Superbrukerkurs i godkjenning/innpassing, resultatutveksling og individuelle utdanningsplaner Adelheid Mortensen Huuse

Informasjon om kurset Gjennomgang av godkjenningsmodulen: Godkjenningssak samlebilde Person eksternstudium Gjennomgang av godkjenning av delstudier i utlandet: Forhåndsgodkjenning Innpassing av delstudier Andre konklusjoner i Godkjenningssak samlebilde Resultatutveksling Rapportering til Lånekassa og GAUS Innpassing av eksterne studier/individuelle tilpasninger av utdanningsplaner i bildet Utdanningsplan (Programstudentmodulen) 2

Informasjon om modulen Godkjenningsmodulen: 2 hovedbilder, 6 rapporter En av de minste modulene i FS Bakenforliggende kodebilder (Kodemodulen) Tilpasning av utdanningsplan skjer i bildet Utdanningsplan (Programstudent) 3

Brukerdokumentasjon for utveksling og godkjenning http://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/ Godkjenning av ekstern utdanning, oppdatert til FS7.3 Rutinebeskrivelse for godkjenningssaker er oppdatert til FS7.5 Demonstrasjonsfilm(er) finnes (oppdatert til FS7.5) Individuell utdanningsplan er dokumentert under modulen Programstudent. Rutinebeskrivelser/sjekklister for: Resultatutveksling GAUS 4

Godkjenning Svært mange forskjellige typer godkjenningssaker Både innpassing av internt avlagt utdanning, ekstern norsk utdanning og ekstern utenlandsk utdanning tatt både før og underveis i studieprogrammet Godkjenning av hele grader Realkompetanse Forkunnskapskrav Fritak for vurderingskombinasjon Emneoverlapp 5

OBS: Mye begrepsforvirring på området Fritak vs. innpassing og emneerstatning: Begrepene brukes forskjellig/om hverandre i lover og regler og varierer fra lærested til lærested Det som i deres interne regler beskrives som fritak kan godt være innpassing/emneerstatning i FS. Heng dere derfor ikke opp i ordene, men i ønsket resultat av registreringen. Med unntak av fritak for vurderingskombinasjon er fritak som begrep fjernet fra FS Det kan ikke angis hva studenten skal slippe å avlegge, men hva studenten faktisk har avlagt på vitnemålet 6

Godkjenningssaker (Utvekslingsperson) Godkjenningssak samlebilde Person eksternstudium samlebilde Utdanningsplan Framvisning av utdanningsplan i Student samlebilde 7

Godkjenningsaktype (Kodemodulen) Felleskoder: FORHÅND (Lånekassa) INNPASS (Lånekassa) FORKUNNSK REALKOMP ANNET 8

Godkjenningssak samlebilde Informasjon rundt selve saksbehandlingen og vurderingene/konklusjonene i saken Innpassinger kan behandles uten bruk av godkjenningssak Tilrettelagt for mottak av søknader opprettet i StudentWeb 3 (under utvikling) Underbildet Eksternstudium angir sammenhengen med eksternstudiet som saken omhandler (viktig!) Gule felt må fylles ut, men utfyllingen i de blå er også svært viktige (rapportering) Studiepoeng som skal rapporteres til Lånekassa registreres i underbildet Omfang strenge kontroller på omfangsfeltene (formalitetskrav) 9

Godkjenningssak høyre side Muligheter for avgrenset søk Dokumenter: Visning av saker i dokumentarkivet Dokumenter kan knyttes til godkjenningssak og publiseres i GAUS Søknad: visning av søknad fra StudentWeb 3 (har ingen funksjon før søknadsfunksjonalitet er implementert i StudentWeb 3) Saker for person: Oversikt over alle godkjenningsakene som er registrert på personen som er aktiv i bildet Saker søkt fram: Viser alle sakene som er søkt fram med mulighet for å gå til den saken man er interessert i 10

Godkjenningssak underbilder (konklusjoner) Eksternstudium Omfang Merknad Jevngod med grad Realkompetanse Fritak vurderingskombinasjon Emneoverlapp Forkunnskapskrav Utdanningsplan (overgang til bildet Utdanningsplan) (Tilrettelagt for funksjonalitet for Learning Agreement en gang i framtiden) 11

