Legetimen.no Bruksanvisning Versjon 1.02 25. februar 2015
Forord Velkommen til SMSGurus tjeneste for SMS-timebestilling Legetimen.no! Vi har den glede å presentere et system som gir deg følgende: - enklere system for pasientene å bestille time på legekontoret - god oversikt over meldinger som kommer inn, med ulike sorteringsfunksjoner - timekort på SMS direkte fra journalsystemet - timepåminnelse direkte fra journalsystemet Alt dette er gratis for legekontoret! Vi ønsker at alle som benytter seg av systemet gjør seg kjent med bruksanvisningen, inkludert viktig sikkerhetsinformasjon på neste side. Integrasjon med Infodoc Plenario krever installasjon av en oppdatering som foreløpig må gjøres av oss, du må derfor ta kontakt dersom du ønsker dette utført. Vår kontaktadresse er: no@smsguru.no Ved kritiske problemer kontakt oss når som helst på: tlf 97896726 / 40055206 epost rh@smsguru.no eller mp@smsguru.no Mvh, Alle oss på SMSGuru! 2
Viktig sikkerhetsinformasjon: Alle brukere som får tildelt passord fra andre (SMSGuru eller administrator) skal skifte passord på første pålogging (se s.12). Risiko for at sensitive opplysninger foreligger i SMS. SMS skal kun benyttes til å sende ikke-sensitiv informasjon (for eksempel ønske om time og grad av hast), mens sensitiv informasjon (som årsak for bestilling av time) skal ikke være med på meldinger. Når legekontoret oppfordrer pasienter til å bruke løsningen, skal de presisere at det ikke skal sendes sensitiv informasjon i meldingene. Dette gjelder blant annet i direkte kontakt med pasient, på telefonsvarer og internettside. Dersom pasienten mot formodning likevel sender sensitiv informasjon skal de ansatte benytte seg av sensur -muligheten i løsningen (se senere i bruksanvisningen). Legekontorenes interne krav til sikkerhet SMSGURUs tjeneste Legetimen.no kan nås fra hvilken som helst datamaskin som er tilkoblet internett, men krever personlig brukernavn og passord samt engangspassord på SMS fra alle som logges på. Legekontorene er normalt tilkoblet internett via lokal serves som er tilkoblet internett gjennom Norsk Helsenett. Legekontoret vil være behandlingsansvarlig for meldingene som mottas til deres kontor. Legekontoret er ansvarlig for trygg internettforbindelse gjennom Norsk Helsenett, noe som også krever regelmessig oppgradering av programvare (så vel som maskinvare ved behov) i tillegg til nødvendig antivirus- og brannmur-løsninger. Det vises her også til Norm for Informasjonssikkerhet i Helsesektoren som må oppfylles for alle som driver legekontor. 3
Innholdsfortegnelse: Hovedbilde... 6 Svare på melding / Sortere melding... 7 Direktemelding... 8 Meldingsmaler / Endre behandlere... 9 Meldingslogg... 10 Innstillinger / Skifte passord... 11 Statistikk... 13 4
Pålogging (krever at man er registrert bruker): 1. Gå inn på www.legetimen.no 2. Velg Logg inn (øverst i høyre hjørne) 3. Tast inn brukernavn og passord 4. Tast inn engangskoden du mottar på SMS Du er nå logget inn på systemet! 5
Hovedbilde Når du logger inn kommer du rett inn i oversikten over ubehandlete meldinger. Dette er meldinger som ikke er blitt besvart og flyttet i andre mapper. Du kan navigere mellom ulike type meldinger ved å trykke på Innboks : Ubehandlet Navigerer til ubehandlete meldinger. Diverse Navigerer til meldinger plassert i diverse, her flyttes meldinger som gjelder diverse andre forespørsler, eks. reseptbestilling (bestilt gjennom sikker tjener på internettside). Arbeidsliste Navigerer til meldinger plassert i arbeidsliste, her flyttes meldinger som er midlertidig besvart men som ikke er ferdigbehandlet. Direktemelding Navigerer til et vindu hvor du kan sende direktemeldinger til pasienten (s.8). For å redigere standardmeldinger og navn på behandlere kan du trykke på Meldingsmaler : Standardmeldinger Endrer standardmeldinger som sendes til pasienten (s.9). Lister Endrer oversikten over behandlere på kontoret/klinikken (s.9). For å få oversikt over alle meldingene som er sendt inn eller ut av systemet siste 30 dager, trykk på Meldingslogg (s.10) 6
