Opplæring og klasseromskurs Software Innovation Side 1
Innholdsfortegnelse Overordnet kursoversikt 3 Beskrivelse av alle standardkurs Software Innovation tilbyr 4 360 Grunnkurs Sluttbrukere 4 360 Videregående kurs (påbygging for superbrukere og sluttbrukere som vil lære mer) 4 360 Arkivforvaltning halvdags påbyggingskurs 5 360 Arkivforvaltning heldagskurs 6 360 Dokumentkontroller 6 360 Administrator SP7 7 360 Administrator SP6 og eldre 7 360 Driftskurs 8 360 Malutviklingskurs SP7 9 360 Malutviklingskurs SP6 og eldre 9 360 Kurs for ledere 10 360 Møte- og utvalgmodul (eksterne møter) 11 360 Minikurs i Møte- og utvalgmodul (eksterne møter) 11 360 Interne møter 12 360 emeetings administrator kurs 12 360 Plan- og byggesak (teknisk sak) 13 360 Minikurs i Plan- og byggesak (teknisk sak) 14 360 Innsynsbegjæring 14 Software Innovation Side 2
Overordnet kursoversikt Kurs (antall personer i parantes) Maksimum deltagere per kurs Grunnkurs Sluttbrukere 1 dag Alle 10 Videregående kurs ** 1 dag Superbrukere 10 Påbygningskurs arkivarer ** ½ dag Arkivarer i offentlig sektor 10 Grunnkurs Arkivforvaltning 1 dag Arkivarer i offtenlig sektor 10 Påbygginsgkus dokumentkontrollere ** ½ dag Dokumentkontrollere i privat sektor 10 Driftskurs ½ dag Systemansvarlig 3 Malutviklingskurs SP7 1 dag Systemansvarlig maler 10 Malutviklingskurs SP6 og eldre 1 dag Systemansvarlig maler 10 Lederkurs *** ½ dag Ledere 10 Administratorkurs SP7 og nyere 1 dag Systemansvarlig 10 Administratorkurs SP6 eller eldre ½ dag Systemansvarlig 10 Møte- og utvalgskurs eksterne utvalg ( politiske møter ) ** Minikurs Møte- og utvalgsmodulen ** 1 dag Møte- og utvalgssekretærer 10 ½ dag Møte- og utvalgssekretærer 10 Interne møter ** ½ dag Møte- og utvalgsansvarlige 10 emeetings administratorkurs ½ dag Møte- og utvalgssekretærer 10 Plan- og byggesak ** 1 dag saksbehandlere 10 Minikurs Plan- og byggesak ** ½ dag Saksbehandlere 10 Innsysnbegjæring ** 1 time Saksbehandlere og arkivarer 10 * Antall kurs der Software Innovation står for opplæringen, ** Alle påbygningskurs forutsetter at deltagerne har vært igjennom «Grunnkurs Sluttbrukere» først. *** Dersom leder også skal utføre dokumentbehandling, må de gjennomføre grunnkurset. Dette lederkurset tar kun utgangspunkt i områder som er spesielt for ledere. Software Innovation Side 3
Beskrivelse av alle standardkurs Software Innovation tilbyr 360 Grunnkurs Sluttbrukere Alle som skal jobbe med dokumenthåndtering og lagring av eposter og dokumenter i 360. Etter endt kurs skal deltaker ha fått en forståelse av hvordan 360 er bygd opp, samt hvordan de bruker basisfunksjonene å kunne utføre oppgaver i forbindelse med dokumenthåndtering. til 360 Søk i Sidepanel og 360 Web Lagre epostkontakt, epost i ny sak og besvare som epost i 360 Lagre epost ved å søke på eksisterende sak, besvare v hjelp av mal, send for godkjenning og ekspedere elektronisk Besvare innkommet dokument, legge til flere mottakere/kopimottakere, velge forskjellige ekspederinger og kanaler Bruk av prosjektstruktur. Opprettelse av hoved og delprosjekt og tilknytte eksisterende saker. Hvordan jobbe med bedriftsinterne dokumenter (notater) I løpet av kursdagen vil vi blant annet også sveipe innom funksjonalitet rundt skjerming av element (v bruk av tilgangsgrupper og evt tilgangskoder), bruk av saksog dokumentfraser, avskriving v. hjelp av koder, du vil bli kjent med arbeidslister i både Sidepanelet og Web klienten for 360 m.m. Ekstraoppgaver for de som eventuelt ligger foran de andre gir mulighet for fordypning og utvidet kjennskap 1 dag (6 timer) Grunnleggende web- og Windows-kunnskaper Inntil 10 deltakere 360 Videregående kurs (påbygging for superbrukere og sluttbrukere som vil lære mer) Såkalte Superbrukere - samt vanlige brukere som ønsker påfyll og mer dybdekunnskap om 360. Brukerne skal ha dybdekompetanse i vanlig bruk av 360 og kunne bistå og lære opp andre. Kort om versjoner, formater, varianter og historikk på filer. Mer om Outlook o Legge til filer fra 360 i mail Software Innovation Side 4
