Til medlemmer og varamedlemmer i Styret for Sølvberget KF og administrasjon Sølvberget KF Postadr.: Pb. 310/320, 4002 Stavanger Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: 51507465. Faks: 51507025 E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no www.stavanger.kommune.no Org.nr. NO 964 965 226 REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-11/1488 033 7646/11 07.02.2011 Møteinnkalling Utvalg: Styret for Sølvberget KF Møtested: Kiellandrommet, 2. etg. Sølvberget Møtedato: 14.02.2011 Tid: kl. 16.00 Møtenr. 2 Med dette innkalles til møte. Eventuelt forfall må meldes snarest til utvalgets sekretær, telefon 51507975. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Ole J. Aga leder
Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. Side 3/11 11/1488 GODKJENNING AV PROTOLL FOR STYREMØTE 11.01.2011 Innstilling: Styret godkjenner møteprotokollen for 11.01.2011 4/11 11/1429 ÅRSPLAN 2011 Innstilling: Styret for Sølvberget KF godkjenner forslag til årsplan 2011 5/11 11/1270 OPPRETTING AV ET TILRETTELEGGENDE TILBUD FOR INNVANDRERORGANISASJONENE Innstilling: Det opprettes en ny fast stilling på Sølvberget som koordinator for etnisk mangfold og samarbeid med innvandrerorganisasjonene. 6/11 11/1469 STRATEGIPROSJEKTET "NYE SØLVBERGET" Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. 7/11 11/1449 FRAMLEGGING AV ÅRSREGNSKAP 2010 (saken ettersendes)
Sak 3/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-11/1488 033 7621/11 07.02.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 3/11 14.02.2011 GODKJENNING AV PROTOLL FOR STYREMØTE 11.01.2011 Forslag til vedtak: Styret godkjenner møteprotokollen for 11.01.2011
Sak 3/11 Sølvberget KF Postadr.: Pb. 310/320, 4002 Stavanger Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: 51507465. Faks: 51507025 E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no www.stavanger.kommune.no Org.nr. NO 964 965 226 REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-11/148 033 4080/11 19.01.2011 Møteprotokoll Styret for Sølvberget KF Møtested: Kiellandrommet, 2. etg. Sølvberget Møtedato: 11.01.2011 Tid: kl. 16.00 Møtenr.: 1/11 Møteleder: Ole J. Aga Til stede på møtet Medlemmer: Dessuten møtte: Journalister: Ole J. Aga, Anne Tove Austbø, Merete Eik, Per A. Thorbjørnsen, Sigrun H. Grøtteland Kulturhussjef Marit Egaas, styresekretær Susanne Borg 3 Tilhørere: 38 Ole J. Aga styreleder Anne Tove Austbø Merete Eik Sigrun H. Grøtteland Per A. Thorbjørnsen
Sak 3/11 1/11 11/148 GODKJENNING AV PROTOKOLL FOR STYREMØTE 7.12.2010 Vedtak: Styret godkjenner møteprotokollen for 7.12.2010 2/11 10/13307 VIDERE DRIFT AV SØLVBERGET GALLERI Vedtak: Galleridrift på Sølvberget videreføres. Organisering, rammebetingelser, arealbruk, omfang og profil gjøres rede for i forbindelse med prosjektet Nye Sølvberget
Sak 4/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-11/1429 125 C60 7361/11 07.02.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 4/11 14.02.2011 ÅRSPLAN 2011 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF godkjenner forslag til årsplan 2011
Sak 4/11 Hva saken gjelder Med dette legges årsplan 2011 for Sølvberget KF fram for styret til godkjenning. Årsplanen er behandlet av ledergruppa etter innspill fra avdelingene. Plandokumentet gjengir og oppsummerer tidligere styrevedtak om strategiske utfordringer og om visjon og verdier. I forlengelsen av dette foreslås konkrete resultatmål for 2011 samt tiltak. Resultatmålene er gruppert i samme fire hovedkategorier som i kommunens styringssystem BASIS (BAlansert Styring I Stavanger kommune): Brukerne, ansatte, arbeidsprosessene og økonomien. I 2011 blir tiltak knyttet til arbeidsprosessene spesielt viktige, på bakgrunn av de store endringene som kommer til å skje både i 2011 og i årene framover. Årsplanen er et overordnet dokument, og de enkelte avdelingene utformer mer detaljerte styringsdokument på bakgrunn av denne. Årsplanen vil brukes i resultatrapporteringen til styret, bibliotek- og kulturhussjefens ledersamtaler og dialogen med tillitsvalgte. Planen gir også alle ansatte muligheter til å følge med i og påvirke foretakets utvikling. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas
Sak 4/11 Årsplan 2011 Sølvberget KF, Stavanger bibliotek og kulturhus Visjon: Vi skal være byens kulturelle hjerte og hjerne Formål: Sølvberget, Stavanger kulturhus skal formidle kunnskap, kunst og kultur på en aktuell, variert og inspirerende måte. Som et levende kulturhus skal Sølvberget tilby populære og tilgjengelige møteplasser for alle. Sølvbergets medarbeidere skal bidra til gode opplevelser og ny innsikt. Resultatmål 2011 Brukerne Levere kulturtilbud preget av åpenhet, inkludering og mangfold Opprettholde besøkstallene våren 2011, og fortsette med et høyt aktivitetsnivå gjennom utbyggingsperioden Ansatte Skape trygghet i forhold til medvirkning i endringsprosesser og bruk av ny teknologi Ekstra fokus på HMS i forbindelse med kinoutbygging Arbeidsprosessene Gjennomføre endringsprosesser basert på nyskaping og kvalitet Bygge på eksisterende aktiviteter og prosjekt for å prøve ut nye tilbud til publikum Økonomien Gjennomføre vedtatte budsjettkutt Identifisere områder for effektivisering og innsparing Tiltak 2011 Brukerne Ansvar Status Levere kulturtilbud preget av åpenhet, inkludering og mangfold ALT/SAD - Bruke fribyforfatterne aktivt i programvirksomheten og utvikle gode nettverk med byens innvandrermiljø ME - Delta i kommunens utredningsarbeid om basisvirksomheten til Internasjonalt Hus SAD - Synliggjøring og bedre utnytting av fremmedspråksamling for barn og voksne Opprettholde besøkstallene våren 2011, og fortsette med et høyt aktivitetsnivå gjennom utbyggingsperioden - Gjennomføre rundt 180 arrangement for alle aldersgrupper våren 2011 - Prøve ut nye arenaer i ombyggingsperioden til høsten - Ferdigstille omorganisering av barnehagetilbudet - Bruke sosiale medier aktivt i markedsføring og nettverksbygging Ansatte Skape trygghet i forhold til medvirkning i endringsprosesser og bruk av ny teknologi Alle avd Alle avd SOR ALT
Sak 4/11 - System for medvirkning når det gjelder utviklingsarbeid og endringer - Effektive og brukervennlige digitale løsninger for både publikum og ansatte - God basisopplæring i etablerte og nylig innførte datasystem Ekstra fokus på HMS i forbindelse med kinoutbygging - God informasjon om planlagt utbygging og konsekvenser av denne - Sette i verk tiltak for å forebygge bråk, trusler og andre uønskede hendelser - Gode rutiner for rapportering av avvik/uønskede hendelser og tilbakemeldinger på disse Arbeidsprosessene Gjennomføre endringsprosesser basert på nyskaping og kvalitet - Gjennomføre strategiprosjektet Nye Sølvberget for å se på Sølvbergets utfordringer samlet (bl.a. utforming av foajeen, videre galleridrift, lokaler til arrangement og en totalgjennomgang av bibliotekets arealer) - Gjennomføre forhandlinger med sikte på å overta forvaltningsansvaret for Norges Bank-bygget og arbeide aktivt for å utvikle innholdet i en framtidig kulturbank. - Ivareta Sølvbergets interesser i prosjekteringsarbeidet for utbygging av kinoen - Redusere bibliotekets magasin med 50 % før utflytting 1. oktober Bygge på eksisterende aktiviteter og prosjekt for å prøve ut nye tilbud til publikum - Arbeide med innholdet i et framtidig litteraturhus, og starte prosessen med lokalisering, organisering og finansiering. - Videreføre arbeidet med Regionalt senter for pop og rock med diskografi, videre digitalisering og etablering nettverk i Rogaland. - Løpende