Utvalg: Hovedutvalg administrasjon Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 22.04.2015 Tid: 18:00 MØTEINNKALLING Forfall med kortfattet begrunnelse og eventuelle habilitetsspørsmål meldes snarest til møtesekretær på valg@karmoy.kommune.no eller på telefon 52 85 74 21 / 19 / 22. Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale med sekretariatet. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/15 15/324 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN 04.02.2015. 7/15 15/1357 ORIENTERING OM STATUS OG FOKUSOMRÅDER FOR BEDRIFTSHELSETJENESTEN 8/15 15/1352 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MARS 2015 9/15 15/1320 STATUS OG VIDERE FREMDRIFT TILKNYTTET UTVIKLINGSPROGRAMMET «SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE» OG ARBEIDET MED INTERNKONTROLL 10/15 15/1101 ÅRSMELDING FOR 2014 - PERSONALAVDELINGEN 11/15 15/1360 EVENTUELT - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON 22.04.2015
MØTEPROTOKOLL Hovedutvalg administrasjon Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 22.04.2015 Tid : Kl. 18:00 20.00 Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder Endresen Einar R. FRP Nestleder Andersen Svein H. AP Medlem Flesjå Randi Hettervik AP Medlem Seljestad Bjørn H Medlem Nes May Clarine H Forfall Medlem Hinderaker Grant G. FRP Medlem Eriksen Yngve KRF Forfall Medlem Byrknes Norunn KRF Medlem Meland Ragna SV Forfall Medlem Engedal Jorunn Utdanningsforbundet Medlem Mæland Svein Inge Fagforbundet Medlem Nilsen Wendy K. Delta Forfall Varamedlem Hystad Margaret Elin H Møtte for Nes May Clarine Varamedlem Kristoffersen Sten Frode SV Møtte for Meland Ragna Varamedlem Knudsen Anita FO Møtte for Wendy K. Nilsen Medlemmer: Fra adm. (evt. andre): Referent: 12. 4 forfall. 3 varamedlemmer møtte. 11 til stede. Personalsjef Wenche Håvik, personalrådgiver Turid Sønstabø Wenche Håvik Innkalling godkjent. Spørsmål/saker meldt under eventuelt. Sakslista deretter godkjent. Protokollen skal godkjennes i neste møte.
Saknr. 6/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN 04.02.2015. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møte 04.02.2015. Saknr. 7/15 ORIENTERING OM STATUS OG FOKUSOMRÅDER FOR BEDRIFTSHELSETJENESTEN Behandling: Teamleder for bedriftshelsetjenesten Janne Robertsen orienterte Saknr. 8/15 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MARS 2015 Behandling: Fellesforslag: Hovedutvalg administrasjon ber om en sak der sykefravær og fraværsutviklingen ved Skudenes bu- og behandlingsheim behandles spesielt herunder hvilke tiltak som er iverksatt. Videre bes det om en generell gjennomgang av bruken av bedriftshelsetjenesten i forbindelse med dialogmøter. Fellesforslaget enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon ber om en sak der sykefravær og fraværsutviklingen ved Skudenes bu- og behandlingsheim behandles spesielt herunder hvilke tiltak som er iverksatt. Videre bes det om en generell gjennomgang av bruken av bedriftshelsetjenesten i forbindelse med dialogmøter.
Saknr. 9/15 STATUS OG VIDERE FREMDRIFT TILKNYTTET UTVIKLINGSPROGRAMMET «SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE» OG ARBEIDET MED INTERNKONTROLL Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar saken til orientering. Saknr. 10/15 ÅRSMELDING FOR 2014 - PERSONALAVDELINGEN Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar årsmeldingen for 2014 til orientering. Saknr. 11/15 EVENTUELT - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON 22.04.2015 Margaret Hystad (H) stilte spørsmål vedrørende beregning av lønnskostnader som følge av endret lederstruktur i helse- og omsorgsektoren. Personalsjefen svarte. Side 3 av 3
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/324 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon 22.04.2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN 04.02.2015. Rådmannens forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møte 04.02.2015.
Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 04.02.2015 Tid : Kl. 18:00 MØTEPROTOKOLL Hovedutvalg administrasjon Funksjon Navn Parti Fremmøte Leder Endresen Einar R. FRP Forfall Nestleder Andersen Svein H. AP Møteleder Medlem Flesjå Randi Hettervik AP Medlem Seljestad Bjørn H Medlem Nes May Clarine H Medlem Hinderaker Grant G. FRP Medlem Eriksen Yngve KRF Medlem Byrknes Norunn KRF Medlem Meland Ragna SV Medlem Engedal Jorunn Medlem Mæland Svein Inge Medlem Nilsen Wendy K. Medlemmer: Fra adm. (evt. andre): Referent: 12. Ett forfall. Ingen varamedlemmer. 11 representanter til stede. Personalsjef Wenche Håvik, personalrådgiver Turid Sønstabø. Helse- og omsorgssjef Nora Olsen sund var til stede under sak 2/15 og 3/15. Wenche Håvik Innkalling godkjent. Saksliste deretter godkjent. Protokollen skal godkjennes i neste møte.
Saknr. 1/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN 10.12.2014. Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møtet 10.12.2014. Saknr. 2/15 OMORGANISERING AV HELSE-OG OMSORGSETATEN - ORIENTERINGSSAK Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar gjennomgangen av pågående sak vedrørende organiseringen av helse-og omsorgsetaten til orientering. Saknr. 3/15 PERSONALSAK - ORIENTERING Behandling: Leder foreslo å lukke møte. Enstemmig vedtatt å lukke møte, jf. Offl. 13 og Fvl. 13.1. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg admininstrasjon tar saken til orientering Saknr. 4/15 FRAVÆRSSTATISTIKK 2014 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Fraværstallene tas til orientering.
Saknr. 5/15 EVENTUELT - HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON 04.02.2015 Behandling: Ingen saker meldt. Side 3 av 3
SAKSPROTOKOLL - GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I HOVEDUTVALG ADMINISTRASJON DEN 04.02.2015. Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 22.04.2015, saksnr. 6/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon godkjenner protokoll fra møte 04.02.2015.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Elin Davidsen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/1357 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon 22.04.2015 ORIENTERING OM STATUS OG FOKUSOMRÅDER FOR BEDRIFTSHELSETJENESTEN Teamleder for bedriftshelsetjenesten Janne Robertsen orienterer i møtet.
SAKSPROTOKOLL - ORIENTERING OM STATUS OG FOKUSOMRÅDER FOR BEDRIFTSHELSETJENESTEN Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 22.04.2015, saksnr. 7/15 Behandling: Teamleder for bedriftshelsetjenesten Janne Robertsen orienterte Vedtak:
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Turid Sønstabø Arkiv: 461 Arkivsaksnr.: 15/1352 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon 22.04.2015 FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MARS 2015 Rådmannens forslag til vedtak: Fraværstallene tas til orientering.
SAKSFRAMSTILLING Hva saken gjelder: Saken omhandler sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune. 1. Sykefraværsstatistikk i Karmøy kommune og rapporteringsrutiner Sykefraværsstatistikken for Karmøy kommune er utarbeidet på grunnlag av registreringer som er gjort i vårt ansattsystem (Visma Enterprise). Statistikken omfatter ansatte med fast månedslønn, ikke timelønnede. Når arbeidstakeren har vært sykemeldt i over ett år tas vedkommende ut av statistikken og teller ikke med i antall mulige dagsverk. Karmøy kommune har som et av hovedmålene i IA-avtalen å øke arbeidsnærværet til minst 94 % innen 31.12.2015. 2. Utvikling av sykefraværet i Karmøy kommune a. For hele kommunen og etatene Fraværet for Karmøy kommune har de siste årene vært mellom 6,9 % og 8 % (helårstall). Til og med mars 2015 er fraværet 8,3 %. Fraværet for samme periode i 2014 var også 8,3 %. (2015-tallen er hentet 09.04.15 så det er mulig at alt ikke registrert.)
Neste diagram viser fravær pr måned, både egenmelding og sykmeldinger Siste månedsvise tabell viser egenmeldt fravær. Etatstallene viser mindre endringer når vi sammenligner med året før med unntak av sentraladministrasjon som har mer enn en halvering.
