Brukerveiledning X Adresseregisteret Krav og veiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger og tannleger
FORORD Denne brukerveiledningen er laget for fastleger og tannleger som skal registrere og vedlikeholde informasjon i Adresseregisteret. Det overordnede prinsippet for Adresseregisteret er tjenestebasert adressering. Fastleger og tannleger er imidlertid et unntak som har anledning til å registrere seg som enkeltpersoner i Adresseregisteret under virksomhetstypene tannlege/tannlegesenter eller privatpraktiserende autorisert helsepersonell. Kontaktpersoner ved hvert lege- eller tannlegekontor har en brukerkonto og ansvaret for å legge inn de opplysninger som det er nødvendig å publisere om sin virksomhet med tilhørende kommunikasjonsparter. Mer informasjon om Adresseregisteret finnes i brukerdokumentasjonen «Om Adresseregisteret». Ved behov for support kan man ta kontakt med Norsk Helsenetts kundesenter. Postadresse: Telefonnummer: E-post: Norsk Helsenett SF Postboks 6123 7435 Trondheim 02017 (døgnåpen) eller 73565756 (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no 1 Krav og veiledning til Adresseregisteret
INNHOLD FORORD... 1 INNHOLD... 2 1 Om Adresseregisteret for fastleger og tannleger 3 2 Krav til struktur og oppbygging av Adresseregisteret 4 2.1 Adressering til fastleger og tannleger... 4 2.2 Kommunikasjonsparter for fastleger og tannleger... 4 2.3 Opplysninger om kommunikasjonspart... 4 3 Hvordan vedlikeholde Adresseregisteret 6 3.1 Forberedelser før registrering/vedlikehold... 6 3.2 Innlogging og utlogging... 6 3.3 Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m.... 8 3.4 Feltbeskrivelser... 10 3.5 Registrere kommunikasjonspart... 11 3.6 Inaktivere kommunikasjonspart... 15 3.7 Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn... 16 3.8 Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse?... 16 4 Vanlige spørsmål og eksempler ved opprettelse av kommunikasjonsparter 17 4.1 Virksomheten har ingen elektronisk meldingsutveksling... 17 4.2 Kun ett EPJ-system som håndterer elektronisk meldingsutveksling... 17 4.3 Ikke alle EPJ-system er satt opp for elektronisk meldingsutveksling... 17 4.4 Vi har to (eller få) virksomheter på forskjellige fysiske adresser... 17 4.5 Vi har mange tjenestesteder på forskjellige adresser som ikke håndterer mottak av elektroniske meldinger... 17 4.6 To av våre virksomheter er tilknyttet et EPJ-system, en er det ikke.... 17 2 Krav og veiledning til Adresseregisteret
1 OM ADRESSEREGISTERET FOR FASTLEGER OG TANNLEGER Adresseregisteret er et felles nasjonalt register for presis adressering ved utveksling av helseopplysninger som sendes elektronisk og per post innenfor helse- og omsorgssektoren. Se brukerdokumentasjonen «Om Adresseregisteret». Det er viktig at Adresseregisteret inneholder korrekt og oppdatert informasjon om kommunikasjonsparter. Adresseregisteret inneholder informasjon som er egnet til å identifisere og adressere hver enkelt av sektorens ulike mottakere/avsendere. Dette gjelder både ved utveksling av elektroniske meldinger og postforsendelser. Leger og tannleger som har et selvstendig ansvar for å følge den enkelte pasient, kan registrere seg som personlig kommunikasjonspart tilhørende virksomheten. For andre aktører skal tjenestebasert adressering benyttes. Alle som er tilknyttet Norsk Helsenett, kan søke i Adresseregisteret: https://register.nhn.no/ar for å gjøre oppslag på egen eller andres adresser. Eksempler på hendelser som krever aktivt vedlikehold i Adresseregisteret: FAKTA Virksomheten fornyer sitt/sine virksomhetssertifikater Nye kommunikasjonsparter opprettes Eksisterende kommunikasjonsparter skal inaktiveres Virksomheten får nye postadresser Hvis ikke korrekte adresser er registrert i Adresseregisteret vil ikke meldinger og post fra sykehus, fastleger og andre som bruker Adresseregisteret, komme fram. Kommunikasjonsparter får nye EDI (Electronic Document Interchange)-adresser eller postadresser Man ønsker å endre besøksadresse, web-adresse, e-post, telefonnummer Norsk Helsenetts kundesenter kan bidra til ny brukerkonto, passord eller bistå med hjelp for å registrere eller oppdatere informasjon. 