Visma Enterprise - ehandel Versjon 2011 Webmodul
Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre og utvikle gjennom kurs på ulike nivåer. Grunnleggende kunnskaper formidlet gjennom våre kurs vil være den beste garanti for en god start som bruker av Visma Unique sine program. Vi er fleksible på tid, sted og tema og vil gjøre vårt ytterste for å imøtekomme ditt behov. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre konseptet rundt opplæring slik at vi kan tilby kvalitetskurs med innhold som skal gi den beste kompetansen på programvare levert av Visma Unique. Undervisningsformer Vi tilbyr følgende former for opplæring: Bedriftsintern opplæring med fokus på kundens behov og rutiner. Standard kurs i Visma Unique sine produkter i henhold til halvårig kursplan. Interaktiv opplæring via web - elæring. Våre instruktører Vi har dyktige instruktører som alle har yrkeserfaring op spesialkompetanse innen sine fagfelt. Praktiske opplysninger Standardkurs gjennomføres i våre lokaler i Sandnes, Tromsø og Oslo. I Oslo ligger kurslokalene i Vismas hovedkontor på Skøyen, like ved jernbanestasjonen. Du kan enklest finne oversikt over våre standardkurs ved å gå inn på vår nettside www.visma.no/kurs. Her vil du finne kursoversikt for de tre nærmeste månedene, med beskrivelse av hver enkelt kurs. Du kan også melde deg på kurs direkte fra websiden. For bestilling av bedriftsinterne kurs kan du kontakte vårt prosjektkontor via e-post (prosjektkontor@visma.no) eller via telefon (46 40 40 00). II
Innhold INNLEDNING... 1 MIN SIDE... 2 PÅLOGGING...2 HANDLEVOGN...2 OPPRETTE HANDLEVOGN...2 SLETTE HANDLEVOGN...3 ENDRE NAVN PÅ HANDLEVOGNEN...4 ENDRE KONTERINGSFORSLAG...4 SPLITT KONTERING...5 SØKE ETTER ARTIKLER...6 Anbefalt artikkel...6 Lagervare...7 Avtalevare...7 VIS ARTIKKELDETALJER...7 VIS LEVERANDØRDETALJER...8 SPESIFISERE ARTIKKEL...9 HANDLELISTER...9 ENDRING AV BESTILLENDE ENHET/VIRKSOMHET...11 VIS HANDLEVOGN... 12 VISNINGSALTERNATIVER AV HANDLEVOGN...12 Pr. leverandør...12 ENDRE KONTERING...12 ENDRE LEVERINGSADRESSE...13 ORDRETEKST...14 RABATT...15 FJERNE VARELINJER ELLER KORRIGERE ANTALL PÅ VARELINJE...15 TØM HANDLEVOGN...15 LAGRE HANDLEVOGN SOM HANDLELISTE...16 SENDE BESTILLING...16 III
BELØPSGRENSER... 16 MIN SIDE... 18 VAREMOTTAK... 18 REGISTRERE VAREMOTTAK... 18 MINE HANDLELISTE... 21 BRUKERPARAMETERE... 22 KVITTERING ETTER KJØP... 22 SAKSBEHANDLING... 23 ARKIV... 24 HVA SKJER HVIS?... 25 ENDRET INNKJØPSENHET ELLER PRIS... 25 OVERSTYRING AV LEVERINGSSTED... 26 IV
INNLEDNING Dette heftet er ment som hjelp til å komme i gang med å benytte ehandel webmodul ved innkjøp til virksomheten. Heftet er ikke ment som et oppslagsverk, men som hjelp under opplæring. Det kan være lurt å gjøre notater under veis slik at du kan se tilbake dersom du er usikker på hva som ble gjennomgått på kursdagen. Visma Enterprise ehandel er et innkjøpssystem tilbasset behovene i offentlig forvaltning og helsesektor. Systemet gir en enkel og oversiktlig tilgang til de innkjøpsavtaler som organisasjonen har inngått, forenkler bestillingsrutiner og sikrer lojalitet til inngåtte avtaler. Systemet er funksjonsmessig bygget opp rundt inngåtte avtaler og tilbyr brukerne mulighet til å søke seg frem til riktig vare, bygge opp handlelister og få oversikt over alle avtaler og hvilke priser man har. Visma Enterprise ehandel Webmodul gir innkjøpere i organisasjonen et enkelt grensesnitt for desentralisert innkjøp. 1
