En bok - en registrering (Ref #ff3a0584)

Transkript

1 En bok - en registrering (Ref #ff3a0584) Søknadssum: Varighet: Ettårig Kategori: Forprosjekt Opplysninger om søker Organisasjonsnavn / nr Storbybibliotekene v/sølvberget, Stavanger bibliotek og kulturhus / Postboks Stavanger Institusjonens leder Marit Egaas Ansvarlig kontaktperson (søker) Sissel Arna Dahle / sissel.a.dahle@stavanger-kulturhus.no Mål for prosjektet Metode for kartlegging av arbeidsprosessene og tidsbruken med hensyn til innkjøp, registrering og klargjøring i storbybibliotekene. Metoden skal avdekke forskjellene mellom bibliotekene og synliggjøre prosesser som bør effektiviseres og hvordan. Videre skal prosjektet anbefale tiltak for å nå målet om en felles registrering av materialet i Norge, dvs. en bok - en registrering Prosjektbeskrivelse I løpet av de nærmeste årene har alle storbybibliotekene planer om å skifte biblioteksystem. Dette åpner for nye muligheter for samarbeid, forenkling og effektivisering av tjenester og funksjoner. Med hensyn til katalogisering må målet være «en bok en registrering». Storbybibliotekene ønsker å utforme en metode for kartlegging av arbeidsprosessene og tidsbruken med hensyn til innkjøp, registrering og klargjøring, og vil opprette en arbeidsgruppe med representanter fra hvert bibliotek, der Sølvberget, Stavanger bibliotek, får ansvaret for arbeidsgruppen. Metoden skal avdekke eventuelle store forskjeller mellom bibliotekene, og også avdekke hvilke prosesser som bør effektiviseres og hvordan. Metode for kartlegging av arbeidsprosessene: I kartlegging av arbeidsprosessene vil en ha fokus på gjentakende og dupliserte prosesser i bibliotekene. 1. Innkjøp (inkluderer: bokvalg, enkel katalogisering, bestilling, mottak, purring, fakturakontroll, budsjettkontroll). 2. Registrering. Importere poster hvis mulig, redigere posten, autorisere navn, Side 1 av 5

2 emne og serier, klassifisere og bestemme ordningsord og plasseringskode. Oppretting av tidligere registrerte data. 3. Klargjøring stempling, strekkode, RFID-brikke, eventuell plastring (spesielt fremmedspråk og gaver) Metode for tidsbruk: Dataene må være sammenlignbare mellom bibliotekene. Ved tidsbruk bør en skille på type medium. 1. Tidsstudier som viser totalt medgått effektiv tid fra bokvalg av medier til de er tilgjengelig for publikum. 2. Medgått tid mellom de forskjellige prosessene. Rutiner og tidsbruk for klargjøring er ikke interessante i forhold til nytt biblioteksystem, men en gjennomgang kan synliggjøre rutiner en kan stoppe med og om noe kan gjøres enklere og smartere. Anbefalinger Det er viktig for arbeidsgruppen i et forprosjekt å få oversikt over hvilke mulighet og begrensninger som foreligger for å utvikle en framtidig strategi for å nå målet om en felles registrering av materialet her i Norge, dvs. en bok en registrering. Hvilke behov har en for gjenfinningssystemer, autoritetsregistre, emneregistre osv. som storbybibliotekene kan samarbeid om og hva bør en ta initiativ til skal løses på nasjonalt nivå. Annet: Metoden og prosessen vil ha verdi utover storbybibliotekene, og kunne nyttes av andre bibliotek. Effektivisering og sentralisering av rutiner og regler på innkjøp, katalogisering og sentralt drevne databaser på nasjonalt nivå vil frigjøre personalressurser både i storbybibliotekene og andre bibliotek.. Ressurser som frigjøres til formidling og bedre tjenester til publikum. Side 2 av 5

3 Start- og sluttdato for prosjektet Prosjektvarighet Ettårig Fra dato Til dato Aktivitetsplan for prosjektet Beskrivelse Fra dato Til dato Organisering og detaljert planlegging Etablere det formelle samarbeidet Beskrivelse av arbeidsprosessene/dagens situasjon Evt. bibliotekbesøk / samlinger Analyse av arbeidsprosessene Sjekke om andre har erfaring fra lign./nnhente ekstern info Etablere metode for kartleggingen Presentasjon av resultatet Andre opplysninger Samarbeidspartnere Side 3 av 5

4 Organisasjon/institusjon Formell avtale Rolle Deichmanske bibliotek Arne Garborgs plass Oslo Bergen Offentlige bibliotek Strømgaten Bergen Trondheim folkebibliotek Peter Egges plass Trondheim Kristiansand folkebibliotek Rådhusgata Kristiansand S Bærum bibliotek Gamle Ringeriksvei Bekkestua Side 4 av 5

5 Budsjett Søknadsbeløp fra Nasjonalbiblioteket Utgifter Beskrivelse Denne periode Totalt for prosjektet Personalkostnader. Prosjektinnsats lokalt, 20 % på prosjektleder, 10 % stilling pr bibliotek a 6 bibliotek i 7 måneder (jule-, vinter- og påskeferie er trukket fra) Ekstern konsulent Møter, reiser Andre utgifter Totale utgifter Inntekter Beskrivelse Denne periode Totalt for prosjektet Tilskudd fra Nasjonalbiblioteket Egenfinansiering fra storbybibliotekene Totale inntekter Vedleggsoversikt Beskrivelse Mandat vedtatt av storbybibliotekene Side 5 av 5