Side 1 av 4 UNOFFICIAL OFFICE TRANSLATION IN CASE OF DISCREPANCY THE NORWEGIAN VERSION SHALL PREVAIL: INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I COMROD COMMUNICATION ASA (org. nr. 990 295 697) Styret innkaller med dette til ekstraordinær generalforsamling i Comrod Communication ASA ("Selskapet") i Selskapets lokaler med adresse Fiskåvegen 1, Tau den 24. september klokken 11:00. Følgende saker foreligger på agendaen: 1. ÅPNING AV DEN EKSTRAORDINÆRE GENERALFORSAMLINGEN 2. REGISTRERING AV FREMMØTTE AKSJONÆRER NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN COMROD COMMUNICATION ASA (org. no. 990 295 697) The Board of Directors hereby calls for an Extraordinary General Meeting of Comrod Communication ASA (the "Company") at the Company's offices with address Fiskåvegen 1, Tau at 11:00 on September 24. The following items are on the agenda: 1. OPENING OF THE EXTRAORDINARY GENERAL MEETING 2. REGISTRATION OF ATTENDING SHAREHOLDERS 3. VALG AV MØTELEDER 3. ELECTION OF CHAIRMAN OF THE MEETING 4. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN 5. VALG AV PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN 6. OMDANNELSE FRA ALMENNAKSJESELSKAP TIL AKSJESELSKAP OG ENDRING AV VEDTEKTER Oslo Børs vedtok 11. juni 2014 å stryke Selskapets aksjer fra notering med virkning fra 1. september 2014. På bakgrunn av dette foreslår styret at Selskapet omdannes fra et allmennaksjeselskap til et aksjeselskap. Styret har utarbeidet en redegjørelse til generalforsamlingen om virkningene av omdanning. Redegjørelsen samt forslag til nye vedtekter er vedlagt innkallingen. Selskapet har mange aksjonærer, og styret foreslår at Selskapets aksjer også etter omdanningen skal være fritt omsettelige, uten forkjøpsrett for andre aksjonærer eller krav om styresamtykke. 4. APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA 5. ELECTION OF PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES 6. TRANSFORMATION FROM PUBLIC LIMITED LIABILITY COMPANY TO A PRIVATE LIMITED LIABILITY COMPANY AND AMENDMENT OF THE ARTICLES OF ASSOCIATION The Oslo Stock Exchange resolved on 11 June 2014 to delist the Company's shares with effect from 1 September 2014. On this background the board proposes that the Company is transformed from a public limited company to a private limited company. The board has prepared a memo setting out the effects of the transformation. The memo as well as the proposal for new articles of association is attached to the notice. The Company has many shareholders and the board proposes that the Company's shares after transformation should still be freely transferable, without pre-emption right for other shareholders or subject to board approval.
Side 2 av 4 Siden Selskapets aksjer ikke lenger er notert på Oslo Børs foreslår styret videre at vedtektenes bestemmelse om valgkomité fjernes. Et aksjeselskap trenger ikke noen bestemmelse i vedtektene om at selskapet skal ha én daglig leder. Vedtektene trenger heller ikke angi hvilke saker som skal behandles på ordinær generalforsamling. Da begge deler følger av aksjeloven foreslår styret at disse bestemmelsene strykes fra vedtektene. På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: Selskapet omdannes fra allmennaksjeselskap til aksjeselskap jf. allmennaksjeloven 15-1. Følgende endringer gjøres i Selskapets vedtekter: 1 skal lyde: "Selskapets navn er Comrod Communication AS. Selskapet er et aksjeselskap". 5 skal lyde: "Aksjene i selskapet skal være fritt omsettelige, slik at styresamtykke ikke er påkrevet ved eierskifte. Aksjene i selskapet skal ikke være gjenstand for forkjøpsrett ved eierskifte." 7 slettes. 8 blir ny 7. Ny 8 skal lyde: "Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen er gjort tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider, gjelder ikke aksjelovens krav om at disse skal sendes til aksjeeierne. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamlingen. En Since the Company's shares are no longer listed on the Oslo Stock Exchange, the board further proposes that the articles of associations' provision regarding nomination committee is deleted. A private limited company is not required to have a provision in its articles of association setting out that the company shall have one managing director. Further, the articles of association are not required to set out the agenda for the annual general meeting. As both parts follows from the private limited companies act, the board proposes that these provisions are deleted from the articles of association. On this background, the board proposes that the following resolution is made: The Company is transformed from a public limited liability company to a private limited liability company cf. the Norwegian Public Limited Companies Act