Hurtigveiledning Ditmer edagsorden Oktober 2013 Hurtigveiledning Innhold For deg som skal i gang med å bruke ditmer edagsorden i ipad eller Internett 1. Slik får du tilgang til ditmer edagsorden... 2 2. Find udvalg og møder i ditmer edagsorden... 4 3. Skriv kommentarer og del dem med andre... 6 4. Marker og tegn i vedlegg... 8 5. Glemt brukernavn og passord... 10 6. Innstillinger... 12 Husk...... å holde et øye med oppdateringer av ditmer edagsorden i AppStore slik at du alltid har den nyeste versjonen på din ipad.... at vi oppdaterer ditmer edagsorden løpende, og derfor kan denne veiledningen raskt bli foreldet. Gå til www.ditmer.dk/support/edagsorden-support/ for å laste ned den nyeste versjonen.... å ta vare på e-postmeldingen med brukernavnet slik at du alltid har den tilgjengelig hvis du skulle glemme det.... at du kan ikke slette eller ødelegge dokumentene i ditmer edagsorden. Det er en ferdig og låst dagsorden du ser, og derfor kan du trygt navigere rundt. 1
1. Slik får du tilgang til ditmer edagsorden Finn frem mobiltelefonen du skal kun bruke den første gang du logger på ditmer edagsorden.* 1 Klikk på linken i velkomstmeldingen som du har fått fra ditmer edagsorden. 2 Velg Ny bruger på det velkomstbildet som du ser på skjermen i din nettleser. (Hvis du allerede har et brukernavn til ditmer edagsorden, anbefaler vi at du velger Eksisterende bruger og følger veiledningen.) Velg Ny bruker på velkomstbildet 3 Skriv inn din e-postadresse og velg et brukernavn og passord. 4 Skriv inn den pinkoden som du får via SMS, og klikk på Opret ny bruger. (SMS-koden brukes kun første gang du logger på ditmer edagsorden). 5 Klikk på Forsæt på neste skjermbilde. du har nå tilgang til ditmer edagsorden. I fremtiden skal du logge inn i ditmer edagsorden med brukernavn og passord, enten via appen på din ipad eller ved å bruke adressen web.edagsorden.dk i en nettleser. * Hvis den organisasjonen hvor du bruker ditmer edagsorden har valgt 2-faktors innlogging, må du bruke SMS-koden hver gang. 2
Ofte stilte spørsmål I Innlogging SCENARIE Du har ikke mottatt en velkomstmelding. Du har ikke mottatt en SMS-kode. Passordet blir ikke godkjent. Du får ikke det brukernavnet du ønsker. HJELP Kontakt administratoren av ditmer edagsorden i din organisasjon. Du er ikke opprettet med korrekt mobiltelefonnummer. Kontakt administratoren av ditmer edagsorden i din organisasjon for å få rettet mobilnummeret. Følg reglene for oppretting av passord: Minst 8 tegn Minst 1 stor og 1 liten bokstav Minst 1 tall Brukernavnet er tatt allerede. Finn på et annet. 3
2. Find udvalg og møder i ditmer edagsorden Via menyen til venstre navigerer du rundt mellom utvalg, møter, dagsordener, saksdokumenter og vedlegg. Under Mine udvalg finner du de utvalgene som du er medlem av. Under Øvrige udvalg ligger de utvalgene i din organisasjon som du ikke er medlem av, men som du har mulighet til å lese dagsordener fra, så sant de er åpne. Slik finner du en bestemt dagsorden: 1 Velg Udvalg. 2 Velg tidspunktet for møtet. 