EIDSBERG KOMMUNE Hovedutvalg for kultur og oppvekst MØTEINNKALLING 02.05.2013/TOA Møtested: Kantina Heggin 3 Møtedato: 13.05.2013 Tid: 17.30 Eventuelle forfall meldes til Tone Åsrud Reime innen onsdag 08.05.13 kl 13.00 tlf. 69 70 20 00. Felles informasjon i kommunestyresalen for hovedutvalgene kl. 17.30: Oppstart av planprogram for kommuneplan og sentrumsplan Boligsosial handlingsplan Øvrige orienteringer Økonomisk status SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel Side 14/13 13/855 GODKJENNING AV PROTOKOLL - HOVEDUTVALG FOR KULTUR OG OPPVEKSTS MØTE 02.04.13 15/13 13/678 VIDEREUTDANNING FOR LÆRERE - KOMPETANSEHEVING 16/13 13/622 HØRING-PLANPROGRAM FOR KOMMUNEPLAN 2015-2027 FOR EIDSBERG KOMMUNE VARSEL OM OPPSTART AV PLANARBEID 17/13 13/634 VEILEDENDE RETNINGSLINJER FOR STØNADER TIL ALLMENT KULTURARBEID I EIDSBERG - REVIDERING 18/13 13/635 TILSKUDD TIL HOVEDGRUPPER OG FASTSETTING AV FRUNNSTØNAD TIL LAG OG FORENINGER 2013 19/13 13/845 KULTURTORGET - OMDISPONERING AV AKTIVITETSMIDLER 20/13 13/844 PROSJEKT MYSENELVA - OMDISPONERING AV MIDLER
21/13 13/843 EVALUERING FAMILIESENTERET Espen A. Volden Leder
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 14/13 13.05.2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL - HOVEDUTVALG FOR KULTUR OG OPPVEKSTS MØTE 02.04.13 Saknr. Politisk behandling Møtedato 14/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 13.05.2013 Arkivkode:033 A &17 Arkivsaknr.:13/855 L.nr.: 4043/13 Saksb.: Tone Åsrud Reime Rådmannens forslag til vedtak: Protokoll fra hovedutvalg for kultur og oppveksts møte 02.04.13 godkjennes. Hovedutvalg for kultur og oppveksts vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Protokoll. Protokoller fra offentlige utvalg skal formelt godkjennes før vedtakene iverksettes. I praksis godkjenner hovedutvalgsleder Espen A. Volden (H) protokollen på vegne av hovedutvalget når denne er ferdigskrevet.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 15/13 13.05.2013 VIDEREUTDANNING FOR LÆRERE - KOMPETANSEHEVING Saknr. Politisk behandling Møtedato 15/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 13.05.2013 Arkivkode:433 A2 Arkivsaknr.:13/678 L.nr.: 3925/13 Saksb.: Jan-Erik Buer Rådmannens forslag til vedtak: Eidsbergskolens strategi for satsning på etter- og videreutdanning tas til etterretning. Hovedutvalg for kultur og oppveksts vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Ingen. I Eidsberg kommunes vedtatte budsjett for 2013 er det øremerket 200.000 kr til etterog videreutdanning innenfor virksomhet skole. Etter- og videreutdanning er en viktig faktor i arbeidet med å øke kompetansen i skolen. Mange krav endrer seg og det er et kontinuerlig behov for å videreutvikle den kompetansen vi besitter. Når vi skal løfte kompetanse i en så stor organisasjon som skole tilsier det et betydelig økonomisk løft for å få dette til. Regjeringen har lagt opp til et spleiselag mellom stat, kommune og arbeidstagerorganisasjonene for å satse på etter- og videreutdanning. I ordningen Kompetanse for kvalitet er det lagt opp til frikjøp av arbeidstagere slik at de kan benytte tiden til å studere. RÅDMANNENS MERKNADER: Satsningen på etter- og videreutdanning er viktig for å opprettholde kvaliteten i Eidsbergskolen. Ordningen Kompetanse for kvalitet er kostbar og tillater slikt sett et lite antall lærere å delta. Innenfor rammen av 200.000 kr vil Eidsbergskolen kunne utdanne 1,5 lærere igjennom ett år. Det tilsier en meget liten andel kompetanseheving sett alle skolene samlet.
