 03.02.02 Med basis i ROS-analyse iverksette forebyggende tiltak på særlig risikoutsatte felt. Planlegging pågår. Side 5 av 10
03.02.03 Følge opp kommunens opplegg for miljøledelse Holder planen og kommunens ønskete fremdrift. Delmål: 03.03 BBB skal videreutvikle en kostnadseffektiv FDV og redusere tomgang 03.03.01 Gjennomføre benchmarking for FDV med sikte på å være bedre enn sammenlignbare aktører/ Boligbygg Oslo KF/ Holte indeks tilpasset brukergruppe BBB er i en prosess med Boligbygg Oslo og Holthe for å få utarbeidet en "storbynøkkel" for FDV. 03.03.02 Utarbeide skriftlig arbeidsordre for klargjøringsarbeid innen 3 dager etter ledigmelding, for å sikre at tomgangen ikke utgjør mer enn 2,5% (6 mill) av leieinntektene 03.03.03 Gjennomføre ny tilbudsrunde for serviceavtaler som utløper i 2008 og for nye fagområder 03.03.04 Gjennomføre vedlikeholdsplan for 2008 og utbedrings- og ombyggingsprosjekt. I hovedsak skjer besiktigelse innen frist, noe avvik pga to nye tekniske konsulenter. Prekvalifisering gjennomført, konkurrransegrunnlaget blir sendt ut i løpet av uke 21. Det forventes forhandlinger og valg av leverandør gjennomført i løpet av juni 2008. Vedlikeholdsplan er forelagt styret og konkurranser vedrørende anskaffelser gjennomført for de fleste prosjekter. 03.03.05 Gjennomføre plan for boligsprinkling for 2008. Følger planen. 03.03.06 Gjennomføre plan for HMS-kontroll av boliger med tilhørende areal etter utarbeidet mal ihht internkontrollforskriften, for minst 1000 boliger pr år. 03.03.07 Etablere branndokumentasjon og organisasjon for de særskilte brannobjekt og særskilte tilsynsobjekt etter plan Nye HMS-rapporter og avviksrapporter utarbeidet og implementert i FDV-web. Arbeidet med kontroller er så langt prioritert inn mot særlig utsatte boliger. BBB har ansatt HMS-konsulent til å gjennomføre planmessige kontroller for utsatte grupper, da arbeidet har vist seg å være meget ressurskrevende. Tre kurs som omhandlet "Organisatoriske tiltak for omsorgsboliger" i regi av BBB, Bergen Brannvesen og Byrådsavdeling for Helse og Omsorg er avholdt. Målgruppe: Personalet i omsorgsboligene. Følger plan. Befaring på 12 tilsynsobjekt med Bergen Brannvesen avsluttes den 13.06.2008. Starter på utbedring av branntekniske avvik i uke 22. Side 6 av 10
03.03.08 Utbedring av avtrekksforhold i prioriterte boliganlegg med fuktproblemer. 03.03.09 Igangsette justering av sensorer i boliger med adresserbart brannvarslingsanlegg. 03.03.10 Gjennomføre oppgradering av branntekniske tiltak knyttet til 12 særskilte brannobjekt. (serviceboliger). 03.03.11 Utarbeide prosedyrer for ubetjente bygg med sprinkler/brannalarm. 03.03.12 Gjennomgang av formålskodene/underkode for å optimalisere kontrakter 03.03.13 Ny informasjonsmappe til beboerne ved innflytting 03.03.14 Gjennomgang av låsesystemer, masternøkler og nøkkelskap Planer er utarbeidet for alle tre områdene. En del av utbedringene håndteres ifm klargjøringer, andre større utbedringer håndteres, planlegges og gjennomføres som prosjekter. Prøveordning igangsatt sammen med Bergen Brannvesen. Skal evalueres etter ca 3 måneder. Følger plan. Befaring på 12 tilsynsobjekt med Bergen Brannvesen avsluttes den 13.06.2008. Starter på utbedring av branntekniske avvik i uke 22. Igangsatt og følger planen. Igangsatt og følger planen. Igangsatt og følger planen. Igangsatt og følger planen. Delmål: 03.04 BBB skal videreutvikle god rapporteringspraksis ved tjenlig bruk av IKT 03.04.01 Innføre SMS-varsling for alle faste oppdrag for BBB. Det er iverksatt varslingsopplegg for brøyting, strøing og vasking. Opplegg laget for skadedyrskontroll. Ellers innføres SMS-varsling i nye kontrakter og benyttes om formålstjenlig. 03.04.02 Etablere kartintegrasjon mot FDV-systemet med henblikk på oppgraderte brukerfunksjoner og bedret beboerinformasjon. 03.04.03 Følge opp samarbeidsprosjekt med Resight AS og Innovasjon Norge og nyttiggjøre oss de nye funksjonaliteter i FDV-web som framkommer. 03.04.04 Gjennomføre årlig oppdatering av bedriftshåndboken Følger planen. Link fra leieobjekt til adresse i Google Map er etablert. Følger planen. Utviklerseminar holdt 15. - 30. april i Bergen. Pågår, relativt stor aktivitet i 1. Tertial. 03.04.05 Synliggjøre BBB og oppnådde resultat bedre, gjennom minst 3 positive oppslag i media pr. år. Informasjonsfeltet følges opp. Oppslag i BT 23.02.2008 på bakgrunn av BBB styrets brev til Kommunalkomiteen om behovet for å øke husbanktilskuddet til kommunale utleieboliger. Side 7 av 10