section 15-1. The following amendments are made to the Company's articles of association: Article 1 shall read: "The Company's name is Comrod Communication AS. The Company is a private limited company." Article 5 shall read: "The shares shall be freely transferable, so that board approval is not required upon transfer of ownership. The shares in the company shall not be subject to pre-emptive rights upon ownership changes. Article 7 is deleted. Article 8 becomes new article 7. New Article 8 shall read: ""When documents that concern matters that shall be discussed at the general meeting is made available for the shareholders on the company's website, the requirement to send these to the shareholders as set out in the Norwegian Private Limited Companies Act does not apply. This also applies to
Side 3 av 4 aksjeeier kan likevel kreve å få tilsendt slike dokumenter. Selskapet kan ikke kreve noen form for godtgjøring for å sende dokumentene til aksjeeierne. 9 og 10 slettes documents that pursuant to law shall be included in or attached to the notice of the general meeting. A shareholder may in any case require that the company sends such documents. The company may not claim any remuneration for sending the documents to the shareholders." Article 9 and 10 is deleted 7. VALG AV NYTT STYRE 7. ELECTION OF BOARD OF DIRECTORS Kopi av siste årsrapport inkludert styrets og revisors redegjørelse er tilgjengelig på selskapets forretningsadresse. Saksdokumentene til den ekstraordinære generalforsamlingen er lagt ut på Selskapets hjemmeside, www.comrod.com. Aksjonærer som ønsker å motta dokumentene vederlagsfritt per post, bes kontakte Kari Duestad på telefon +47 924 63 690 eller e-post kd@comrod.com. Aksjonærer som ønsker å delta på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmektig, anmodes om å sende inn det vedlagte registreringsskjemaet til Selskapet, enten per post til Comrod Communication ASA, Fiskåvegen 1, 4120 Tau eller per telefax til +47 51 74 05 01 innen 22. september 2014. Aksjonærer som ønsker å la seg representere ved fullmektig kan gi fullmakt til en navngitt person eller uspesifisert. I sistnevnte tilfelle vil Selskapet forut for generalforsamling oppnevne som fullmaktshaver styrets leder eller en person utpekt av ham. Vennligst benytt vedlagte fullmaktsskjema. Fullmaktsskjemaet må fremvises på generalforsamlingen. Spørsmål kan rettes til Kari Duestad, på telefon +47 924 63 690. Copies of the latest annual accounts, directors' report and auditor's report are available at the Company's registered office. The preparation material for the Extraordinary General Meeting has been posted on the Company's website, www.comrod.com Shareholders who wish to receive the documents free of charge by mail can contact Kari Duestad by telephone +47 924 63 690 or e-mail kd@comrod.com. Shareholders planning to attend the General Meeting either in person or by proxy, are requested to send in the enclosed form of registration to the Company either by mail to Comrod Communication ASA, Fiskåvegen 1, 4120 Tau or by fax to +47 51 74 05 01 by September 22 2014. Shareholders wishing to be represented by a proxy holder may give proxy to a named person or in blanco. In the latter case the Company will prior to the General Meeting appoint as proxy holder the Chairman of the Board or a person appointed by him prior to the General Meeting. Please use the enclosed form of proxy. The proxy must be presented at the General Meeting. Questions may be addressed to Kari Duestad, by telephone +47 924 63 690. VEDLEGG/APPENDICES: 1. Påmeldingsskjema Notice of attendance 2. Fullmaktsskjema Form of proxy 3 Redegjørelse for virkningene av omdanning Memo regarding the effects of transformation 4. Forslag til nye vedtekter Draft new articles of association
Side 4 av 4 På vegne av styret i Comrod Communication ASA / On behalf of the Board of Directors of Comrod Communication ASA Tananger 03. September 2014 Sturla Sand Styrets leder/chairman of the Board
Bilag 1) Møteseddel og fullmaktsskjema Møteseddel De aksjonærer som vil møte på den ekstraordinære generalforsamlingen, anmodes om å returnere vedlagte møteseddel til: Comrod Communication ASA, Fiskåvegen 1, 4120 Tau, alternativt til telefaks til telefonnummer +47 51 74 05 01 eller epost kd@comrod.com slik at den er fremkommet innen 22.09.2014 kl.16.00. Undertegnede vil møte på ekstraordinær generalforsamling i Comrod Communication ASA den 24.09.2014 kl.11.00 og avgi stemme for egne aksjer antall andres aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er) aksjer I alt for aksjer Antall...... Sted og dato Underskrift (gjentas med blokkbokstaver) Eventuelle fullmakter til å møte og avgi stemme for andre vedlegges og tas med i original på generalforsamlingen.