Sak 15/13 Eidsberg kommune har derfor sett på alternative måter å benytte midlene på. Vi har i samarbeid med bl.a. Sarpsborg kommune fått innpass på studiespesialisering innenfor basisfag for lærere tilknyttet Eidsberg ungdomsskole. Her er det fremmet krav om økt kompetanse for å undervise i fagene norsk og matematikk, et krav vi må forsøke å møte. Her vil 5-6 lærere kunne gjennomføre studier på en effektiv og langt mindre kostbar måte. Eidsberg kommune ønsker derfor å benytte seg av tilbud i samarbeid med bl.a. Sarpsborg kommune for på den måten sikre kompetanseheving til flest mulig lærer innenfor rammene vi har til disposisjon.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 16/13 13.05.2013 HØRING-PLANPROGRAM FOR KOMMUNEPLAN 2015-2027 FOR EIDSBERG KOMMUNE - VARSEL OM OPPSTART AV PLANARBEID Saknr. Politisk behandling Møtedato 3/13 Eldrerådet 13.05.2013 / Ungdomsrådet 13.05.2013 2/13 Råd for funksjonshemmede 13.05.2013 / Administrasjonsutvalget 13.05.2013 16/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 13.05.2013 11/13 Hovedutvalg for helse- og velferd 13.05.2013 40/13 Hovedutvalg for miljø og teknikk 13.05.2013 / Formannskapet 14.05.2013 / Kommunestyret 30.05.2013 Arkivkode: Arkivsaknr.:13/622 L.nr.: 3894/13 Saksb.: Kai Roterud Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem for kommunestyret med slik innstilling: 1. I henhold til plan- og bygningslovens 11-12 varsles det oppstart av revisjon av kommuneplanens samfunnsdel og arealdel 2015 2027. 2. I henhold til plan- og bygningslovens 11-13, jfr. 4-1 legges forslag til planprogram for kommuneplanens samfunnsdel og arealdel 2015-2027 ut til offentlig ettersyn og sendes på høring til berørte parter med høringsfrist 1. august 2013. 3. Formannskapet er politisk styringsgruppe for planarbeidet. Kommunestyrets vedtak: Formannskapets innstilling: Administrasjonsutvalgets og hovedutvalgenes innstilling: Rådenes innstilling:
Sak 16/13 SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Forslag til planprogram for kommuneplanens samfunnsdel og arealdel 2015 2027. Høringsliste Kommunestyret vedtok i møte 06.12.2012 (k-sak 134/12) planstrategien for kommuneplanperioden 2012 2015. I denne planstrategien er det gitt en oversikt over kommunens utfordringer i valgperioden og med dette utgangspunkt er det vedtatt hvilke planoppgaver som prioriteres i perioden. Askim kommune og Eidsberg kommune valgte å utarbeide felles planstrategi. Revisjon av kommuneplanen vil utgjøre en viktig del av dette planbehovet og det er i planstrategien angitt de mest sentrale planoppgaver som inngår i denne revisjonen. Ved revisjon av kommuneplan skal det utarbeides planprogram etter reglene i planog bygningsloven. Revisjon av kommuneplanens samfunns- og arealdel Formålet med revisjonen av kommuneplanen er å legge til rette for bærekraftig utvikling for Eidsberg-samfunnet. Samtidig skal kommuneplanen ta hensyn til at veksten skjer slik at en blant annet ivaretar hensynet til bomiljø, jordvern, biologisk mangfold, kulturlandskap og samfunnssikkerhet. Kommunen må ta hensyn til både nasjonale, regionale og lokale føringer ved utarbeidelse av kommuneplanen. I planprogrammet er det redegjort for de viktigste føringene. Et viktig prinsipp i plan- og bygningsloven er at det skal være sterke koblinger mellom samfunnsdel og arealdel. Samfunnsdelen skal gi føringer for hvordan Eidsbergsamfunnet skal utvikle seg. Arealdelen viser konsekvensene av samfunnsdelen på kartgrunnlag. Planprosessen legges derfor opp til at samfunnsdelen behandles først. Føringer fra samfunnsdelen legges så til grunn for arealdelen. Arealdelen skal bestå av kart og bestemmelser, og har en spesielt viktig rolle for å realisere ønskede overordnede mål og strategier for arealplanlegging i Eidsberg. Den er juridisk bindende, noe som betyr at bestemmelsene og kart vil styre framtidig arealutvikling. Planstrategi 2012 2015 tilsier at det er hensiktsmessig at kommuneplanens samfunnsdel utarbeides med utgangspunkt i temaområdene for kommunedelplanene. Da vil de politiske prioriteringene i kommuneplanens samfunnsdel angi klare og tydelige visjoner, mål og strategiske føringer for kommunedelplanene. Følgende syv plantema på tvers av virksomhetsområdene skal inngå i kommunedelplaner: 1. Kommunedelplan for omsorg, velferd og folkehelse 2. Kommunedelplan for oppvekst 3. Kommunedelplan for kultur, idrett og friluftsliv 4. Kommunedelplan for næringsutvikling