Person eksternstudium Et bilde for registrering av rådata til bruk i godkjenningssak og innpassing Vurdering og tilpasning av resultatene skjer først i godkjenningssak og utdanningsplan (reduksjon i studiepoeng og lignende) Data kan registreres manuelt Data kan innhentes fra andre FSbaser ved resultatutveksling Resultater hentet fra andre baser kan ikke redigeres i bildet 12

Person eksternstudium Øvre del: person og eksternt sted OBS: kun én forekomst per eksternt sted per person Nedre del: Resultater emner, kvalifikasjoner, praksis og delstudier (samling av flere emner) Anbefaling: Innpasset som karakter på eksterne emner Bruk knappen Registrér resultat Mulig å legge inn emner før studentene reiser på utveksling (Planlagt) Resultatene som registreres kan innpasses i utdanningsplan og framkomme på vitnemål 13

Resultatutveksling: Igangsatt i alle baser 15. november 2014 Studentene eier selv sine data, og bestemmer om de skal kunne hentes eller ikke Institusjonene bestemmer selv når de ønsker å ta i bruk den nye funksjonaliteten på egne søkere og studenter Arbeidsbesparende Økt datakvalitet 14

Datautvekslingen er basert på samtykke fra søker/student Personopplysningsloven 8 Personopplysninger (jf. 2 nr. 1) kan bare behandles dersom den registrerte har samtykket Det er kun mulig å hente resultater for studenter som uttrykkelig har akseptert i enten StudentWeb eller SøknadsWeb(ny) 15

Innhenting av samtykke til resultatutveksling Akseptanse må aktiveres i StudentWeb (gjelder også for SøknadsWeb), slik at studenter aktivt velger om institusjonen kan hente resultatdata fra andre baser Oversikt over studentenes akseptanser finnes i bildet Akseptanse for person i modulen Semestererregistrering Akseptansen gjelder kun for institusjonen hvor akseptansen er avgitt Akseptanser skal ligge som en del av semesterregistreringssekvensen i StudentWeb Bilde Akseptansetype Modulvalg: Aksept Modulvalg SEMREGUTD + SEMREG Akseptanser og oppsett av StudentWeb styres i modulen Semesterregistering 16

Godkjenningsmodulen Knappen «Hent ekstern norsk utdanning» er kun aktiv for studenter som har akseptert at resultater kan hentes Knappen ligger både i Godkjenningssak samlebilde og Person eksternstudium Også i Søknad samlebilde (lokalt opptak) 17

Ting Tar Tid vente på bestilling Hentingen tar ca. ett minutt. Nytt søk må gjøres i bildet for å få oppdatert bildet med resultatet av hentingen. 18

Person eksternstudium Eksterne resultater hentes inn i dette bildet Også når resultatutveksling er gjort i forbindelse med søknad om opptak til studier Husk: Person eksternstudium er et bilde med rådata. Videre behandling av dataene skjer i andre bilder Eksterne resultater som er hentet ved resultatutveksling lar seg ikke redigere i bildet Manuelt registrerte resultater kan redigeres 19

Varsel om kontroll av data Rammen «Kontroll» aktiveres med en melding om hva som må gjennomgås Duplikater Manuelt registrerte data i tillegg til innhentede data på samme eksterne institusjon Ved ny innhenting av data kan dataene ha endret seg (ny sensur, klagesensur mv.) Feltet «Kontrollert» er kun til informasjon 20

Framvisning i StudentWeb3 Eksterne resultater som er overført vil være synlig for studentene i StudentWeb3 under «Mine resultater» 21

Videreutvikling Planlagte områder: Resultatutveksling for lokalopptak Mulighet for samtykke til resultatutveksling kommer i ny SøknadsWeb Nattjobber for innhenting av resultater i lokalt opptak er på planleggingsstadiet EMREX 22

Rutinebeskrivelser FSAT: http://www.fellesstudentsystem.no/dokumen tasjon/rutiner/resultatutveksling/ UiO: http://www.uio.no/foransatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/god kjenning/resultatutveksling-norskutdanning.html 23

Mulighet for testing i demobasene: Nasjonale testpersoner: Det er laget en liste på 350 testpersoner som FSAT skal fordele i demobasene (Snr.) Hver institusjon i FS har blitt bedt om å sende inn 5 studentnummer som skal bli testpersoner (reelle data, fiktive navn og fnr) Vi mangler fortsatt data fra 8 institusjoner Testpersonene kan brukes til å teste integrasjoner som for eksempel resultatutveksling Testpersonene blir lagt inn igjen i demobasene etter kloning Informasjon om testpersonene skal legges ut på våre nettsider 24