Neste tabell viser endringer siden 2009. b. Legemeldt fravær fordelt på diagnoser 2014 Vi mottar tall fra NAV som viser legemeldte dagsverk fordelt på diagnose. Diagrammet viser fordelingen for 2014. Det er muskel og skjelettlidelser som er den største diagnosegruppen med nær 40 % noe som er en økning når vi ser tallene for de siste årene.
Utviklingen de siste årene: 4. Oppsummering Fraværet i 2015 er likt som for samme periode i 2014, 8,3%. Målsettingen på et nærvær på minst 94 % (dvs maks 6 % fravær) er ikke nådd. Personalsjefen i Karmøy, 09.04.2015 Wenche Håvik sign.
SAKSPROTOKOLL - FRAVÆRSSTATISTIKK T.O.M MARS 2015 Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 22.04.2015, saksnr. 8/15 Behandling: Fellesforslag: Hovedutvalg administrasjon ber om en sak der sykefravær og fraværsutviklingen ved Skudenes bu- og behandlingsheim behandles spesielt herunder hvilke tiltak som er iverksatt. Videre bes det om en generell gjennomgang av bruken av bedriftshelsetjenesten i forbindelse med dialogmøter. Fellesforslaget enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon ber om en sak der sykefravær og fraværsutviklingen ved Skudenes bu- og behandlingsheim behandles spesielt herunder hvilke tiltak som er iverksatt. Videre bes det om en generell gjennomgang av bruken av bedriftshelsetjenesten i forbindelse med dialogmøter.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Reidar Bråtveit Arkiv: 430 Arkivsaksnr.: 15/1320 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon 22.04.2015 STATUS OG VIDERE FREMDRIFT TILKNYTTET UTVIKLINGSPROGRAMMET «SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE» OG ARBEIDET MED INTERNKONTROLL Rådmannens forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar saken til orientering.
SAKSFRAMSTILLING 1. Innledning Nedenfor presenteres status og videre framdrift når det gjelder utviklingsprogrammet «Saman om ein betre kommune» utvikling av internkontrollen med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak i saknr. 2/14 2. Utviklingsprogrammet «Saman om ein betre kommune» - status og videre fremdrift 2.1 Innledning «Saman om ein betre kommune» er et samarbeid mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet, KS, LO Kommune, YS Kommune, Unio og Akademikerne. Utviklingsprogrammet som går fra 2012 til 2015, gir støtte til lokale prosjekter - og tar for seg noen av de viktigste utfordringene i kommunesektoren: sykefravær, kompetanse og rekruttering, heltid/deltid og omdømme. Hovedutvalg administrasjon behandlet statusrapport vedr. kommunenes deltagelse i utviklingsprogrammet i oktober 2013 (Saknr. 18/13) det vises til denne orienteringssaken for ytterligere bakgrunnsinformasjon. Opprinnelig deltok Karmøy i et omdømmeprosjekt med fokus på elektroniske kommunikasjon(e-dialog) og et lederutviklingsprogram. Etter at det var utarbeidet en forstudie vedr. elektronisk kommunikasjon, besluttet styringsgruppen at kommunens deltagelse skulle avgrenses til lederutviklingsprogrammet. Innholdet i dette lederutviklingsprogrammet for 2013 er beskrevet i omtalte sak til Hovedutvalg administrasjon. I det følgende gis det en kortfattet beskrivelse av aktivitetene tilknyttet lederutviklingsprogrammet i 2014 samt en presentasjon av mulige temaområder for fremtidig lederutvikling. 2.2 Lederutviklingsprogrammet i 2014 Rådmannens ledergruppe valgte å fokusere på internkontroll som tema for lederutvikling i 2014 idet et systematisk arbeid tilknyttet internkontroll vil bidra til god omdømmebygging. Det ble avviklet to ledersamlinger for alle lederne - og en ledersamling for rådmannens og etatssjefenes ledergrupper der ulike sider ved internkontroll ble presentert og drøftet; internkontroll og ansvar, risikohåndtering strukturer og prosesser. 2.3 Temaområder for en fremtidig lederutvikling