Sak 16/13 5. Kommunedelplan for klima og energi 6. Kommunedelplan for teknisk og grønn infrastruktur 7. Kommunedelplan for samfunnssikkerhet og beredskap Inn under tema oppvekst ligger også tema skole- og barnehagestruktur. Dette tema skal tas opp som egen politisk sak før samfunnsdelen endelig behandles. Planprosess, medvirkning og framdriftsplan Kommuneplanarbeidet er lagt opp i 3 faser; fase 1 planprogram, fase 2 samfunnsdelen og fase 3 arealdelen. For at prosessen skal bli gjennomført innenfor rimelig tid, med politisk og allmenn medvirkning, vil fasene overlappe hverandre. I Eidsberg kommune er Hovedutvalget for Miljø og teknikk vårt ordinære planutvalg, og de behandler til vanlig saker som gjelder arealdisponering. Kommuneplanen er en altomfattende overordnet plan som griper inn i alle kommunens tjenesteområder. Det er derfor vanlig at kommunens formannskap er politisk styringsgruppe for kommuneplanen, og vi foreslår denne organiseringen i den kommende planprosess. Politisk organisering: Kommunestyret vedtar kommuneplanens samfunnsdel og arealdel i henhold til plan- og bygningsloven. Kommunestyret vedtar endelig planprogram. Det er kommunestyret som legger høringsutkast til planprogram og forslag kommuneplan for samfunnsdel og arealdel ut til offentlig høring. Formannskapet er politisk styringsgruppe. Hovedutvalg for Helse og velferd, Hovedutvalg for Kultur og oppvekst, Hovedutvalg for Miljø og teknikk, Eldrerådet, Ungdomsrådet og Råd for funksjonshemmede vil få planen til drøfting for å kunne gi innspill til formannskapet for hver sine områder. Administrativ organisering: Rådmannens ledergruppe er administrativ styringsgruppe. Styringsgruppa skal sikre framdrift og har ansvaret for sentrale og overordnede beslutninger i prosessen. Prosjektgruppa er tverrfaglig sammensatt og har faglig ansvar for utredninger og utarbeiding av planforslag for styringsgruppa. Prosjektansvarlig i prosjektgruppa er nærings- og utviklingssjef. Referansegrupper består av fagpersoner fra organisasjonen og andre ressurspersoner. Referansegrupper leverer innspill på bestilling og mandat fra prosjektgruppa. I følge plan- og bygningsloven skal kommunen legge til rette for medvirkning i kommunale planprosesser. Med medvirkning menes i denne sammenheng enkeltpersoners og gruppers rett til å kunne delta i og påvirke beslutningsprosesser.
Sak 16/13 Det vil bli arrangert informasjonsmøter i forbindelse med hver fase i planprosessen. Kommunens hjemmeside vil være viktigste informasjonskilde for politiske møter, informasjons- og dialogmøter, frister for innspill og merknader til planforslagene med mer. Dessuten vil viktige kunngjøringer, frister og møter annonseres i Smaalenene Avis/Mysenposten. Forslag til planprogram skal ligge ute til offentlig høring i minst 6 uker. Planprogrammet vil bli gjennomgått på ny med bakgrunn i de uttalelser som kommer inn i løpet av høringsperioden. Kommunestyret vil deretter fastsette endelig planprogram. Planstrategien har lagt opp til følgende forutsetninger for revideringen av kommuneplanen: Kommuneplanens samfunnsdel for Askim og for Eidsberg revideres i parallelle planprosesser. Revidering av kommuneplanens samfunnsdel igangsettes ved utgangen av 2012, med sikte på vedtak første halvår 2014. Kommuneplanens arealdel for Askim og for Eidsberg revideres i parallelle planprosesser. Revidering av kommuneplanens arealdeler igangsettes ved utgangen av 2013, med sikte på vedtak i løpet av 2015. RÅDMANNENS MERKNADER: Kravet om å utarbeide et planprogram som grunnlag for revisjon av kommuneplanen er fastsatt i plan- og bygningsloven. Forslaget til planprogram for kommuneplan 2015 2027 er forankret i vedtatt kommunal planstrategi for Eidsberg kommune 2012 2015. Det foreslåtte planprogrammet har et innhold som i all hovedsak er definert i vedtatt kommunal planstrategi. Planprogrammet er imidlertid mer konkret i forhold til temaer, utredningsbehov og medvirkning. I forbindelse med utredningsarbeidet vil det være behov for å samle statistikk og faktagrunnlag som grunnlag for drøftinger av de ulike temaer som skal tas opp i kommuneplanarbeidet. Det legges derfor opp til at det utarbeides et statistikkhefte. Heftet vil bli supplert og videreutviklet etter hvert i prosessen. Rådmannen mener at statistikkheftet bør inngå som en del av framtidig plan- og styringssystem for Eidsberg og således oppdateres årlig. I plan- og bygningsloven legges det vekt på kommunens handlefrihet og at kommunale planer ikke skal gjøres mer omstendelig enn nødvendig. Samtidig er det krav at kommunen skal forholde seg til både nasjonale og regionale forventninger. Disse forventninger kan komme i konflikt med kommunens interesser og planbehov. Det kan derfor komme innvendinger fra statlig og regionalt hold om å utrede flere tema enn kommunen ser for seg. Etter rådmannens vurdering må slike innspill fra regionale og statlige myndigheter avklares tidlig i planprosessen.
