Hva kan vi bestille og hvordan Brikt Grendar, 22.03.2012
IBX Search Engine Forskjellige måter å avrope eller bestille på Katalog Katalog med eformular Punch out Sluttbruker Fritekst Forespørsel / Tilbud Forespørsel Spesifisert pris og produkt/tjeneste Leverandør Innkjøpsforespørsel Profesjonell innkjøper Spot kjøp Ordre Copyright 2010 Capgemini. All rights reserved. 2
Produktets og tjenestens karakteristikk Produktets og tjenestens karakteristikk mappet mot avropsmetoder i IBX Søkemotor Kategori Karakteristikk Avrop Verktøy og tilbehør Kontormateriell Penn og papir Standard produkter - Skaffevarer Katalog Sement Arbeidsklær Renholdstjenester Vikartjenester Arrangementer IKT og servere Krever brukers input - Kvalitet, størrelser, mengde? Dialog med leverandør - Tilgjengelighet, pris og leveranse? Ad-hoc innkjøp - One-time leverandør? Krever konfigurering - Komplekse anskaffelser, hyppige prisendringer Katalog med eformular Prisforespørsler / forespørsler Forespørsler / rekvisisjon Katalog eller ekstern webshop Copyright 2010 Capgemini. All rights reserved. 3
Katalog Øker avtalelojalitet og optimerer ordreprosessene Katalog + Avtaleansvarlig med full kontroll på avtalte priser og sortiment + Riktig pris, ordrenummer på bestillingen + Enkelt å matche faktura med bestillingen + Enkelt å sammenligne like produkter og leverandører + Minimalisere dyre feilkilder - Begrenset fleksibilitet Veldefinerte produkter og tjenester Eksempel: Kontormateriell, IT-utstyr, opplæring, kantine og catering, reservedeler, verktøy etc. Copyright 2010 Capgemini. All rights reserved. 4
Katalog med eformular Øker avtalelojalitet og optimerer ordreprosessene for produkter som krever konfigurering Katalog med eformular + Avtaleansvarlig har full kontroll med avtale priser og sortiment selv om sluttbrukers input er nødvendig + Langt enklere å bestille konfigurerbare produkter og tjenester + Reduserer antallet varelinjer i produktkatalogene + Riktig pris, og korrekt odrenummer i bestillingen + Enkelt å matche faktura med bestillingen + Enkelt å sammenligne like produkter og leverandører - Begrenset fleksibilitet i noen grad, basiskonfigurasjon mulig Produkter og tjenester med basiskonfigurasjon (kjente alternativer -> f.eks. størrelse på klær/sko, fargevalg, trykk av logo, kvaliteter m.m.m.) Eksempel: arbeidsklær/-sko, betong, markedsmateriell, etc Copyright 2010 Capgemini. All rights reserved. 5
Ekstern webshop Større lojalitet til innkjøpssystemet gjennom å tilby sluttbrukerne mulighet til å handle på leverandørens webshop via IBX Search Engine IBX Search Engine 3 1 2 Leverandør webshop Eksterne webshop + Online tilgjengelighet; produkt og leveranse + Komplekse produktkonfigurerings modeller + Online tilgjengelighet; prisoppdateringer + Enkelt å matche faktura med bestillingen - Produktene ikke søkbare i IBX Search Engine. Søkelogikk og tilleggstjenester ikke tilgjengelig - Avvikende brukergrensesnitt gir en dårligere brukervennlighet og -opplevelse - Avtaleansvarlig har ingen teknisk kontroll på webshoppen og har ingen kontroll på pris og sortiment som tilbys sluttbruker Når leverandører har stor grad av konfigurerbare produkter eller et meget vidt sortiment Eksempel: bøker, kjemikalier, PC er/servere etc. Copyright 2010 Capgemini. All rights reserved. 6
Enkel forespørsel Muliggjør bedre priser, også for komplekse produkter og tjenester Enkel forespørsel 1 Finn Produkt (kategori 5 Handlekurv Vurder tilbud IBX Prisforespørsler 2 3 Lag forespørsel 4 Tilbud + Strukturert ordreprosess inkludert dialog med leverandør i IBX Search Engine + Riktig og bedre pris på anskaffelsen, selv for komplekse produkter og tjenester, når konfigurering må bekreftes av leverandør + Enkelt å matche faktura med bestillingen - Dialogen kan føre til at anskaffelsen tar noe lenger tid - En noe mer kompleks bestillingsprosess Innkjøper Leverandør Ved behov for dialog mellom sluttbruker og leverandør Eksempel: tjenester, konsultenter, R&D og produkter med stort behov for konfigurering, vikartjenester og facility management Copyright 2010 Capgemini. All rights reserved. 7
Leverandørskjema - fritekst Alle avtaleleverandører kan defineres i systemet for å muliggjøre fritekst bestillinger Leverandørskjema + Bestillinger sendes til prefererte leverandører + Full frihet i å definere produktet/tjenesten - Mulige feil-anskaffelser - Ikke alltid riktig pris - Noe mer avvik når faktura matches med bestillingen Avtaleleverandører ikke har standardiserte produkter og tjenester. Normalt har anskaffelsen blitt avtalt i dialog utenom innkjøpssystemet Eksempel: tjenester, konsulenter, produkter med høye krav til konfigurering etc Copyright 2010 Capgemini. All rights reserved. 8
Brukerdefinerte ordre Et generisk skjema kan benyttes for å sende en fritekst bestilling til leverandør gjennom bare å benytte e-post adresse Brukerdefinert ordre Definere ny engangsleverandør Definere et produkt + Klar beskjed Elektronisk bestilling på ALT! + Alle bestillinger gjennom ett system + Redusert arbeidsbelastning for operasjonelle innkjøpere Sluttbruker - Ikke alltid rikitg pris på ordre - Avvik fra avtalelojalitet - Noe mer avvik når faktura matches med bestillingen - Ingen prefererte leverandører Til bruk mot engangs-leverandører, når det ikke finnes avtaleleverandører Eksempel: Engangskjøp og avvikende innkjøpsbehov Copyright 2010 Capgemini. All rights reserved. 9
Innkjøpsrekvisisjon Fjern de siste unnskyldningene for å handle utenfor innkjøpssystemet Innkjøpsrekvisisjon 1 Innkjøpsrekvisisjon Xxxxxxxxxxxxxxxxx Lllllll Lllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll Hhhhhhhhhhhhhhhhhh Ööööööööööööööö Jjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjj 2 Ordre Ad hoc kjøp Lager + Støtte for alle behov sluttbruker måtte ha + Alle typer innkjøp kan håndteres med liten kompetanse på einnkjøp og systemer + Ingen grunn for å tillate tilfelige bestillinger uten kontroll + Alle bestillinger gjennom ett system + Full kontroll og sporbarhet Lllllllllllllllllllllllllllllllll Sluttbruker Profesjonell innkjøper - Flere manuelle arbeidsprosesser for opreasjonelle innkjøpere 3 Når sluttbrukers behov krever støtte og råd før det skapes en handlekurv Eksempel: Engangskjøp og avvikende innkjøpsbehov Copyright 2010 Capgemini. All rights reserved. 10