3 Krav og veiledning til Adresseregisteret
2 KRAV TIL STRUKTUR OG OPPBYGGING AV ADRESSEREGISTERET Hensikten med å vedlikeholde Adresseregisteret er at innholdet i registeret til enhver tid er oppdatert som igjen sikrer at informasjonen kommer frem til riktig mottaker. Så langt det er mulig skal strukturen baseres på tjenestebasert adressering. Fastleger og tannleger er imidlertid unntaket som kan adressere til person der tjenestebasert adressering ikke er mulig. 2.1 Adressering til fastleger og tannleger Fastleger og tannleger har et personlig oppfølgingsansvar ovenfor «sine» pasienter. Fastlegen har en særskilt rolle, og epikrise skal for eksempel sendes til pasientens faste lege i henhold til pasientjournalforskriften 9. Det er derfor besluttet at fastleger og tannleger kan registrere seg som personlige kommunikasjonsparter tilknyttet sin virksomhet. Eksempelvis skal hvert tannlegesenter registrere sin virksomhetsinfo og minimum en tannlege i Adresseregisteret. Hver virksomhets liste skal samtidig inneholde så få kommunikasjonsparter som mulig. Eksempler på meldinger som sendes til fastlege/lege: - Epikrise - Orientering om tjenestetilbud fra kommunen - Helseopplysninger til lege (forespørsel, svar, orientering) For disse tilfellene kan meldinger adresseres til enkeltperson. 2.2 Kommunikasjonsparter for fastleger og tannleger Fastleger og tannleger som er mottaker eller avsender av meldinger i helsenettet skal registreres som kommunikasjonsparter med relasjon til den virksomheten som er deres arbeidssted. Legesenter og tannlegesenter skal opprette de ansatte ved senteret som sine kommunikasjonsparter. Det skal registreres minimum en kommunikasjonspart per virksomhet. Kommunikasjonspartene skal alltid opprettes selv om lege- og tannlegesentrene ikke har mulighet for elektronisk meldingsutveksling, da kommunikasjonspartene også brukes for postforsendelser. 2.3 Opplysninger om kommunikasjonspart For å sikre korrekt adressering, både ved elektronisk meldingsutveksling og ved postforsendelse skal følgende være registrert per kommunikasjonspart: Navn på tjenestetypen, evt. legen/tannlegen 4 Krav og veiledning til Adresseregisteret
HER-id til kommunikasjonsparten Postadresse Ved mulighet for elektronisk kommunikasjon skal følgende informasjon være utfylt: EDI-adresse Lenke til virksomhetssertifikat Det anbefales også at det legges inn kontaktinformasjon (telefonnummer, e-postadresse og eventuelt besøksadresse). 5 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3 HVORDAN VEDLIKEHOLDE ADRESSEREGISTERET Norsk Helsenett har registrert alle legesenter og tannlegesenter med organisasjonsnummer hentet fra Enhetsregisteret. Kontaktpersoner i virksomhetene har fått tilsendt et velkomstbrev med informasjon samt brukernavn og passord for pålogging til Adresseregisteret. 3.1 Forberedelser før registrering/vedlikehold 3.1.1 Bestill EDI-adresse EDI står for Electronic Document Interchange. Alle virksomhetene som er tilknyttet helsenettet, får opprettet én eller flere EDI-konti (postkasser) hos Norsk Helsenett. Det anbefales at det opprettes en EDI-adresse per fagsystem. 