3 Velg det dagsordenspunkt som du ønsker å lese, og naviger rundt mellom saksdokumenter og vedlegg i menyen til venstre og tilbake-knappen øverst i venstre hjørne. Eller så kan du veksle raskt mellom de forskjellige dagsordenpunktene ved å bruke pilen i øverste høyre hjørne. Saksfremstilling med vedlegg Den grønne fargen indikerer at et dagsordenpunkt er åpent. Den røde fargen angir lukkede punkter. Bindersen viser at et punkt har et vedlegg. Klikk på listeikonet øverst på skjermen for å skjule venstremenyen. Du kan også skjule menyen ved å plassere fingeren på den horisontale linjen mellom menyen og innholdet og trekke den til venstre mens du holder fingeren på skjermen. Ofte stilte spørsmål I Utvalg SCENARIE Du kan ikke se dine utvalg. HJELP Du har kanskje tilgang til flere organisasjoner i ditmer edagsorden. Klikk på tilbake-knappen øverst i venstre hjørne til du kommer til listen med organisasjoner. Velg den rette organisasjonen. Det kan også være at du ikke har blitt tilknyttet utvalget i ditmer edagsorden. Kontakt administratoren av ditmer edagsorden i din organisasjon. 4
Du kan ikke se et bestemt utvalg som du vet finnes i din organisasjon.findes i din organisation Du finner ikke en bestemt dagsorden Du kan kun se én side i et bilag med flere sider. Skjermen blir raskt svart når du er inaktiv. Du blir for ofte bedt om å logge inn på ditmer edagsorden. Vedlegg kan ikke ses i fullskjerm på ipad. Utvalget er stengt, og derfor bare synlig for utvalgets medlemmer. Du må være tilknyttet et stengt utvalg for å kunne se det. Dagsordenen har ikke blitt frigitt enda. Kontakt dagsordenansvarlige for gjeldende utvalg. Bla i bilaget ved å plassere fingeren på skjermen og gjør en svepebevegelse fra høyre mot venstre. Velg Innstillinger på din ipad og trykk på Automatisk lås for å justere timeout-funksjonen. Timeout på ditmer edagsorden er stilt inn av den som er ditmer edagsordens administrator i din organisasjon. Timeout stilles inn generelt og er den samme for alle brukerne i organisasjonen. Kontakt ev. administrator for å forhøre deg om timeout. Klikk på tannhjulsikonet nederst i venstre hjørne (plassert i listen under utvalg). Velg Bilag i fuldskærm. 5
3. Skriv kommentarer og del dem med andre I en dagsorden kan du lage kommentarer til saksfremstillinger og vedlegg. Dine kommentarer kan ses i saksfremstillingen eller vedlegget, men også i kommentaroversikten. Du kan som utgangspunkt bare selv se dine egne kommentarer, men du har mulighet for å dele dem. Slik skriver du en kommentar og deler den med andre 1 Velg en saksfremstilling eller et bilag. 2 Berør skjermen for å hente frem kommentarfunksjonen. Den gule boksen som kommer frem på teksten, kan flyttes ved å holde på den og føre den til det ønskede stedet. Boksen kan gjøres mindre ved å trekke i de blå sirklene på kanten. Kommentarfunksjonen i ditmer edagsorden 3 Skriv en kommentar og klikk på Lagre. 4 Hvis du vil dele kommentaren din med andre, klikker du på den blå snakkeboblen på teksten. Kommentaren vises på venstre side. Klikk på ikonet av en mann og et plusstegn. Velg de brukerne og gruppene som du vil dele kommentaren med. Hvis du vil kommentere en annen kommentar som andre har delt med deg, åpner du kommentaren i teksten. Klikk på plusstegnet øverst, skriv kommentaren, klikk på lagre og del på samme måte som når du selv skriver en kommentar. Slik sletter du en kommentar 1 Klikk på den kommentaren som du vil slette (den blå snakkeboblen). Slette/del funksjonen 2 Klikk på søppelbøtteikonet på den kommentaren som du vil slette. 3 Klikk på Steng for å stenge kommentaren. 6