o Dra og slipp filer fra skrivebord/windows utforsker til Sidepanelet Opprette kontakter og bruke kontakttyper fra web Aktiviteter o Henvendelser o Frister Mer om søk o Ekstra søkefunksjoner o Lagre favoritter (statisk og dynamisk) Skrivebordsadministrasjon Bruk av forløpsmaler Rettigheter Grunnkurs Sluttbrukere pluss 1 dag (6 timer) Som påbygging til Grunnkurset: Gjennomført 360 Grunnkurs Sluttbrukere. Dersom dette gjennomføres 2 dagers kurs, der dag en består av grunnkurset og dag to av dette kurset, gjelder kun følgende krav: Grunnleggende web- og Windowskunnskaper Inntil 10 deltakere 360 Arkivforvaltning halvdags påbyggingskurs Arkivarer med arkivkompetanse som har vært på grunnkurset Etter endt kurs skal deltaker kjenne til basisfunksjoner for å kunne utføre oppgaver i forbindelse med arkivforvaltning. Journalføre innkomne og utgående dokumenter og e-poster Avslutning av saker fra saksbehandler. Flytte journalposter Masseoppdatere Kjøre rapporter Registrere fysiske utlån ½ dag (3 timer) Grunnkurs Sluttbrukere, grunnleggende web- og Windows-kunnskaper, samt kjennskap til NOARK-standarden. Temaet NOARK-standarden er ikke en del av kurset. Antall deltagere Inntil 10 deltagere Software Innovation Side 5
360 Arkivforvaltning heldagskurs Arkivarer med arkivkompetanse. Etter endt kurs skal deltaker kjenne til basisfunksjoner for å kunne utføre oppgaver i forbindelse med arkivforvaltning. Søke Opprette Kontakter Opprette Arkivsak og innkommende dokumenter Lagre epost Journalføre innkomne og utgående dokumenter og e-poster Avslutning av saker fra saksbehandler. Flytte journalposter Masseoppdatere Kjøre rapporter Registrere fysiske utlån 1 dag (6 timer) Grunnleggende web- og Windows-kunnskaper, samt kjennskap til NOARKstandarden. Temaet NOARK-standarden er ikke en del av kurset. Antall deltagere Inntil 10 deltagere 360 Dokumentkontroller Dokumentkontrollere Etter endt kurs skal deltaker kjenne til basisfunksjoner for å kunne utføre oppgaver i forbindelse med forvaltning av 360 Business. Repetisjon: Opprette kontakter og dokumenter fra web Utvidet søk og opprette favoritte Masseoppdatere Kjøre statistikker ½ dag (3 timer) Grunnkurs Sluttbrukere, grunnleggende web- og Windows-kunnskaper. Videregående kurs er også å anbefale. Antall deltagere Inntil 10 deltagere Software Innovation Side 6
360 Administrator SP7 De som skal administrere brukere, organisasjonsendringer, tilganger (autorisasjon), og (enkelte) kodetabeller samt klassifiseringssystemene. Etter endt kurs skal deltaker være i stand til å opprette nye brukere og profiler, sette autorisasjon på tilgangsgrupper. Deltakeren skal vite hva som må gjøres i forbindelse med eventuelle organisasjonsendringer (for eksempel bytte av avdeling, nye avdelinger etc), samt hvordan en bla legger inn saks- og dokumentfraser. Deltaker skal også være kjent med hvor man finner dokumentasjon og hvilke muligheter man har for å endre settinger i løsningen. Kursdokumentasjon til 360 administrator. Legge inn ny bruker i eksisterende organiasjonsstruktur. o Tildele roller/profiler. o Legge bruker inn i eksiterende tilgangsgrupper. Autorisasjon på tilgangsgrupper o Opprette ny tilgangsgruppe o Legge inn medlemmer av gruppe o Synlighet av gruppe for elementer o Se på hva systemgenererte grupper er. Tilordning av tilgangsgruppe. Organisasjonsendring. o Opprette nye avdelinger o Endre morselskap for eksisterende avdeling o Legge til ny profil for bruker o Bestemme hvem som skal overta ikke-ferdigstilte oppgaver o Bestemme hvilke ikke ferdigstilte oppgaver som skal fordeles Kodetabeller. o Saks- og dokumentfraser o Stikkord Arkivstrukturer. o Legge inn ny klassifikasjonskode. 