Svare på melding / Sortere melding Trykk på meldingen for å få opp svardialogen: Sende melding/tildele time: Trykk på Standardmelding for å få opp en liste over standardmeldingene som ligger i systemet. Den øverste meldingen er timebestilling: Når du trykker på denne meldingen kan du deretter velge lege, dato og tidspunkt. For å sende meldingen til pasienten, trykk på Send til høyre. NB! Dersom du benytter Infodoc Plenario med integrasjon for SMSGuru kan du tildele time rett i Infodoc Plenario timeboken. Kryss av for å sende timebekreftelse og påminnelse på SMS. Da vil meldingen sendes pasienten direkte og meldingen på legetimen.no flyttes til logg (ferdigbehandlet). Du har to måter å sortere meldinger på: Flytt benyttes for å flytte meldinger til mappene Diverse eller Arbeidsliste (eventuelt tilbake til Ubehandlet fra annen mappe). Tag benyttes for å merke meldingen med en av behandlernes navn. Dette vil huskes i systemet til neste gang det sendes melding fra det aktuelle nummeret. Trykk på Lagre Oppdatering når du har sortert meldingen. Sensurer melding: Trykk på denne knappen dersom meldingen inneholder sensitiv informasjon. Meldingen vil da slettes (men mobilnummeret fortsatt beholdes i systemet). Pasienten får automatisk beskjed om å sende ny melding. 7
Direktemelding Det kan i blant være ønskelig å sende manuell melding til pasient som ikke nødvendigvis har bestilt time. Velg Meldingsmaler Direktemelding: Tast inn telefonnummeret du ønsker å sende meldingen til. Skriv inn meldingstekst manuelt eller trykk på Standardmeldinger for å velge en av meldingene fra standardlisten. Merk at disse meldingene medfører kostnad for legesenteret (pr. 1/1-2015 1,- kr pr. melding). 8
Meldingsmaler / Endre behandlere Trykk på Meldingsmaler Standardmeldinger for å endre standardmeldingene. Merk at melding for timetildeling ikke kan endres. Meldingsmalene er ordnet i ulike kategorier, som Akutt med. hjelp, Åpningstider etc. Du kan legge til ulike meldinger under de ulike kategoriene. For å slette en melding, trykk på Slett til høyre for meldingen. Trykk på Meldingsmaler Liste for å endre listen over behandlerne ved kontoret/klinikken Her kan du både legge til nye behandlere, eventuelt slette noen. 9
Meldingslogg Trykk på Meldingslogg for å komme inn på loggen over alle mottatte og sendte meldinger siste 30 dager. Her kan du søke både på telefonnummer, fritekst i tillegg til å flytte meldinger til kategorien Ubehandlet dersom det er ønskelig. 10
Innstillinger / Skifte passord For å få tilgang til instillinger og statistikk, trykk på øverst til høyre. Her kan du blant annet endre autosvar-meldingen (som sendes automatisk til pasienten i det han/hun sender SMS til kontoret). Under Brukerdetaljer kan du legge til nye brukere ved å trykke på Legg til bruker : Fyll inn informasjon. Det anbefales at den nye brukeren selv taster inn passord, alternativt at han/hun skifter passord ved første pålogging. Under brukertype kan du velge om brukeren kun skal ha vanlig eller administrator-tilgang. Trykk deretter på Lagre oppdateringene 11
Dersom du trykker på en bruker kan du også endre informasjon om den aktuelle brukeren og endre passord For å endre passord kan du taste inn det nye passordet under Endre passord, trykk deretter på knappen Endre passord. 12
Statistikk Dersom du ønsker oversikt over mottatte/sendte meldinger går du inn på innstillinger og blar ned til nederst på siden Ved å trykke på de ulike fargene under diagrammet kan du velge de meldingstypene du ønsker å se på. Vi ønsker deg lykke til med Legetimen.no, og ta kontakt dersom du lurer på noe! 13