Sak 16/13 I henhold til vedtatt planstrategi er det utarbeidet forslag til planprogram som legger opp til at det fattes vedtak om kommuneplanens samfunnsdel før det fattes vedtak om kommuneplanens arealdelareal. Siden målsettinger, føringer og vedtak vedrørende samfunnsdelen har betydning og virkning for utforming av arealdelen og vis a versa, kan utarbeidelse av henholdsvis samfunnsdelen og arealdelen i ulike tidsrom med påfølgende vedtak for hver del, føre til at vedtatt samfunnsdel blir gjenstand for tolking og forslag til andre tilnærminger og føringer enn det som var forutsatt i vedtatt samfunnsdel. Tidligere praksis har vært parallelle prosesser med behandling og vedtak av komplett kommuneplan. KONKLUSJON: Både temaer, utredningsbehov og medvirkningsprosesser vil være omfattende og arbeidskrevende, men nødvendig for å sikre faglig kvalitet og god medvirkning i planarbeidet. Rådmannen anbefaler at arbeidet med revisjon av kommuneplanen nå varsles igangsatt. Rådmannen anbefaler at forslag til planprogram for kommuneplanen 2015 2027 legges ut til offentlig ettersyn og at den sendes på høring til berørte parter.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 17/13 13.05.2013 VEILEDENDE RETNINGSLINJER FOR STØNADER TIL ALLMENT KULTURARBEID I EIDSBERG - REVIDERING Saknr. Politisk behandling Møtedato 17/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 13.05.2013 Arkivkode:C00 &00 Arkivsaknr.:13/634 L.nr.: 3705/13 Saksb.: Ingar Huseby Rådmannens forslag til vedtak: Arbeidsgruppens forslag til reviderte retningslinjer for stønader til allment kulturarbeid i Eidsberg vedtas. Hovedutvalg for kultur og oppveksts vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Eksisterende retningslinjer Arbeidsgruppens reviderte forslag (endringer med uthevet skrift) I hovedutvalg for kultur og oppveksts møte 12. februar ble det i sak 5/13 oppnevnt en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å revidere «Veiledende retningslinjer for stønader til allment kulturarbeid i Eidsberg». Arbeidsgruppen har hatt ett møte, og legger fram følgende endringsforslag. Alle endringene er markert med utheving og understreking: - 1: Som nytt pkt. 4 foreslås: «Ved hovedfordelingen kreves det at årsmelding, revidert regnskap og ajouført medlemsliste vedlegges søknaden». - Pkt. 4 foreslås som nytt pkt. 5-2: Beholdes uendret - 3: - Pkt. 1, foreslås endret til: «Drifts og aktivitetsstønad, herunder også husleiestønad og kostnader til drift av egne anlegg/lokaler, er den delen av kulturstønaden som blir skjønnsmessig vurdert. Tilskuddet kan økes eller reduseres etter en vurdering av søkerens aktivitet og driftsregnskap, og av søkerens plass i og betydning for kulturlivet i Eidsberg». - Resten av 3 beholdes uendret.
Sak 17/13-4: KORPS Følgende endring foreslås: «Som grunnstønad tildeles hvert korps et årlig beløp på kr. 8.100,- (indeksreguleres) + et tilskudd på 1,25X pr. aktivt medlem under 20 år. Siste setning tas bort, og overføres til nytt pkt. 4 i 1. Resten av 4 foreslås beholdt uendret. - 5: Beholdes uendret. - 6: Pkt 1 beholdes uendret Pkt 2 foreslås endret til: «Arrangementsstønad kan også gis til arrangement som er en følge av et regionalt samarbeid mellom foreninger i flere kommuner». - 7: Beholdes uendret. - 8: Foreslås endret til: Korpsene kan også søke kommunen særskilt om ekstra bevilgning i forbindelse med større innkjøp av instrumenter og/eller uniformer. Begrunnet søknad om dette behandles av hovedutvalget for kultur og oppvekst. Det forutsettes at korpsene spiller 17. mai uten særskilt godtgjørelse. - 9, 10 og 11: Beholdes uendret. Endringsforslagene fremmes med bakgrunn i at enkelte punkter kan virke uklare og føre til misforståelser. Arbeidsgruppen mener også at det kan være nødvendig å understreke viktigheten av at alle søkere ved hovedfordelingen sørger for at alle vedlegg er på plass. RÅDMANNENS MERKNADER: Arbeidsgruppens møte ble et effektivt møte der medlemmene drøftet alle punktene grundig, og legger med dette fram et endringsforslag som det er enighet om. Det er m.a.o. ingen delte synspunkter på forslagene.