Fullmaktsskjema De aksjonærer som vil benytte fullmakt på den ekstraordinære generalforsamlingen, anmodes om å returnere vedlagte fullmakt til: Comrod Communication ASA, Fiskåvegen 1, 4120 Tau, alternativt til telefaks til telefonnummer +47 51 74 05 01 eller epost kd@comrod.com slik at den er fremkommet innen 22.09.2014 kl.16.00. Jeg/vi eier... aksjer i Comrod Communication ASA, og bemyndiger herved styrets leder eller den 2014 Fullmektigens navn (Kan også sendes uten navn) til å møte og stemme for meg/oss på ekstraordinær generalforsamling i selskapet den 24.09.2014 i samsvar med instruksen under. Dersom det er sendt inn fullmaktsskjema uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder eller den han/hun bemyndiger. Underskrift (Må dateres og underskrives) Vennligst anfør med trykte bokstaver: Navn Adresse Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme for forslagene i innkallingen, likevel slik at fullmektigen avgjør stemmegivningen i den grad det blir fremmet forslag i tillegg til eller erstatning for forslagene i innkallingen: Sak For Mot Avstår Fullmektig avgjør 3 Utnevnelse av møteleder i henhold til forslag fremsatt av styrets formann under åpningen av generalforsamlingen. 4 Godkjennelse av innkalling og dagsorden. 5 Utnevnelse av en aksjonær til å medundertegne protokollen. 6 Omdannelse fra almennaksjeselskap til aksjeselskap og endring av vedtekter. 7 Valg av nytt styre
Exhibit 1 Attendance slip and Authorisation Attendance slip If you wish to attend at the extraordinary general meeting, please send this notification to: Comrod Communication ASA, Fiskåvegen 1, 4120 Tau, Norway. The notification must be received by Comrod Communication ASA within 22 th of September 2014. telefax + 47 51 74 05 01, email kd@comrod.com. The undersigned will attend the extraordinary general meeting in Comrod Communication ASA on the 24 th of September 2014 at 11:00 and vote for: personal shares Number others' shares according to enclosed authorisation Number Total shares Number...... Place and date Signature (please repeat with capital letters) Any authorisation to meet and to vote for others to be enclosed in copies and presented in original at the extraordinary general meeting.