Gjør oppgave 1 25

Delstudier i utlandet - forhåndsgodkjenning Sak opprettes automagisk ved opprettelse av utvekslingsperson Feltarbeid og praksisopphold ferdigbehandles også automagisk (omfang kan endres dersom studiepoeng skal avlegges under oppholdet) Opphold av typen STUDIER må ferdigbehandles i Godkjenningssak samlebilde Det er mulig å legge inn planlagte emner i Person eksternstudium Antall studiepoeng (normert) som tilsvarer oppholdets varighet legges inn i feltet Omfang Lånekassen Selv om saken er ferdigbehandlet kan saksbehandler fortsatt jobbe med og gjøre endringer i saken, dersom det skjer endringer underveis i studentens utenlandsopphold 26

Rapportering av forhåndsgodkjenninger til Lånekassa Ny funksjonalitet utviklet både hos Lånekassa og i FS. Satt i produksjon 13.1.14 Webservice Erstatter bruk av D-skjema på papir Studenten søker om støtte til delstudier på Lånekassens nettsider Saksbehandler i Lånekassen søker i FS-basen til lærestedet hvor studenten er tatt opp om det er opprettet en utvekslingsperson og registrert og behandlet en forhåndsgodkjenning av delstudiet Forhåndsgodkjenningssak oppstår automatisk ved opprettelse av utvekslingsperson (som i dag) Data til Lånekassa hentes fra Utvekslingsperson og Godkjenningssak Forhåndsgodkjenningen må ha status BEHANDLET med dato og verdier i underbildet Omfang for at Lånekassen skal kunne hente data til søknaden KREVER: Nye interne rutiner for registrering av forhåndsgodkjenning i stedet for D-skjema. Kort tidshorisont - registreringer i FS bør skje samtidig som studenten får beskjed om opptak Studentene søker normalt Lånekassen om støtte med det samme de får beskjed om utvekslingsopptaket 27

Noen presiseringer rundt Lånekasserapporteringene De tre rapportene som ligger i SSYSTEM sender filer til Lånekassen via databasejobber som lærestedene administrerer selv. Databasejobbene kjøres i de intervallene de er satt opp til å gjøre. I den webservicen som er utviklet for å gi Lånekassen informasjon om utvekslingsopphold og forhåndsgodkjenninger, ligger initiativet til henting av data hos saksbehandleren som behandler lånesøknaden hos Lånekassen. Dersom de får de dataene de behøver for å behandle saken, gjør de ingen nye søk mot FS. Det betyr at saksbehandleren ikke får vite om endringer som eventuelt gjøres på saken i FS etter at de har behandlet lånesøknaden. Det er studentens eget ansvar å melde til Lånekassen dersom de ikke skal reise eller liknende, slik at de ikke får utbetalt mer penger enn de har rett til. Dersom det er gjort en feil i registreringen av dataene, som oppdages etter at Lånekassen har vært inne og hentet dataene, kan lærestedet henvende seg til Lånekassen og be dem om å hente data på studenten én gang til. 28

Informasjon hos Lånekassen http://lanekassen.no/nb-no/hovedmeny/for-laresteder/rapportering-/elektroniskforhandsgodkjenning-av-delstudier-i-utlandet/ 29

Ny varselfunksjonalitet i FS 30

Varsler Ny knapp "Varsel" kom i hovedmenyen med FS7.7. Under knappen vil dere finne individuelle varsler som må kontrolleres. Det første varslene som er utviklet er meldinger dersom Lånekassen prøver å hente data om utvekslingsopphold/forhåndsgodkjenning via den nye webservicen, men hvor data mangler i FS. Det er laget forskjellige varsler for forskjellige mangler. Lærestedet bestemmer hvem som skal få disse varslene, og må lage interne rutiner for oppfølging av varslene. Hvem som skal få varsler for hvilke stedkoder styres i bildet Brukeradministrasjon i FSSYSTEM. Saksbehandlerne i Lånekassen får de samme varslene i sitt saksbehandlingssystem som de som vises i FS. Test og gi tilbakemelding på feilmeldingene og funksjonaliteten Flere varsler vil utvikles etter behov 31