1 dag (6 timer) 360 Grunnkurs Sluttbrukere, grunnleggende Web- og Windows-kunnskaper Oppgaver. Som kursmateriell brukes kun den elektroniske hjelpen i 360 admin (denne er kun på engelsk) og 360 web.. Inntil 10 deltagere, men vanligvis anbefales dette kun for 2-4 personer. 360 Administrator SP6 og eldre De som skal administrere brukere og tilgangsgupper i 360. Etter endt kurs skal deltaker være i stand til å opprette nye brukere og tilgangsgrupper i løsningen. Deltaker skal også være kjent med hvor man finner Software Innovation Side 7
dokumentasjon og et generelt overblikk over noen av funsjonene i 360 sine administratorverktøy. Opprette intern kontaktstruktur (virksomhet/avdelinger) Opprette interne personer Knytte AD bruker og 360 kontakt sammen Opprette flere profiler på en person Opprette tilgangsgrupper og medlemmer Settinger i administrator (demo) Kodetabeller (demo) ½ dag (3 timer) Sted Dette kurset kan kun holdes i Software Innovations lokaler på Fornebu 360 Grunnkurs Sluttbrukere, grunnleggende Web- og Windows-kunnskaper Kursdokumentasjon Oppgaver. Som kursmateriell deles det ut et lite hefte med hjelpesedler spesielt knyttet til kursets punkter. For øvrig henvises det til Administrator reference guide. Inntil 10 deltagere, men vanligvis anbefales dette kun for 2-4 personer 360 Driftskurs Driftspersonell. Å gjøre driftsavdelingen i stand til å drifte 360 på en god og forsvarlig måte. Deltagerne skal ha en overordnet forståelse av hvordan de ulike delene av installasjonen spiller sammen og de skal kunne utføre grunnleggende feilsøking, samt å drifte web-applikasjonen til 360. og sted Overordnet oversikt/historikk. Hva er installert hos kunden? Logisk systemoversikt/dokumentflyt. Administrator (brukeradministrasjon, brukerinnstillinger, elektroniske arkiv m.m). Administrasjon av DB-server, IIS, klienter. Arkitektur, feilsøking, viktige filer, patching, og generelt om Microsoft Internet Information Service og com+ i Windows server. ½ dag (3 timer) kurset holdes hos kunde på kundens miljø Deltakerne har kjennskap til MS Windows server teknologi, web server teknologi, samt Microsoft SQL server. Kursdokumentasjon Installasjonsveiledningen (på engelsk elektronisk fil), driftsdokumentasjon som er utarbeidet for kunde. 1-3 deltagere Software Innovation Side 8
360 Malutviklingskurs SP7 De som skal utvikle og vedlikeholde organisasjonens maler. Kurset skal gi superbrukere/teknisk personell opplæring og kompetanse i hvordan opprette maler til bruk i 360. Etter endt kurs skal deltaker kjenne til de mulighetene som finnes for å tilpassene malene til deres egen layout og felter. til kurs og dokumentmaler Sette inn simple flettefelter Registrere mal i 360 Sette egenskaper Redigere eksisterende mal o Endring av flettefelter o Redigering av layout Flettefelter med relasjoner og kriterie o Gjennomgang av metamodellen Opprettelse og vedlikehold av standardtekster Overordnet gjennomgang o Opprette flettefelt med liste o Makro 1 dag (6 timer) Grunnleggende Internett Utforsker og Windows-kunnskaper. God kunnskap spesielt i Word. Dette kurset er teknisk, og krever endel forkunnskap for at kursdeltaker skal få maks utbytte av kurset. Kursdokumentasjon Oppgaver. Kursdeltakerne får utdelt en egen brukerveiledning som følger kurset agenda. Inntil 10 deltakere. 