Elektroniske henvisninger og røntgenrekvisisjoner til sykehus i HMN fra legekontor som bruker Winmed 2x

Elektroniske henvisninger og røntgenrekvisisjoner til sykehus i HMN fra legekontor som bruker Winmed 2x Meldingsløftkoordinator St. Olav Rut Naversen og praksiskonsulent Lasse Folkvord i samarbeid med Meldingsløftet HMN 30. Okt 2011

St. Olavs Meldingsløftgruppe Meldingsløftkoordinator/EPJ-rådgiver Rut Naversen, St. Olav EPJ-konsulent Trond Kjølås, St. Olav EPJ-konsulent Jane Wik, St. Olav PAS-konsulent Nina Heggem Brandsegg, St. Olav IT-koordinator lab medisinsk biokjemi, Marianne Lehtonen IT-koordinator lab medisinsk mikrobiologi, Frode Width Gran IT-leder lab/farmakologi, Ludvig Johannessen PACS-RIS-koordinator Kjell-Åge Tingstad, HMN Praksiskonsulent Meldingsløftet/Lasse Folkvord spesialist i allmennmedisin, Vikhammer legekontor Prosjektleder Elin-k Trine Hansen, Trondheim kommune Prosjektleder Bente Bredholt, HEMIT

Viktig E-meldinger TIL sykehusene i HMN E-henvisning til kliniske avdelinger E-røntgenrekvisisjon til bildediagnostiske avdelinger Eget prosjekt for rekvirering av laboratorieprøver Helse Sør-Øst skal pilotere modul for elektronisk rekvirering av laboratorieprøver HMN har opsjon > men ingen anskaffelse i 2011-2012 E-meldinger FRA sykehusene i HMN Epikriser fra innleggelser og polikliniske kontakter Røntgensvar Laboratoriesvar for Medisinsk biokjemi, immunologi, mikrobiologi og farmakologi Parallell papirforsendelse avvikles begge veier Men først når vi vet at ansvar og rutiner ved legekontoret er på plass

Innhold Henvisning og røntgenrekvisisjon Henvisningsadresser Oppfølging av kvitteringsmeldinger (applikasjonskvitteringer) Forutsetninger for avvikling av papir for henvisninger, brev og epikriser Laboratoriesvar Hvor får legekontoret hjelp? Om brukerstøtte fra leverandører og sykehusene

Velg Den gode henvisning for å sende elektronisk

Den gode henvisning s. 1

Den gode henvisning s. 2

Henvisninger: Adressering Velg Sykehus EDI Elektroniske adresser til sykehus Velg KITH versjon 1.0

Henvisninger og røntgenrekvisisjoner Papir sendes i tillegg fortsatt for Vedlegg Sendes per post Husk referanse til vedlegg i e-henvisningen Husk referanse til sendt e-henvisning på vedlegg Purringer Benytt oppgitt telefonnummer til aktuelt henvisningsmottak Finnes lett tilgjengelig i adresseregisteret for Sykehus EDI Send purring per post inntil vi får forespørselsmelding mellom legekontor og sykehus

Inntil det er avtalt papirløs henvisning Send papirhenvisning parallelt Merk papirhenvisning Sendt elektronisk

Adresseregisteret har telefonnummer til inntakskontorene

Slik finner du elektronisk radiologirekvisisjon

Slik fyller du ut for å sende elektronisk

Henvisningsadresser Bruk adressene slik de er satt opp fra foretakene De publiserte henvisningsadressene er koblet opp mot henvisningsmottak ved avdelingene Ikke lag nye adresser innen Sykehus EDI uten nærmere avtale med Leverandør av eget EPJ-system eller HEMIT

Meldingsutveksling mellom 2 EPJ systemer Figur hentet fra Kravdokument Elektronisk Meldingsutveksling

Oppfølging av mottatte og sendte meldinger Legekontoret må utnevne minimum en ansvarlig for å følge opp mottatte og sendte meldinger 2 leger i kontorfellesskapet bør sette seg godt inn i dette For å sikre forsvarlige rutiner Ha god kjennskap til DIPS Communicator WinMed Connect 2 sekretærer må kjenne programvaren og være operative i oppfølging av meldinger som feiler Legekontoret må etablere rutiner for daglig oppfølging av sendte og mottatte meldinger Også i ferieperioder Hvis Dips communicator ikke har kjørt meldingsutveksling på 4 dager blir det vanskeligere å overvåke for sykehuset Sykehuset får da ikke tilbakemelding om suksess, feil pasient eller feil lege

Oppfølging av Utboksen (Communicator) Kvitteringsmeldinger i Utboksen Rød avvist ikke mottatt vanligste årsak: feil meldingsformat Gul sendt venter på tilbakemelding Grønn akseptert bekreftet mottatt Kvitteringsmeldingene kommer vanligvis raskt fra sykehuset Hvis grønn kvitteringsmelding ikke er mottatt Sjekk meldingstrafikk til / fra sykehus og andre elektroniske kommunikasjonspartnere Hvis det ikke kommer meldinger fra St. Olav, sjekk med HEMIT kundeservice

Kvitteringsmeldingene i Utboksen Dere kan sortere kolonnene slik at den viser kvitteringsmeldinger som skal følges opp øverst Klikk på kolonneoverskriften for status for kvitteringer Da ligger de meldingene som skal følges opp øverst

Kvitteringsmeldingene i Utboksen Husk I lange perioder går alt bra, og det er lett å slappe av på kontrollene Men feil skjer plutselig trafikken stopper opp osv Juridisk ansvar hos avsender Legekontoret har ansvaret inntil den sendte meldingen har fått status for at den er akseptert hos mottaker, dvs grønn

Avvikling av papir for sendte meldinger Avtale om å avvikle papir Avtalen inngås med meldingsløftkoordinator ved nærmeste sykehus i HMN Avtalen omfatter alle leger ved legekontoret Avtalen omfatter alle sykehus i HMN Konkret dato skal avtales Parallell papirutskrift avvikles samtidig for E-henvisning Røntgenhenvisning Epikriser Laboratoriesvar NB! Alltid utskrift av henvisning ved ø-hjelp Informasjonen må følge pasienten ved ø-hjelp

Oppfølging av innkommende meldinger Innboks Ved overensstemmelse mellom pasient og lege i melding og legekontorets fagsystem: Meldingen går rett inn i fagsystemet og får grønn status i innboksen. Suksessmelding går tilbake til sykehuset Dersom det ikke er overensstemmelse mellom pasient og lege i meldingen, men en av dem er kjent i fagsystemet: Meldingen må behandles manuelt i Winmed Connect for at sykehuset skal få tilbakemelding i form av suksess (dere har tatt inn meldingen manuelt) eller avvist (dere har avvist meldingen manuelt) Dersom verken pasient eller lege i meldingen finnes i fagsystemet ved legekontoret Det sendes feilmelding umiddelbart til sykehuset

Behandling av meldinger i Winmed Connect Avviste meldinger må gjennomgås daglig enten gjøres manuell kobling til pasient eller lege slik at de kommer inn i fagsystemet eller meldes som avvist til avsender hvis denne har gjort feil Hvis Dips communicator ikke har kjørt meldingsutveksling på 4 dager blir det vanskeligere å overvåke for sykehuset Sykehuset får da ikke tilbakemelding om suksess, feil pasient eller feil lege

Innkommende meldinger må overvåkes i Connect Ikonet til venstre på hver linje indikerer status på hver melding. En hake betyr at meldingen har gått inn i journalsystemet Gule, oransje og røde prikker krever manuell oppfølging

Håndtering av meldinger som ikke går rett inn i EPJ Gul prikk: Ukjent pasient i EPJ (lege kjent)

Noen årsaker til at pasienten ikke er kjent i EPJ Pasienten har ikke fullstendig fødselsnummer Nyfødte > ddmmåå MORS ETTERNAVN, *MORS FORNAVN Asylsøkere Pasientlista i legekontorets EPJ er ikke oppdatert Fastlegedisketten må kjøres så raskt som mulig månedlig Avsender har valgt rett lege men i feil rolle Eksempel: Dokumentet sendes til fastlegerolle eller helsestasjonsrolle i stedet for legevaktsrolle

Håndtering av meldinger som ikke går rett inn i EPJ Oransje prikk: Ukjent lege (kjent pasient)

Noen årsaker til at legen ikke er kjent i EPJ Lege har sluttet Ny lege er ikke registrert MERK! Hvis legen står som kopimottaker Meldingen til kopimottakere kan bli liggende i Winmed Connect, selv om både pasient og lege finnes i EPJsystemet

Håndtering av meldinger som ikke går rett inn i EPJ

Før arbeidsdagen avsluttes... Pkt.1 Alt kommet inn er tatt hånd om

Før arbeidsdagen avsluttes Pkt.2 Alt sendt ut er vel framme

Laboratoriesvar tips om import og visning Svar som er numeriske presenteres best i Labarket Vise kommentarer Viktig å ha riktig oppsett av Winmed Connect for legekontoret Utføres av dataansvarlig i Connect se veiledning Tekstlige laboratoriesvar Kopier inn tekstlige svar for eksempel mikrobiologisvar, inn i journalen som tekstnotat Da vises alle kommentarer Det er enklere å gjenfinne og gjenbruke tekst ved å søke etter Mikrobiologi-notatet i stedet for å lete i tidslinja i Labarket

Hvordan følger sykehusene opp e-meldinger? Mottatte meldinger Henvisningene går rett inn i inntakskontorets EPJ-postkasse hvis det er fullstendig fødselsnummer Hvis personnummer mangler, havner e-henvisningen hos Pasientjournalarkivet som importerer meldingen manuelt i riktig journal (eventuelt oppretter journal) og videresender til riktig henvisningsmottak Sendte meldinger Hvert sykehus overvåker og følger opp sendte meldinger daglig av dedikert personell ved laboratorier, røntgen og sekretærtjenester Sjekk brukerstøtteplakaten du har fått for aktuelle telefonnumre til ditt sykehus Sykehusets sjekkliste sikrer trygg avvikling av papir

Avvikling av papir for meldinger fra sykehusene i HMN Ikke alle dokumenter kan sendes elektronisk Noen dokumenter er ennå ikke klargjort for elektronisk forsendelse Andre dokumenttyper enn epikriser Brev fra annet fagpersonell f eks Vedlegg til epikrise som ikke kan sendes elektronisk Skannes/journalføres/arkiveres av legekontoret I en kort overgangsperiode vil dokumenter som ble opprettet før papiravviklingen ble gjennomført, komme på papir også

Ansvar - oppsummering Legekontoret Utnevne kontaktpersoner som bindeledd mellom legekontoret og helseforetaket Følge opp sendte og mottatte meldinger Melde fra om leger som slutter/begynner til HEMIT Oppdatere endringer i NHN-adresseregister fortløpende, og føre opp e-postadresse for legekontoret Sørge for opplæring av nye leger/sekretærer Oppdatere pasientlistene Sykehuset Følge opp sendte og mottatte meldinger Sørge for gode rutiner for riktig adressering Oppdatere fastlege i pasientjournalene ved endring

Melde adresseendring Hvor? NHN-adresseregister http://www.nhn.no/tjenester/nhn-adresseregister kundesenter@nhn.no Tlf 02017 HEMIT kundesenter@hemit.no Tlf 03612 Når? noen slutter noen begynner Nødvendig informasjon er Navn, HPR-nummer, legekontor

Brukerstøtte Brukerstøtte HEMIT Tlf 03612 (kl 07-20) Meld fra når man ikke mottar kvitteringsmelding mottar påfallende få / ingen innkommende meldinger får mange avviste kvitteringsmeldinger (sjekk at riktig meldingsformat er brukt først) e-post kundesenter@hemit.no ved adresseendring Brukerstøtte CompuGroup Medical (tidl. Profdoc): kundesenter@compugroupmedical.no Tlf 815 69 069 (kl 08-17) Ved problem med eget journalsystem Bruk og oppsett av programvare Winmed, Winmed Connect, Dips Communicator Oppdatering av adresser og pasientlister

Brukerstøtte Brukerstøtte St. Olavs Hospital Henvisninger og epikriser Om innhold/oppfølging av henvisninger Bruk telefonnummer oppgitt i adresseregisteret under sykehus EDI Om innholdet i epikriser Aktuell avdeling pasienten er skrevet ut fra Se egen telefonliste over aktuelle avdelinger på Fastlegesiden vår Om problem vedr mottatte/manglende epikriser Felles skrive- og oppfølgingstjeneste tlf 994 29 203 Laboratoriesvar mangler Servicetorget tlf 72 57 32 00 (kl 08:00 15:00) Røntgenrekvisisjon/-svar mangler Timebestillingen tlf 72 82 53 30 (kl 08:00 15:00)

Nyttige lenker (1) Brukerhåndbøker CompuGroup Medical (tidl. ProfDoc) http://support.compugroupmedical.no/manualcatalog.aspx?id=4 Communicator http://support.compugroupmedical.no/download.ashx?id=457 Winmed Connect http://support.compugroupmedical.no/download.ashx?id=458 Side for nedlastning av siste versjon av programvare http://support.compugroupmedical.no/upgradecatalog.aspx?id=5 Sjekkliste for avvikling av papir http://www.helsedirektoratet.no/publikasjoner/rapporter/avvikling St. Olavs fastlegeside http://www.stolav.no/no/fagfolk/samhandling/fastlege/

Nyttige lenker (2): NHN-adresseregister http://www.nhn.no/tjenester/nhn-adresseregister Meldingsløftet Helsedirektoratet http://www.helsedirektoratet.no/samspill/meldingslofte t/ NFAs referansegruppe for EPJ og samhandling http://www.refepj.no/