MIN SIDE Pålogging Handlevogn Avhengig av om ehandel er integrert med innloggingen i nettverket eller ikke, må du kanskje logge deg på ehandelssystemet for å komme i gang. Brukernavn og passord skal du ha fått fra IT avdelingen eller systemansvarlig for ehandel. Etter innlogging vises Min side. Når du lager bestillinger via ehandel web må du forholder du deg til begrepet handlevogn. En handlevogn lever fra du begynner å gjøre bestillinger, og til bestillingene er sendt til leverandør. Etter at handlevognen har generert innkjøpsordre vil den ikke lenger være tilgjengelig for endringer. En handlevogn genererer én innkjøpsordre per leverandør som ligger i handlevognen. Alle handlevogner ligger samlet på Min side under mappen Åpne handlevogner. Hvis du ønsker å slette en handlevogn må du først gå inn på den før du får tilgang til å slette den. Her vil du også finne handlevogner som er avvist av overordnet, men det er bare i de tilfellene organisasjonen benytter forhåndsgodkjenning (anvisning) av kjøp. Det er mulig å ha flere åpne handlevogner under registrering samtidig. Du kan benytte mappene på mine oppgaver for å åpne og lukke de ulike områdene (åpne handlevogner, mine saker, mine påbegynte varemottak og venter på ordrebekreftelse). Du kan til enhver tid komme tilbake til forsiden ved å trykke på Min side i hovedmenyen. Opprette handlevogn Når du åpner ehandel web vil det automatisk opprettes en ny handlevogn hvis du ikke har noen åpne handlevogner liggende fra tidligere. Du vil også kunne ha flere åpne handlevogner samtidig, og du kan bytte mellom handlevognene på Min side. Oppretting av nye handlevogner gjøres under fanen Handle i hovedmenyen. Her vil du finne en knapp for Ny handlevogn i venstre del av bildet. Den nye handlevognen gjøres aktiv og vises umiddelbart på Min side. Dersom du har flere åpne handlevogner må du velge hvilken av handlevognene du ønsker å benytte. Du får valget på Min side hvor du setter den handlevognen du ønsker å handle på til Aktiv handlevogn. 2
Eksempelet over viser to åpne handlevogner. Legg merke til at den øverste handlevognen som har navnet Skolemateriell ikke inneholder noen artikler. Dette vises både ved hjelp av et annerledes bilde av handlevognen, samt informasjon om Tom handlevogn under navnet på handlevognen. Handlevogner som inneholder artikler vil inneholde informasjon om antall ordrelinjer og sum. Slette handlevogn Det er mulig å slette handlevogner som er åpne. Dette gjøres ved å trykke på navnet på handlevognen eller Gå videre fra bildet Handle. I neste bilde trykker man på knappen Slett handlevogn til høyre i bildet. Du vil da måtte bekrefte at du virkelig vil slette handlevognen før den endelig blir slettet. 3
Endre navn på handlevognen Systemet vil automatisk gi handlevognen navn som består av initialene til bruker og dato fra dagen handlevognen oppstod. Dette kan endres ved å gå inn i handlevognen. Klikk på navnet til handlevognen og endre navnet øverst i feltet Navn på handlevogn. Det kan være nyttig å endre navnet på handlevogner til et mer beskrivende navn, slik at det blir enkelt å skille de fra hverandre på Min side. Det kan også være enklere å finne de igjen senere når man skal søke opp handlevognen via arkivet. Endre konteringsforslag Systemet vil foreslå en standard konteringsstreng for ordrelinjene i den nye handlevognen. Forslaget er basert på parameter knyttet til din virksomhet. Forslag til første konteringsdimensjon knytter seg til hvilke varer du kjøper, forslag til de øvrige konteringsbegrepene (eks. ansvar og tjeneste) er knyttet deg som bruker og hvilken enhet du tilhører. Dette er informasjon systemansvarlig legger inn i forbindelse med oppretting av deg som bruker i ehandel. Etter hvert som du begynner å fylle varer i handlevognen vil konteringen brukes på varelinjene. Konto/art for de aktuelle varene sammen med kostnadssted og tjeneste som er tilknyttet pålogget bruker. Dersom du ønsker en annen mal for kontering, bør denne endres før man legger varer i handlevognen. 4