3.1.2 Bestill eller finn fram virksomhetssertifikat Et virksomhetssertifikat er en elektronisk ID som sikrer kommunikasjon til og fra en virksomhet. Sertifikatet identifiserer virksomheten (navn og organisasjonsnummer), og brukes for autentisering, kryptering og signering. Det vil si å kunne tolke signatur i meldinger fra kommunikasjonsparten og til å kryptere innhold i meldinger man sender til kommunikasjonsparten. Virksomhetssertifikat bestilles direkte fra utsteder som vil være Buypass eller Commfides og søkestreng (LDAP) for å finne riktig sertifikat legges inn i Adresseregisteret. 3.2 Innlogging og utlogging Brukernavn og passord til innlogging for vedlikehold av egne data i Adresseregisteret får virksomhetenes kontaktpersoner fra Norsk Helsenett. Ved problemer med innlogging eller ved behov for å få tilsendt brukernavn og passord på nytt, kan man kontakte Norsk Helsenetts kundesenter. Telefonnummer: E-post: 02017 (døgnåpen) eller 73565756 (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. Gå inn på siden https://register.nhn.no/ar. Trykk på Logg inn (øverst til venstre i skjermbildet). 6 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Logg inn med tilsendt brukernavn og passord, og trykk på Logg inn som vist i figuren under. Egen virksomhets hovedside kommer nå opp. Registrer oppdaterte opplysninger og logg ut. Logg ut finnes under menyen Valg, øverst i høyre hjørne. 7 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3.3 Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m. Etter innlogging kan adresseinformasjon m.m. redigeres. For å starte vedlikehold av informasjon knyttet til egen virksomhet, trykk på Rediger øverst til høyre. FAKTA Ved sending av elektroniske meldinger eller postforsendelse, er det adressen registrert for hver kommunikasjonspart som benyttes. Informasjon kan legges inn/endres i alle «åpne» felt i redigeringsbildet. 8 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Dersom organisasjonsnummer skal endres, må Norsk Helsenett kontaktes for å oppdatere informasjonen. Foretaksnavn oppdateres fra Brønnøysundregistrene og eventuelle endringer må derfor gjøres i Brønnøysundregistrene. Etter at informasjonen er oppdatert, trykk på Lagre. 9 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3.4 Feltbeskrivelser 3.4.1 Visningsnavn (frivillig) Visningsnavnet blir søkbart, og presenteres som det primære navn ved søk. Det er viktig at man legger inn et gjenkjennbart navn på legekontoret selv om dette kan avvike fra det juridiske navnet. Navn som finnes mange steder i landet, kan med fordel ha stedsnavn/by som tillegg i visningsnavnet. Sentrum legekontor finnes for eksempel mange steder i landet (Tromsø, Stjørdal, Larvik). 3.4.2 Arv av informasjon Som standard arves adresser og kontaktinformasjon registrert på virksomheten ned til kommunikasjonsparter. Dette skjer for å forenkle vedlikehold og er mulig å overstyre. Et grått felt med pilsymbol inneholder informasjon arvet fra overliggende nivå. Hvis man ikke ønsker å arve informasjon fra overliggende nivå, kan man trykke på. Det er anledning til å la feltet stå tomt eller legge inn ny egen informasjon i det gjeldende feltet. Merk at dette kan være gjeldende for EDI-adresser dersom virksomheten har registrert dette på toppnivå. EDI-adresse på toppnivå er kun for å forenkle manuell registrering dersom det er mange kommunikasjonsparter som skal bruke samme adresse. Dersom det er registrert EDI-adresse på toppnivå, skal denne ikke benyttes til adressering. Det er bare adresser på den enkelte kommunikasjonspart som skal brukes til adressering. 