Prosjekt- og utviklingsmidler Sluttrapport Partnerskap og sponsorstrategi (Ref #a4ff0029)

Transkript

1 Tildelt beløp: Varighet: Ettårig Kategori: Fritt forsøk Opplysninger om søker Organisasjonsnavn / nr Sølvberget KF / Postboks Stavanger Institusjonens leder Marit Egaas Ansvarlig kontaktperson (søker) Marit Egaas / marit.egaas@stavanger-kulturhus.no Mål for prosjektet Lage en strategi for partnerskap og sponsing som støtter opp om Sølvbergets visjon og tar utviklingen videre enn de kommunale midlene tillater og samfunnsoppdraget krever. Rapportsammendrag INNLEDNING INTENSJON HISTORIKK Sølvberget, Stavanger bibliotek og kulturhus mottok i juni 2015 prosjekt- og utviklingsmidler fra Nasjonalbiblioteket for å lage en strategi for partnerskap og sponsing. Sølvberget mottar offentlige midler som dekker bibliotekets kjernearbeid. Hensikten med prosjektet var å utforske samarbeid med det private markedet som igjen kan resultere i videreutvikling av Sølvberget som møteplass, bibliotek og kulturhus. Sølvbergets virksomhet er forankret i bibliotekloven som gir oss en tydelig oppdrag og plass i samfunnet. Kjernevirksomheten og basisfinansieringen er kommunal og gir oss trygghet for at vi har personale og midler som ivaretar basistilbudet. I tillegg til dette er det å arbeide i et moderne bibliotek fullt av utfordringer, brukeratferd endes, tradisjonelle medier møter sterk konkurranse både i format og tilgjengelighet. Det som derimot ikke forandres er vårt kjerneinnhold og vårt eksistensgrunnlag; biblioteket er en viktig forvalter av den kollektive hukommelsen, bærer av dannelsesbegrepet. Biblioteket skal stimulere borgerne til leselyst, nysgjerrighet og deltagelse. Dette motiverer oss til å strekke oss lengre enn det tradisjonelle og forutsigbare. Vi vil være innovatører av nytt innhold og ny formidling slik at våre besøkende inspireres og motiveres til deltagelse og bruk. For å nå disse målene ønsket vi å Side 1 av 6

2 gjennomføre prosjektet om partnerskap og sponsing. MÅL FOR PROSJEKTET Lage en strategi for partnerskap og sponsing som støtter opp om Sølvbergets visjon og tar utviklingen videre enn de kommunale midlene tillater og samfunnsoppdraget krever. PROSJEKTBESKRIVELSE Prosjektet ble delt i to faser; fase 1 for klargjøring og identifisering og fase 2 for utprøving og kontakt med potensielle samarbeidspartnere. BEMANNING Prosjektleder, Roar Houen I tillegg i fase 1: Sølvbergets ledergruppe Ekstern konsulent: Kenneth Hansen, Blaane Guiding Great Brands AS I tillegg i fase 2: Internt rekruttert prosjektmedarbeider i 20 %: Lotte Løkeland Hovda Ekstern konsulent: Svein Olav Simonsen OM PROSJEKTET FASE 1 METODE OG FUNN Vi hadde samlinger og workshops moderert av Kenneth Hansen. Første oppgave var å gi prosjektet et bredt utgangspunkt og startet da med noen refleksjoner omkring dagenes situasjon, aktivitet og innhold. Videre ble det stilt kritiske spørsmål omkring Sølvbergets posisjon, omdømme, egenart og attraktivitet som sponsorobjekt eller samarbeidspartner. Grunnleggende spørsmål var disse to: 1. Hvem er vi til for? 2. Hvem vil vi være? I tillegg ble følgende spørsmål viktige: 3. Hva det er med Sølvberget som vi skal vektlegge i kommunikasjonen med aktuelle sponsorer/samarbeidspartnere? 4. Hva vil være vår posisjoneringsstrategi 5. Hvorfor skal en bedrift velge oss? Hva har vi som gjør det attraktivt for dem? 6. Hva blir konsekvensene for Sølvberget når vi skal arbeide med sponsing som en del av virksomheten? 7. Hvordan skal vi kommunisere at sponsingen vil ta Sølvberget videre enn de offentlige midlene tillater (ikke kompensere for manglende kommunal bevilgning)? Å etablere en bevissthet omkring hvem vi er til for? og hvem vi ønsker å være? var antagelig den viktigste klargjøringen vi gjorde for å utvikle bevisstheten om egen organisasjon og kommunikasjon med potensielle samarbeidspartnere. For Sølvberget innebar dette at vi kartla mye av vår aktivitet, målgrupper og posisjon i byen/regionen. Prosessen resulterte i følgende: Dette ønsker vi å være: Tydelige på vårt samfunnsoppdrag, vår integritet, og vårt ønske om å gjøre mer enn bibliotekloven pålegger og det vårt tildelte budsjett kan romme. Ikke gå på kompromisser i innhold, men etablere samarbeid som utvider tilbudet vårt på en måte som kommer våre brukere til gode. Stå fast på Sølvberget som en sterk merkevare som kan bevare sin Side 2 av 6

