TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 11.11.2009 15.30 17.55 Tilstede på møtet Medlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Tor Zachariassen Varamedlemmer Bjørnar Østgård Andre Fra KomRev NORD: Revisjonsdirektør Oddgeir Albertsen Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andre Hanssen Forvaltningsrevisor Runar R. Hanssen (tilstede i sak 112/09) Behandlede saker Sak nr./år Sak 112-117/09 Underskrifter Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane Fra Tromsø kommune: Rådgiver Beate Mortensen (tilstede i sak 112/09) Bjørn-Gunnar Jørgensen sign. Bjørnar Østgård sign. Rolleiv O Lind sign. Tor Zachariassen Sign Britt Sofie Illguth sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 4.11.2009 som ble enstemmig godkjent. Saknr Tittel U.off. 112/09 Forvaltningsrevisjonsrapport Arbeidsmiljø, sikkerhet og sykefravær i pleie- og omsorgssektoren i Tromsø kommune 113/09 Forvaltningsrevisjonsprosjekt innen psykiatritjenesten bestilling og overordnet prosjektskisse 114/09 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2009 Tromsø kommune 115/09 Revisjon av pasientregnskap for 2008 Kroken sykehjem Vedlegg, offl. 13, 1.ledd 116/09 Gjennomgang av formannskapssaker 117/09 Referatsaker
Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 112/09 Forvaltningsrevisjonsrapport Arbeidsmiljø, sykefravær og skader ved sykehjemmene Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Arbeidsmiljø, sykefravær og skader ved sykehjemmene. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: Kommunen bør evaluere og vurdere tiltak knyttet til bemanning, arbeidspress og belastningsskader ved sykehjemmene Kommunen bør evaluere og vurdere tiltak knyttet til fysisk miljø på avdelingene/enhetene Kommunen bør evaluere og vurdere tiltak rettet mot gjennomføring av medarbeidersamtaler Opplæringen og rutinene knyttet til avviksregistrering bør forbedres Kompetansehevende tiltak om arbeidsmåter i forhold til personer med demens bør innarbeides Tiltak knyttet til de ansattes tilbakemeldinger på forbedringsområder i tjenesten bør evalueres og vurderes. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 19.4.2010. Felles forslag til tilføyelser og endringer: Tilføyelse som tas inn i innstillingens punkt 1, nytt punkt 2 og 3: 1. og slutter seg til det metodiske arbeidet som KomRev NORD har gjort i forvaltningsrevisjonen. 2. Kommunestyret har med tilfredshet merket seg at revisjonens undersøkelse i forbindelse med forvaltningsrevisjonen tyder på at de ansatte generelt vurderer det psykososiale arbeidsmiljøet herunder i særlig grad det sosiale miljøet ved kommunens sykehjem som godt.
Blad 4 3. Kommunestyret anmoder rådmannen om å gjennomføre møter med samtlige enhetsledere, tillitsvalgte/verneombud og ansatte i rådmannens stab som arbeider med sykehjem, der KomRev NORD kan presentere forvaltningsrevisjon om arbeidsmiljø, sykefravær, skader på ansatte ved sykehjem. Punkt 2-3 i innstillingen blir nye punkt 4-5. Endringer i forhold til innstillingen: Punkt 4 (innstillingens punkt 2): Første kulepunkt: Ordet bør erstattes med må, ordet evaluere strykes, og ordet vurdere erstattes med gjennomføre. Andre kulepunkt: Ordet bør erstattes med må, og ordet evaluere strykes. Tredje kulepunkt: Ordet bør erstattes med må, ordet evaluere strykes, og ordet vurdere erstattes med snarest forsterke. I tillegg tilføyelse: årlige medarbeidersamtaler. Fjerde kulepunkt: Ordet bør erstattes med må. Fristen i punkt 5 (innstillingens punkt 3) endres til 1.6.2010. Innstillingen med foreslåtte tilføyelser og endringer enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Arbeidsmiljø, sykefravær og skader ved sykehjemmene og slutter seg til det metodiske arbeidet som KomRev NORD har gjort i forvaltningsrevisjonen. 2. Kommunestyret har med tilfredshet merket seg at revisjonens undersøkelse i forbindelse med forvaltningsrevisjonen tyder på at de ansatte generelt vurderer det psykososiale arbeidsmiljøet herunder i særlig grad det sosiale miljøet ved kommunens sykehjem som godt. 3. Kommunestyret anmoder rådmannen om å gjennomføre møter med samtlige enhetsledere, tillitsvalgte/verneombud og ansatte i rådmannens stab som arbeider med sykehjem, der KomRev NORD kan presentere forvaltningsrevisjon om arbeidsmiljø, sykefravær, skader på ansatte ved sykehjem.