Deretter haker man av man av Vis kontering for å se kontering. For å endre konteringsforslaget, trykker man på teksten Endre kontering. Kontering kan endres på bruker for hele handlevogna eller for den enkelte linje. Splitt kontering Dersom du ønsker å dele kostnaden for denne linjen på flere trykker du først på teksten Endre kontering deretter på Splitt kontering og bestemmer hvor mange prosent som skal belastes på den enkelte kontering. Du kan splitte i flere konteringer, men kontroller at summen av splittinger blir 100% av opprinnelig linje. Dersom du benytter Enterprise Faktura vil en faktura koplet til en ordre med splittet kontering alltid bli sendt til kontering selv om beløp og alt stemmer. Du kan også endre leveringsdato på den enkelte linje. Denne kan være forskjellig fra leveringsdato for ordren. 5
Søke etter artikler For å begynne å handle, trykker du på fanen Handle i hovedmenyen. Du finner da Artikkelsøk til venstre i bildet. Enkelt søk kan gjøres i dette bildet. Hvis du ønsker avansert søk trykker du på dette valget under Artikkelsøk. Du kommer da inn i søkebildet som vist under. Å søke etter artikler i lokal artikkeldatabase, vil for de fleste være den vanligste måten å finne artikler man ønsker å bestille. Etter hvert som man har handlet en del, vil det være arbeidsbesparende å bygge opp noen handlelister bestående av de artiklene man bestiller oftest. Dette er omtalt senere i heftet. Det er mulig å kombinere alle søkebegrepene for å sitte igjen med et søkeresultat som er så korrekt og begrenset som mulig. Det mest nærliggende søkebegrepet å benytte vil nok være artikkelnavn. Noen artikler kan inneholde en del skjulte synonymer i artikkelbeskrivelsen. Kvaliteten på produktkatalogen har stor betydning for hvor lett det er å finne artiklene. Dersom du har problemer med å finne artikler, anbefaler vi at du gir beskjed til systemansvarlig i din virksomhet om dette. Vedkommende kan da eventuelt gi tilbakemelding til aktuell leverandør om å forbedre søkbarheten i katalogen. Anbefalt artikkel Systemansvarlig eller innkjøpsansvarlig kan også ha markert enkelte artikler som anbefalte. Dette kan være grunnet best pris, ønsket kvalitet eller andre kriterier. Disse vil vises i søkeresultatet med tommel opp i venstre kolonne. Anbefalt artikkel vil alltid fremkomme først i søkeresultatet. 6
Lagervare Enkelte artikler kan hende skal forsynes internt fra et lager og ikke fra leverandør (såkalt lokal forsyning). Disse vil være markert i søkeresultatet med truck i venstre kolonne, og vil fremkomme først i søkeresultatet. Handlevogner som inneholder slike artikler, vil generere internordrer i stedet for innkjøpsordrer. Varene vil dermed forsynes fra internt lager i stedet for direkte fra leverandør. Avtalevare Artikler som inngår i en innkjøpsavtale vises med handtrykk i venstre kolonne. Trykk på knappen Søk eller bruk enter-tasten for å foreta søket. Dersom søkeresultatet inneholder svært mange artikler, kan man forsøke å begrense dette ved å for eksempel velge en bestemt leverandør og/eller innkjøpsavtale i tillegg til deler av artikkelnavnet. Trykk på knappen Nullstill for å fjerne innholdet i alle søkebegreper. Søkeresultatet kan sorteres på valgfri kolonne ved å klikke på kolonnetittelen i visningsbilde. Vis artikkeldetaljer Ved å klikke på artikkelnavnet i søkeresultatet vises flere detaljer om artikkelen: Artikkelnummer fra produsent, leverandør og internt. Et eller flere bilder av artikkelen. Artikkelnavn. Leveres av. Avtale. Produsent. Artikkelgruppe. Pris. Innkjøpsenhet. Artikkelbeskrivelse. Eventuell link til leverandørens hjemmeside. Eventuell link til hjemmeside med mer produktinformasjon. Eventuell link til HMS datablad. Risiko. GAR-nummer GAR-navn Katalogene inneholder synonymer, men disse vises ikke. De brukes kun av systemet i forbindelse med søk. I tillegg er det mulig å taste inn ønsket antall og legge artikkelen i handlevognen direkte fra denne siden. Hvor mange detaljer som vises på den enkelte artikkel avhengig av hva som er registrert eller importert av artikkeldetaljer. 7
