FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Torsdag 26. mai 2011 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta rådhus - Kommunestyresalen NB! MERK TID Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Saksliste 016/11 Referatsaker 017/11 Frosta kommunes årsrapport for 2010 018/11 Frosta kommunes årsregnskap for 2010 019/11 Rapport etter gjennomført selskapskontroll - Frosta Vassverk A/L Frosta/Steinkjer, 20.05.11 Jens Hagerup leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
SAK 016/11 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 26.05.11 Paul Stenstuen 016/11 418-1717-5.3 Referat 1 KomRev Trøndelag IKS Møte i representantskapet Ikke vedlagt 2 KomSek Trøndelag IKS Møte i representantskapet Ikke vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 017/11 FROSTA KOMMUNES ÅRSRAPPORT FOR 2010 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 26.05.11 Paul Stenstuen 017/11 418-1717-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar Frosta kommunes årsrapport for 2010 til orientering. Vedlegg Frosta kommunes årsrapport for 2010 utsendt fra kommunen. Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. 4. Kommuneloven Saksopplysninger Saken ble fremmet for kontrollutvalget i møte den 28.04.11. Kontrollutvalget gjorde da vedtak om å utsette saken til neste møte, jf. kontrollutvalgets sak 12/11. Saken fremmes derfor pånytt. Kommuneloven med tilhørende forskrifter gir regler om hvilke opplysninger som skal gis i årsberetningen. Behandlingsmåte og tidsfrister er også nærmere regulert. Lovbestemte krav til årsberetningens innhold Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling, resultatet av virksomheten, samt andre forhold som måtte være av vesentlig betydning for kommunen. Jf. kommunelovens 48 5. ledd.
Det skal videre redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunene. I forbindelse med dette skal det også redegjøres for planlagte og iverksatte tiltak for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Etter lovendring med virkning for rapporteringsåret 2010 skal det også redegjøres for planlagte og iverksatte tiltak for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Forskrift om årsregnskap og årsberetning, 10 4. og 5. ledd, slår fast det skal redegjøres for eventuelle vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Rådmannen skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Årsberetningen skal legges frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandlet. Mange kommuner velger i likhet med Frosta kommune å gi informasjon utover den pliktige i det samme dokumentet - her kalt årsrapport. Vurdering Frosta kommunes årsrapport for 2010 synes å tilfredsstille de lovpålagte krav. Den synes også å gi tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen. SAK 018/11 FROSTA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 26.05.11 Paul Stenstuen 018/11 418-1717-5.3 Formannskap Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Frosta kommunes årsregnskap for 2010 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Frosta kommunes årsregnskap for 2010 2. Revisjonsberetning for 2010 datert 15.04.11 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Frosta kommunes årsregnskap for 2010 utsendt fra kommunen. Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner.
Saksopplysninger Saken ble fremmet for kontrollutvalget i møte den 28.04.11. Kontrollutvalget gjorde da vedtak om å utsette saken til neste møte, jf. kontrollutvalgets sak 13/11. Saken fremmes derfor pånytt. Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finner vi i kommunelovens 48. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap fremkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15) 3, 1. ledd: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Det blir for øvrig gitt nærmere regler for hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av innen 15. februar. Årsberetning skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet for 2010 Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 7 556 820. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 173,3 og 154,7 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 18,7 millioner kroner. Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr. 2010 Budsjett 2010 2009 Til fordeling drift 87 050 92 886 90 674 Netto driftsresultat 14 383 5 734 3 968 Bruk av tidligere års avsetninger 1 144 1 256 6 806 Årets avsetninger 7 969 6991 10 774 Regnskapsmessig mindreforbruk 7 557 0 0
Investeringsregnskapet for 2010 Sum finansiert, inkl. avsetninger, er 53,7 millioner kroner. Finansieringsbehovet var imidlertid kr. 62,2 millioner kroner, slik at det gjenstår et udekket finansieringsbehov på 8,5 millioner. Kommunen har derfor en ny dekningsforpliktelse i investeringsregnskapet, jf. note 15. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) kap. 5 8 Krav til revisor Frosta kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisors arbeid Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den 15.04.11. Revisjonsberetningen er en såkalt normalberetning, dvs. at den er avgitt uten forbehold eller merknader. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kontrollutvalget å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Kontrollutvalget skal kommentere eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon vil i hovedsak være at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn med revisors arbeid.
Revisjonsberetningen er en såkalt normalberetning. Kontrollutvalget kan derfor avgi en uttalelse uten merknader. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Kontrollutvalget har imidlertid anledning til å knytte kommentarer opp mot årsregnskapet og årsrapporten. SAK 019/11 RAPPORT ETTER GJENNOMFØRT SELSKAPSKONTROLL - FROSTA VASSVERK A/L Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 26.05.11 Paul Stenstuen 019/11 418-1717-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til rapport etter gjennomført selskapskontroll Eierskapskontroll Frosta Vassverk A/L. 2. Rapporten oversendes kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret slutter seg til rapport etter gjennomført selskapskontroll Eierskapskontroll Frosta Vassverk A/L. Vedlegg Rapport etter gjennomført selskapskontroll Eierskapskontroll Frosta Vassverk AL, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 101/08 2. Kontrollutvalgets sak 024/08 3. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Saken ble fremmet for kontrollutvalget i møte den 28.04.11. Kontrollutvalget gjorde da vedtak om å utsette saken til neste møte, jf. kontrollutvalgets sak 15/11. Saken fremmes derfor pånytt. Selskapskontroll vedrørende Frosta vassverk A/L ble gitt 1. prioritet av kontrollutvalget ved behandling av plan for gjennomføring av selskapskontroll i møte den 20.11.08, sak 24/08. Kommunestyret sluttet seg enstemmig til plan for selskapskontroll i Frosta kommune for 2008-2011 i møte den 16.12.08, sak 101/08.