Videre ble det avviklet en ledersamling i desember for ledergruppene der en evaluerte ledersamlingene og vurderte temaområder for en fremtidig utvikling av lederskapet i kommunen. Oppsummert viste denne gjennomgangen at følgende temaområder kan være aktuelle; Strategisk ledelse, kommuneplanlegging, mål- og resultatledelse/balansert målstyring, prosessforbedring, oppfølging og evaluering, medarbeiderskap(myndiggjøring og utvikling av læring i organisasjonen), organisasjonsklarhet, kontinuerlig forbedring, nytenkning og nyskapning og kompetanseutvikling/strategisk kompetanseledelse. 3. Utvikling av et helhetlig og felles system for internkontroll status og videre fremdrift 3.1 Innledning Deloitte gjennomførte høsten 2013 - etter bestilling fra Kontrollutvalget - forvaltningsrevisjon av internkontroll og vedtaksoppfølging i kommunen. Den 21.10.13 oversendt Deloitte rapport vedr. forvaltningsrevisjonen til Kontrollutvalget som behandlet denne i møte 30.10.13. Kommunestyret behandlet omtalte forvaltningsrevisjonsrapport i møte den 11.02.14 - Saknr. 2/14: FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - INTERNKONTROLL OG VEDTAKS-OPPFØLGING - og fattet slikt vedtak: «1. Karmøy kommunestyre tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Internkontroll og vedtaksoppfølging» fra Deloitte til orientering. 2. Kommunestyret merker seg at Karmøy kommune ikke har etablert felles system eller prinsipper for internkontroll i organisasjonen. Videre at kommunen ikke har utarbeidet oversikt over politiske vedtak, ansvarlig saksbehandler og frister. 3. Rådmannen bes arbeide med rapportens anbefalinger, med spesiell vekt på punkt 4, 6, 8 og 10: etablere system for oppfølging og rapportering av om kommunens internkontroll fungerer slik den var tenkt, utvikle felles standarder for risikovurderinger og i større grad tar i bruk risikovurderinger som verktøy i internkontrollen for å sikre identifikasjon av fare for svikt eller feil i tjenestene, etablere felles avviksystem og sikre at avvik meldes og følges opp i alle enheter, utarbeide en oversikt hvor man løpende kan føre politiske vedtak, ansvarlig saksbehandler og frister. 4. Det gis tilbakemelding til kommunestyret via kontrollutvalget om hvordan kommunestyrets vedtak er fulgt opp 6 måneder etter kommunestyrets vedtak.» Målet med internkontroll er målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av lover og regler. Det er den enkelte leder som har ansvar for «betryggende kontroll»/ hensiktsmessig internkontroll innen sitt ansvarsområde og som også har ansvaret for fremdrift og resultat innen egen enhet.
Det er etablert en ressursgruppe bestående av representanter fra etatene, sentraladministrasjonen og de ansattes organisasjoner - som skal bistå rådmannens ledergruppe i arbeidet med å utvikle et internkontrollsystem - og være kontaktledd og yte støtte til ledere i etatene/sentraladministrasjonen. I Kommunestyrets vedtak punkt 3 heter det:» Rådmannen bes arbeide med rapportens anbefalinger, med spesiell vekt på punkt 4,6, 8 og 10». I det følgende presenteres status og planlagt arbeid med å utvikle et internkontrollsystem med utgangspunkt i forvaltningsrevisjonsrapportens 10 anbefalinger. Det understrekes at det er ressursgruppens arbeid for rådmannens ledergruppe som presenteres. I hvilken grad dette arbeidet er implementert og etterlevd ut i organisasjonen vil en først få et bilde av når forutsatt/planlagt rapporteringssystem er tatt i bruk. 3.2 Rapportens anbefalinger status og videre fremdrift Anbefaling: 1. Utarbeider et administrativt delegasjonsreglement som inneholder en klar ansvarsdeling mellom nivåene og hvor ansvar for internkontroll fremgår. Status: Rådammens ledergruppe har gjennomgått delegasjonsreglementet. Det er foretatt nødvendige justeringer. Videre fremdrift: Dette er et kontinuerlig arbeid. Anbefaling: 2. Utarbeider klare ansvars- og myndighetsbeskrivelser for alle ledere. Status: En har påbegynt arbeidet med å utvikle en klar og tydelig organisasjon gjennom utvikling av felles maler for beskrivelse av organisasjonsstruktur, stillings-/funksjonsbeskrivelser, leder-/enhetsavtaler og formell kommunikasjon/møter. Videre fremdrift: Ovennevnte maler skal være ferdig innen 30.06.15. Rådmannens ledergruppe vil deretter beslutte bruk og videre fremdrift. Anbefaling: 3. Sikrer at alle ledere er kjent med hva som ligger i ansvaret for internkontroll. Status: Alle lederne har fått opplæring vedr. ansvaret for internkontroll. Videre er det utarbeidet mål/hensikt og prinsipper for internkontroll - og det er utarbeidet en kortversjon av KS-