Vis leverandørdetaljer Ved å klikke på leverandørnavnet, vises detaljer om leverandøren. Denne informasjonen er tilgjengelig fra flere steder i løsningen der leverandørnavnet fremkommer. 8
Spesifisere artikkel Dersom du ikke finner det rette produktet ved å søke etter det, vil du kunne spesifisere det i fritekst via menyvalget Spesifiser artikkel under Handle- menyen. Dette skal også benyttes der hvor leverandørene ikke har varekatalog og skal motta ordre på eksempelvis e- post eller faks. Ved å klikke på Spesifiser artikkel, har du anledning til å bestille artikler som ikke ligger i systemets lokale kataloger, men som leverandøren likevel har i sitt sortiment. Velg først leverandør fra leverandørreskontroen, beskriv deretter artikkelen samt antall artikler. Angi leverandørens artikkelnummer dersom du kjenner dette. Standard enhet er STK, men dette kan du endre hvis ønskelig. Pris angis pr. enhet. Det er også mulig å beskrive artikkelen ytterligere i feltet Artikkelbeskrivelse. Angi til slutt kontering og trykk på knappen Legg i handlevogn. Artikkelen vil deretter bli lagt til i handlevognen. Feltene blankes deretter ut og gir deg mulighet for å spesifisere en ny artikkel til samme leverandør. Handlelister Handlelister gjør det enklere å bestille ofte bestilte artikler på nytt, da du slipper å søke frem de enkelte artiklene hver gang. Du henter opp en allerede definert handleliste under Handlelister. Handlelister finner du både under fanen Min side og Handle. Felles handlelister får du også i oversikten ved å hake av for Vis felles handlelister. Velg ønsket handleliste ved å klikke på navnet til handlelisten og velg ut noen eller alle artiklene du ønsker å kjøpe. Du kan også velge å lagre en fellles handleliste under et annet navn. Den blir da å regne som privat. Dvs du kan fritt endre kontering på den. Om du skal endre kontering på en handleliste endrer du konteringen først og deretter lagrer den under ett nytt navn. Da vil konteringen være endret på den nye listen. Med endret kontering menes her konto. 9
Det er mulig å definere globale handlelister i Windows og disse er tilgjengelig på Web for alle som handler. De kommer frem sammen med Felles handlelister og har den egenskap at de ikke lar seg endre eller gjøre om til private handlelister på Web. 10
Endring av bestillende enhet/virksomhet Det er mulig å endre bestillende enhet hvis du har tilgang til det. Gå inn på Min side og videre inn på valget Min avdeling. Her vil du finne de avdelingene du har tilgang til under Bytt avdeling systemet. Under Avdelingsinformasjon får du en oversikt over dine fullmakter i denne avdelingen. Du bestemmer også hvor mange saker som skal vises i hver mappe. Legg merke til at dersom du har flere saker i hver mappe enn du har satt her vil disse likevel finnes på din bruker. Velg først riktig avdeling i dette bildet før du fortsetter med å legge artikler til i handlekurven din. 11
VIS HANDLEVOGN Ved å klikke på navnet til handlevognen vises innholdet. Det er også fra dette bildet at man sender bestilling videre til godkjenning eller direkte til leverandør. Dette er beskrevet senere i heftet. Visningsalternativer av handlevogn Pr. leverandør Innholdet i handlevognen kan vises sortert pr. artikkelnavn, kontering, artikkelnummer eller leverandør: Endre kontering Ved å hake av for Vis kontering i handlevognen, åpnes det opp for å endre et eller flere konteringsbegrep samt mva kode på varelinjene. Trykk på teksten Endre kontering til høyre på aktuelle varelinjer dersom du vil overstyre foreslått kontering. Før man begynner å fylle opp handlevognen med artikler, kan man først endre konteringsmalen øverst i handlevognen. Denne konteringen vil deretter bli brukt som mal for varelinjene. Ved å velge Endre kontering får du opp følgende bilde for endringer. Alle tilgjengelige konteringer hentes fra økonomisystemet og benytter de reglene som er definert der: 12