Gjør oppgave 2, 3, (4) 1, 2, (3) for de som bruker SBKURS 32

Delstudier i utlandet endelig godkjenning Viktig: Ny sak opprettes ut fra forhåndsgodkjenningen med knappen Generer innpassingssak Forhåndsgodkjenningen skal ikke endres til en innpassingssak! Status behandling må settes til BEHANDLES for at man skal kunne benytte seg av all funksjonalitet i underbildet Omfang 33

Endelig godkjenning forts. For at saken skal kunne rapporteres til Lånekassen må den være tilknyttet utvekslingssaken: Utvekslingsavtale (Avtaleid) Dato fra (utreisedato) På saker fra før den nye funksjonaliteten ble innført må dette registreres manuelt (der data ikke finnes på forhåndsgodkjenningen), men vil være forhåndsutfylt i nye saker 34

Endelig godkjenning forts. Eksterne resultater må registreres i Person eksternstudium Bruk Registrér resultat Innpass (blir Innpasset/Recognized) Registrering av omfang: Eksterne resultater som skal inngå markeres i nedre del av bildet Knapp for å legge inn summert antall studiepoeng fra nedre del i omfangsfeltene Ønskes færre studiepoeng registrert, legges dette inn manuelt i feltene 35

Endelig godkjenning forts. Ferdigstilling av saken: Status behandling: BEHANDLET Ferdigbehandlet dato Strenge kontroller for endring av omfang etter at saken er ferdigbehandlet (krever egne valideringer) Årsak til endring av omfang må settes (som i vurderingsprotokollen) 36

Nye brukerroller FS_GODKJ2: Endring av Omfang totalt etter at det er lagret med status BEHANDLET FS_GODKJ3 Endring av Omfang Lånekassen etter at det er rapportert til Lånekassen 37

Rapportering av delstudier til Lånekassa Funksjonaliteten lite endret fra tidligere Lånekassen ønsker at rapporten settes opp til å gå hver dag Eget felt for å angi studiepoeng som skal rapporteres til Lånekassa Saken må være knyttet til en utvekslingsperson Streng kontroll på endring av omfang etter at det er rapportert (som ved rapportering av eksamensresultater) 38

Joint degree-studenter I FS har det kommet ny funksjonalitet for å registrere at et studieprogram er Joint degree og har samarbeid med andre læresteder (norske og utenlandske). I Studieprogram samlebilde kan det nå registreres type Samarbeid = JOINTDEGREE i underbildet Samarbeid. For enkeltstudenter kan man registrere mobiliteten i Student samlebilde i underbildet Mobilitet. Lånekassen behandler studenter på Joint degree annerledes enn studenter som skal på delstudier, og de skal benytte seg av forskjellige søknader. Men en del studenter på Joint degree søker likevel støtte til delstudier når de skal reise på studier ved en samarbeidende institusjon i utlandet. Dersom slike studenter er registrert i FS (hos den norske institusjonen som skal skrive ut vitnemål) med mobilitet for perioden de søker om støtte fra Lånekassen for opphold i utlandet, vil Lånekassen kunne innhente denne informasjonen via den nye webservicen når lånesøknaden behandles. Joint degree-studenter behøver derfor ikke legges inn i FS med utvekslingsopphold og forhåndsgodkjenning, slik studenter på delstudier skal, for at Lånekassen kan få informasjon via webservicen. Resultater fra samarbeidende institusjon som skal ut på et vitnemål kan registreres i FS uten godkjenningssak (Person eksternstudium og Utdanningsplan), siden studiepoengene ikke skal rapporteres til Lånekassen fra FS. For: Studiepoeng avlagt ved samarbeidende institusjon i utlandet skal ikke rapporteres inn til Lånekassen via eksamensrapporteringen fra FS, i følge Lånekassen. Dette skal studentene selv ordne direkte med Lånekassen. Dersom dere som skal skrive ut vitnemål for Joint degree ønsker å legge slike opphold inn som godkjenningssaker i egen FS-base, skal feltene for å sende studiepoeng til Lånekassen ikke fylles ut. Studiepoeng vil heller ikke bli rapportert med mindre godkjenningssaken er knyttet til et utvekslingsopphold (om noen skulle registrere i disse feltene ved en feil). 39

Merknad Nytt underbilde: Registrering av MANGEL Mangler i forhold til søknaden Registrering av TILLEGGSKRAV Tilleggskrav som må oppfylles. Vitnemål kan ikke utstedes før tilleggskravet er registrert oppfylt Merknad studieprogramstudent Samme merknad som kan registreres i Student samlebilde og Utdanningsplan 40