heftet «Rådmannens internkontroll Hvordan få orden i eget hus?». Dette er dokumentasjon som ligger lett tilgjengelig i det digitale internkontrollsystemet. Videre fremdrift: Dette er et tema som vil bli understreket og konkretisert i det videre arbeidet blant annet når temaet kontinuerlig forbedring fokuseres i løpet av høsten 2015. Dette vil også bli tatt inn i leder-/enhetsavtaler. Anbefaling: 4. Etablerer system for oppfølging og rapportering av om kommunens internkontroll fungerer slik den var tenkt. Status: Avdelingssjefer ble per 20.02.15 pålagt rapportering etter første fase med risikohåndtering. Videre fremdrift: Alle enhetsledere/virksomhetsledere vil bli pålagt rapportering vedr. avvikshåndtering per 30.04.15 Alle ledere vil bli pålagt rapportering vedr. avviks- og risikohåndtering per 31.12.15. Målet er å etablere et digitalt rapporteringssystem der internkontroll er en integrert del av et slikt system. Anbefaling: 5. Sørge for at alle arbeidstakere har nødvendig kompetanse knyttet både til fagfelt og internkontroll gjennom for eksempel kompetansekartlegging og opplæringsplaner. Status: Arbeidet med et felles og helthetlig system for kompetanseledelse - strategisk kompetanseledelse - er i startgropen. Videre fremdrift: I første fase vil en bygge opp «kompetanse om kompetanse» i organisasjonen; hva er kompetanse; utdanning, erfaringer, evner og holdninger? Gjennom en vurdering av krav til kompetanse «i dag og i morgen» - vil en avklare kompetansebehovene som igjen danner grunnlag for kompetansetiltak. Kompetansetiltak gjennom læring i organisasjonen og mobilisering av eksisterende kompetanse vil få stor oppmerksomhet. Anbefaling: 6. Utvikler felles standarder for risikovurderinger og i større grad tar i bruk risikovurderinger som verktøy i interkontrollen for å sikre identifikasjon av fare for svikt eller feil i tjenestene. Status: Det er utviklet reglement, prosedyre og verktøy for risikohåndtering for alle enheter i
kommunen. Arbeidet med risikohåndtering er startet opp og første fase med utprøving innen alle enheter ble avsluttet 31/1-15. Arbeidet er omfattende og tidskrevende. Videre fremdrift: Hovedsatsingen i 2015 vil være at den enkelte leder gjennomfører risikohåndtering av de sentrale prosessene innen - og i grensesnittet til eget ansvarsområde. Anbefaling: 7. Etablerer gode system for tilgjengeliggjøring og revidering av rutiner og prosedyrer for de ansatte for eksempel gjennom et felles kvalitetssystem med prosedyrebibliotek. Status: Kommunen har gått til anskaffelse av en felles digital løsning for utvikling av internkontrollsystemet. Dette systemet gir muligheter for lagring og revisjon av dokumenter herunder felles og fagspesifikke reglementer og prosedyrer. Systemet har i tillegg moduler for avvikshåndtering, risikohåndtering, HMS-området og årshjul. Videre fremdrift: Eksisterende dokumenter må importeres til denne digitale løsningen. Det er ønskelig at leverandøren av den digitale løsning videreutvikler plattform og funksjonalitet. Anbefaling: 8. Etablerer felles avvikssystem og sikre at avvik meldes og følges opp i alle enheter. Status: Modulen for avvikshåndtering ble tatt i bruk fra 01.10.14. Modulen sikrer at meldte avvik håndteres av ansvarlig leder innen fastsatte frister i hele kommunen. Alle medarbeidere har fått tilbud om Nano-opplæring (korte «opplæringssnutter» per e- post) i internkontroll. Videre fremdrift: Fortsette arbeidet med å utvikle en «avvikskultur» der avvik betraktes som en mulighet for forbedring. Anbefaling: 9. Utarbeider systematiske oversikter over meldte avvik slik at dette kan benyttes i utviklingen av internkontrollsystemet. Status: Den digitale løsningen gir muligheter for å ta ut rapporter som gir oversikter over meldte avvik (avviksområde, avvikstype m.m.).