Authorisation If you wish to use the voting authorization at the extraordinary general meeting, please send this authorization to: Comrod Communication ASA, Fiskåvegen 1, 4120 Tau, Norway. The authorization must be received by Comrod Communication ASA within 22 th of September 2014. telefax + 47 51 74 05 01, e-mail kd@comrod.com. I / we own... shares in Comrod Communication ASA, and do hereby empower the Chairman of the Board or the 2014 Name of Proxy (May be without name) To meet and vote on my / our behalf at the extraordinary general meeting of the company on the 24 th of September 2014 in accordance with the instructions below. If the Letter of Attorney does not name a proxy the authorization is deemed to be given to the Chairman of the Board or to the person empowered by the Chairman of the Board. Signature (Must be dated and signed) Please quote in block letters: Name Address The voting shall be done in accordance with the instructions below. Please note that if any of the sections have not been ticked off this will be considered an instruction to vote in favor of the proposals listed in the notice of the meeting, however, the representative may decide the vote in cast proposals put forward in addition to or in place of the proposals in the notice of the meeting: Agenda 3 Appointment of chairman of the meeting in accordance with proposal put forward by the Chairman on the opening of the Annual General Meeting. 4 Approval of the meeting notice and the agenda. 5 Appointment of one shareholder to co-sign the minutes of meeting. 6 Transformation from public limited liability company to a private limited liability company and amendment of the articles of association. 7 Election of board of directors. In Favour Against Abstention At Proxy s decision
UNOFFICIAL OFFICE TRANSLATION IN CASE OF ANY DISCREPANCY THE NORWEGIAN VERSION SHALL PREVAIL: Til Comrod Communication ASA s («Selskapet») ekstraordinære generalforsamling: REDEGJØRELSE OM VIRKNINGENE AV OMDANNING FRA ALLMENNAKSJESELSKAP (ASA) TIL AKSJESELSKAP (AS) To the extraordinary general meeting of Comrod Communication ASA (the Company ): STATEMENT REGARDING THE EFFECTS OF TRANSFORMATION FROM PUBLIC LIABILITY COMPANY (ASA) TO PRIVATE LIMITED COMPANY (AS) 1. BEGRUNNELSE FOR OMDANNING Styret har besluttet å foreslå at Selskapet omdannes fra et allmennaksjeselskap (ASA) til et aksjeselskap (AS). Begrunnelsen for forslaget er at Oslo Børs 11. juni 2014 vedtok å stryke Selskapets aksjer fra notering med virkning fra 1. september 2014. Det er følgelig ikke nødvendig at Selskapet forblir et ASA etter denne datoen. Å omdanne Selskapet fra et ASA til et AS vil dessuten medføre enkelte praktiske og organisatoriske fordeler, slik fremstilt nedenfor i punkt 2. 2. VIRKNINGER AV OMDANNING 2.1 Innledning Ved omdanning til AS vil reglene i aksjeloven komme til anvendelse på selskapet og reglene i allmennaksjeloven vil ikke lenger gjelde for selskapet. Omdanningen medfører imidlertid ikke at allmennaksjeselskapet oppløses og at det stiftes et nytt aksjeselskap; selskapet bevarer sin identitet og beholder sitt nåværende organisasjonsnummer. Videre kan selskapet beholde sitt firmanavn uendret med unntak av foretaksbetegnelsen «ASA» som må endres til «AS» eller «aksjeselskap». Selskapet anses som et aksjeselskap fra det tidspunktet omdanningsvedtaket er registrert i Foretaksregisteret. De rettslige virkningene av omdanningen til et aksjeselskap følger i hovedsak av aksjeloven sammenholdt med allmennaksjeloven. Omdanningen vil også få betydning i forhold til regler i regnskapsloven og næringslovgivningen. De viktigste følgene av omdanningen etter 1. REASONS FOR TRANSFORMATION The board has decided to suggest the transformation of the Company from a public limited liability company (ASA) to a private limited liability company (AS). The reason for the suggestion is that the Oslo Stock Exchange on 11 June 2014 resolved to delist the Company's shares from listing with effect from 1 September 2014. It is therefore unnecessary for the Company to continue being an ASA following this date. Transforming the Company from ASA to AS will also result in certain practical and organizational advantages, as set out below in Article 2 of this statement. 