evaluering og fornying av programtilbudet - Søke nye samarbeidspartnere, og utvikle programvirksomhet som opplyser, utfordrer og skaper debatt - Videreføre EU-prosjektet Shahrazad med reduserte økonomiske rammer Økonomien God økonomistyring og oppfølging - Regelmessig oppfølging med fokus på vedtatte innsparinger - Gjennomgang av rutiner for vikarbruk, billettsalg o.a. Identifisere områder for effektivisering og innsparing - Intern prosess med nedbemanning og effektivisering av tilbudene uten at besøket går ned og åpningstidene reduseres. ME HS HS ME/SB SB SB ME/SB ME/SB SAD Ledergruppa /prosjektleder ME/prosjektleder ON ALT Programråd ALT SB SB Ledergruppa
Sak 5/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-11/1270 034 D10 &73 6484/11 07.02.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 5/11 14.02.2011 OPPRETTING AV ET TILRETTELEGGENDE TILBUD FOR INNVANDRERORGANISASJONENE Forslag til vedtak: Det opprettes en ny fast stilling på Sølvberget som koordinator for etnisk mangfold og samarbeid med innvandrerorganisasjonene.
Sak 5/11 Saken gjelder Organisering av et tilretteleggende tilbud for innvandrerorganisasjoner på Sølvberget. Bakgrunn for saken I formannskapets møte 30.09.10 ble følgende vedtak fattet (arkivsak: 10/2673): INTERNASJONALT HUS - DRIFT AV TILRETTELEGGENDE TJENESTETILBUD FOR INNVANDRERORGANISASJONER Formannskapets flertallsvedtak: 1. Kommunen vil sørge for at kompetansen i Internasjonalt Hus videreføres og vil opprette et tilretteleggende tilbud for innvandrerorganisasjoner, i kommunens organisasjon. De ansatte i basisvirksomheten tilbys stillinger knyttet til denne virksomheten. 2. Fremtidig organisering av virksomheten vurderes knyttet til Sølvberget KF. 3. Stiftelsen Internasjonalt Hus vil motta tilskudd på dagens nivå frem til kommunen oppretter eget tilbud, dog ikke lenger enn til 01.07.2011. 4. Formannskapet tar gjennomgangen av de juridiske forholdene til etterretning. På bakgrunn av punkt 2 i vedtaket, har bibliotek- og kulturhussjefen deltatt i kommunens arbeidsgruppe som er etablert for å følge opp dette vedtaket. Saksopplynsinger Etter diskusjoner i arbeidsgruppa er det enighet om å etablere en koordinatorstilling på Sølvberget. Kostnadene med etablering av denne stillingen vil inngå i kommunens ordinære driftstilskudd til Sølvberget. Foreløpig er følgende arbeidsoppgaver skissert: Ungdom og deltakelse Informasjonsfunksjon for innvandrerorganisasjonene Bistå organisasjonene i forhold til leie av lokaler Bidra til sette aktuelle tema på dagsorden- kulturtilbud, debatter og temamøter Delta i kommunens nettverk som arbeider med etnisk mangfold Oppdatere og vedlikeholde kontaktinfo om innvandrerorganisasjonene Bistå ift søknader om tilskudd I tillegg til dette vil arbeidsoppgaver og arbeidsmetoder utvikles i samspill mellom Sølvberget, personen som blir ansatt og innvandrermiljøet. Vurdering Den aktuelle koordinatorstillingen legges til Internasjonalt bibliotek, og vil dermed inngå i et team på Sølvberget. Sølvberget har i dag bøker på rundt 50 ulike språk og en rekke arrangement som setter
Sak 5/11 internasjonale spørsmål på dagsorden. Rundt 20 % av alle besøkende på biblioteket har minoritetsbakgrunn. Sølvberget vil legge vekt på å videreføre kompetanse og nettverk som finnes i Internasjonalt Hus i dag. Dato for etablering av stillingen må avklares med Internasjonalt Hus, men i følge formannskapets vedtak skal det skje innen 01.07.2011. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas
Sak 6/11 Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-11/1469 610 D10 7550/11 07.02.2011 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 6/11 14.02.2011 STRATEGIPROSJEKTET "NYE SØLVBERGET" Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.