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 18/13 13.05.2013 TILSKUDD TIL HOVEDGRUPPER OG FASTSETTING AV FRUNNSTØNAD TIL LAG OG FORENINGER 2013 Saknr. Politisk behandling Møtedato 18/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 13.05.2013 Arkivkode:223 C Arkivsaknr.:13/635 L.nr.: 3677/13 Saksb.: Ingar Huseby Rådmannens forslag til vedtak: 1. X i fordelingsnøkkelen for grunnstønad til lag og foreninger settes til kr. 100,-. 2. Kr. 690.000,- fordeles til hovedgruppene på følgende måte: - Idretts- og skytterlag kr. 305.000,- - Sang- og musikkorganisasjoner kr. 225.000,- - Kristelige lag og foreninger kr. 50.000,- - 4H, bygdeungdomslag kr. 55.000,- - Diverse lag og foreninger kr. 55.000,- 3. Det tildeles kr. 40.000,- i økonomisk bidrag til Eidsberg Idrettsråd og kr. 10.000 til Eidsberg Musikkråd for året 2013. Hovedutvalg for kultur og oppveksts vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Ingen. Det er tidligere vedtatt følgende fordelingsnøkkel for grunnstønad til lag og foreninger: Kr. X pr. medlem inntil 20 medlemmer Kr. 0,7x pr. medlem for de neste 20 medlemmene Kr. 0,5x pr. medlem for de neste 30 medlemmene Kr. 0,3x pr. medlem for de neste 30 medlemmene Kr. 0,2x pr. medlem for de neste 30 medlemmene Kr. 0,1x for alle medlemmer over 130
Sak 18/13 Ifølge retningslinjer for stønad til allment kulturarbeid gis grunnstønaden kun til lag og foreninger som organiserer barn og ungdom under 20 år. I 2012 var X i grunnstønaden satt til kr. 90,-. 2013 2012 Ant. Søknader Medl. u/20 år Sum kr. Ant. Søknader Medl. u/20 år Sum kr. Idretts- og skytterlag 15 1605 275.000 11 1245 235.000 Sang- og musikkfor. 7 212 215.000 7 175 205.000 Kristelige lag/foren. 5 172 55.000 4 173 50.000 4H, BUL 4 181 55.000 3 171 50.000 Div. lag og foren. 10 48 55.000 6 28 50.000 Eidsberg Idr.råd 40.000 Eidsberg musikkråd 10.000 Sum 41 2218 705.000 31 1792 590.000 Det er avsatt kr. 810.000,- til lag og foreninger for 2013. Det foreslås å fordele kr. 705.000,- ved denne hovedfordelingen. Dette er en økning på kr. 115.000,- sammenliknet med 2012. Grunnen til at denne økningen foreslås er at det er en økning på 10 lag og vel 420 medlemmer under 20 år i søkermassen, samt at tilskuddene til Eidsberg Idrettsråd og Eidsberg Musikkråd tidligere ikke har vært innarbeidet i tabellen. I 2012 ble det bevilget kr. 66.000,- til Eidsberg Idrettsråd og kr. 8.000,- til Eidsberg Musikkråd. Det foreslås å øke X i fordelingsnøkkelen med kr. 10,- til kr. 100,-. Sang- og musikkorganisasjoner har en forholdsmessig stor pott sammenliknet med de andre gruppene. Årsaken til dette ligger i at Hovedutvalget for noen år siden bevilget kr. 50.000,- ekstra som ble øremerket korpsene. Denne summen reguleres i samsvar med tilskuddspostene generelt. I tillegg har korpsene en egen beregning av grunnstønaden, noe som gir et høyere beløp pr. medlem. Korpsene har store utgifter til uniformer, instrumenter og dirigenter. Det vises til sak 7/13 i HOKO Eidsberg Idrettsråd Økonomisk støtte Fra idrettsforbundets egne nettsider beskrives idrettsrådets arbeidsområder slik: «Idrettsrådet skal arbeide for best mulige forhold for idretten i kommunen. Idrettsrådet skal være en arena for samarbeid mellom lagene, mellom lagene og de kommunale myndigheter og mellom lagene og idrettskretsen. Blant idrettsrådets oppgaver er å formidle idrettslagenes anleggsbehov til kommunale myndigheter, og å fordele tilskuddene til «Lokale aktivitetsmidler» (LAM) I samme saksframstilling blir det fra administrasjonens side antydet et realistisk nivå på kr. 40.000,- i årlig støtte. Dette nivået forslås også for 2013. Dette vil i så tilfelle tilsi ca. 13% av overføringene til idretten. Sett i lys av arbeidsoppgavene som idrettsforbundet legger som ramme for idrettsrådenes drift vil et årlig beløp i denne størrelsesorden være romslig. Eidsberg kommune vil med en slik støtte komme i en særstilling i Indre Østfold og være en foregangskommune når det gjelder å legge til rette for idrettsrådets arbeid.
