Arne Samuelsen, Daglig leder Nord-Troms plankontor Dato: 26. januar 2015 www.ntplan.no
2 Innholdsfortegnelse FORORD... 3 BAKGRUNN... 4 OM SAMARBEIDET... 4 PROSJEKTETS MÅLSETTING... 5 PROSJEKTORGANISERING... 5 Styre... 6 Daglig leder... 6 Ressursgruppa... 6 Ressursgruppas oppgaver:... 6 AKTIVITETER... 6 KOMMUNEPLANLEGGING... 7 REGULERINGSPLANLEGGING... 7 EKSTERNE PLANER / ANDRE PLANER / UTREDNING / ANALYSE... 7 FREMDRIFTSPLAN... 8 ØKONOMI... 9 PRIORITERING AV ARBEIDSOPPGAVER I 2015... 10 AREALPLANER... 10 REGULERINGSPLANER... 10 DIGITALE PLANREGISTRE... 10 INFORMASJON - HJEMMESIDE... 11 INTERNE FORHOLD... 11 Fysisk infrastruktur... 11 Kompetanse... 11 Personell... 12 SLUTTORD... 12
3 FORORD I følge prosjektplanen for Nord-Troms plankontor skal det utarbeides årlige virksomhetsplaner. Styringsgruppa vil behandle planen når den de ansatte og ressursgruppa har gitt sine innspill. Dette utkast til virksomhetsplan har vært til behandling høring i ressursgruppa i desember 2014, og det framkom ingen merknader. Prosjekt «Nord-Troms plankontor» er inne i sitt siste driftsår og skal etter planen avsluttes 1. oktober 2015. Imidlertid har styret vedtatt å forlenge prosjektperioden ut 2015 i påvente av egen evaluering i løpet av første kvartal 2015. Nevnte evaluering vil danne grunnlaget for en videreføring av prosjektet eller ikkje. Hovedoppgaven til plankontoret har vært å få rullerte kommunenes arealplaner, og i mars 2014 fikk Nordreisa kommune vedtatt sin arealplan. Vi er inne i siste driftsår og 4 arealplaner gjenstår. Dvs. vi er godt i gang med utarbeidelse av høringsutkast, man det er fortsatt en god del arbeid som må gjennomføres. Det meste kan vi gjøre sjølv med intern kompetanse, men vi er avhengig av å spille på lag med kommunene. En av de største utfordringene er å få på plass oppdaterte digitale planarkiv. Dette er en oppgave som er tillagt den enkelte kommune, og legger store føringer på vårt arbeid. Nord-Troms plankontor går en spennende tid i møte, og denne virksomhetsplanen gir et bilde av bakgrunn, organiseringa, økonomi, milepæler og prioriterte arbeidsoppgaver for plankontoret i 2015.
4 Bakgrunn Kommunene i Nord-Troms har i likhet med en rekke andre kommuner i Norge over tid hatt store utfordringer på plansiden. Spesielt på kommune- og arealplannivå ligger kommunene langt etter landsgjennomsnittet. Kapasiteten har vært begrenset og det har vært store utfordringer med å få tak i kompetanse. Kommunene Kvænangen, Skjervøy, Nordreisa og Kåfjord fikk i 2008 NIBR til å utarbeide en rapport om et mulig plansamarbeid. Rapporten forelå i 2009, og konkluderte med at kommunene trengte et «løft» på plansiden, og at et formalisert samarbeid ville avhjelpe situasjonen. På bakgrunn av rapporten ble det satt ned en interkommunal arbeidsgruppe som konkretiserte forslagene i NIBR rapporten. Det ble utarbeidet forslag til løsning som ble politisk behandlet i kommunestyrene sommeren 2010. Selve oppstarten av kontoret tok sin tid, og vinter 2012 ble daglig leder tilsatt. Kort tid etter fikk han tilbud og annen jobb, og ny daglig leder måtte på plass. Først 1. oktober 2012 var kontoret i ordinær drift, og Storfjord ble med i samarbeidet fra januar 2013, og deres mann var på plass i mai 2013. Troms Fylkeskommunen har støttet prosjektet økonomisk hele prosjektperioden, noe som har vært en viktig suksessfaktor. Håpet at vi vi fortatt kan ha fylket på lag om kommunene vedtar og videreføre prosjektet. Om samarbeidet Plansamarbeidet er organisert etter kommunelovens 27 om interkommunalt samarbeid med Nordreisa kommune som vertskapskommune. Plansamarbeidet er etablert som et treårig prosjekt, og ved prosjektslutt skal det om kommunene ønsker det, gå over i ordinær drift. Plansamarbeidet driftes som en avdeling og leder rapporterer til et styre. Alle ansatte ansettes av direkte i prosjektet. Kontoret har hovedkontor på Storslett med 6,3 årsverk fordelt på en avdelingsleder og syv planleggere. Det er utarbeidet vedtekter for samarbeidet (disse er lagt ut på kontorets hjemmeside www.ntplan.no).