3.4.3 Sentralbordnummer I dette feltet kan virksomhetens sentralbordnummer legges inn hvis telefonnummer lenger ned i lista er et direkte telefonnummer til et organisasjonsledd i virksomheten. 3.4.4 Bedrifter Under adresseinformasjon registreres automatisk de enheter som eies av virksomheten. 3.4.5 HER-id. Hver virksomhet har sin egen HER-id. Og hver lege/tannlege i virksomhetene er egne kommunikasjonsparter med egne HER-id. 3.4.6 ICE (In Case of Emergency) ICE er et felt for direkte telefonnummer (kolleganummer) som bare personell i helsenettet ser og kan bruke, og som går forbi eventuelle telefonkøer med anrop fra pasienter/brukere. 3.4.7 Virksomhetstype Verdi i feltet for Virksomhetstype skal være privatpraktiserende autorisert helsepersonell eller tannlege/tannlegesenter. 10 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3.4.8 EDI-adresse EDI-adressen som er registrert på virksomhetsnivå, kan arves av hver enkelt kommunikasjonspart. 3.4.9 Virksomhetssertifikat Virksomhetssertifikatet som er registrert på virksomhetsnivå, kan arves av hver enkelt kommunikasjonspart. 3.5 Registrere kommunikasjonspart Autorisert personell som er mottaker eller avsender av medisinske meldinger i helsenettet skal registreres som kommunikasjonspart med relasjon til den virksomheten som er deres arbeidssted. Det er viktig at registreringen og vedlikeholdet i Adresseregisteret koordineres med teknisk personell som kan sette opp meldingstjener og pasientjournalsystem slik at virksomheten er klar til å motta meldinger til de kommunikasjonspartene de har registrert i Adresseregisteret. Anbefalt måte å gjøre dette på, er at man først registrerer den nye kommunikasjonsparten i Adresseregisteret med en framtidig «Gyldig fra»-dato slik at teknisk personell får tid på seg til å sette opp systemet til å motta kommunikasjonspartens meldinger før kommunikasjonsparten blir søkbar som aktiv i Adresseregisteret. 3.5.1 Fremgangsmåte ved registrering Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. Logg inn i Adresseregisteret og startsiden for din virksomhet kommer opp. Trykk på Rediger, som står øverst til høyre i skjermbildet, og du vil komme inn i redigeringsbildet. Under teksten kommunikasjonsparter finnes knappen Legg til. 11 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Søk etter person for registrering som kommunikasjonspart. Søkeresultatet presenteres i en liste under søkevinduet. Velg person og trykk på Registrering. HPR-nummer og personnummer presenteres på toppen og bør gi grunnlag til å sikre at man har valgt rett person. Her vises også yrke og spesialiteter. 12 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Det er mulig å velge bort yrke/spesialitet som man anser som ikke relevant for kommunikasjonsparten i den rollen vedkommende har i tilknytning til virksomheten. Der det er relevant kan informasjonen bidra til å hindre at henvisninger feilsendes. Valg av yrke/spesialiteter gjøres ved å huke av rett yrke/spesialitet for kommunikasjonsparten. Når ønsket informasjon om den nye kommunikasjonsparten er registrert i åpne felt, trykkes Lagre. Det kan legges inn flere kommunikasjonsparter ved at man går tilbake til virksomhetens redigeringsbilde og trykker Legg til på nytt. Om man trykker på Vis-knappen til høyre for den enkelte kommunikasjonsparten, får man opp en visning hvor høyre kolonne har all informasjon som skal til for å adressere kommunikasjonsparten, og søkestrengen som kan benyttes til å hente dens sertifikatnøkler. 13 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Trykk deretter på Rediger. I redigeringsbildet for kommunikasjonsparten kan informasjon i åpne felt redigeres. Trykk på Lagre til slutt. 14 Krav og veiledning til Adresseregisteret
