BRUKERVEILEDNING - P360 VED NMBU 2 Importer epost via Outlook-klienten drag&drop Versjon/dato for revisjon: 04.03.2015 P360-klient: Outlook Utarbeidet av: Monica Blomli Dato: 06.10.2014 Ansvarlig: Arkivet/Dokumentsenteret Formålet til veiledningen: Målgruppe: Innhold: Arbeidsflyt: Andre relevante brukerveiledninger: Utdypende opplysninger: Gi en god innføring i drag&drop-funksjonen og dets muligheter via Outlook-klienten Alle brukere Hvordan man importerer epost eller videresendt epost som vedlegg fra Outlook over til P360. Man blir også vist hvordan man kan flytte enkeltfiler fra epost over til et eksisterende dokument som ikke er ekspedert. Og andre veien! Ingen Nytt prosjekt Ny sak Nytt brev/dokument ut Nytt notat/internt notat uten/med oppfølging Generelle dokumenter forskjell fra saksdokumenter Saksfremlegg Besvar/avskriv brev/notat Å registrere korrespondanse på riktig måte sikrer riktig skjerming, gjenfinnbarhet og at det når mottaker slik det skal. Brukerveiledning følger på neste side
2 Importer epost via Outlook-klienten drag&drop DET ER VIKTIG Å PÅ FORHÅND DEFINERE DOKUMENTTYPE FØR DU IMPORTERER EPOSTEN! Dokumenttypen skal gjenspeile om det er en intern epost mellom enhetene fra saksbehandler til saksbehandler ved NMBU, eller om det er fra/til en ekstern kontakt. Velg «Dokument inn/ut» for kontakt med eksterne utenfor NMBU, og «Internt notat» for interne (forhåpentligvis svært sjelden da slik korrespondanse bør skje via P360). OBS!! Dersom eposten er fra en ansatt, student eller doktorgradsstudent og det gjelder deres tilsetnings-/studieforhold (de skriver på vegne av seg selv OM seg selv, og ikke NMBU), så er dette «Dokument inn»! Dersom de har vær logget på i NMBUs epostprogram så får de adresse @nmbu som avsender, og P360 oppfatter det da som intern korrespondanse med den konsekvens at du får feilmelding når du skal klikke «Utfør» i registreringsbildet. Beskrivelse for hvordan du løser dette enkelt, følger senere i veiledningen. Det samme gjelder dersom du allerede har svart på eposten med epost til vedkommende ansatt, student eller doktorgradsstudent og skal overføre svar-eposten til P360. Da skal du velge «Dokument ut» og redigere ekstern mottaker dersom du har sendt eposten til en nmbu-adresse. «Dokument inn» eller «ut» skal altså uansett velges ved denne typen korrespondanse!
Når du ikke skal besvare eller gjøre noe med korrespondansen med det samme, men bare få lagt den på saken, kan du slippe eposten rett over i slippsonen «Opprette dokumenter» Slik går du fram; Ved å slippe eposten rett over i slippsonen, må du definere hvilken sak den skal registreres i, og du får ikke opp en valgmeny hvor du kan velge å besvare den mv. slik du gjør ved å slippe den rett på saken. Hold venstre museknapp nede i eposten du vil ha over til P360, og dra med deg eposten - mens du fremdeles holder museknappen nede - over til høyre side under slippsonen «Opprette dokumenter», og slipp opp museknappen når du ser et kryss-symbol. Hopp over neste side i veiledningen, så fortsetter veiledningen på siden etter (felles for begge droppmåter).
Når du skal jobbe videre med korrespondansen med det samme, søker du først fram saken og slipper dokumentet rett på saksmappen. Slik går du fram; Å søke opp saken i Outlook-klienten gjør du enkelt ved å enten Dobbeltklikk på «Søk og arkiver», dobbeltklikk på «Saker» og klikk på det røde feltet hvor det står «Søk etter saker». I dette feltet kan du trunkere og søke på både ord i sakstittel, saksansvarlig person eller saksnummer. Se brukerveiledning for søk dersom du er usikker. Har du nylig vært innom saken og jobbet/tittet? Dobbeltklikk på «Søk og arkiver», dobbeltklikk på «Saker», dobbeltklikk på «Historikk» og dobbeltklikk på den riktige saken derfra. Når du nå har dobbeltklikket på saken så står du på saksnivå. Kjennetegnet er når det røde feltet inneholder sakstittel og saksnummer UTEN dokumentnummer bak, men antallet på saksdokumenter (med mindre skrift) vises i en linje under tittelen. Hold markøren nede på eposten du vil dra med deg over på saken og slipp denne på den røde sonen for saken når du ser pluss-tegnet. Herifra er prosessen den samme om du slipper eposten på sak eller på slippsonen.