360 Malutviklingskurs SP6 og eldre De som skal utvikle og vedlikeholde organisasjonens maler. Kurset skal gi superbrukere/teknisk personell opplæring og kompetanse i hvordan opprette maler til bruk i 360. Etter endt kurs skal deltaker kjenne til de mulighetene som finnes for å tilpassene malene til deres egen layout og felter. til kurs og dokumentmaler Sette inn simple flettefelter Registrere mal i 360 Sette egenskaper Redigere eksisterende mal o Endring av flettefelter Software Innovation Side 9
o Redigering av layout Flettefelter med relasjoner og kriterie o Gjennomgang av metamodellen Opprettelse og vedlikehold av standardtekster Overordnet gjennomgang o Opprette flettefelt med liste o Makro Sted 1 dag (6 timer) Dette kurset kan kun holdes i Software Innovations lokaler på Fornebu Grunnleggende Internett Utforsker og Windows-kunnskaper. God kunnskap spesielt i Word. Dette kurset er teknisk, og krever endel forkunnskap for at kursdeltaker skal få maks utbytte av kurset. Kursdokumentasjon Oppgaver. Kursdeltakerne får utdelt en egen brukerveiledning som følger kurset agenda. Inntil 10 deltakere. 360 Kurs for ledere De som skal utføre lederoppgaver. Målet for kurset er å gi lederne oversikt over de funksjonene de kan bruke for å utføre lederoppgaver i systemet, som blant annet foredeling og oppfølging av saker og dokumenter. Etter endt kurs vil leder kjenne hvilke muligheter hun/han har ift å utføre lederoppgaver i 360. Fordeling Omfordeling Godkjenning og kommentering Søk og favoritter Sette opp personlig skrivebord Rapporter og statistikker Rettigheter ½ dag (3 timer) Grunnleggende Web- og Windows-kunnskaper. Det anbefales å gjennomføre 360 Grunnkurs Sluttbrukere. Skal leder i tillegg utføre saksbehandlingsoppgaver, som for eksempel å lagre eposter og dokumenter og evt behandle dem, er dette kurset en forutsetning. Software Innovation Side 10
Inntil 10 deltagere. 360 Møte- og utvalgmodul (eksterne møter) Møte- og utvalgssekretærer. Dette kurset passer for de som skal administrere politiske møter og utvalg, eller andre som ønsker å lære hvordan denne modulen fungerer. Registrere politiske partier og politikere Registrere utvalg, medlemmer og møter Opprette saksframlegg og sende dem til behandling i utvalg Forberede møtet / agenda Produsere møteinnkalling Administrere oppmøte Lage protokoll og vedtak 1 dag (6 timer) Grunnkurs Sluttbrukere. Grunnleggende web- og Windows-kunnskaper. Kurset er tiltenkt utvalgssekretærer som i utgangspunktet kan faget. Inntil 10 deltakere. 360 Minikurs i Møte- og utvalgmodul (eksterne møter) Møte- og utvalgssekretærer. Forutsetninger Dette kurset krever en del kursdata, så det holdes kun mot SI sin kursbase. Dette kurset passer for de som kun ønsker en kort gjennomgang av MU modulen og hvordan denne brukes. Dersom du er MU sekretær, er dette kurset ikke utfylltende nok. Da må du ta heldagskurset. Opprette møter på et eksisterende utvalg Forberede saksliste Produsere møteinnkalling Administrere oppmøte Lage protokoll og vedtak ½ dag (3 timer) Grunnkurs Sluttbrukere. Grunnleggende web- og Windows-kunnskaper. Kurset er tiltenkt utvalgssekretærer som i utgangspunktet kan faget. Software Innovation Side 11