Ofte stilte spørsmål I Kommentarer SCENARIE Kommentarene dine har forsvunnet i saksfremstillingen eller i et vedlegg Du kan ikke dele kommentaren din Du kan ikke dele en kommentar med en bestemt bruker. Du kan ikke dele en kommentar med en bestemt gruppe. HJELP Årsaken kan være at du har glemt å lagre kommentaren. Det kan også være at den samme dagsorden har blitt frigitt flere ganger, og at rekkefølgen på punktene er endret, eller at vedlegg eller saksfremstilling har fått en ny tittel. Alle kommentarer vil fremdeles være bevart i kommentaroversikten. Du må lagre kommentaren før du kan dele den. Åpne kommentaren etter at den er lagret, og klikk på plusstegnet. Brukeren har ikke tilgang til ditmer edagsorden i din organisasjon, eller vedkommende har ikke tilgang til det utvalget som du vil kommentere i. Gruppen er ikke opprettet. Kontakt administratoren av ditmer edagsorden i din organisasjon for å få gruppen opprettet. 7
4. Marker og tegn i vedlegg Med markeringer kan du tegne og streke over akkurat som i et vedlegg. Markering er inntil videre kun mulig i vedlegg på ipad, og du kan ikke dele en markering med andre. Slik lager du en markering 1 Vælg et punkt/bilag via venstremenuen 2 Hent markeringsfunksjonen ved å klikke på blyantikonet øverst i høyre hjørne. 3 På den øverste bjelken vises en farget sirkel i midten. Klikk på sirkelen for å endre farge, tykkelse og gjennomsiktighet. Steng ved å klikke utenfor innstillingsvinduet. Aktivt fargeskjema hvor du kan velge farge 4 Gjør din tegning eller overstreking ved å tegne med fingeren på skjermen. 5 Steng markeringsfunksjonen igjen ved å trykke på OK. Du kan slette alle markeringene ved å klikke på søppelbøtteikonet på toppbjelken. Klikk på pilene på toppbjelken for å angre innskriving og sletting. Du får en rask oversikt over hvilke sider du har gjort markeringer i ved, ved å klikke på det lille tabellikonet i øverste høyre hjørne i vedlegget. Der vises nu en oversigt (thumbnails) over samtlige sider i vedlegget. De sider, du har markeret i, har et blåt blyantsikon. Den blå cirkel med et tal angiver, hvor mange kommentarer, der er på den enkelte side. Oversikt, hvor markeringer er vist med blå blyant og kommentarer med en blå sirkel med et tall 8
Ofte stilte spørsmål I Markeringer SCENARIE Markeringen er ikke gjennomsiktig. Markeringen er for tykk. Jeg kan ikke slette Markeringen din er forsvunnet. HJELP Du kan stille inn gjennomsiktigheten når du velger farge. Klikk på fargesirkelen og still inn gjennomsiktigheten til en lavere prosent. Du kan stille inn gjennomsiktigheten når du velger farge. Klikk på fargesirkelen og still inn gjennomsiktigheten til en lavere prosent. Klikk på søppelbøtteikonet på toppbjelken for å slette alle dine markeringer. Klikk på tilbakepilen for å slette den siste markeringen. Årsaken til at markeringen ikke lenger finnes i ditmer edagsorden, kan være: Dagsorden er frigitt flere ganger og rekkefølgen på punktene er endret. Vedlegget har fått en ny tittel ved en senere frigivelse. Vedlegget er fjernet. Du har åpnet ditmer edagsorden i en nettleser. Du kan kun se markeringer i appen.. 9