Endre leveringsadresse Dersom enheten/virksomheten har flere alternative leveringsadresser, kan disse velges ved å klikke på rullegardinen under leveringsadresse. Hvis enheten/virksomheten kun har en leveringsadresse, vil dette feltet være låst. Dersom din bruker er tilknyttet en spesiell leveringsadresse er det denne som vil fremkomme. 13
Ordretekst Det er mulig å legge inn en melding til alle leverandører og interne lagre på overordnet nivå (for hele handlevognen). For meldinger må Vis interne notater, Vis eksternt notat eller Vis notat pr linje hakes av: NB! Vær oppmerksom på at meldinger på overordnet nivå vil følge alle ordrer som blir generert fra handlevognen. Dersom handlevognen inneholder varer som skal bestilles fra flere leverandører, vil altså alle innkjøpsordrer få samme ordretekst. Det er også mulig å legge inn notat på den enkelte varelinje. Dette gjøres ved å trykke på arket til høyre på den enkelte linje. Når det er lagt til tekst på linjenivå vil arket få følgende utseende. 14
Rabatt Det er mulig å registrere en ordrerabatt på hele handlevognen. Overordnet rabattprosent legges inn øverst i handlevognen. Rabatten fremkommer på denne måten i summen på handlekurven: Sum er etter fratrukket rabatt. Fjerne varelinjer eller korrigere antall på varelinje Trykk på knappen ( ) til høyre på varelinjen for å fjerne en varelinje. Endre antall ved å skrive direkte inn i antall-feltet og gå ut av feltet, totalsum blir da oppdatert automatisk. Tøm handlevogn Hvis du ønsker det, kan du tømme hele handlevognen og begynne å søke frem artikler på ny. Trykk på knappen Tøm handlevogn nederst til venstre i bildet. 15
Lagre handlevogn som handleliste Trykk på knappen Lagre som handleliste for å lagre artiklene fra handlevognen i en ny handleliste, som kan hentes opp og gjenbrukes senere. Dette er nyttig for å slippe å søke frem de samme artiklene hver gang man skal handle dem. Gi et navn på handlelisten, som beskriver innholdet. Ta stilling til om handlelisten kun skal være tilgjengelig for deg (privat) eller om den skal kunne brukes av alle andre brukere i din enhet/virksomhet (felles). Endring av navn og øvrig vedlikehold av handlelistene gjør du ved å gå inn på selve handlelista etter at den er opprettet. Når en handlevogn er lagret som en handleliste kan du enten sende handlevogna som en bestilling eller slette den. Sende bestilling For å sende bestillingen trykker du på knappen med navnet Send til godkjenning eller kjøp avhengig om det er definert en forhåndsgodkjenning eller ikke. Visse sjekker vil bli foretatt før en kvittering vises på skjermen. Forutsatt at det ikke er lagt inn noen forhåndsgodkjenning etter dette, vil bestillingen bli sendt til leverandør eller eventuelt internt lager (dersom varene skal forsynes fra internt lager). Hvis handlevognen må godkjennes av en overordnet eller budsjettansvarlig før dette skjer, vil utsendelsen først skje etter at overordnet har godkjent kjøpet. I forkant av dette vil vedkommende godkjenner ha mottatt en e-post med påminnelse. Dersom e-postvarsling er satt opp vil rekvirent motta en e-post når bestillingen er godkjent av overordnet og sendt til leverandør. Beløpsgrenser Systemadministrator kan ha lagt inn beløpsgrenser på din bruker, for handlevognen totalt, handlevogn linje, uoppgjorte bestillinger og eventuelt for spesifiserte kjøp. Dersom du forsøker å bestille utover dine beløpsgrenser, vil du bli gjort oppmerksom på at handlevognen må godkjennes av overordnet/budsjettansvarlig. Du kan velge å sende den videre eller justere innholdet i handlevognen slik at du kommer under beløpsgrensene. Dette vil kun ha en betydning der hvor det i utgangspunktet ikke er lagt inn en anvisning før ordre sendes til leverandørene. Du får en rød prikk i skjermbildet med en melding som forklarer årsaken til fullmaktsbruddet. 16