3 uavhengighet i samarbeid med andre sterke samfunnsaktører. Være klar for å gi motytelser til den eller de som vi inngår samarbeidsavtale med. Aktuelle motytelser er arrangementer for bedriftens ansatte eller kunder og løsninger hvor en samarbeidspartner eksponeres i lokalene våre. Sølvberget med sitt høye besøkstall og sentrale plassering i sentrum er svært attraktive, men det kan og være en utfordring at vi er kommunale. FASE 2 Fase 2 av prosjektet handlet om å teste strategien og antagelsene våre i praksis. Her startet det konkrete arbeidet med å oppnå kontakt med sponsorer/partnere og signere avtaler med disse. Prosjekt- og utviklingsmidlene vi ble tildelt omfattet i utgangspunktet ikke denne prosessen. METODE I samarbeid med ekstern konsulent hadde vi en prosess der vi kartla aktuelle samarbeidspartnere ved å identifiserte deres samfunnsengasjement og se etter mulige møtepunkt og felles verdier. Vi var innom oljeselskap, møbelprodusenter, finansinstitusjoner, private investorer og stiftelser, kraftleverandører og lokale, nasjonale og globale bedrifter og organisasjoner. Vi kom frem til at både lokale og nasjonale bedrifter og organisasjoner var aktuelle. De lokale kjenner til byen og Sølvbergets arbeid, mens de nasjonale kan teste ut et samarbeid med biblioteket i Stavanger som kan ha stor overføringsverdi til andre byer. Det er en klar tendens at tradisjonelle sponsoratet ikke lenger er foretrukket, de fleste ønsker et samarbeid der de over lengre tid kan få vist sitt samfunnsengasjement til brukerne av Sølvberget og regionen. Et langvarig partnerskap fremfor sponsormidler er også mer gunstig for oss. Vi antar at et langvarig samarbeid vil gjøre begge parter bedre i stand til utnytte hverandres posisjon og kompetanse. Sponsorrater er allikevel aktuelt for oss ved mindre og kortvarige prosjekter. Vi har i dag støtte fra private aktører til for eksempel utdelingen av «Årets bok», hvor økonomisk støtte gis mot logoplassering. HVA KAN SØLVBERGET FORVENTE AV EN SAMARBEIDSAVTALE? Vi ønsker samarbeid med en bedrift eller organisasjon som ønsker å delta i utvikling av Sølvbergets innhold og tjenestetilbud på et strategisk nivå. Samarbeidspartneren bør bidra både med kunnskap og økonomi. Vi har sett på andre kulturaktører i regionen med en hovedsamarbeidspartner. Inntektene til disse organisasjonene ligger på rundt en million i året og avtalene har en varighet på 1-3 år. Samarbeidet kan kobles opp mot egne definerte prosjekt, eller et mer langvarig prosjekt som utviklingen av «Nye Sølvberget». VALG AV SAMARBEIDSPARTNERE Kartleggingen av de forskjellige næringene viste at banknæringen er en sektor som møter våre kriterier om samfunnsengasjement. Det er også en sektor der store deler av tilbudet digitaliseres og filialer legges ned. De har trolig behov for å ha en plass sentralt i Stavanger der de kan være synlige og møte kunder. I fase 1 ble vi gjort oppmerksomme at vi måtte ha tro på oss selv som en attraktiv samarbeidspartner, noe som ble bekreftet av konsulenten i fase 2. Sølvberget med sine høye besøkstall er en spesielt attraktiv arena for en samarbeidspartner. Her treffer man barn, familier, ungdommer, innvandrere og andre grupper som Side 3 av 6