5 Prosjektets målsetting Nord-Troms plankontor skal være et kompetansemiljø innen planlegging, prosjekt og prosessledelse, og har som formål å utvikle og utføre tjenester knyttet til plansamarbeid og andre tjenester som naturlig faller sammen med dette, dvs: 1. Kommune skal ha reviderte arealplaner. 2. Kommunene skal ha effektiv og god behandling av private reguleringsplaner. 3. Kommunene skal ha ajourholdt planregister. Prosjektorganisering Nordreisa kommune er vertskapskommune og administrativt ansvarlig for prosjektet. Alle fem kommuner er prosjekteiere og styret består av rådmenn i de fem kommunene. Rolle- og ansvarsfordeling fremgår av vedlagte vedtekter for samarbeidet, samt organisasjonskart i selve søknaden. Organisasjonskart for Nord-Troms plankontor
6 Styre Rådmennene i de 5 kommunene, eller den rådmannen utpeker, skal fungere som styre og ha jevnlige møter med plankontoret. Saker av særlig betydning, prinsipiell karakter, samt budsjett, virksomhetsplan og årsmelding behandles i styret for plankontoret. Daglig leder Daglig leder har ansvaret or den daglige drift av kontoret og rapporterer til styreleder. Daglig leder i samarbeid med styreleder legger fram saker for styret. Ressursgruppa Det er etablert en ressursgruppe bestående av fagpersoner fra kommune. Daglig leder i plankontoret innkaller og leder ressursgruppa. Ressursgruppa er rådgivende overfor daglig leder. Ressursgruppas oppgaver: - Gi faglige innspill i løpende saker. - Gi råd ved utarbeidelse av virksomhetsplan, budsjett og årsmelding. - Kontakt med andre fagpersoner i kommunen. Ved eventuell aktuelle problemstillinger i ressursgruppa, vurderer daglig leder om problemstillingen skal forelegges styret. Aktiviteter Styret og daglig leder skal tilpasse aktivitetene i forhold til tilgjengelig fagkompetanse og ressurser ut fra de behov som eierkommunene til enhver tid har. Behovene meldes inn til styret og daglig leder i tilknytning til plankontorets virksomhetsplanlegging. Virksomhetsplanen styrer aktiviteten fra år til år innenfor områdene nevnt under, dvs. nevnte oppgaver er hentet fra opprinnelig prosjektplan, men vi har avslutningsvis foretatt en vurdering og prioritering.