Nå får du opp et registreringsbilde for valg av dokumenttype (se innledningen på brukerveiledningen!). Klikk på den blå teksten for riktig dokumenttype, og deretter «OK» nederst i bildet. OBS!! Dersom eposten er fra en ansatt, student eller doktorgradsstudent og det gjelder deres tilsetnings- /studieforhold (de skriver på vegne av seg selv OM seg selv, og ikke NMBU), så er dette «Dokument inn»! Gjør da som følger; Velg «Dokument inn»! Nå får du opp registreringsbildet. Klikk på fanen «Kontakter» for å redigere avsender. Marker avsender til venstre for linjen og klikk «Slett». Klikk «Legg til eksisterende kontakt». Hvis denne ikke finnes fra før UTEN enhetstilknytning, må du registrere «Ny kontakt». Det er ikke greit å bruke den interne kontaktpersonen ved NMBU som avsender! Klikk på fanen «Generelt» så kommer du tilbake til registreringsbildet (fortsetter neste side). Se veiledningen for kontakter dersom du er usikker på dette. Se veiledningen for dokumenttyper dersom du fremdeles er usikker på hva du skal velge der får du vite mer om hva som skal brukes når.
Nå får du opp et registreringsbilde for saksdokument hvor mye er forhånds-utfylt direkte fra eposten du importerte. Se til at alle felter merket med rød stjerne * fylles ut. I fanen «Kontakter» finner du alle kontakter som eposten har tatt med seg over i registreringsbildet. Her kan du redigere slik at det «stemmer med virkeligheten» hvis noe er feil. Tittelfeltet redigeres ved behov slik at tittelen beskriver korrespondansen og har gode søkeord. Husk for all del å skjerme dersom eposten inneholder sensitiv informasjon! Ikke klikk «Utfør ennå» - se neste side!
I samme registreringsbilde for saksdokumentet, finner du fanen som viser filer. Klikk på fanen «Filer», og sjekk om det ser greit ut slik de er registrert. Dersom fil-tittelen ikke er beskrivende eller god, må denne redigeres. Det er også ofte aktuelt ved innskannede filer som kan hete «Scan-to-me» eller bare ha kryptisk tall/bokstavtekst. Marker til venstre for filen du ønsker å redigere og klikker på «Sett egenskaper». I vinduet du får opp, skriver du inn filens navn i tittelfeltet. I feltet «Tilknyttet som» kan du velge om det skal være hoveddokument eller vedlegg dersom det er behov for å endre på det. Klikk «Fullfør» nederst i registreringsbildet når du er ferdig med registreringen.
Overføre videresendt epost uten å dra med oversendelseseposten Noen ganger mottar man en epost fra noen internt som har mottatt en ekstern epost og videresendt den til deg og du ser den skal inn i P360. Da skal du motta denne eksterne eposten som VEDLEGG fra intern avsender slik at det blir enkelt å importere riktig. Slik går du fram; Åpne vedlegget i eposten du fikk fra noen internt, for snart trenger du å vite brevets dato, hva overskriften er (hva det handler om), hvem det er fra og evt. frist. Er det sensitivt? Søk opp saken den skal registreres i slik at du står på saken. Deretter plasserer du musepekeren på vedlegget i eposten og drar det over til det røde saksfeltet i P360. I registreringsbildet skal du nå fylle ut alle felter merket med en rød stjerne, og det er nå du får bruk for å se vedlegget! Når man importerer en epost, så flettes alle metadata automatisk fra eposten fordi det er linker mellom felter i Outlook over til felter i P360. Når man importerer et vedlegg alene, så er det mangelfull automatisk fletting da felter mangler i epostvedlegg. Avsender søkes opp i håp om at denne finnes i basen fra før. Gjør den ikke det, må den registreres som ny kontakt (enten virksomhet, kontaktperson (ved en allerede eksisterende virksomhet) eller privatperson). Følg ellers vanlig prosedyre som beskrevet tidligere i denne brukerveiledningen.
Overføre enkeltfiler fra epost over til et saksdokument under arbeid/ikke ekspedert Drag&Drop kan også benyttes dersom man ønsker å bruke en fil fra en epost i en korrespondanse som er under arbeid i reservert status, eller omvendt at man ønsker å sende en epost fra Outlook (utenom P360) og vil ha med en offentlig fil fra P360. Stå i saksdokumentet du ønsker å hente inn en fil TIL, og åpne eposten som har fila du skal dra over. Bruk samme fremgangsmåte som i sted hold nede museknappen mens du drar fila over og slipper den på det røde feltet når du ser krysset i det lille ikonet som følger med pekeren. Filen legger seg under eksisterende filer i dokumentet. Dersom du skriver en epost som ikke har verdi for P360, og du ønsker å legge ved en offentlig fil fra P360 i eposten, så kan du finne filen i P360 via søk eller historikk, holde venstre musepeker nede over filen og dra den over til eposten og slippe opp musepekeren når krysset vises i eposten. Aktiver knappen «Arkiver i 360» slik at den blir mørkere dersom dette er noe som bør være i P360.