FOSNES KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 9. juni 2009 Møtetid: Kl. 19.15 Møtested: Fosnes kommune, kommunehuset Dun De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 007/09 Referater 008/09 Fosnes kommunes årsregnskap 2008 009/09 Fosnes kommunes årsmelding 2008 Eventuelt Grong 02.06. 2009 Arve Thorsen (sign.) leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 mobil: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 007/08 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 09.06.2009 Gunnhild Berg 007/09 429-1748-5.3 Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll Representantskapsmøte 07. mai 2009 2 KomSek Trøndelag IKS Innbyding til oppfølgingskurs for kontrollutvala 3 Fosnes kommune Årsbudsjett 2009. Økonomiplan 2009 2012. 4 KomSek Trøndelag IKS Endring av møtedato 5 Fosnes kommune Møteinnkalling kommunestyret 19.03. 2009 6 Fosnes kommune Møteinnkalling formannskapet 25.03. 2009 7 Fosnes kommune Møteinnkalling formannskapet 15.04. 2009 8 Fosnes kommune Møteinnkalling kommunestyret 23.04. 2009 9 10 11 Fosnes kommune Fosnes kommune Fosnes kommune Møteinnkalling formannskapet 06.05. 2009 Møteinnkalling kommunestyret 28.05. 2009 Møteinnkalling formannskapet 27.05. 2009 12 Fosnes kommune Årsmelding for 2008 13 KomRev Trøndelag IKS Oversendelse av dokumenter etter avsluttet årsoppgjørsrevisjon 2008 - revisjonsberetning for 2008 - revisjonsnotat årsregnskapet 2008 Vedlagt sak 008/09 SAK 008/09 FOSNES KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 09.06.2009 Gunnhild Berg 008/09 429-1748-5.3 Formannskapet Kommunestyret
Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Fosnes kommunes årsregnskap for 2008. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget ber Fosnes kommune overholde de lovmessige frister for avleggelse av årsregnskap og årsmelding. Vedlegg (til kontrollutvalget) 1. Forslag til uttalelse til Fosnes kommunes årsregnskap for 2008. 2. Revisjonsberetning 2008 for Fosnes kommune. 3. Revisjonsnotat til regnskapet for 2008. Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Fosnes kommunes årsregnskap for 2008 utsendt fra kommunen. 2. Fosnes kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 5. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 6. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. 7. Kommuneloven. Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger.
Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (Revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap. 5 (Revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Fosnes kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Namsos. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. 6 Regnskapsrevisjon 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølgning av revisjonsmerknader Årsregnskapet for 2008 Fosnes kommunes årsregnskap for 2008 ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS 02.06. 2009. Regnskapet er avlagt av økonomisjefen som er kommunens fagsjef for regnskap. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2008 viser 40.470.165,48 kr. til fordeling drift. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk / overskudd på 826.944,54 kr. Driftsregnskapet nøkkeltall: Regnskap 2008 Budsjett 2008 Regnskap 2007 Til fordeling drift 40.470.165,48 35.196.986,43 Netto driftsresultat -1.964.259,23-3.135.600,- 1.067.044,14 Bruk av tidligere års regnskapsmessig mindreforbruk 547.735,11 Reg.budsjett 547.000,- 2.860.718,00 Bruk av avsettinger 5.992.348,68 3.184.600,- 3.370.151,34 Avsetninger 3.201.144,91 49.000,- 3.889.460,37 Regnskapsmessig mindreforbruk 826.944,54 547.735,11
Investeringsregnskapet: Investeringsregnskapet for 2008 er avsluttet med et merforbruk på kr. 299.145,03. Da investeringsregnskapet viser merforbruk skulle denne avsetningen iflg strykningsbestemmelsene vært redusert slik at investeringsregnskapet skulle vært oppgjort i balanse. Balanseregnskapet: Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Balansepostene bør gjennomgås med tanke på eldre poster som skulle vært avskrevet eller ført bort. Noter til regnskapet: Fosnes kommunen har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet skal det gis tilleggsinformasjon i notene til regnskapet. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Namsos har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for 2008. Beretningen er datert 26.05. 2009 og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor. Kommunen har ikke gjennomført vurderinger av tapsføring av utestående fordringer. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 8 fastslår at omløpsmidler skal vurderes til lavest av anskaffelseskost og virkelig verdi. Det er sannsynlig at utestående fordringer er vurdert høyere enn virkelige verdi da det er en del restansebeløp som er foreldet. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er, med unntak av forhold som er omtalt i avsnittet ovenfor, avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2008 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter I revisjonsberetningen heter det videre: Uten at det har betydning for konklusjonen i avsnittet ovenfor, vil vi presisere at kommunens årsregnskap og årsberetning ikke ble avgitt innen lovens frister, henholdsvis den 15.februar og 31. mars. Årsregnskapet forelå først den 07.05. 2009 og årsmeldinga mottok revisjonen på e-mail den 25.05.09. Revisjonen lot seg av den grunn ikke fullføres innen fristen 15.04.