7 Kommuneplanlegging Utarbeidelse av kommunens arealplan fra oppstart: Planprogram, analyser/ utredninger, politisk prosess, forankring, saksbehandling. Revisjoner av vedtatte planer: Planprogram, analyser/utredninger, politisk prosess, forankring, saksbehandling. Kommunedelplaner: Tematisk eller geografisk, herunder kystsoneplaner. Planprogram, analyser/utredninger, politisk prosess, forankring, saksbehandling. Kommuneplanens samfunnsdel er som hovedregel en primæroppgave for hver kommune. Reguleringsplanlegging Hovedsakelig med fokus på punkt en og to. Under visse forbehold av at det er stillingsressurser/ fagkompetanse i plankontoret til å gjennomføre dette, kan de øvrige punktene gjennomføres. Saksbehandling av private, kommunale og statlige reguleringsplaner. Delta i prosesser for utarbeidelse av arealplaner fra andre statlige fagetater f.eks. Statens Vegvesen, Kraftlinjer mv. Prosjektledelse på planer som har eksterne fagressurser involvert.. Utarbeidelse og ajourhold av digitalt planregister. Eksterne planer / andre planer / utredning / analyse Under visse forbehold av at det er stillingsressurser/ fagkompetanse i plankontoret til å gjennomføre følgende: Stedsutvikling. Styring av prosess for utarbeidelse av slike planer. Gjennomføres som egne prosjekter definert av den enkelte kommune. Utomhusplaner, nærmiljø / parkanlegg. Planer / utredninger som utgjør faggrunnlag for annen planlegging for eksempel energi og miljøplaner, ROS-analyser, biologisk mangfold mv. Gjennomføres som egne prosjekter definert av den enkelte kommune eller i samarbeid.
8 Fremdriftsplan Prosjektet skal gå over 3 år der følgende fremdriftsplan gjelder: Dato Milepæl Merknad Nedsette styret Budsjettbehandling i kommunene Mai aug. 2012 Rekruttering Gjennomført Oktober 2012 Oppstart plankontoret Gjennomført Februar 2013 Virksomhetsplan 1 Behandlet ressurs-gruppa april 2013 Oktober 2013 Budsjett 2014 Behandlet i november 2013 Desember 2013 Virksomhetsplan 2 Behandlet i ressursgruppa januar 2014 og styringsgruppa i 25. februar 2014 Februar 2014 Regnskap, årsmelding 1 Ble behandlet i styrings i 25. februar Juli 2014 Midtveis evaluering (ekstern?) Skal være klar i løpet av første kvartal 2014 Desember 2014 Virksomhetsplan 3 og budsjett 2015. Det utarbeides ny søknad til fylket om tilleggsfinansiering. Budsjett behandlet i Styret 20. okt. 2014. Februar 2015 Regnskap, årsmelding 2 Oktober 2015 Avslutning Prosjektet videreføres ut 2015 November 2015 Evaluering Desember 2015 Regnskap, årsmelding 3
9 Økonomi Vi er inne i siste driftsår med ekstern finansiering fra Troms fylkeskommune til 1. oktober 2015. Styret har vedtatt å forlenge prosjektet ut 2015 med sikte på eventuell forlenging, og at man søker Troms fylkeskommune om ett ekstratilskudd på kr. 337.500,- til å dekke kostandene for prosjektets siste 3 måneder. Fylkeskommunen har bevilget årlige tilskudd på 1,25 millioner kroner over tre år, i tillegg til kr. 300.000,- kompetanseheving, kr. 100.000,- til lyd/-bildestudio (delvis gjennomført i 2014) samt ekstra oppstartstilskudd på kr. 200.000,-. Dvs. samlet har Troms fylkeskommune støttet prosjektet med kr. 4.350.000,- Følgene budsjett ligger til grunn: Utgifter 2015 Lønn kr 3 071 500 Pensjon kr 552 870 Husleie (inkl. strøm, vask) kr 201 280 Kjøregodtgjørelse (kurs, reise etc.) kr 75 000 Kompetanse kr 200 000 Telefongodtgjørelse kr 28 800 Kontorhold (papir, nett, litteratur etc) kr 45 000 Investering i lyd-bilde utstyr, etc. kr 60 000 Sum kr 4 234 450 Inntekter 2015 Tilskudd Troms