Videre fremdrift: Utarbeidet prosedyre forutsetter at meldte avvik danner grunnlaget for løpende forbedring i det daglige arbeidet. Samtidig vil slike oversikter utgjøre en del av grunnlaget for arbeidet med større forbedringsoppgaver og dermed være en del av grunnlaget for leders årlige gjennomgang av internkontrollen. Dette er et tema som fokuseres i løpet av høsten 2015. Anbefaling: 10. Vurderer å utarbeide en oversikt hvor man løpende kan føre politiske vedtak, ansvarlig saksbehandler og frister. Status: Det er utarbeidet 1. versjon av system/oversikt over rådmannens oppfølging av politiske vedtak. Oversikten vil bli framlagt som kvartalsvis referatsak til aktuelle utvalg (kommunestyre, formannskap og hovedutvalg) - første oversikt fremlegges etter 1. kvartal 2015. Videre fremdrift: System/oversikt over rådmannens oppfølging av politiske saker vil bli evaluert/justert ut fra «erfaringer underveis». Hovedutvalg administrasjon tar ovennevnte til orientering. Karmøy kommune, personalsjefen, 08.04.15 Wenche Håvik
SAKSPROTOKOLL - STATUS OG VIDERE FREMDRIFT TILKNYTTET UTVIKLINGSPROGRAMMET «SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE» OG ARBEIDET MED INTERNK Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 22.04.2015, saksnr. 9/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar saken til orientering.
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 151 &14 Arkivsaksnr.: 15/1101 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon ÅRSMELDING FOR 2014 - PERSONALAVDELINGEN Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar årsmeldingen for 2014 til orientering.
SAKSFRAMSTILLING Personalavdelingen omfatter personalkontor med ordinære personalpolitiske/-adminintrative funksjoner, samt følgende enheter/kontor: lønningskontor, bedriftshelsetjeneste, servicetorg, fellesekspedisjon og kantinedrift. Personalkontoret har ansvar for overordnet arbeid med kompetanseutvikling, rekrutteringspolitikk og strategisk arbeid innen personalforvaltning-/utvikling. Andre viktige arbeidsfelt er inntak/oppfølging av lærlinger, pensjon og forsikring for ansatte, IA-og attføringsarbeid, forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene herunder lønnsforhandlinger, samt rådgiving både overfor etatene og enkeltpersoner. I 2014 ble det i tillegg lagt ned et betydelig arbeid for å etablere et system for oppfølging og rapportering av kommunens internkontroll, samt etablere et felles avvikssystem. Det er herunder utarbeidet en betydelig mengde dokumentasjon vedr. internkontroll. Opplæring og kompetanseutvikling Det er også i 2014 gjennomført ulike interne kompetansetiltak og opplærings-/kursdager i regi av personalavdelingen. Herunder kan nevnes følgende: Kurs i Excel, Felles introduksjonskurs for nyansatte, kurs i Kommunikasjon og mediehåndtering, kurset Mye bedre medarbeidersamtaler, kurs for brannvernledere, Grunnkurs i verne-og miljøarbeid, kurset Jus og sosiale medarbeidere, flere kurs i Arbeidsplanleggingsverktøyet GAT, kurset Sykefravær fra A til Å, samt kurs-/seminardag om Motivasjon og arbeidsglede. Kommunen har gjennomført flere ledersamlinger i tilknytning til utviklingsprogrammet «Saman om ein betre kommune». Dette 4-årige utviklingsprogrammet som er i regi av kommunal-og regionaldepartementet, KS og arbeidstakerorganisasjonene, var i 2014 inne i sitt tredje år. Karmøy kommune sitt prosjekt omhandler omdømmeutvikling og fokusområdet i 2014 har vært «Omdømmebygging gjennom styrking av internkontrollen» Målet med internkontrollen er målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av gjeldende lover og reglement. Det