2. THE EFFECTS OF TRANSFORMATION 2.1 Introduction The transformation to a private limited liability company will result in the Company falling under the scope of the Private Limited Liability Companies Act instead of the Public Limited Liability Companies Act. A transformation is carried out in such manner that the Company will not be dissolved or re-incorporated; the company maintains its corporate identity unchanged with exception of the company designation ASA that must be changed to AS or private limited company. The transformation is effective from the time the conversion decision is registered in the Register of Business Enterprises. The legal implications of the transformation mainly follow from a comparison of the Public Limited Liability Companies act with the Private Limited Liability act. The transformation will also have consequences in relation to the rules of accounting and
Side 2 av 4 allmennaksjeloven/ aksjeloven og regnskapsloven er fremstilt nedenfor, men det finnes i tillegg mindre forskjeller i annen lovgivning. 2.2 Selskapsrettslige forskjeller mellom allmennaksjeselskap og aksjeselskap. - Kapitalkrav: For aksjeselskaper kreves det en aksjekapital på minimum NOK 30 000, mens det tilsvarende kravet for allmennaksjeselskaper er minimum NOK 1 000 000. - Tegningsinnbydelser mv.: Bare allmennaksjeselskaper kan rette tegningsinnbydelser til allmennheten. Emisjoner i aksjeselskaper må rettes mot aksjonærene eller bestemte navngitte personer. - Aksjenes omsettelighet: En omdanning fra allmennaksjeselskap til aksjeselskap medfører at det innføres omsetningsbegrensninger på aksjene, jf. aksjeloven 4-15 flg. Styret vil imidlertid foreslå at det fastsette i vedtektene at aksjene skal være fritt omsettelige etter omdannelsen. - Selskapets adgang til å erverve egne aksjer: Et aksjeselskap har større adgang til å erverve egne aksjer enn et allmennaksjeselskap. For aksjeselskaper er det ikke et krav om at den samlede pålydende verdi av beholdningen av egne aksjer etter ervervet ikke overstiger ti prosent av aksjekapitalen, som er vilkåret for allmennaksjeselskaper. Selskapets erverv av egne aksjer må imidlertid ikke medføre at aksjekapitalen med fradrag av det samlede pålydende av beholdningen av egne aksjer blir mindre enn minste tillatte aksjekapital. - Registrering i VPS: For aksjeselskaper er det valgfritt med registrering av aksjene i Verdipapirsentralen (VPS). For allmennaksjeselskaper er dette obligatorisk. Styret vil foreslå at Selskapets aksjer skal være registret i VPS etter omdanningen. business law. The most important legal consequences of the transformation within the scope of the Private / Public Companies Act and Accounting Act is set out below, but there are also minor differences in other acts. 2.2 Legal differences between public limited companies and private limited companies. - Share capital: Private companies require a minimum share capital of NOK 30,000, while the corresponding requirement for public companies is a minimum of NOK 1,000,000. - Share offering etc.: Only public limited liability companies can facilitate the offering to the public. Issues in private limited liability companies must be targeted to shareholders or specific named individuals. - Transferability of shares: Transformation of the company from ASA to AS will result in restrictions concerning the transferability of the company's shares cf. NCA sections 4-15 and the following. However, the Board will propose that it is specified in the articles of association that the shares shall be freely transferable following conversion. - The company's right to acquire its own shares: A private company may acquire its own shares. It is not a requirement for private companies that the combined nominal value of the holding of own shares after the acquisition does not exceed ten per cent of the share capital. However, the acquisition must not cause the share capital deducted the combined nominal value of the holding of own shares to be less than the minimum permitted share capital. - Registration in the VPS: Registration in the Norwegian Securities Depositary (VPS) is optional for private companies. This is mandatory for public companies. The Board will propose that the Company's shares shall be registered in VPS after the conversion.