fylkeskommune kr 1 012 500 Leieinnt. TFK- kystsoneprosjektet kr 48 000 Ny søknad TFK - tilleggsfinansiering kr 337 500 Refusjon Storfjord (20%) og Skjervøy (10%) kr 169 295 Sum ekstern inntekt kr 1 567 295 Kostnad minus tilskudd TFK og leieinnt. kr 2 667 155 Fordeling av kostnader 2015 Kommunal andel av kostandene kr 2 667 155 - Fast andel fordelt på 5 kommuner 40 % kr 1 066 862 - Faste kostnader pr kommune kr 213 372 - Øvrig 60% fordelt på innbyggere 60 % kr 1 600 293 Utgiftsfordeling 2015 Kvænangen Skjervøy Kåfjord Nordreisa Storfjord SUM Fast andel (40%) kr 213 372 kr 213 372 kr 213 372 kr 213 372 kr 213 372 kr 1 066 862 % ut fra innb. (60%) kr 157 981 kr 352 023 kr 269 966 kr 587 400 kr 232 924 kr 1 600 293 Sum refusjon kr 371 353 kr 565 395 kr 483 338 kr 800 772 kr 446 296 kr 2 667 155
10 Prioritering av arbeidsoppgaver i 2015 Plankontoret skal være et ressurskontor for sine medlemskommuner. Hvilke prioriteringer og tiltak som skal prioriteres er i siste instans opp til styringsgruppa og avgjøre. Følgende aktiviteter vil bli prioritert: Arealplaner Det er utarbeidet et forslag til fremdriftsplan som er behandlet av ressursgruppa og de ansatte. Oppgaver Status og fremdrift Nordreisa Planen ble vedtatt mars 2014. Kåfjord Kvænangen Skjervøy Storfjord Det er innhentet arealinnspill fra private og det jobbes nå med samfunnsdelen i kommunen med sikte på å få ut felles høringsutkast i mars 2015. Arealinnspill er innhentet, og det jobbes nå med å få inn innspill fra samfunnsdelen. Målet er å ha klart et høringsutkast til februar-mars 2015. Arealinnspill er innhentet og det jobbes med høringsutkast med sikte på et høringsutkast i januar 2015. Arealinnspill er innhentet og det jobbes med høringsutkast med sikte på et høringsutkast i desember 2014. Det er gjennomført folkemøter ute i kommunene, og en av utfordring er at flere av kommunene ikke har på plass en oppdatert samfunnsdel. Plankontoret jobber derfor aktivt med å få konkretisert innspill i samfunnsdelen. Dette gjøres på tross av at det i opprinnelig plan ble påpekt at samfunnsdelen var kommunens ansvar. Reguleringsplaner Plankontoret skal være en ressurs for den enkelte kommune når det gjelder behandling av private reguleringsplaner. Dette arbeidet omfatter hele prosessen fra informasjonsmøte, forhåndskonferanse til politisk behandling. Digitale planregistre Det er et mål i prosjektperioden at samarbeidskommunene får etablert digitalt planregistre, men at det er den enkelte kommunes ansvar å få det på plass. Så langt er det bare Nordreisa kommune som har etablert et slikt register. I følge plan og bygningsloven 2-2 skal kommunene ha et planregister (frivillig om det skal være digitalt). Et slikt register vil også lette arbeidet i det
11 videre arealplanarbeidet. Det opprinnelige målet var å få etablere et fellesprosjekt for å få opprettet digitale registre i de øvrige kommunene, men pga. ulik fremdrift, vil man starte med de kommunene som er kommet lengst. Plankontorets rolle vil være å koordinere denne jobben med tanke på anbud og prosjektstyring, men det er opp til den enkelte kommune å skaffe en oversikt over hvilke planer som skal digitaliseres. I mellomtiden er det ingenting i veien for at den enkelte kommune kan starte med å legge inn nye planer. Plankontoret kan kjøre felles opplæring. Informasjon - hjemmeside All informasjon fra plankontoret skal være lett tilgjengelig den enkelte kommunes hjemmeside. I oppbyggingen av hjemmesiden må det fokuseres på brukernes behov, og dette innarbeides i den enkelte