har i 2014 vært 2 samlinger med alle lederne (ca 120 stk) og 2 samlinger som har inkludert rådmannens og etatssjefenes ledergrupper (totalt ca 30 stk). Lærlinger Kommunen har for tiden en godkjent ramme for inntak av 34 lærlinger. Ordinær læretid for lærlingene er 2 år. I 2014 klarte vi ikke å fylle alle læreplassene. Dette skyldes blant annet dårlig søkning, samt at en del av søkerne ikke oppfylte inntakskravene. I 2014 lyste Karmøy kommune ut læreplasser i 6 forskjellige fag, og inntaket i de ulike utlyste fag fordeler seg slik: Helsearbeiderfaget 14 lærlinger Barn- og ungdomsarbeiderfaget 10 lærlinger Institusjonskokkfaget 1 lærling Ikt- servicefaget 1 lærling Kontor- og administrasjonsfaget 1 lærling Renholdsoperatørfaget 0 lærling For å være i forkant av det økte behovet for spesielt helsefagarbeidere, gjør kommunen årlig et informasjonsarbeid på Åkra videregående skole og alle ungdomskolene i kommunen. Det blir
informert om hvilke opplæringsfag/yrker Karmøy kommune kan tilby og hvor vi trenger mest arbeidskraft i tiden fremover. Faget utdanningsvalg i ungdomskolen og prosjekt til fordypning i videregående skole er også en anledning for kommunene å bruke praksisplassene som en aktiv del av rekrutteringen. Ellers deltar kommunen på ulike yrkesmesser og åpne dager som skolene arrangerer. Karmøy kommune satser imidlertid ikke ensidig på ungdom. Vi bruker tid på en rekke tiltak for å rekruttere flere søkere til fag der kommunen har store behov for ansatte i fremtiden. For å møte utfordringene i Karmøy samarbeider vi blant annet med voksenopplæringssenteret, NAV, Haugaland skole- og arbeidsliv, fylkeskommunen, KS og videregående skoler for kontinuerlig forbedring av fagopplæringen og rekrutteringsarbeid generelt. Det er iverksatt et prosjekt som pågår til 2017 for å rekruttere innvandrere til omsorgsyrker i Karmøy. Fylkeskommunen i samarbeid med kommunene har også et prosjekt for å utarbeide en systematisk opplæring av voksne med en trinnvis fagplan for ansatte i helsevesenet som ikke har fagbrev. Karmøy kommune har i de siste årene satset mye på opplæring av instruktører slik at de skal være trygge i veiledningssituasjonen. Nå er tiden kommet for å bruke- og samle kompetansen som er opparbeidet på en mer systematisk måte. Lønningskontoret Lønningskontoret har ansvar for all utbetaling av lønn og godtgjørelser, samt innkreving av sykepengerefusjon. Det er 2 timelønnssystemer i full drift, nemlig Extens og GATsoft. Registrering av variabel lønn (timelønn) skjer ved automatisk filoverføring fra skolene til lønningskontoret via Extens, mens variabel lønn i helse-og omsorgssektoren skjer via GATsoft. I 2014 er det i tillegg startet opp et prosjekt i teknisk etat med tanke på at variabel lønn også her skal skje ved filoverføring via GATsoft. Dette innebærer at manuelle timelister er på veg ut. Refusjonsordningen for sykelønn som også er blitt automatisert gjennom filoverføring En ordning som synes å fungere bra. Servicetorget Servicetorget har hatt en jevn strøm av henvendelser hele året, dog med noen sesongbetonte topper. På våren var det også dette året spesielt mange henvendelse angående tilbygg og garasjer, mens det i løpet av sommermånedene var mye besøk av turister som trengte råd og veiledning. Når det gjelder antall telefonhenvendelser til servicetorget i 2014 viser statistikken noe nedgang fra året før. Det er mulig at dette er et resultat av mer tilrettelegging for selvbetjening via internettsiden. I 2014 ble det innstalert nytt sentralbord og dette ser i alle hovedsak ut til å fungere godt selv om det også er noen funksjoner som savnes på det nye systemet. Bedriftshelsetjenesten Karmøy kommune har egen ordning med godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT), og alle ansatte i kommunen har tilbud om tjenester fra BHT. Tilnærmingen innenfor BHT er tverrfaglig og ansatte har kompetanse innenfor arbeidsmedisin, ergonomi, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, systematisk HMS arbeid i tillegg til teknisk og kjemisk kompetanse. Generelt sett er