03.04.06 Etablere utvidet dataimport fra kemneren som gir elektronisk tilgang til enkeltsakers status. 03.04.07 Avklare forhold knyttet til avsluttede leieforhold i samarbeid med Kemner og Boligetaten. 03.04.08 Ta i bruk anleggsmodul og prosjektmodul i Agresso. 03.04.09 Avklare implementering av budsjettmodul i Agresso. 03.04.10 Implementere ny rettighetsstruktur på delte filområder i BBB sitt nettverk. Kemneren forventer å anskaffe ny dataløsning i løpet av året. BBB har meldt sitt behov/ønske til kemneren slik at dette kan tas med i anskaffelsesprosessen. BBB er i dialog med Kemner og Boligetaten med tanke på justering av gjeldende praksis. Arbeidet må imidlertid sees i sammenheng med mulig sak til byrådet vedr tildelingskriterier for kommunal bolig. Tiltaket har vært stilt midlertidig i bero som følge av pågående oppgradering av Agresso. Tiltaket har vært stilt midlertidig i bero som følge av pågående oppgradering av Agresso. Forventes gjennomført iht plan. Side 8 av 10
Mål: 04 MEDARBEIDERPERSPEKTIV BBB KF skal tilrettelegge for et utviklingsorientert og godt arbeidsmiljø Delmål: 04.01 BBB skal videreutvikle et godt arbeidsmiljø, fremme lavt sykefravær og fremme likestilling 04.01.01 Redusere lønnsforskjeller knyttet til kjønn, i tilknytning til lokale lønnsforhandlinger. Ved ledighet sikre bedre kjønnsbalanse i forhold til lederstillinger Søkes ivaretatt ifm årlige lønnsoppgjør og ved ledighet i stillinger. 04.01.02 Tilstrebe bedre score på den årlige arbeidsmiljøundersøkelsen enn gjennomsnittet for lignende virksomheter i Bergen kommune 04.01.03 Tilstrebe lavere sykefravær enn BKs gjennomsnitt for lignende virksomheter. 04.01.04 Gjennomføre minst en medarbeidersamtale samt oppfølgingssamtale i løpet av året Arbeidsmiljøundersøkelsen gjennomføres til høsten. Sykefravær etter første tertial er 5.3 % mot 3.7 % for tilsvarende periode i 2007. Det har i perioden vært langtidsfravær som har strukket seg over hele rapporteringsperioden. Medarbeidersamtaler gjennomføres ved hvert årsskifte og oppfølgingssamtale i sommerhalvåret. Delmål: 04.02 BBB skal videreutvikle de ansattes kompetanse innenfor bedriftens fokusområder, og sikre riktig kompetanse i bedriften 04.02.01 Gjennomføre årlig rapportering på gjennomføringsgrad for opplærings/karriereplan. Hver ansatt gis tilbud om ett opplæringstiltak pr år, gjennom medarbeidersamtalen Rapporteres ved årsslutt. 04.02.02 Videreføre BBBs interne bomiljøskole med 4 samlinger pr. år. To samlinger er under forberedelse for avvikling første halvår; hvordan håndtere truende situasjoner, og hvordan oppnå godt samarbeid med barnevernet. Side 9 av 10
Delmål: 04.03 BBB skal ivareta personal- og lederutvikling og god informasjon til de ansatte 04.03.01 Sikre høy etisk bevissthet gjennom fokus på Det har så langt vært gjennomført en temaet på minst en samling pr. år for de ansatte. samling for driftsavdelingen hvor temaet bl.a var etikk og interne rutiner/fullmakter. 04.03.02 Etablere samarbeidsforum for bomiljøarbeid som videreføring av Prosjekt Bomiljønett, og driftsbasert forankring for nettstedet bomiljønett.no. 04.03.03 Følge opp kommunens handlingsplan for rekruttering av innvandrere, og iverksette planens anbefalte tiltak (nytt tiltak ihht styrevedtak 10.04.07) Oslo, Bergen og Trondheim kommuner er enige om å videreføre samarbeidet om bomiljøarbeid, utkast til samarbeidsavtale er gjennomgått av styringsgruppen, det pågår møtevirksomhet med husbanken lokalt og sentralt ifht en avtale om å levere informasjonstjenester mot et fast vederlag. Følges opp ved ledighet i stillinger. Side 10 av 10