17
MIN SIDE Min side inneholder oversikter over alle åpne handlevogner og handlevogner du skal godkjenne. mine I tillegg er funksjonen for registrering av varemottak og handlelistene du har lagret.. VAREMOTTAK Registrere varemottak Dersom varemottak benyttes, vil man måtte registrere mottak av varer i systemet. Dette sikrer at man får en enklere og sikrere fakturahåndtering dersom man også bruker elektronisk fakturabehandling. Etter hvert som man mottar varer knyttet til bestillinger som er foretatt i ehandel, registrerer man varemottaket fra Min Side- Registrer varemottak / Arkiv. Let frem aktuell ordre ved å klikke på ikonet ved siden av handlevognene. Det er også mulig å søke på ordrenummer dersom dette for eksempel står på pakkseddelen som fulgte med varene. Tast i så fall inn ordrenummer øverst til venstre i bildet Min side og klikk på knappen OK. Når du starter å registrere et varemottak anbefaler vi sterkt at dere legger inn pakkseddelnummer slik at du senere kan skille de enkelte mottakene dersom du har fått flere del leveranser på en bestilling. Dette vil også gjøre det lettere å koble faktura mot riktig del leveranse. Dersom alt er mottatt trykker du på knappen Mottatt lik mottatt. Alle linjene blir da utfylt med bestilt antall i kolonnen Mottak. Dersom en linje ikke er fullevert kan du legge inn mottatt antall på denne og deretter bruke knappen Mottatt lik bestilt. Da vil alle linjer som ikke innholder verdi få mottatt lik bestilt. 18
Når du har lagt inn bestilt mengde trykker du på knappen Neste og får opp et bilde med spørsmålet: Forventes flere varemottak for denne ordre? Dersom du forventer flere varemottak for denne ordren trykker du på knappen Ja. Du kommer da inn i et bilde som viser en oppsummering av hva du har registrert i dette varemottaket. Du avslutter registreringen ved å trykke Fullfør. Dersom du vil korrigere noen av dine registreringer bruker du knappen Forrige og korrigerer før du avslutter. 19
Dersom Forventes flere mottak settes lik Nei, kommer en også tilbake til denne siden, men en får aldri anledning til å gå inn på mottaket igjen. Status settes til Neste status og eventuell rest slettes. 20
MINE HANDLELISTE Valget og tilgang til handlelistene finner du i venstre del av bildet. Dette bildet gir deg en oversikt over dine egne handlelister, samt felles handlelister for din enhet/virksomhet hvis denne funksjonen er valgt. Handlelister består av artikler som du bestiller ofte. Du kan skifte mellom å vise alle, private og felles ved å merke Vis felles handlelister over handlelistene. Klikk på ønsket handleliste for å se, legge til eller endre innholdet: Fra denne siden kan du endre navnet på handlelisten. Du kan også endre mellom privat og felles handleliste. Felles handlelister vil være tilgjengelig for andre brukere i samme enhet/virksomhet, men kan ikke endres eller slettes av andre enn deg. Endre standard bestillingsantall på varelinjene. Fjerne eller legge til artikler i handlelisten. Legge enkelte artikler fra handlelisten direkte i aktiv handlevogn. Endre kontering på handlelisten (endre 1.kontering slik at den ligger fast på denne varen på denne handlelisten). For eksempel Fritt skolemateriell. Slette hele handlelisten, forutsatt at det er du som har opprettet den. 21