3.6 Inaktivere kommunikasjonspart Kommunikasjonsparter som fra en gitt dato ikke lenger skal sende/motta meldinger, må inaktiveres fra den samme dato. Inaktivering av en kommunikasjonspart gjøres ved å redigere dens gyldighetsperiode. I redigeringsbildet velges hvilken kommunikasjonspart som skal deaktiveres/få ny gyldighetsdato. Når datoen i feltet "Gyldig til" er blitt historisk, er kommunikasjonsparten ikke lenger aktiv. Trykk Endre for å bekrefte ny gyldighetsperiode, deretter OK i bekreftelsesbildet. 15 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Når ny "Gyldig til"-dato passeres vil ikke kommunikasjonsparten vises lenger. Dersom det er ønskelig å se/endre på deaktiverte kommunikasjonsparter, trykk på knappen inkluderer deaktiverte. Inaktive kommunikasjonsparter vil da synes i kursiv på rød bakgrunn. 3.7 Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn Husk å varsle Norsk Helsenett ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer eller endring av navn. En omorganisering kan kreve en koordinering med EPJ-leverandør, da endringer i Adresseregisteret og endringer i deres EPJ-system gjøres samtidig. 3.8 Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse? Det er viktig at meldingen kommer frem til riktig fagsystem og at riktig mottaker blir varslet. Vi anbefaler at det opprettes én unik EDI-adresse per fagsystem for å sikre at meldingen kommer til riktig fagsystem. I tillegg opprettes det minst én kommunikasjonspart per tjeneste, som beskrevet tidligere; tjenesteadressen. Denne sammenhengen ser slik ut: Fagsystem Tjenesteadresse EDI-adresse (fiktiv) EPJ Personlig kommunikasjonspart Plutonium_legekontor@edi.nhn.no 16 Krav og veiledning til Adresseregisteret
4 VANLIGE SPØRSMÅL OG EKSEMPLER VED OPPRETTELSE AV KOMMUNIKASJONSPARTER Dette kapittelet lister opp noen relevante eksempler på god praksis ved registering og vedlikehold av Adresseregisteret i gitte situasjoner. 4.1 Virksomheten har ingen elektronisk meldingsutveksling Dersom dette er tilfelle skal kommunikasjonsparten(e) opprettes med korrekt postadresse. Feltet EDI-adresse skal være blankt på alle kommunikasjonspartene. 4.2 Kun ett EPJ-system som håndterer elektronisk meldingsutveksling Kommunikasjonspartene opprettes for elektronisk meldingsutveksling med det samme EPJ-systemet. 4.3 Ikke alle EPJ-system er satt opp for elektronisk meldingsutveksling Kommunikasjonsparter opprettes for elektronisk meldingsutveksling der det er mulig, ellers opprettes tjenestene kun med mulighet for postforsendelser. 4.4 Vi har to (eller få) virksomheter på forskjellige fysiske adresser Det er mulig å opprette to kommunikasjonsparter for samme tjenestetype med forskjellige postadresser. Det er viktig at disse navngis slik at det er lett for sender av informasjon å velge riktig. Fordi opplysningene skal vedlikeholdes er det viktig å begrense antall kommunikasjonsparter. 4.5 Vi har mange tjenestesteder på forskjellige adresser som ikke håndterer mottak av elektroniske meldinger Det opprettes én kommunikasjonspart som er ansvarlig for å motta all papirbasert post og som har ansvar for å videreformidle dette via interne postrutiner. 4.6 To av våre virksomheter er tilknyttet et EPJ-system, en er det ikke. Det opprettes egne kommunikasjonsparter for alle de tre virksomhetene. To for elektronisk meldingsutveksling og en for postforsendelse. 17 Krav og veiledning til Adresseregisteret
Figur 1: Eksempel fra en stor kommune Postadresse: Pb. 7000, St. Olavs plass, 0130 Oslo Telefon: +47 810 20 050 Faks: +47 24 16 30 01 E-post: postmottak@helsedir.no www.helsedirektoratet.no 18 Krav og veiledning til Adresseregisteret