kommunenes hjemmeside. WWW.NTPLAN.NO driftes som en ren prosjektside. Interne forhold Plankontoret som prosjekt har som mål å samordne kommunale planressurser i 5 kommuner. Konkret betyr det at vi har personellressurser som har sin organisatoriske- og fysiske tilknytning både til enkeltkommune og plankontoret. Denne formen for desentral organisering er krevende og ordrer fleksibilitet fra alle parter. En viktig del av prosjektet er å legge til rette for løsninger som gjør det mulig å få til en effektiv oppgaveløsning på tvers av kommuner. Fysisk infrastruktur Plankontoret holder til på «Rejosbygget» på Storslett der vi har en husleieavtalen som går frem til 1. september 2015. Etter den tid må eventuelt avtalen forlenges eller vi må finne nye lokaler. Plankontoret er knyttet til det kommunale IKT-nettet i Nord-Troms, og vi skal ha like god tilgang til de kommunale IKT-systemer som på kommunehusene. Lync brukes som samhandlingsverktøy. Vi ser at Ephorte 5.0 innføres i 2015 og dette må tilpasses plankontorets behov. Kontoret har også egen plotter som Skjervøy kommune har bidratt med. Kompetanse En viktig suksessfaktor for plankontoret er personell med oppdatert og relevant kompetanse i forhold til de oppgaver som skal løses. I medarbeidersamtaler er det ytret ønske om poenggivende kurs, i tillegg til å delta på ulike kurs. Det vil også bli gjennomført interne kurs med eget personell. Det være seg Gisline, reguleringsplanlegging, naturmangfold osv. Det vil også være mulig å tilby slike kurs til våre eierkommuner.
12 Personell Vi har siden oppstart hatt varierende kapasitet som følge av permisjoner og sykdom, men etter at vi ble tilført en ekstra ressurs høsten 2014, står vi bedre rustet i 2015. Det betyr at vi vil ha rimelig god kapasitet i forhold til de oppgaver vi skal løse. Men samtidig er det en utfordring å balansere personalressurser som er lokalisert i den enkelte kommune. Vi er bl.a. avhengig av både oppdaterte planregistre og samfunnsdel for å gjøre en god jobb, noe de fleste kommuner i dag ikke har på plass. Det betyr at en del av våre personalressurser går med på å løse oppgaver som ikke var med i den opprinnelige prosjektplanen. Men dette er helt nødvendig for å sikre at de planer vi utarbeider skal ha relevans og være forankret i den enkelte kommune. Sluttord Styret har vedtatt å forlenge prosjektet «Nord-Troms plankontor» ut 2015, og det er igangsatt et arbeid for å evaluere kontoret med tanke på videreføring. Evalueringsrapporten forventes sluttført i løpet av første kvartal 2015. Evalueringen skal også vurdere fremtidige driftsmodeller for plankontoret, herunder hvilke oppgaver som det er hensiktsmessig å legge til kontoret. For de ansatte i plankontoret er det viktig at en videreføring avklares så fort som mulig. Det er uheldig å være ansatt på midlertidige vilkår, og det er viktig at en videreføring avklares så raskt som mulig. Inntil videre er prosjektet forlenget ut 2015, men etter den tid vil kommunene fortsatt ha behov for de tjenester som plankontoret leverer. Men vi ser at plankontoret er i stand til å levere, og at den jobben vi gjør legges merke til utenfor Nord-Troms. Vi ser også at det å etablere sterke fagmiljø tiltrekker seg kompetanse og at resultatet er bedre planer. Vi håper at også at våre eiere ser dette. Virksomhetsplanen ble vedtatt i styremøte xx.xx.2015 Kvænangen kommune Kåfjord kommune Nordreisa kommune Frank Pedersen Einar Pedersen Anne Marie Gaino Skjervøy kommune Cissel Samuelsen Storfjord kommune Ellen-Beate Lundberg