Selskapskontroll kan bestå av 2 elementer, eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon i selskaper. Eierskapskontroll er obligatorisk og kan ikke prioriteres bort. Forvaltningsrevisjon i selskap er for øvrig frivillig (for kommunen), men betinger full innsynsrett for kontrollutvalget og kommunens revisor i det aktuelle selskap. Da selskapet ikke er et kommunalt heleid selskap kommer selskapet ikke inn under kommunelovens 80, som ville hjemlet kontrollutvalget og kommunens revisor full innsynsrett. (Innsynsrett kan som alternativ hjemles i selskapets vedtekter - eller i avtale mellom kommunen og selskapet. Innsynsrett for kommunale organer kan også stilles som betingelse ved avgivelse av eventuelle kommunale garantier eller tilskudd.) KomRev Trøndelag IKS har gjennomført eierskapskontroll mht. Frosta vassverk A/L, se vedlagte rapport. Vedrørende selskapet og selskapsforhold opplyser revisor følgende:.selskapet dekker en stadig større del av Frosta og forsyner i dag over 90 % av befolkningen i Frosta med drikkevann. Selskapet består av andelseiere som kjøper vann fra vassverket. Ved utgangen av 2010 var den totale andelskapitalen på kr. 10.398.938.-. Frosta kommune har bokført kr 355.048.- som kommunens andel i sitt regnskap for 2010. Dette utgjør 3,42 % av Vassverkets andelskapital....ved dannelsen av Frosta Vassverk var det en klar oppfatning i kommunestyret om at det ikke skulle være et heleid kommunalt selskap. I tillegg til myndighetenes krav om selskapsform er også valg av selskapsform knyttet til tanken om at vann skal være offentlig eid. Selskapsformen må som følge av endringer i lovverket endres innen utgangen av 2013. I følge daglig leder tilsier dette ingen vesentlige realitetsendringer for driften. (Side 4) På bakgrunn av sin gjennomgang gir revisor, under avsnittet konklusjon, følgende anbefalinger: Frosta Vassverk bør vurdere om de er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser sin forsyningsforskrift Frosta Vassverk bør vurdere om Offentleglova skal følges Kommunen bør lage eierskapsmelding i tråd med anbefalingene fra KS` Eierskapsforum Kommunen bør gjennomføre opplæring av folkevalgte i eierskapsfunksjonen Kommunen bør vurdere skille mellom eierskaps- og styrefunksjonen Kommunen bør vurdere om Frosta Vassverk skal ha årlige orienteringsmøter med kommunestyret pga. dets viktige samfunnsmessige oppgave Rapporten har vært på høring hos ordfører, rådmann, styret og daglig leder i andelslaget - samt hos andelslagets revisor. Innkomne høringssvar følger vedlagt rapporten. Styret i Frosta Vassverk A/L har i sitt høringssvar gitt uttrykk at Frosta Vassverk fortsatt ønsker å gjennomføre innkjøp og foreta anleggsutbygginger på en rasjonell og kostnadseffektiv måte - uten å følge lov om offentlige anskaffelser. Det uttrykkes videre at i de tilfelle det blir gjennomført felles anleggsutbygginger med Frosta kommune, deltar en i offentlige anbudsrunder i samarbeid med kommunen.
Styret er av den formening at virksomheten allerede drives på en slik måte som gir det offentlige og abonnentene stor grad av innsyn gjennom offentlige regnskaper og åpne årsmøter hvor det blir orientert i detalj om virksomheten. Styret ser det av ressursmessige årsaker derfor ikke som formålstjenelig å implementere offentleglova formelt i driften. Rådmannen har ingen bemerkninger til rapporten i sitt høringssvar. Ordføreren har i sitt høringssvar gitt uttrykk for at han er enig i revisors konklusjoner, og at han vil ta initiativ til: En gjennomgang av eier og styrerepresentasjon En eierskapsmelding (KS sin eierskapsmelding) Et årlig informasjonsmøte fra Frosta Vassverk til kommunestyret Ordføreren sier også i sitt høringssvar at han har bedt rådmannen om å følge dette opp, og at disse aktivitetene blir lagt inn i rådmannens årshjul og kvalitetssystem. Vurdering Revisor anbefaler at kommunen utarbeider en eierskapsmelding i tråd med anbefalingene fra KS. I forbindelse med utarbeidelse av eierskapsmelding blir det anbefalt at det tas stilling til hvordan kommunen ønsker å utøve sine eierskap og til omfanget av og formen på tilbakerapporteringen. Frosta Vassverk A/L forsyner i dag over 90% av befolkningen på Frosta med drikkevann. Da tilgang på drikkevann av tilstrekkelig kvalitet og i tilstrekkelig omfang gjerne oppfattes som en vesentlig samfunnsinteresse, vil det kunne være stor allmenn interesse knyttet til selskapets drift. Det synes derfor nærliggende at kommunen tar stilling til hvordan en fra kommunens side vurderer vassverkets forhold til offentleglova og Lov om offentlige anskaffelser. Steinkjer 20.05.11 Paul Stenstuen Kontrollsekretær