Årsmelding 2014 for IKT Inn-Trøndelag IKT Inntrøndelag ble vedtatt etablert fra 01.01.13 i alle tre kommunestyrene i Inn- Trøndelagsamarbeidet. En avtale vedtatt i alle tre kommunestyrene i Verran, Inderøy og Steinkjer ligger til grunn for samarbeidet. (vedlegg 2) IKT Inn-Trøndelag har etter vedtak av revidert budsjett i juni 2014 hatt 8 årsverk. Sykefraværsprosent i 2014: kortidsfravær 1,5% og langtidsfravær 8,9% Det ble i 2014 gjennomført en intern organisasjonsutviklingsprosess. Gjennom den vedtatte avtalen er Steinkjer som vertskommune forplikt til å utføre følgende serviceoppgaver på vegne av samarbeidskommunene: Helpdesk med respons i løpet av 2 timer og med skissert løsning på hendelsen samme virkedag som innrapportering. Helpdesk vil samme virkedag overføre oppgaver den selv ikke kan behandle til IKTs andrelinje. IKTs andrelinje som reiser ut på bestilte oppdrag fra helpdesk ut fra helpdeskansvarliges prioriteringer. Andrelinje som består av egne ansatte med fordyping og innleid bistand utvikler og tilpasser. Tilstedeværelse på samtlige tre kommuners kommunestyremøter for streaming og teknisk hjelp. Systemdrift. Bestilling, drifting, vedlikehold og utvikling av telefoniløsninger. Samband/ infrastruktur. Avtalen omfatter også tilrettelegging og utvikling. Helpdesk/Brukerstøtte Statistikk fra 01.01 31.12.2014 viser 4994 meldte saker til felles helpdesk. Dette utgjør ca 14 saker per kalenderdag gjennom året og et snitt på 416 per måned. Det foreligger ikke statistikk som beskriver omfanget av saker der andrelinje er benyttet. 22% av henvendelsene har kommet fra Inderøy kommune, 11% fra Verran kommune, 60% fra Steinkjer kommune og 7% fra andre (KomRev IKS og Inntrøndelag Brannvesen IKS samt leverandører). Tilstedeværelse på kommunestyremøter Tilstedeværelse er gjennomført der det har vært streaming og der politikere har lesebrett. Styret vedtok 06.10.14 å legge felles lesebrettløsning inn i Inn-Trøndelag IKTs investeringsbudsjett for 2015. Systemdrift Etter etablering av ny driftsplattform basert på en konvergert løsning i felles datasenter ved årsskiftet 2013/2014 har driftsstabiliteten i tjenestene som leveres av Inn-Trøndelag IKT blitt betydelig bedret. Dette sammen med etableringen av en ny og mer omfattende avtale om drift og overvåkning har vært rettet som tiltak for å bedre en situasjon som i 2013 ikke var tilfredsstillende. I 2014 har brukerne av løsningene som tidligere opplevd perioder med nedetid på sine løsninger, men da har dette i hovedsak vært knyttet til planlagte oppgaver som eksempelvis migrering til ny driftsplattform og utskiftning av hovedtavle for kraftforsyningen i Steinkjer Rådhus. Driften omfatter ved utgangen av 2014 ca 160 servere.
Implementeringen av tjenestene i ny driftsavtale med Atea as startet umiddelbart etter signering av avtale primo mars 2014. Etter opprinnelig plan skulle dette være fullført etter prøveperiode med akseptansetest medio juli. Prosjektet støtte på utfordringer som medførte en utvidet prøveperiode frem til medio september. Den nye avtalen omfatter overvåkning og drift av hele serverporteføljen til kommunesamarbeidet, overvåkning av kritisk nettverksinfrastruktur, og telefoni. I tillegg er det en responsavtale knyttet til avtalen for avrop av teknisk bistand til driftsoppgaver. Det har i liten grad vært gjennomført kompetansehevingstiltak i enheten i 2014. Det har vært deltakelse i noen leverandørarrangementer med henblikk på å bli kjent med nye tjenester og produkter. Telefoniløsning Det er under arbeid en oppgradering av telefonløsningen Trio. Telefoni har i 2014 vært levert av Ventelo gjennom felles avtale for Midt- Trøndelagskommunene. Ventelo ble ved utgangen av 2014 kjøpt opp av selskapet Phonero, som i siste år for prolongering vil stå for leveranse på avtalen. Med henblikk på utgang av avtalen og etablering av ny er det i 2014 igangsatt arbeid med en felles telefonistrategi for Midt-Trøndelagskommunene. Samband/infrastruktur På grunn av permisjonsfravær for den interne fagansvarlige for nettverk var det i første halvår 2014 få nye tiltak på samband/infrastruktur. Enheten støttet seg i denne perioden på kjøp av driftstjenester på om rådet ved behov. Hovedfokus i siste halvår har vært arbeidet med utskiftning av kjernesvitsj for felles infrastruktur. Dette er et omfattende arbeid som i tillegg til utskiftning og konfigurering av ny