Slik brukes Word i saksfremlegg i ID Nfk.F.4.1.2.8 Versjon 0.08 Gyldig fra 12.08.2014 Forfatter Kristin Nilsen Verifisert Stig Olsen Godkjent <ikke styrt> Side 1 av8 Når du skal skrive en sak til politisk behandling, vil Word fremstå annerledes enn det du er vant til. Det er derfor viktig at du leser dette dokumentet, og bruker det som et oppslagsverk når du skal skrive en politisk sak. I mai 2014 innførte Nfk ny møteportal ACOS MØTE. Møtemodulen er en stor modul som skal løse mange oppgaver med fletting av mye informasjon. Programmet Word er komplekst, og i et forsøk på å forenkle overføringsprosessene har Acos lagt inn begrensninger på hvilke funksjoner Word-dokumentet i kan inneholde. Dette gjelder fonter, skrifttyper, bilder, punktnummerering med mer. Hvis du ikke bruker riktig fremgangsmåte blir det umulig for møtesekretær å få gjort dokumentene tilgjengelig for politikerne i politikerportalen. Det vil heller ikke være mulig å produsere møteinnkalling og/eller møteprotokoll. Innholdskontrollere Malene for saksfremlegg inneholder to "innholdskontrollere". Saksfremleggene skrives inni disse to innholdskontrollerne. Innholdskontrollerne er omrammet av en boks, og det er viktig at du skriver all tekst inni disse boksene. Og så er det viktig at du ikke kopierer med deg slike bokser fra andre dokumenter, slik at det blir en innholdskontroller inni en annen. Den første innholdskontrolleren heter MøteSakSaksTekst. Her skriver du i praksis hele saksfremlegget. Den andre innholdskontrolleren heter MøteSakForslag. Her skriver du forslag til vedtak.
Ver.0.08 Side: 2 av 8 Kontroller MøteSakSaksTekst: Her skrives HELE saksfremlegget inn Kontroller MøteSakForslag: Her skrives HELE vedtaket med underskrift av den som fremmer saken. Kommentar til sak skrives på egen side UTENFOR innholdskontrollerne/boksene
Ver.0.08 Side: 3 av 8 Tekst Overskrifter skrives i Times New Roman 14 F Underoverskrifter skrives i Times New Roman 12 F Teksten i saksfremlegget skrives i skrifttype Times New Roman 12 Standardavstand i tekst er: Avstand Før: 0 pkt Avstand Etter: 10 pkt Linjeavstand: Flere Ved: 1,15 Eksempel For å sjekke om du har riktig linjeavstand merker du teksten og velger "Avsnitt" fra Hjem-menyen eller høyreklikk. Du får da opp denne boksen:
Ver.0.08 Side: 4 av 8 Bilder Følgende bildetyper kan brukes Jpg (mest vanlig) Skjermdump Png Gif Bmp NB! Hvis det settes inn et bilde som man kan merke og "dra" oppå/foran en tekst vil ikke dette fungere. Eksempel (Dette bildet er et utklippsverktøyet som alle har på sin maskin (Skjermdump) Her kan man klippe ut et skjermbilde og lime inn i saksfremlegget. Dette fungerer veldig bra. Når bildet er satt inn i saksfremlegget kan man kontrollere om bildet er satt rett inn ved å høyreklikke på bildet. Velg "Bryt tekst" og "På linje med teksten". Det er dette som gjør at bildet ikke blir liggende oppå teksten. Hvis du ønsker å ha et bilde på en bestemt plass i saksfremlegget anbefales det å sette bildet inn i en tabell. Dette er spesielt lurt hvis du har en tittel til bildet, eller du ønsker en tekst på høyre side av bildet, på venstre side av bildet eller i kollonnen under.
Ver.0.08 Side: 5 av 8 Tabell Linjeavstanden i tabellene kan være Enkel hvis det er ønskelig. Eksempel Ofte er tabeller store og inneholder mange kollonner og tall. Da er det mulig å velge mindre skrifttype - Times New Roman 10 Hvis du ønsker å ha et bilde på en bestemt plass i saksfremlegget anbefales det å sette bildet inn i en tabell. Dette er spesielt lurt hvis du har en tittel til bildet, eller du ønsker en tekst på høyre side av bildet, på venstre side av bildet eller i kollonnen under. Kantlinjer: Du har to valg Kantlinjen vises Kantlinjen vises ikke Trykk på dette bildet så kan du velge hvordan rutenettet skal være. Merk: Du kan IKKE velge et rutenett med fet eller tykkere kantlinjer. Eksempel på tabell der kantlinjen vises Eksempel på tabell der kantlinjen ikke vises
Ver.0.08 Side: 6 av 8 Punktmerking Følgende punkmerking støttes: Dette er første punktmerking o Dette er andre punktmerking Dette er tredje punktmerking Punktnummerering Følgende nummerering støttes 1. Punkt nummer 1 2. Punkt nummer 2 a. Underpunkt a til nummer 2 b. Underpunkt b til nummer 2 i. Underpunkt til nummer 2b 3. Punkt nummer 3 4. Punkt nummer 4 For å bygge opp en liste tilsvarende listen over, er det viktig å bruke funksjonalitet for å reudsere/øke innrykk Oppskrift for å lage listen: 1. Start ny nummerserie 2. Skriv tekst for punkt 1og trykk enter 3. Skriv tekst for punkt 2 og trykk enter 4. Trykk knapp for "Øk innrykk" eller tabulator tast 5. Skriv inn tekst for 2a og trykk enter 6. Skriv inn tekst for 2 b og trykk enter 7. Trykk knapp for "Øk innrykk" eller tabulator tast 8. skriv inn tekst for 2bi og trykk enter 9. Trykk knapp for "Reduser innrykk" 2 ganger eller skift+tabulator tast 2 ganger 10. Skriv tekst for punkt 3 og trykk enter 11. Trykk enter for å gå ut av listemodus Alle vedtak skal skrives med punktnummerering (hvis det ikke bare er ett avsnitt) Dette for å gjøre det enklere når man skal stemme over vedtakene.
Ver.0.08 Side: 7 av 8 Støttes ikke Tabulatorer Fotnoter Lenker Vektorgrafikk, som for eksempel kart Word-Art, SmartArt, Tekstboks Diagram Fete kantlinjer i tabell Eksempel Sett i stedet inn tabell. Om du ønsker så kan kantlinjen gjøres usynlig. Ta skjermdump av kartet i stedet. Eller legg kartet ved som vedlegg på journalposten. Dersom innholdet i sakspapiret skrives direkte i dokumentet via vil formateringen beholdes. Ved innliming av innhold fra andre kilder (dokumenter, nettsider og lignende.) vil formateringen fra det opprinnelige dokumentet som oftes følge med. Dvs. at man må evt justere avstand etter avsnitt og fjerne uønskede linjeskift for det innholdet som er limt inn.
Ver.0.08 Side: 8 av 8 Interne referanser Eksterne referanser