Side 3 av 4 - Saksbehandlingsregler mv.: Det gjelder ulike regler for selskapets organisasjon og for saksbehandlingen i de enkelte selskapsorganene. For eksempel er fristen for innkalling til generalforsamling to (2) uker for allmennaksjeselskaper som ikke er børsnotert, mens aksjeloven krever at innkallingen sendes en (1) uke i forveien. Det er videre adgang til forenklet generalforsamlingsbehandling i aksjeselskaper, jf. aksjeloven 5-7. Enkelte aksjonærrettigheter tilkommer aksjonærer som eier minst 5 % av aksjene i allmennaksjeselskap og minst 10 % i aksjeselskap, jf. eksempelvis retten til å kreve innkalling til ekstraordinær generalforsamling. - Krav om representasjon av begge kjønn i styret: Det er ikke krav om at begge kjønn skal være representert i styret i et aksjeselskap. I allmennaksjeselskap må begge kjønn være representert i styret. - Børsnotering: Bare allmennaksjeselskaper kan være børsnotert. - Daglig leder: Selskapet kan ha en daglig leder, men det er ikke et krav i aksjeselskaper. Daglig leder kan være styreleder eller styremedlem i et aksjeselskap. - Procedural rules, etc.: There are some different rules for administrative procedures in the various company organs. For example, the deadline for convening the general meeting is two (2) weeks for public companies that are not listed on a stock exchange, while the Private Companies Act requires that the notice is sent no later than one (1) week in advance. Further, a simplified procedure for holding general meetings is available to private companies, cf. the Private Companies Act section 5-7. Certain shareholder rights are provided to shareholders who own at least 5 % of the shares in a public company and at least 10 % in a private company, cf. for instance the right to require than an extraordinary general meeting is convened. - Demands for representation of both genders in the board: It is not mandatory to have both genders represented in the board of a private limited company. In public liability companies, both genders must be represented in the board. - Listing on the Norwegian stock exchange: Only public limited liability companies can be listed on a Norwegian Stock exchange. - The general manager: A private company may have a general manager, but it is not required. The general manager may be chairman or member of the board in a private limited liability company. 2.3 Kort om regnskapsmessige forskjeller mellom allmennaksjeselskaper og aksjeselskaper Regnskapsloven stiller forskjellige krav til regnskapsavleggelsen avhengig av om selskapet ansees som et stort eller lite foretak. Dette medfører mindre krav til spesifikasjon i notene til regnskapet om finansiell markedsrisiko i forhold til hva som kreves av et allmennaksjeselskap. Små foretak må heller ikke gi opplysninger om avdragsstruktur, rente og særlige vilkår for obligasjonslån konvertible lån og langsiktig gjeld til kredittinstitusjoner. Ytterligere krav til regnskapsføringen for store 2.3 Brief summary of accounting differences between private companies and public companies The Accounting Act set forth different requirements for rendering of accounts related to whether the company is a large or small enterprise. This result in less requirements of specifications in the notes to the financial statements regarding risk management Small enterprises are also exempted of the requirement to give information on repayment structure, interest rates and special conditions of bonds, convertible loans and long-term liabilities to credit institutions etc.
Side 4 av 4 foretak utvikles også gjennom god regnskapsskikk, herunder regnskapsstandardene. Additional requirements for accounting for the large companies are also developed through generally accepted accounting principles, including accounting standards. *** 03. september 2014 Styret / The Board of directors
VEDTEKTER for COMROD COMMUNICATION AS 1 Navn Selskapets navn er Comrod Communication AS. Selskapet er et aksjeselskap. 2 Forretningskontor Selskapets forretningskontor er i Strand kommune. 3 Formål Selskapets formål er å drive virksomhet knyttet til produksjon og salg av kommunikasjonsprodukter av glassfiber og andre materialer, samt deltagelse i selskaper som driver virksomheter innenfor lignende virksomhetsområder, og alt som står i forbindelse med de forannevnte virksomheter 4 Aksjekapital Selskapets aksjekapital er NOK 33 482 383 fordelt på 33 482 383 aksjer à kr 1. Selskapets aksjer skal være registrert i VPS. 5 Aksjenes omsettelighet Aksjene i selskapet skal være fritt omsettelige, slik at styresamtykke ikke er påkrevet ved eierskifte. Aksjene i selskapet skal ikke være gjenstand for forkjøpsrett ved eierskifte. 6 Styre Selskapet skal ha et styre bestående av fra 3 til 8 medlemmer etter generalforsamlingens nærmere beslutning. 7 Firma Selskapets firma tegnes av to styremedlemmer i felleskap Styret kan meddele prokura. 8 Dokumenter til generalforsamlingen Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen er gjort tilgjengelige for aksjeeierne på selskapets internettsider, gjelder ikke aksjelovens krav om at disse skal sendes til aksjeeierne. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til generalforsamlingen. En aksjeeier kan likevel kreve å få tilsendt slike dokumenter. Selskapet kan ikke kreve noen form for godtgjøring for å sende dokumentene til aksjeeierne