Blad 5 4. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: Kommunen må gjennomføre tiltak knyttet til bemanning, arbeidspress og belastningsskader ved sykehjemmene Kommunen må vurdere tiltak knyttet til fysisk miljø på avdelingene/enhetene Kommunen må snarest forsterke tiltak rettet mot gjennomføring av årlige medarbeidersamtaler Opplæringen og rutinene knyttet til avviksregistrering må forbedres Kompetansehevende tiltak om arbeidsmåter i forhold til personer med demens bør innarbeides Tiltak knyttet til de ansattes tilbakemeldinger på forbedringsområder i tjenesten bør evalueres og vurderes. 5. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 1.6.2010. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 18.11.2009 til (frist 9.12.2009): - Tromsø kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.12.2009 til: - Tromsø kommune v/ordfører 113/09 Forvaltningsrevisjonsprosjekt innen psykiatritjenesten bestilling og overordnet prosjektskisse Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Psykiatri, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Psykiatri, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Utskrift av saksprotokoll sendt 18.11.2009 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
Blad 6 114/09 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2009 Tromsø kommune Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann redegjorde for revisjonsstrategien for Tromsø kommune i 2009. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors redegjørelse til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisors redegjørelse til orientering. 115/09 Revisjon av pasientregnskap for 2008 Kroken sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2008 til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2008 til orientering. 116/09 Gjennomgang av formannskapssaker Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.
Blad 7 Britt Sofie Illguth redegjorde for utvalgte saker fra formannskapet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 117/09 Referatsaker Referert: A. KONTROLL AV MÅNEDSREGNSKAPENE PASIENTREGNSKAP - Notat datert 21.10.2009 fra KomRev NORD B. NKRFS KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2010 - Informasjon fra NKRFs internettside I tillegg tatt opp i møte: C. JULEMIDDAG 8.12. Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak A tas til orientering. 2. Referatsak B: NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2010 Kontrollutvalgets medlemmer får anledning til å melde seg på konferansen. K- Sekretariatet foretar påmelding for de som ønsker å delta. 3. Referatsak C- julemiddag 8.12. Julemiddag gjennomføres forbindelse med møtet 8.12., og K-Sekretariatet reserverer plass ved forslaget nevnt i møtet. I år inviteres varamedlemmer som har deltatt på møter i løpet av året, samt oppdragsansvarlige revisorer. Forslaget enstemmig vedtatt.
Blad 8 1. Referatsak A tas til orientering. 2. Referatsak B - NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2010 Kontrollutvalgets medlemmer får anledning til å melde seg på konferansen. K- Sekretariatet foretar påmelding for de som ønsker å delta. 3. Referatsak C julemiddag 8.12. Julemiddag gjennomføres forbindelse med møtet 8.12., og K-Sekretariatet reserverer plass ved forslaget nevnt i møtet. I år inviteres varamedlemmer som har deltatt på møter i løpet av året, samt oppdragsansvarlige revisorer. Rett utskrift: Finnsnes, den 18. november 2009 Inger Johansen