oppgaver og forpliktelser definert ved lov og forskrifter. Ansatte i BHT har en fri og uavhengig rolle i det forebyggende og helsefremmende arbeidet. Arbeidsgiver plikter å knytte godkjent BHT til virksomheten dersom risikoforholdene i virksomheten tilsier det. For å sikre et godt samarbeid mellom BHT og de ulike virksomheten i etaten, skal det inngås en samarbeidsavtale mellom BHT og virksomheten (leder og verneombud). Det blir utarbeidet en handlingsplan for samarbeid basert på virksomhetens risikoforhold og behov. Ansvaret for oppfølging av handlingsplanen ligger i arbeidsgiverlinjen. BHT har vært involvert som rådgiver i prosesser ved fire virksomheter i 2014. BHT gjennomfører kartlegginger sammen med leder og ansattes representant(er) og utarbeider risikovurderinger og handlingsplaner i etterkant. I 2014 har BHT bistått med: Psykososiale kartlegginger (medarbeiderundersøkelsen) o Hele organisasjonen gjennomførte medarbeiderundersøkelse i 2013. BHT har bistått 3 virksomheter i oppfølgingsarbeidet i etterkant. Yrkeshygieniske kartlegginger (kjemisk, teknisk, innemiljø, støy etc.) o BHT har bistått med yrkeshygieniske målinger ved 3 virksomheter Det gjennomføres periodiske helsekontroller av ansatte i Karmøy kommune som har et lovpålagt krav og tilbud om helsekontroller. I etterkant av helsekontrollene gjennomgås resultatene sammen med ledelse og ansattes representant for arbeidsplassen. I 2014 har alle røykdykkere i brannvesenet vært inne til helsekontroll og utsatte ansatte i VAR. BHT bistår som rådgivere for virksomhetene i prosesser med å kartlegge årsaker til høyt sykefravær på egen arbeidsplass og utarbeidelse av målrettede handlingsplaner. Arbeidet skjer i HMS/IA gruppen. BHT har vært involvert som rådgiver i prosesser ved to virksomheter i 2014. Når det gjelder forebygging og oppfølging av sykefravær på individnivå, har BHT gjennomført 43 arbeidsplassvurderinger i 2014 og møtt på 36 dialogmøter med sykemeldte. Antallet dialogmøter med deltakelse fra BHT har gått ned etter at slik deltakelse ikke lenger er lovpålagt. BHT er ellers blant annet en sentral aktør i kommunens AKAN-arbeid, IA-arbeid, omorganiserings-prosesser, attførings-og nærværsutvalg. Inkluderende arbeidsliv Karmøy kommune har vært IA-bedrift siden 2003. I løpet av disse årene er det utført et betydelig arbeid i hele organisasjonen på mange ulike områder. Det har gjennomgående vært stort fokus på sykefraværsoppfølging og forebygging. De siste årene har det også vært jobbet mye med holdningsskapende arbeid og utvikling. Ny IAavtale for 2014 2018 ble inngått på nasjonalt nivå fra 04.03.14. I Karmøy kommune ble ny IAavtale undertegnet den 18.06.14. Nye målsettinger og ny handlingsplan er utarbeidet i tråd med ny avtale. Overordna mål og handlingsplaner for IA-arbeid og sykefraværsoppfølging blir utarbeidet av partssammensatt og tverretatlig IA-arbeidsgruppe og forelegges AMU for godkjenning. AMU har fra 2014 overtatt rollen som kommunens IA-forum. Nav arbeidslivssenter er representert i begge disse fora og bidrar ellers med å støtte opp om kommunens IA-arbeid på forskjellige måter, bl.a. i prosjekter. Hovedmål for den nye IA-avtalen: