Brukerdokumentasjon Ephorte - UTVALGSMODUL Dokumentsenteret v/ Geir Håvard Ellingseter februar 2011
Innledning Utvalgsmodulen benyttes til å sette opp sakskart og produsere møteinnkalling som sendes ut til utvalgsmedlemmene. Vedtakene fra utvalgene protokolleres i saksprotokollen. Når alle vedtakene er protokollert opprettes en møteprotokoll som inneholder alle vedtakene som utvalget har gjort.
Opprett saksdokument 1. Stå i riktig saksmappe. 2. Velg Ny journalpost > Nytt saksfremlegg frå menyikonet ( ). 3. Skriv inn Innhold (Navnet på saksframlegget) 4. Sett inn riktig saksbehandler 5. Utfør offentlighetsvurdering (dvs fjern XX ev. legg inn annen tilgangskode) 6. På fanen Behandlinger settes verdien 1 i feltet Rflg. Skal saken opp i flere utvalg settes verdien 2 for det 2. utvalet. 7. Velg riktig Type utval. 8. Velg Utvalg som skal behandle saka. Alle utval må fågøres. 9. Status settes til Registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår. 10. Trykk Lagre og nytt dokument for å opprette saksframlegget. Når saksframlegget er ferdig må journalpost- status settes til F og behandlingsstatus må settes til Klar fra saksbehandler og godkjent av leder. Husk at alle vedlegg skal være lagt inn i ephorte.
Opprett referatsak 1. Stå på journalposten som skal være referatsak og gå inn på fanen Behandlinger. 2. Velg Ny utvalgsbehandling. 3. Fyll ut alt som er ringet rundt og trykk lagre.
Opprett møte 1. Velg riktig Utvalg 2. Klikk på ikonet foran fanen Utvalgsmøter og velg nytt. 3. Angi: Møtested Møterom Møtedato Starttidspunkt Møte nr. (sjekk sist brukte og legg til en) 4. Klikk på Lagre For å endre møtedato velges menyikonet til venstre for aktuell dato:
Sett opp sakskart 1. Gå inn i riktig Utvalg og klikk på ønsket møtedato. 2. Velg fanen køliste. 3. Trykk på pilen for å flytte dokumentet til sakskartet. Status må være KL for å kunne sette en sak på sakskartet. For å fjerne saksdokument fra sakskartet trykk på pila til venstre for saken. For å endre rekkefølgen på saksdokumentene kan du endre tallet i kolonnen sortering helt til høgre, eller du kan velge menyikonet til dokumentet som skal flyttes. Velg Flytt og riktig undervalg.
Nummerer sakskart 1. Stå på Sakskart for møte 2. Velg Nummerer sakskart fra menyikonet Dukker det opp flere saker etter at nummerering er utført kan sakskartet nummereres på nytt: 1. Gå inn på fanen Saksnummerserier 2. Velg menyikonet for riktig sakstype og velg rediger 3. Sett inn første saksnummer i møtet som verdi i feltet Sekvensnummer 1 4. Gå tilbake til fanen Sakskart og velg Nummerer sakskart på nytt. Legges det til en sak til slutt i sakskartet kan du gå inn på saken (stå i sakskartet og velg rediger) og velge fanen Detalier. Skriv inn nummer i feltet Sekvensnummer og årstall.
Lag møteinnkalling 1. Gå inn på riktig møte. 2. Klikk på menyikonet på sakskartfanen og velg Klargjør innkalling: 3. Klikk lukk i denne dialogboksen: 4. Velg Rediger innkalling for å åpne dokumentene: 5. Eventuelt rediger forside (hvem som skal kontaktes ved forfall) 6. Sjekk at alle sakene med vedlegg og referatsaker ligger i venstremenyen. 7. Lukk vinduet (trykk på rødt kryss øverst til høgre). 8. Trykk på fanen dokumenter. Velg Møteinnkalling Generer nytt PDF dokument Med sidenummerering.
9. Klikk Lukk på denne dialogboksen. 10. Klikk på møteinnkalling: 11. Vent litt (alt etter hvor langt dokumentet er) og så er PDF filen klar (krysset i kolonnnen Konverteres må være borte). 12. Sett møteinnkallingen til Godkjent av leder: Gå inn på riktig møte Velg fanen Dokumenter Velg Rediger på menyikonet for Møteinnkalling Sett Status for møtedokumentet til G- Godkjent av leder
Etter at bildet er oppdatert er innkallingen tilgjengelig som et PDF dokument: Opprette møteinnkalling med dokumenter unntatt offentlighet Når det er dokumenter som er unntatt offentlighet må det lages en egen offentlig variant av innkallingen. Offentlig møteinnkalling vil inneholde alle saksfremlegg unntatt de som har tilgangskode i ephorte. Det gjøres slik: 1. Gå inn på fanen dokumenter og velg Rediger på Møteinnkallingen:
2. Sett på MU som tilgangskode. 3. Gå på sakskartet og velg Offentlig Klargjør innkalling og Offentlig Rediger innkalling 4. Rediger ev. sakliste. Lukk utvalgsmodulen. 5. Gå på fanen dokumenter og velg Offentlig møteinnkalling Generer nytt PDF dokument Med sidenummerering:
6. Klikk på Møteinnkalling: 7. Velg den PDF'en som heter OP- Offentlig versjon - PDF: Da får du opp den offentlige versjonen. Pass på at konverteringen er
ferdig. Pass på at det ikke er kryss for konvertering: Er det kryss må man vente til konverteringen er ferdig. Høgreklikk og velg oppdater: Da forsvinner krysset når konverteringen er ferdig. Opprett protokoll Behandlingsrekkefølge Sakene skal protokolleres i den rekkefølgen som de er behandlet. Flytt derfor om på saklista før møteprotokollen lages (saksnummerene beholdes selv om sakene er behandlet i annen rekkefølge enn på innkallingen). Fremmøte Velg fanen Fremmøte og velg Autoregistrer alle medlemmer fra menyikonet.
Alle faste medlemmer av utvalget registreres da som møtedeltakere. Velg eventuelle vararepresentanter fra menyikonet til den som ikke møter. Møteprotokoll 1. Velg riktig møte. 2. Legg inn eventulle nye saker som er tatt opp på møtet. 3. Lås sakskart før klargjøring av protokoll. 4. Velg Klargjør protokoll fra menyikonet (alle dokumentene som benyttes for å lage møteprotokollen opprettes) 5. Velg Rediger protokoll. 6. Skriv inn eventuell behandling og vedtak i saksprotokollene (kan i mange tilfeller kopiere vedtak inn i saksprotokollen fra saksfremlegget) 7. Når vedtak er lagt inn i alle sakene opprettes en samlet møteprotokoll ved å høyreklikke på dokumentet Møteprotokoll og velge Generer nytt. 8. Husk å velge Ja på spørsmål om innsjekking av dokumentene når programmet avsluttes. 9. Gå inn på fanen Dokumenter og velg Møteprotokoll Konverter tekstdokument til PDF. 10. Når PDF fila er klar endres status på protokollen til Godkjent av leder ( protokollen kan IKKE endres etter at dette er gjort!) 11. Lås protokollen (nest nederste valget på fanen Sakskart) for å sette status til sakene til BE (ferdig behandlet i utvalg)
Opprette protokoll når noe er unntatt offentlighet Opprett fullstendig protokoll først. Offentlig protokoll vil unnta saker med tilgangskode. NB! Selv om en sak er unntatt offentlighet kan saksprotokollen være offentlig. Pass på at sakliste og vedtak ikke inneholder informasjon unntatt offentlighet. 1. Sett på MU som tilgangskode på protokollen: 2. Gå på sakskartet og velg Offentlig Klargjør innkalling og Offentlig Rediger protokoll:
3. Rediger eventuelt sakliste og høgreklikke på dokumentet Møteprotokoll og velg Generer nytt. 4. Skriv inn det som skal være protokollen i den saken som er unntatt offentlighet siden den fullstendige protokollen til saka er fjernet. De andre sakene er som i den fullstendige møteprotokollen. Lukk utvalgsmodulen. 5. Gå til fanen Dokumenter og velg Offentlig møteprotokoll Konverter tekstdokument til PDF
6. Klikk på Møteprotokoll på fanen Dokumenter: 7. Pass på at det ikke er kryss for konvertering: Er det kryss må man vente til konverteringen er ferdig. Høgreklikk og velg oppdater: Da forsvinner krysset når konverteringen er ferdig.
8. Velg OP Offentlig versjon PDF.