maskinvare også omfatter omlegging av intern kabling mellom tekniske rom knyttet til datasenteret. Det innebærer også en revisjon av den konfigurasjon som har bygd seg opp i eksisterende løsning gjennom daglig drift i en periode på over ti år. Arbeidet skal ferdigstilles før påske 2015. I 2013 ble det gjennomført en standardisering av teknisk plattform for trådløse nett i kommunesamarbeidet. I 2014 er dette arbeidet tatt videre ved at det er utviklet en løsning for autentisering av brukere i våre trådløse nett. Løsningen muliggjør identifisering av alle brukere av trådløs-tjenestene og bidrar til en bedre plattform for utnyttelse av trådløs tilgang som ressurs. Tilrettelegging og utvikling Inn-Trøndelag IKT gjennomførte ved inngangen til 2014 en omfattende utskiftning av driftsplattform i felles datasenter. Bakgrunnen for dette var en betydelig mengde driftsvansker knyttet til forrige generasjons maskinvare i datasenteret i 2013. I tilknytning til denne utskiftningen er det også gjennomført et løft på maskinplattform i lokale datasentra i Verran og Inderøy. Som ved tidligere år har Inn-Trøndelag IKT også i 2014 vært involvert i planlegging av el-/teleog data-fasilitering i nye bygg. I 2014 har dette i hovedsak dreid seg om nye barnehager i Steinkjer og det nye Inderøy oppvekst og kultursenter som blir tatt i bruk høsten 2015. Fase 2 av delprosjektet «Meldingsutveksling i Nord-Trøndelag» (MUNT) ble avsluttet for Inntrøndelagskommunene i andre kvartal 2014. Forberedelsene til fase 3 av samme prosjekt ble igangsatt ved utgangen av året.
I 2014 ble det gjennomført en outsourcing av driften av økonomisystemet Agresso. Bakgrunnen for dette var en helhetlig vurdering av driftsoppgavene knyttet til applikasjonen og et behov for stor fleksibilitet i planlagte fremtidige utviklingstiltak på dette systemet. Det har i hele 2014 pågått et arbeid med tilrettelegging for felles ELEV-nett for de 3 kommunene innen samarbeidet (Inderøy, Verran og Steinkjer). Dette arbeidet er delt inn i fire prosjekter; Infrastruktur, Active Directory, Tanking av maskiner og Skoleportal. Steinkjer kommune er direkte involvert i alle de fire prosjektene. Både med avtalegrunnlag og teknisk tilrettelegging er det forberedt for at Verran og Inderøy kan ta ut løsninger helt eller delvis på lik linje med Steinkjer. Arbeid med organisering Inn-Trøndelag IKT har gjennom 2014 jobbet kontinuerlig med å tilpasse sin interne organisering med mål om å utnytte personalressursene og å tilpasse kompetansen til kommunenes behov. Enheten har gjennomført fire workshops for arbeid med egen organisering gjennom dette året. Tema som har vært berørt er arbeidsmiljø, ledelse, prosjektstyring, helpdesk, driftsrutiner og fagapplikasjonsansvar. I tillegg har organisering gjentatte ganger vært tema under enhetens ukentlige driftsstatusmøter. Administrativt styre Det har vært avholdt 4 møter i administrativt styre for Inn-Trøndelag IKT i 2014, og 17 saker er behandlet. Sakene som er behandlet er: Godkjenning av regnskap 2013 IKT status pr 01.02.14 IKT investeringer 2014. Forslag til nytt investeringsbudsjett på fellesområdet IKT Inn- Trøndelag. Handlingsplan IKT Inn-Trøndelag 2014 basert på vedtatt strategi Utviklingsavtale mellom IKT avdelingen i Nord-Trøndelag fylkeskommune og IKT Inn- Trøndelag Revisjon av samarbeidsavtale Regnskapsrapport Budsjettrevisjon 2014 budsjett Regnskapsrapport pr august 2014 Handlingsplan 2014 Omdisponering av investeringsmidler Budsjett 2015 Investeringsbudsjett 2015 Databehandleravtale med Inderøy og Verran Informasjons- og datasikkerhet felles styringsdokumenter i Inn-Trøndelagsamarbeidet Utredning Snåsa kommune eventuelt inn som deltager i IKT Inn-Trøndelag Databehandleravtale med Inderøy og Verran Informasjons- og datasikkerhet felles styringsdokumenter i Inn-Trøndelagsamarbeidet Status lisensportefølje for Inn-Trøndelag per 1.10.2014 Kommentarer til regnskapet for 2014 Regnskapet for Inn-Trøndelag IKT for 2014 gjenspeiler et mindreforbruk på 942 222,- i forhold til revidert budsjett. Hovedtrekkene som ligger til grunn for denne kostnadsreduksjonen er: Lavere kostnad telefoni: Det er grunn til å tro at bruksmønsteret knyttet til telefoni beveger seg i retning av økende bruk av mobil telefoni og synkende bruk av faste linjer. Dette blir utslagsgivende for Inn-Trøndelag IKT sitt driftsregnskap som dekker fasttelefoni for kommunene.