Sak 6/11 Saken gjelder Orientering om oppstart av strategiprosjektet Nye Sølvberget. Bakgrunn for saken Sølvberget KF stor framfor store utfordringer. I tillegg til konsekvensene av kinoutbyggingen gjelder dette: Nytenking, effektivisering og omorganisering av bibliotekets samlinger og arbeidsmetoder, eventuell overtakelse av Norges Bank-bygget, arbeid med Litteraturhuset Stavanger, eventuelle aktiviteter relatert til Internasjonalt Hus, og effektivisering og plassdisponering for galleri. Innenfor bibliotekområdet skjer det store endringer både når det gjelder nye medier og utviklingen av aktiviteter som er tillagt publikumstilbudet. Biblioteket mister dessuten betydelige arealer som en konsekvens av kinoutbyggingen. Det er søkt utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket til prosjektet. For å se på disse utfordringene samlet, starter Sølvberget nå strategiprosjektet Nye Sølvberget. Det er en utfordring å sette av ressurser til et slikt prosjekt samtidig som nedbemanning og nedskjæringer skal gjennomføres. Derfor er prosjektet i første gang bare definert for 2011, og det er satt av en 50 % stilling til prosjektleder. Vi venter på svar fra Nasjonalbiblioteket om utviklingsmidler, og vi vil også se på andre mulige finansieringskilder. Men på grunn av kinoutbyggingen haster det med å komme i gang, og vi har derfor laget en realistisk framdriftsplan i forhold til de ressursene som er tilgjengelige for øyeblikket. Kort beskrivelse av prosjektet Visjon: Vi skal være byens kulturelle hjerte og hjerne (vi bygger på gjeldende visjon for Sølvberget, men det blir trolig aktuelt i prosjektperioden å se på denne på nytt) Formål: Sølvberget, Stavanger kulturhus skal formidle kunnskap, kunst og kultur på en aktuell, variert og inspirerende måte. Som et levende kulturhus skal Sølvberget tilby populære og tilgjengelige møteplasser for alle. Sølvbergets medarbeidere skal bidra til gode opplevelser og ny innsikt. Innhold: Nytenking, effektivisering og omorganisering av bibliotekets samlinger og arbeidsmetoder, eventuell overtakelse av Norges Bank-bygget og aktiviteter relatert til Internasjonalt Hus, og effektivisering og plassdisponering for galleri. Konsekvensene av kinoutbyggingen er en direkte foranledning til prosjektet. Utvikling av Litteraturhuset Stavanger vil også få innvirkning på innholdet i Nye Sølvberget. Kartlegging av mulige samarbeidspartnere og ekstern finansiering vil være viktig. Delprosjekter 2011 Navn Innhold Ansvarlig Oppstart Frist 1. Magasin Omlegging og flytting av Arbeidsgruppe Har startet 01.11.2011 magasin 2. Foaje Prosess og plan for utforming av foaje Prosjektleder + arbeidsgruppe Februar 2011 01.05.2011