Revisjonsnotat til regnskapet for 2008: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2008 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Rådmannen er gitt en frist innen 30. juni 2009 for å svare på notatet. Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2008 legges fram med et regnskapsmessig mindreforbruk på 826.944,54 kr. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt). I revisjonsberetningen heter det seg at Kommunen har ikke gjennomført vurderinger av tapsføring av utestående fordringer. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 8 fastslår at omløpsmidler skal vurderes til lavest av anskaffelseskost og virkelig verdi. Det er sannsynlig at utestående fordringer er vurdert høyere enn virkelige verdi da det er en del restansebeløp som er foreldet. Kontrollutvalget henstiller om at Fosnes kommune må holde de lovmessige frister for avleggelse av årsregnskap og årsberetning. KomSek Trøndelag IKS mottok regnskapet den 02.06. 2009. Under henvisning til ovenstående kan Fosnes kommunes årsregnskap for 2008 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2008. Det vises for øvrig til revisjonsberetning 2008 for Fosnes kommune fra KomRev Trøndelag IKS, datert 26.05. 2009. SAK 009/09 FOSNES KOMMUNES ÅRSMELDING FOR 2008 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 09.06.2009 Gunnhild Berg 009/09 429-1748-5.3 Kommunestyret
Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget finner Fosnes kommunes årsberetning for 2008 oversiktlig og informativ, og hvor hovedmål og visjon for kommunens virksomhet er tydelig beskrevet. 2. Kontrollutvalget tar Fosnes kommunes årsberetning for 2008 til orientering. 3. Kontrollutvalget ber Fosnes kommune overholde de lovmessige frister for avleggelse av årsregnskap og årsmelding. Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Fosnes kommunes årsmelding for 2008 utsendt fra kommunen. Saksopplysninger: Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 Årsregnskapet og årsberetningen : 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere: Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er
Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Fosnes kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsmelding for kommunens virksomhet i 2008. Årsmeldingen ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS pr. e-post den 29.05. 2009. Årsmeldingen er på totalt 36 sider. Årsmeldingen fremstår som oversiktlig, tiltalende og informativ, og med utstrakt bruk av tabeller og fargebilder. Årsmeldingen er en tilbakemelding til kommunestyret om den kommunale virksomheten for året som har gått, samt den synliggjør utfordringer som vil komme. Årsmeldingens inndeling er oversiktlig. Hovedvekten av årsmeldingen er lagt til den økonomiske analysen hvor utviklingen av inntekter og utgifter i Fosnes kommune er godt beskrevet. De ulike avdelinger har også beskrevet sin aktivitet. Ellers omtales universell utforming, samfunnssikkerhet og beredskap, arbeidsmiljø (HMS), ansatte/årsverk og likestilling Oversikten fra de enkelte avdelingene gir et lite innblikk i aktiviteten og økonomien uten at det blir for detaljert og beskrivende. Helse miljø og sikkerhet og spesielt sykefravær er viet oppmerksomhet. Dette da Fosnes kommunes sykefravær fortsatt er varierende. I likestillingsloven 1a er det krav om redegjørelse i årsberetningen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak. Dette kravet om beskrivelse i årsmeldinga imøtekommes. Årsberetningen og årsregnskapet for 2008 er hoveddokumentene kommunestyret får som grunnlag for å vurdere hvordan den kommunale driften blir ivaretatt. Totalt sett gir årsmeldinga tilstrekkelig informasjon til å bedømme aktiviteten i 2008. Grong 10.06. 2009. Gunnhild Berg Kontrollsekretær