Sak 18/13 Hovedfordelingen av kulturmidler foregår slik: Det er søknadsfrist 15. mars hvert år. Denne fristen kunngjøres i form av annonse (felles for hele Indre Østfold). Det er digitale søknadsskjemaer som ligger på kommunens hjemmeside. Lag og foreninger deles inn i 5 hovedgrupper (se tabell over). Antall søknader, samt antall medlemmer under 20 år regulerer hvor mye som foreslås tildelt den enkelte gruppe. Fordelingsnøkkelen vedtas av hovedutvalg for kultur og oppvekst i forbindelse med revidering av retningslinjene for tildeling av kulturstøtte. Fordeling til hovedgrupper gjøres normalt i et av hovedutvalgets vårmøter. Støtten er 3-delt, d.v.s. når grunnstønaden er regnet ut, deles det resterende beløpet i 2 like deler: aktivitetsstøtte og medlemsstøtte. Idrettsrådet og musikkrådet utarbeider forslag til fordeling av aktivitetsstøtte. Sammen med administrasjonens forslag legges dette fram i et av hovedutvalgets høstmøter. RÅDMANNENS MERKNADER: Ved å øke X i fordelingsnøkkelen fra 90,- til 100,- kroner, vil en større andel av potten fordeles gjennom grunnstønaden. Det er varierende fra år til år hvor mange lag som søker om kulturmidler. I 2012 var det en nedgang fra 2011. I år opplever vi en tilsvarende oppgang. Lag og foreninger velger nye tillitsvalgte på sine årsmøter, og dette kan medføre at enkelte lag ikke får med seg denne muligheten. Kulturkontoret forsøker, så langt det lar seg gjøre, å minne lagene på søknadsfrister m.m. Etter denne fordelingen vil det være igjen kr. 105.000,- på tilskuddsposten. Disse midlene foreslås fordelt fortløpende gjennom året til lag og foreninger i form av støtte eller underskuddsgarantier til arrangementer, kurs m.v.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 19/13 13.05.2013 KULTURTORGET - OMDISPONERING AV AKTIVITETSMIDLER Saknr. Politisk behandling Møtedato 19/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 13.05.2013 Arkivkode:614 &21 Arkivsaknr.:13/845 L.nr.: 3895/13 Saksb.: Ingar Huseby Rådmannens forslag til vedtak: 1. Inntil kr. 150.000,-, av kulturtorgets budsjett for 2013 omdisponeres fra aktivitetsmidler (112000.23350.386) til inventar og utstyr (120000.23350.386). 2. Omposteringen gjøres når endelige priser er avklart. Hovedutvalg for kultur og oppveksts vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Ingen. Det er tidligere avsatt kr. 3.000.000,- til ombygging og innredning av Store Festsal på kulturtorget. Det viste seg ved prosjektslutt at det ikke gjensto midler til møblering av salen. En fast møblering med 25 bord og 150 stoler + noe teknisk utstyr er nødvendig dersom salen skal kunne leies ut til arrangementer, møter og konferanser. I kommunestyrets budsjettbehandling for 2013 ble det avsatt kr. 200.000,- i aktivitetsmidler til budsjettansvar 23350 Kulturtorget. Det er inntil 150.000,- av disse midlene som ønskes omdisponert. RÅDMANNENS MERKNADER: Store festsal på kulturtorget er delvis tatt i bruk som konsert/møtelokale i dag. Dette er stort sett i kommunal regi, og ikke ekstern utleie. Men møblene som benyttes der i dag er utilfredsstillende til dette bruket. Dette er plastbord og sammenleggbare stoler som er kjøpt inn for utebruk og utleie til eksterne leietagere. Det er lagt ned mye arbeid og ressurser i salen, både i gulv, vegger og tak, og for å fullføre dette arbeidet gjenstår det nå møblering + montering av noe teknisk utstyr til møtevirksomhet m.m.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 20/13 13.05.2013 PROSJEKT MYSENELVA - OMDISPONERING AV MIDLER Saknr. Politisk behandling Møtedato 20/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 13.05.2013 / Kommunestyret 30.05.2013 Arkivkode:K11 Arkivsaknr.:13/844 L.nr.: 3861/13 Saksb.: Ingar Huseby Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem for kommunestyret med slik innstilling: 1. Budsjettmidler til Mysenelva-prosjektet kr. 100.000,- pr. år overføres i sin helhet til bundet fond som disponeres av hovedutvalg for kultur og oppvekst. 2. Fondet benevnes arrangements- og aktivitetsfond, og øremerkes prosjekter i regi av frivillige, ideelle organisasjoner i Eidsberg, samt prosjekter i kommunens egen regi. 3. Fondet har søknadsfrist 1. april og 1. oktober og fordeles av hovedutvalg for kultur og oppvekst etter innstilling fra administrasjonen. 4. Foreslåtte retningslinjer for tildeling vedtas. Kommunestyrets vedtak: Hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Foreslåtte retningslinjer Det vises til kommunestyrets møte 13.04.2013 der representanten Jens T. Holene (SP) fremmet interpellasjon om omdisponering av frigitte prosjektmidler til Mysenelva. Interpellasjonen munnet ut i følgende forslag: «Penger avsatt til prosjekt Mysenelva i økonomiplan 2012-2015 overføres til hovedutvalg for kultur og oppvekst. Hovedutvalget tildeler midlene til lag og foreninger etter søknad. Søknadsfristen settes til 01.06.13 og 15.03 de resterende 2