Inntil 10 deltakere. 360 Interne møter De som skal opprette og administrere interne styrer, råd og utvalg. Kurset passer for de som skal bruke modulen Interne møter. Dette er en forenklet versjon i forhold til MU modulen, og passer for de som trenger trenger verktøy for å håndtere møter som utføres i faste utvalg, fagrupper, styrer el.l. Hvordan registrere utvalget, medlemmer/vara/møteleder og møtene de skal ha. Hvordan opprette møtedokumentene og agendapunkter for møtene Hvordan sende innkalling Opprette møtereferat, registrere oppmøte, avgjørelser og ferdigstille møte. ½ dag (3 timer) Grunnkurs Sluttbrukere. Grunnleggende web- og Windows-kunnskaper. Inntil 10 deltakere. 360 emeetings administrator kurs Brukere med rollen Utvalgssekretærer - Brukere som skal administrere og publisere møter i 360 emeetings. Etter endt kurs skal deltaker ha fått en forståelse av hvordan publiseringsløsningen 360 emeetings er bygd opp, hvordan man bruker funksjonene i løsningen for å opprette utvalg og tilhørende medlemmer, samt hvordan man publiserer møter i løsningen (fra Public 360 og manuelt ved å laste opp filer). I tillegg vil deltaker få en innføring i prinsipper for etterbehandling og eventuell sletting av saker/møter/utvalg, samt tilgangskontroll. til løsning o Pålogging o URLer i bruk o Navigering i løsning Tilgangskontroll o Sikkerhet ved pålogging o Hvilke møtedeltakere ser hvilke utvalg/møter Opprette nytt utvalg Tilknytte medlemmer til utvalg Publisering av møte Software Innovation Side 12
o Håndtering av saker unntatt offentligheten Prinsipper for etterbehandling/ettersending av møte Sletting av saker/møter/utvalg utstyr ½ dag (3 timer) Grunnleggende kunnskap til 360 og Møte og utvalgs-modulen. Det er en fordel om bruker kjenner til SharePoint, men ikke nødvendig. PC med tilgang til emeetings sharepoint løsning for administrasjon, ipad for å illustrere og verifisere publisert møte. Inntil 10 deltakere 360 Plan- og byggesak (teknisk sak) Saksbehandlere som skal benytte eiendomsmodulen i 360 Etter endt kurs skal deltaker kjenne til funksjonene for å kunne utføre oppgaver i forbindelse med plan- og byggesaker. og sted Kort repetisjon av 360 Søke Opprette saker ogokumenter Produsere filer Hvordan supplere en sak med Gnr/Bnr, Saksparter m.m. Integrasjon mot kart Vis eiendom Hent naboliste Opprette og benytte forløpsmaler Håndtere tidsforbruk (bransjetid og saksbehandlingstid) Produsere brev med standardtekster 1 dag (6 timer). Grunnkurs Sluttbrukere, grunnleggende web- og Windows-kunnskaper. Antall deltagere Inntil 10 deltagere Software Innovation Side 13
360 Minikurs i Plan- og byggesak (teknisk sak) Saksbehandlere som skal følge opp byggesaker registrert i eiendomsmodulen i 360 Forutsetninger Dette kurset krever en del kursdata, så det holdes kun mot SI sin kursbase. Etter endt kurs skal deltaker kjenne til hovrdan de legger til Gnr/Bnr, slår opp mot kart, bruker forløpsmaler og bruker standartekster i forbindelse med plan- og byggesaker. Skal du kunne Teknisk sak godt, er dette kurset ikke tilstrekkelig (da må heldagskurset brukes). og sted Hvordan supplere en sak med Gnr/Bnr, Saksparter m.m. på eksisterende byggesak Integrasjon mot kart Vis eiendom Opprette og benytte forløpsmaler Håndtere tidsforbruk (bransjetid og saksbehandlingstid) Produsere brev med standardtekster Tips rundt søk på byggessaker ½ dag (3 timer). Grunnkurs Sluttbrukere, grunnleggende web- og Windows-kunnskaper. Antall deltagere Inntil 10 deltagere 360 Innsynsbegjæring Saksbehandlere som skal behandle innsynsbegjæringer. Etter endt kurs skal deltaker kjenne til hvordean innsynsbegjæringer behandles og ekspederes Hvordan kommer innsynsbegjæringer inn Hvordan gjøre vedtak Hvordan eksepdere svar 1 time. Kan godt legges som tillegg på et annet standardkurs. Grunnkurs Sluttbrukere, grunnleggende web- og Windows-kunnskaper. Antall deltagere Inntil 10 deltagere Software Innovation Side 14
Software Innovation Side 15