Lavere kostnad Radio/samband linjeleie: Det er gjort noen justeringer på sambandsløsninger ut til lokasjoner i 2014. Dette har resultert i en mindre reduksjon i kostnad. Lavere kostnad Møte/kurs-utgifter eksterne: Inn-Trøndelag IKT har i 2014 ikke gjennomført kompetansehevingstiltak ut over deltakelse i leverandørarrangementer med en lav kostnad. Lavere kostnad drift/service-avtaler it/data: Det ble tegnet ny avtale om kjøp av driftstjenester knyttet til maskinvare, infrastruktur og programvare i 2014. Implementeringsfasen for denne avtalen hadde halv kostnad av ordinær pris. På grunn av en utvidet periode med implementering og akseptansetest gis det et utslag mindreforbruk i driftsregnskapet. Lavere kostnad kjøp av konsulent-tjenester: Første halvår 2014 var fagansvarlig nettverksdrift i Inn-Trøndelag IKT i permisjon. Det ble budsjettert for kjøp av tjenester nødvendig for å kompensere dette fraværet. Behovet og leveransekapasiteten til leverandør resulterte en lavere kostnad enn først antatt. Med henblikk på andre fagområder har en styrket intern bemanning i enheten også bidratt til å holde denne kostnaden lavere enn budsjettert. Investeringsregnskap for Inn-Trøndelag IKT 2014 1601 Felles IKT Serverkapasitet: Regnskapsmessig er tiltaket sammenfallende med revidert budsjett. 1602 Felles IKT Core switch: Regnskapet viser et merforbruk på kr 101 109,- sett i forhold til revidert budsjett. I sak 14/11 i administrativ styringsgruppe ble det vedtatt en omdisponering av investeringsmidler som dekker inn merforbruket. 1603 Felles IKT Backup offsite: Det er et lite mindreforbruk på dette prosjektet. Tiltaket videreføres i 2015.02.24 1604 Felles IKT Fjernnettløsning: Tiltaket har ikke løst ut kostnader i 2014. Mindreforbruket er tilsvarende revidert budsjett, kr 100 000,-. 1605 Felles IKT Servere og backup: Tiltaket er gjennomført og regnskap viser et mindreforbruk på kr 50 000,- i forhold til revidert budsjett. 1606 Felles IKT Telefoni: Tiltaket er påbegynt i 2014 og skal videreføres i 2015. Regnskap er viser et mindreforbruk på kr 290 000,- i forhold til revidert budsjett. 1607 Felles IKT Infrastruktur: Tiltaket ble i hovedsak gjennomført i 2013. 1608 Felles IKT Virtualisering: Dette tiltaket falt bort som følge av utskiftning av maskinvare i felles datasenter ved årsskiftet 2013/14. I sak 14/11 i administrativ styringsgruppe ble det besluttet å omdisponere midlene til løsning for tanking av klienter. Regnskapet viste et mindreforbruk kr 210 00,- i forhold til revidert budsjett ved årsskifte. Arbeidet videreføres i 2015 og vil pådra kostnader opp til finansieringsrammen. 1609 Felles IKT Recovery site: Investeringene er gjennomført og regnskap er sammenfallende med revidert budsjett. Tiltaket med fysisk etablering av recovery site videreføres i 2015. 1610 Felles IKT Livsløpsvedlikehold servere: Dette tiltaket falt bort som følge av utskiftning av maskinvare i felles datasenter ved årsskiftet 2013/14. I sak 14/11 i administrativ styringsgruppe ble det besluttet å omdisponere midlene til løsning for core switch. 1611 Felles IKT Oppdatering fagapplikasjoner: Tiltaket er påbegynt og regnskap viser et mindreforbruk på kr 259 000,- i forhold til revidert budsjett ved årsskifte. Tiltaket videreføres i 2015 med blant annet implementering av tjenesten SvarUT. 1612 Felles IKT Kjøling/brannsikring: Tiltaket er ikke gjennomført da planlagt tekniske løsning ikke tilfredsstilte funksjonelle krav. Det blir gjennomført ny kartlegging og anskaffelse i 2015.
1613 Felles IKT Lokal serverutvidelse: Tiltaket er gjennomført og regnskap er viser et lite mindreforbruk sett i forhold til revidert budsjett. 5512 Difi Felles AD og arbeidsflate IKT: Det har ikke vært aktivitet knyttet til dette tiltaket i 2014. Mindreforbruket viser kr 675 000,- sett i forhold til revidert budsjett.