år. Midlene skal tildeles spesielle prosjekter, og ikke gå til laget eller foreningens daglige drift.» Ordfører Erik Unaas (H) fremmet følgende forslag: Sak 20/13 «Midlene avsatt til Prosjekt Mysenelva i økonomiplan 2012-2015, til slutt samlet kr. 400.000, settes av til et arrangementsfond i Eidsberg kommune der frivilligheten, ideelle organisasjoner og andre kan søke direkte støtte eller underskuddsgaranti. Målsettingen er å stimulere til mer blest, aktivitet og arrangement som kan skape glede både hos kommunens innbyggere og tilreisende. Administrasjonen fremmer forslag om beskrivelse av fondet og tildelingskriterier, og alle søknader behandles av formannskapet.» Kommunestyret ble enige om å oversende saken til administrasjonen, som fremmer innstilling med utgangspunkt i begge forslagene. Det foreslås å etablere et fond som benevnes arrangements- og aktivitetsfond. Det foreslås også at hovedutvalg for kultur og oppvekst tildeler midler fra fondet etter forutgående skriftlig søknad. Fondet yter ekstraordinærere tilskudd til større regionale eller nasjonale arrangementer. Fondet yter også tilskudd til ekstraordinære arrangementer og aktiviteter. Også gode prosjekter i kommunens egen regi kan være berettiget støtte fra fondet. Som eksempel kan nevnes Familiesenterets midler til ressurssvake familier. Her er det udekkede behov. Midlene bør ellers dekke ekstraordinære tiltak innenfor de områdene det ytes tilskudd til i dag. Med søknadsfrist 2 ganger pr. år og bekjentgjøring i pressen og på kommunens hjemmesider sikres en særskilt behandling av søknadene. Kulturadministrasjonen saksbehandler søknadene og fremmer innstilling overfor hovedutvalget for kultur og oppvekst. RÅDMANNENS MERKNADER: Administrasjonen har med dette forslaget forsøkt å ivareta både forslaget fra Jens T. Holene og forslaget fra ordfører Unaas. Det kan også være at kommunen selv er aktør i gode prosjekter som kommer frivilligheten til gode, og da kan det være fornuftig at også disse prosjektene kan søke fondet om midler. Det er viktig at midlene ligger i bundet fond, atskilt fra resten av kulturmidlene. Da sikres det også at ubrukte midler overføres påfølgende år.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 21/13 13.05.2013 EVALUERING FAMILIESENTERET Saknr. Politisk behandling Møtedato 21/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 13.05.2013 12/13 Hovedutvalg for helse- og velferd 13.05.2013 / Kommunestyret 30.05.2013 Arkivkode:030 F Arkivsaknr.:13/843 L.nr.: 3866/13 Saksb.: Anne Grethe Slorbakk Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem for kommunestyret med slik innstilling: 1. Evalueringsrapporten tas til etterretning 2. Det dannes en arbeidsgruppe som sammen med ledelsen på Familiesenteret jobber videre med den interne strukturen i virksomheten. 3. Det jobbes med utarbeidelse av kvalitetskriterier slik at praksis i virksomheten kan evalueres og videreutvikles. 4. Det arbeides med å få på plass et forpliktende samarbeid mellom Familiesenteret og andre virksomheter, bl.a. skoler og barnehager. Kommunestyrets vedtak: Hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: Hovedutvalg for helse og velferds innstilling: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Rapport fra KS- Konsulent «Evaluering av Familiesenteret- Eidsberg kommune» Det ble i kommunestyret 10.09.12.vedtatt at det skulle gjennomføres en evaluering av Familiesenterets organisering, drift og tjenestetilbud i løpet av utgangen av 2012. Hensikten med evalueringen var å få kartlagt om det per i dag tilbys mer sammensatte, helhetlig tjenester enn før omorganiseringen.
Sak 21/13 Det ble videre vedtatt at evalueringen skulle rettes mot brukere av Familiesenterets tjenester, egne medarbeidere og et begrenset utvalg av samarbeidende virksomheter, og at fokusområdene skulle være lederstruktur, ansvarsfordeling, gråsoner, organisering, strukturer og systemer, eksterne samarbeidsparters oppfatning av tjenesteflyt nå kontra tidligere og brukernes opplevelse av å bli møtt og å få den hjelp de etterspør. RÅDMANNENS MERKNADER: På bakgrunn av vedtaket ble det i løpet av utarbeidet konkurransegrunnlag hvor bestillingen ble skissert. Denne ble sendt ut til tre aktuelle tilbydere, hvor vi fikk tilbud fra to. Etter gjennomgang av tilbud falt valget på KS- konsulent. På bakgrunn av de føringer lagt i kommunestyrets vedtak ble evalueringen skissert på følgende måte: 1. Er lederstrukturen klar og entydig? Er lederstrukturen faglig forsvarlig og ansvarsfordelingen tydelig nok? 2. Tilbys det mer sammensatte, helhetlige tjenester i dag enn før omorganiseringen? 3. Har organiseringen sikret samordning av tiltak til familier i Eidsberg? 4. Arbeider barnevernstjenesten mer forebyggende enn tidligere, og i hvor stor grad deltar de i det tverrfaglige samarbeidet? 5. Får brukeren av tjenester til funksjonshemmede barn og unge et mer helhetlig tilbud i dag enn tidligere? 6. Sikrer dagens organisering at familier der foreldre sliter i forhold til rus /og eller har en psykisk diagnose får et mer helhetlig familietilbud enn tidligere? 7. Opplever det opprinnelige Familiesenteret (helsestasjonstjenesten, familieveiledere, ungdomskontakt, åpen barnehage, merkantil funksjon) at det tilbys mer helhetlige tjenester og at det interveneres tidligere enn før? 8. Sikrer vi gode overganger i tjenestetilbudet mellom de forskjellige tjenester? 9. Sikrer dagens møtestruktur at vi arbeider mer helhetlig? KS-K valgte følgende metoder for innhenting av den informasjonen som ble etterspurt: Innledende gruppesamtale med kommunalsjef og nøkkelpersoner ved Familiesenteret Dokumentgjennomgang Spørreundersøkelse for ansatte ved Familiesenteret Spørreundersøkelse for brukere av Familiesenterets tjenester Gruppeintervjuer av aktuelle interessentkategorier Selve evaluering ble gjennomført i løpet av januar-februar og rapporten forelå medio mars. Hovedinntrykket er at dette er gjennomgående positive tilbakemeldinger og rapporten gir oss en klar og tydelig pekepinn på at vi er på rett vei. Noen sitater og anbefalinger fra selve rapporten: - Lederstrukturen oppleves faglig forsvarlig, det er også et flertall av medarbeiderne som opplever en velfungerende ansvarsfordeling.