5. Glemt brukernavn og passord Hvis du har glemt brukernavnet ditt, kan du finne det i den velkomstmeldingen som du mottok da du ble opprettet som bruker i ditmer edagsorden. Du kan også kontakte administratoren av ditmer edagsorden i din organisasjon for å få brukernavnet. Hvis du har glemt passordet ditt, kan du raskt få tilsendt et nytt via e-post. 1 Klikk på Glemt adgangskode nederst i innloggingsfeltet. Denne funksjonen er tilgjengelig både via appen og på web.edagsorden.dk. Klikk på Glemt passord 2 Skriv inn brukernavnet og klikk på OK. 3 Kort tid etter mottar du et midlertidig passord via e-post. 4 Gå tilbake til innloggingsfeltet på appen eller web.edagsorden.dk. 5 Skriv inn brukernavnet og det midlertidige passordet i innloggingsfeltet og klikk Login. Skriv inn Brukernavn og klikk OK 6 Et nytt bilde blir vist. Velg et nytt passord som lever opp til de nevnte kriterier og klikk på Login. 7 Du har nå byttet det midlertidige passordet til et nytt passord, og du kan logge inn på appen på din ipad. Du kan også kontakte administratoren av ditmer edagsorden i din organisasjon for å få vedkommende til å sende deg et passord. Skriv inn brukernavn og midlertidig passord Velg et nytt passord 10
Ofte stilte spørsmål I Glemt brukernavn og passord SCENARIE Du får en feil når du bruker det midlertidige passordet. Du mottar ikke et midlertidig passord når du klikker på Glemt passord i innloggingsfeltet. Du mottar ikke noe midlertidig passord når administrator av ditmer edagsorden i din organisasjon sender deg et nytt. Du får en feil når du bruker det midlertidige passordet i appen. Du får slett ikke passordet til å virke. HJELP Sjekk av brukernavnet du har skrevet inn er riktig. Hvis du har glemt brukernavnet kan du kontakte administrator av ditmer edagsorden i din organisasjon. Den e-postadressen som er registrert på din profil, er ikke korrekt. Kontakt edagsordens support for å få e-postadressen endret. Det kan også være at brukeren din er sperret på grunn av for mange feil innloggingsforsøk. Du vil motta en e-postmelding med en link for å aktivere kontoen din igjen når du bruker funksjonen "Glemt adgangskode". Kontakt administrator i din organisasjon og få vedkommende til å sjekke at det er rett e-postadresse som passordet sendes til. Hvis brukeren er sperret, så bruk veiledningen beskrevet ovenfor. Forsøk å kopier det midlertidige passordet fra e-postmeldingen for å sørge for at den skrives inn korrekt. Kontakt administratoren av ditmer edagsorden i din organisasjon. 11
6. Innstillinger I appen har du mulighet for å gjøre mange endringer via Innstillinger. 1 Gå til listen med utvalg eller organisasjoner 2 Klikk på tannhjulsikonet nederst i venstre hjørne 3 Innstillingsfunksjonen åpnes Velg størrelser på det lokale lager Du kan velge hvor mye informasjon fra ditmer edagsorden du til tillate at du lagrer på din ipad. Innstillinger 1 Under Innstillinger klikker du på Max pladsforbrug (GB) for å endre innstillingen. Du kan stille inn lagring fra 1 til 8 GB. Som standard er plassen innstilt på 2 GB. Rydd lokalt lager Du kan når som helst rydde det lokale lageret på din ipad. 1 Klikk på Ryd lokalt lager under Innstillinger 2 Klikk Ja på popup-meldingen. Vedleggsvisning Som standard er appen innstilt til at vedlegg åpnes over saksfremstillingen. Med innstillingene kan du endre vedleggsvisning til fullskjerm. Hjem -knap 1 Under Innstillinger velger du funksjonen Bilag i fuldskærm (Vedlegg i fullskjerm) Logg ut av ditmer edagsorden-appen Det finnes ingen utloggingsfunksjon i ditmer edagsorden-appen. I stedet kan du stenge appen ned. 1 For å gjøre det skal du klikke to ganger på Hjem - knappen (den runde knappen på rammen av ipad) 2 De åpne appene vises i mindre format. 3 Hold fingeren på app-ikonet og før fingeren oppover. Før appene op ad 12