Sak 6/11 3. Bibliotek, kontor, møterom, arenaer o.a Plassdisponering for ulike aktiviteter, inkludert effektivisering, digitale tjenester og omorganisering av samlinger 4. Galleri Organisering, rammebetingelser, arealbruk, omfang og profil Ikke avklart Arbeidsgruppe med eksterne medlemmer August 2011 August 2011 01.12.2011 01.12.2011 Organisering Det er ansatt prosjektleder i 50 % stilling (intern omdisponering) som rapporterer direkte til bibliotekog kulturhussjef.. Ledergruppa er styringsgruppe for prosjektet. Våren 2011 er det i stor grad forprosjektering av nye kinosaler som styrer prosjektet. Derfor starter vi med å se delprosjektene magasin og foajé, siden det er disse områdene som blir direkte berørt av utbyggingen. Økonomi Inntil ekstern støtte er avklart, er det satt opp følgende budsjett for prosjektet i 2011: Utgifter 50 % stilling som prosjektleder 270 000 Vikarer for andre prosjektmedarbeidere 100 000 Studietur København/Malmø 150 000 Internt kurs endringsledelse 100 000 Konsulenttjenester foaje 200 000 Reiser, honorar foredragsholdere 30 000 Møteutgifter, diverse 30 000 880 000 Inntekter Støtte fra Nasjonalbiblioteket Ikke avklart Støtte fra Kommunal opplæring 75 000 Omdisponering 50 % stilling 270 000 Bruk av egne midler, Gjestfrihetens kunster 150 000 Investeringsmidler konsulent 200 000 Bruk av egne midler 185 000 880 000 Andre forhold som påvirker prosjektet: Prosjektering kinoutbygging. Pågår våren 2011. Kulturhussjef og adm.sjef møter. Intern arbeidsgruppe med bl.a. tillitsvalgte og verneombud gir innspill. Litteraturhus innhold, lokalisering o.a.: Egen prosjektleder og prosjektgruppe. Barnemuseet må flytte ut fra Sølvberget innen 01.11.2011. Norges Bank-bygget: Forhandlinger med kommunen om overtakelse starter trolig februar 2011. Ansvar: Kulturhussjef + styret Arbeidsgruppe i Stavanger kommune om evt. overføring av basisdriften ved Internasjonalt hus. Kulturhussjef deltar
Sak 6/11 Sølvbergets økonomi. Overslag over investeringskostnader som følge av prosjektet må helst være klar til 1. mai 2011. Vurdering Det vil være viktig for oss å bruke erfaringer fra andre bibliotek og kulturhus i dette arbeidet. Derfor arrangeres en studietur til Malmø/København våren 2011. Hovedbiblioteket i Malmø er sammenlignbart med Sølvberget, og de har nettopp gjennomført en stor strategi- og endringsprosess. Deichmanske bibliotek i Oslo har drevet et omfattende strategiarbeid over flere år, for å utvikle et framtidsrettet bibliotek i Bjørvika (trolig ferdig i 2017). Det er store utfordringer Sølvberget står overfor. Det blir viktig å ta gode grep om prosessene, fordi det er så mange ytre forhold som påvirker utviklingen og ikke minst tidsfristene. Prosjektet Nye Sølvberget er et forsøk på å sortere i disse prosessene og ta styring i så stor grad som det er mulig med de ressurser som er til rådighet. Styret for Sølvberget vil få løpende orientering om prosjektet i tertialrapportene, og høstens strategiarbeid skal etter planen ende opp med et strategidokument, som vil bli forelagt styret som egen sak. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas Nyttige lenker: Rom- og funksjonsprogram for nytt hovedbibliotek i Oslo: http://nye.deichman.no/2009/10/26/rom-ogfunksjonsprogrammet-for-nye-deichmanske-bibliotek/ Arbeid med servicedesign på Nye Deichman http://nye.deichman.no/2010/11/12/servicedesign-som-verkt%c3%b8y-for-tjenesteutvikling/