4 ellers kan være en vanskelige å nå, midt kjernen av Stavanger sentrum. HVORDAN OPPNÅ KONTAKT? Det å få et møte med en stor organisasjon viste seg å ikke alltid være like enkelt, mange henviser til kontaktskjema på nettsidene. For å oppnå kontakt med nøkkelpersoner er det essensielt med et godt nettverk inn mot det private næringsliv. Det var i hovedsak dette vi benyttet ekstern konsulent til. Svein Olav Simonsen har hatt mange viktige roller innen privat næringsliv og finans, og er også engasjert i kulturlivet. I dag er han leder for NHO Rogaland. Simonsens nettverk ga oss muligheten til å få møter med personer i sentrale posisjoner i to av regionens banker. MØTE MED NÆRINGSLIVET På bakgrunn av forarbeidet som ble gjort med Kenneth Hansen og Svein Olav Simonsen lagde vi en presentasjon (se vedlegg) hvor vi la vekt på Sølvberget som en attraktiv samarbeidspartner. Vi møtte bankene med entusiasme og ville overbevise dem om at å satse på oss som samarbeidspartner. Vår strategi var at vi ville være mer attraktive hvis vi kunne forme avtalen sammen. De kunne si hva de ønsket og så for seg og vi sammen utformet en samarbeidsportefølje. Sølvberget ble møtt med stor interesse og flere av våre antagelser ble bekreftet. Sølvberget oppleves som en attraktiv institusjon for samarbeid, ikke minst på grunn av vår lave terskel ut mot publikum og sentrale rolle i byens kulturliv. Det ble og tydelig at vi hadde en god timing ved å kontakte dem tidlig i vår prosess slik at det fortsatt er mulig å skreddersy løsninger. Det var og klart at det motsatte, hvor bankene forventes å bidra til ferdige produkter eller løsninger ikke er attraktivt og i slike tilfeller er det kun snakk om små beløp og kort tidshorisont. KONKLUSJON OG VIDERE ANBEFALINGER At et bibliotek utvikler strategi for sponsing og partnerskap er nokså ukjent i norsk sammenheng. For Sølvberget har dette vært en nyttig og utviklende prosess som har gitt oss større kunnskap om oss selv og de prosessene som startes når vi søker mot store eksterne samarbeidspartnere. Sølvberget har utviklet seg mye siden dette prosjektet startet og våre gode besøkstall har endret på vår attraktivitet. Vi har styrket vår posisjon både hos publikum og hos politikere som en av regionens viktigste kulturarenaer. Vi har i prosjektet blitt utfordret til å se på oss selv fra et markedsperspektiv. Biblioteket som institusjon har ikke tradisjon for å se seg selv som en attraktiv samarbeidspartner for næringslivet. I samarbeid med våre eksterne konsulenter ble vi oppmerksomme på at Sølvberget og biblioteket har en høy markedsverdi og et samfunnsoppdrag som kan være attraktivt for samarbeidspartnere og bli assosiert med. Det er viktig at et eventuelt samarbeid ikke kommer i konflikt med bibliotekets integritet og nøytrale rolle i samfunnet. Firer vi på disse kravene, vil det medføre at vi var er mindre attraktiv møteplass og dermed også en mindre attraktiv samarbeidspartner. Tidspunktet for å oppnå samarbeidsavtaler har ikke vært det beste. Oljekrisen som har rammet regionen det siste året har ikke gitt oss det beste utgangspunktet for å inngå avtaler, men vi har fått testet kvaliteten på vårt eget arbeid og har et godt utgangspunkt for å jobbe videre. Vårt arbeid med ekstern finansiering og eventuelle sponsorer og samarbeidspartnere legges nå inn i ordinær drift. Vi vil fortløpende vurdere hva som til enhver tid er mest hensiktsmessig og sannsynlig Side 4 av 6

5 finansiering enten dette er hos offentlige eller private aktører Oppsummert i 5 punkter: Kjenn din egen organisasjon Vær godt forberedt før henvendelser Ha høye ambisjoner Se mulighetene og være åpen for tilpasninger Treffe de riktige folkene ØKONOMI UTGIFTER Intern prosjektleder Ekstern konsulent Utgifter samlet Side 5 av 6

6 Start- og sluttdato for prosjektet Sluttrapport Partnerskap og sponsorstrategi Prosjektvarighet Ettårig Fra dato Til dato Samarbeidspartnere Organisasjon/institusjon Formell avtale Rolle Vedleggsoversikt Beskrivelse Prosjektregnskap Side 6 av 6