Realkompetanse Tekst i feltet Navn original: og Navn engelsk: kommer på vitnemålet UHR har anbefaling i forhold til hva som skal stå på vitnemålet i sin nye vitnemålsmal Registreringene tas med i kontrollene som gjøres rundt godkjenning av plan Mulig å innpasse i utdanningsplan i bildet Utdanningsplan 41

Forkunnskapskrav Mulighet for å registrere oppfylte forkunnskapskrav to veier: At studenten oppfyller alle forkunnskapskravene til det oppgitte emnet At studenten kan ta emner som har det oppgitte emnet som forkunnskapskrav 42

Individuell tilpasning av studentens utdanningsplan All individuell tilpasning av studentens utdanningsplan registreres i bildet Utdanningsplan i modulen Programstudent Underbilde for visning av innhold i studentens utdanningsplan finnes i Student samlebilde Permisjoner skal fortsatt redigeres i Student samlebilde. Men redigeringer i utdanningsplan som følge av permisjoner skjer i bildet Utdanningsplan. 44

Individuell tilpasning for enkeltstudenter Innpassing av interne og eksterne resultater i utdanningsplan Mulig å dele eksterne resultater mellom flere emnekombinasjoner Innpassing av planlagte resultater Erstatning av interne emner i plan Innpassing av realkompetanse Behandling av planelementer Opptak til veivalg og studieretninger Opptak til emneprioritering Merknader på vitnemål/ds med mer Et vitnemål ferdigstilles stort sett i dette bildet! 45

Individuell tilpasning for enkeltstudenter Endringsfunksjoner: bytte starttidspunkt, kull og program Planlagt slutt: forsinkede studenter (settes i Student samlebilde) Studentstatus (databasejobber i FSSYSTEM) 46

Utdanningsplan Utdanningsplan m.m. på venstre side av bildet Elementer og resultater som skal legges inn i planen på høyre side av bildet Ved å klikke på ønsket forekomst på enten høyre eller venstre side av bildet, legges det inn i arbeidsområdet for redigering Vanlig FS-funksjonalitet for lagring og sletting Egen slettefunksjon for elementene som ligger i utdanningsplanen på venstre side 47

Innpassing av eksterne emner Stort sett samme funksjonalitet som tidligere fantes i Student samlebilde Nytt: Innpasset på grunnlag av godkjenningssak: (nummer settes automatisk dersom man har gått direkte over i bildet fra en godkjenningssak) - og/eller innpassingsregel: Funksjon for å angi innpassing av emner etter faste regler, eksempelvis Ex.phil og Ex.fac. Reglene opprettes som lokale koder. Ved resultatoverføring tas eksterne karakterer med i overføringen. Dersom eksterne karakterer ikke skal angis på vitnemål bruk Resultat Innpasset på vitnemål: = J. J er defaultverdi. 48

Godkjenning relevante rapporter FS801.001 Godkjenningsopplysninger (individrapport) FS802.001 Godkjenningssak for studieprogramstudent FS201.001 Studentopplysninger FS201.006 Studentopplysninger med utdanningsplan FS727.001 Utdanningsplan for student FS800.001 Godkjenningssak FS800.001 Godkjenningssak - konklusjoner FS800.003 Godkjenningssak saksbehandling FS803.001 Eksternt studium Personrapport 49

Rapportering til GAUS Ny nasjonal database for godkjenningssaker Basert på god søkefunksjonalitet Saker fra FS vil bli eksportert ved nattlige kjøringer til den nye basen Gamle saker er også overført NOKUTs saker skal inn i samme base etter hvert Første webapplikasjon utviklet av Samarbeidstiltaket FS med mulighet for innlogging med ID-porten 50

GAUS Mer informasjon om å komme i gang med GAUS på FS sine nettsider: http://www.fellesstudentsystem.no/applika sjoner/gaus/ Innlogging: https://fsweb.no/gaus 51

GAUS 52

Kommer: Opprettelse av søknader i StudentWeb (desentral datafangst og elektronisk saksflyt) Funksjonalitet for å registrere Learning Agreements EMREX (utveksling av studentdata i Europa, Erasmus+) 54

Takk for i dag! Kursevaluering: https://www.fellesstudentsystem.no/ Aktiviteter Superbrukerkurs Kursevalueringsskjema 55