Sak 21/13 - Møtestrukturen er i ferd med å «gå seg til», og det jobbes med å gjøre innholdet i møtene kontekstuelt enda tydeligere. - Etableringen av Familiesenteret sett fra brukernes og eksterne samarbeidspartneres synspunkt synes å være en suksess. Særlig gir brukerne gode tilbakemeldinger. - Tilbakemeldingen fra ansatte gir grunnlag for å si at det er en forbedring på de områder som var begrunnelsen for opprettelse av senteret, bedre samordning, mer fokus på forebygging og større helhet i tilbudet til familier. - Virksomhetsleders kontrollspenn synes å være meget stort, spesielt tatt i betraktning alle enkeltsaker og økonomiske kontrollfunksjoner som er lagt direkte til ledelsen av senteret. - Vi har også merket oss at om lag alle brukerne opplever å bli godt mottatt og føle seg velkommen ved henvendelse til senteret. De opplever at det er topp service! Et godt førsteinntrykk i resepsjonen kan ha stor betydning for også den faglige del av tjenesten. - Det synes å være enighet om at omorganiseringen til dagens Familiesenter har vært en suksess i forhold til hensikten, og at Familiesenteret bør videreføres som en sammenslått virksomhet. - De første utfordringene med etableringen og sammenslåing av enheter er nå håndtert, og dette synes å ha fungert godt. Familiesenteret bør nå gis tid til å jobbe med ledelse, visjon og formål, felles metodikk og felles kultur. - Felles metoder for samarbeid kan både påvirke kultur og adferd. Det vil være hensiktsmessig å tilrettelegge prosesser for å definere «senterets egenart» og utvikle felles metodikk. - Fra enkelte av samarbeidende virksomheter kom det ønske om at Familiesenteret kunne markedsført seg noe bedre og vært enda mer proaktive spesielt mot skoler og barnehager. Familiesenteret i Eidsberg har de siste tre årene gjennomgått en stor og gjennomgripende omorganisering, med store utfordringene, både rent organisatorisk, faglig og kulturelt. Det er lagt ned mye og tidkrevende arbeid for å få på plass den indre strukturen i senteret, implementert arbeidsmetodene og få endret kulturen, og det har nok medført at man ikke har kunnet være like tilgjengelige utad som ønsket. Eidsberg kommune har valgt en modell som krever en utpreget grad av forpliktende, tverrfaglig samhandling, og dette har vært en stor endring av alle involverte parter. Slike endringsprosesser tar tid, og dette er sammenfallende med andres kommuners erfaringer på området. Funnene i evalueringsrapporten er presentert for tillitsvalgte, verneombud og de ansatte ved Familiesenteret. I tillegg har de eksterne aktørene som bidro med sine erfaringer, fått det samme. Videre arbeid: Det foreslås at det dannes en arbeidsgruppe, bestående av representanter fra hver fagavdeling på Familiesenteret, som sammen med ledergruppa skal jobbe videre med funnene og hvilke strategier og tiltak som skal iverksettes framover. Gruppa og ledergruppa- skal ha fokus på følgende områder: Utvikling av kvalitetskriterier med nivåbeskrivende kjennetegn, slik at en lettere kan vurdere egen faglig utøvelse / egen praksis i tjenesteinterne profesjonsgrupper og på tvers av tjenestene. Felles metodikk og felles kultur. Taushetsplikt bruk av samtykke Samhandling med eksterne aktører, da særlig barnehager, skoler og NAV.
Sak 21/13 KONKLUSJON: 1 Det dannes en arbeidsgruppe som sammen med ledelsen på Familiesenteret jobber videre med den interne strukturen i virksomheten. 2 Det jobbes med utarbeidelse av kvalitetskriterier slik at praksis i virksomheten kan evalueres og videreutvikles. 3. Det arbeides med å få på plass et forpliktende samarbeid mellom Familiesenteret og andre virksomheter, bl.a. skoler og barnehager.