BRUKERPARAMETERE Bildet Mine parameter inneholder diverse brukerparametere. Noen av disse kan endres av brukeren selv, mens de fleste parametrene kun kan endres av systemansvarlig. Følgende parametere kan endres av brukeren: Selskap (skifte mellom tilgjengelige selskaper) Telefon (angi telefon nummer) Telefaks (angi telefaks nummer) E-post (angi e-post adresse). Dette er viktig for å kunne motta e-post varsling fra systemet. Valg om man ønsker tilsendt e-post når ordrene blir sendt ut til leverandør Valg om man ønsker tilsendt e-post påminnelse dersom du skal saksbehandle ordrer KVITTERING ETTER KJØP Ordre vil bli generert umiddelbart når man trykker på Kjøp eller at overordnet har anvist handlevogna. På Arkiv vises umiddelbart en oversikt over genererte ordre. Dersom man ønsker å se innholdet i den enkelte ordre er dette tilgjengelig ved å trykke på navnet på handlevognen. 22
SAKSBEHANDLING Overordnet vil motta en e-post dersom handlevogner skal godkjennes før det blir generert ordre. Vedkommende klikker på fanen Saksbehandling for å behandle dem. Overordnet vil også kunne godkjenne handlevogner på vegne av andre, dersom det er gitt tillatelse til dette. Når overordnet saksbehandler følger linken eller går direkte inn i innkjøpsweben vil handlevogner som skal godkjennes ligge under mappen Mine saker på Min side. Ved å trykke på navnet på handlevogna som skal godkjennes/ anvises så kommer man inn i følgende bilde: Her kan overordnet saksbehandler godkjenne eller avvise ordren. Hvis den blir godkjent vil ordre bli sendt ut til leverandøren(e), alternativt så blir ordren returnert til rekvirent hvis den blir avvist. Hvis den skal avvises så krever systemet at det påføres en begrunnelse for avvisningen. 23
ARKIV Ved å benytte valget arkiv har du tilgang til å hente frem alle handlevogner og tidligere sendte ordre. I grunndataene vil systemansvarlig tildele deg rettigheter til om du kun kan se egne handlevogner og ordre eller om du har tilgang til å se alt innenfor de områdene du har konteringsrettigheter innenfor. I dette bilde vil du finne status på alle bestillinger og du har også tilgang til å se hva som ligger i den enkelte handlevogn eller innkjøpsordre ved å trykke på navnet. Ved å trykke på printersymbolet får du også tilgang til å ta en utskrift av bestillingen. Varemottak foretaes ved å trykke på pakkesymbolet på de ordrene som står i status for varemottak (se tidligere i kursheftet for detaljer rundt varemottak). 24
HVA SKJER HVIS? Endret innkjøpsenhet eller pris Dersom det ved import eller annen endring har blitt endret pris eller enhet på en vare etter at den er lagt i handlevognen vil det komme opp en advarsel når du sender handlevognen til godkjenning eller velger kjøp (for de som ikke har godkjenning av handlevogn) med beskjed om at du må oppdatere, (trykke på en knapp på linjen med feil), og handlevognen blir oppdatert med riktig pris/enhet. Det er ikke mulig å unngå å oppdatere handlevognen. Konsekvensen er at innkjøpsordren blir riktig og det blir ikke feil ved varemottak pga feil enhet. Det blir også mindre avvik ved fakturabehandling når prisene som brukes er riktige. Dersom pris eller enhet endres etter at en handlevogn er sendt til godkjenning må godkjenneren trykke Oppdater for å få oppdatert handlevognen med nye priser.. 25
Overstyring av leveringssted Dersom systemet er satt opp med mulighet for å overstyre leveringssted (fra annet lager eller fra leverandør på varer med lokal forsyning), blir enhet endret fra minsteenhet til innkjøpsenhet enhet, og pris endret fra kostpris til innkjøpspris. Ved innkjøp kommer varer med lokal forsyning slik: Når du velger Vis kontering er det en mulighet for å overstyre lager (Velg lager) og da kjøpe fra et annet lager eller hovedleverandør. Velges hovedleverandør endres pris og enhet samt linjesum. 26
27