SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Jens Sveaass Arkiv: 613 &53 Arkivsaksnr.: 12/626 OVERSIKT KOMMUNENS UTLEIE Fremlagte oversikt over utleieportefølje tas til orientering. Budsjett for 2013 skal i sterkere grad enn tidligere fremheve hvordan man anbefaler å lukke gapet mellom kostnader og husleieinntekter. Alternativt skal det tydelig fremgå på aktuelle tjeneste hvilke beløp som må dekkes på annen måte (bevilgning) enn gjennom husleie. Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Saksutredning Konklusjon: Arbeidet som ligger til grunn har i seg regnskapstall fra 2010. Sigdal kommune har grovt sett potensiale for å fakturere ca 6 millioner kroner på ulike leieobjekter (haller og samfunnshus er holdt utenfor). Utleid areal er i størrelsesorden 8.100 kvadratmeter. Driftskostnadene på denne porteføljen er ca 3,2 millioner. Kapitalkostnadene beløper seg til 5 millioner. Med andre ord så er det en negativ differanse i dette bildet på ca 2,2 millioner kroner. Det er store variasjoner i kvadratmeterpriser, men det er også store variasjoner i standard og kvalitet på utleieporteføljen. Det er ikke funnet hensiktsmessig å drøfte svært inngående riktige priser. Prisene er derimot forsøkt presentert i full bredde for videre dialog om muligheter og begrensninger som ligger i dette. Rådmannen vil på bakgrunn av dette be de enkelte planområder om at man i budsjett for 2013 tydeligere identifiserer muligheter for å balansere utleieområdene, alternativt skal det tydelig fremgå på aktuelle tjeneste hvilke kostnad som må dekkes på annen måte enn gjennom husleie. Det er særlig identifisert 4 områder for bedre å bringe utleieøkonomien i balanse. Kostnadskontroll på hvert enkelt område (for store variasjoner pr i dag), slik at man med større presisjon kan dokumentere kostnader innenfor tjenesteområdet (særlig driftskostnader) og på den måten lettere sette riktig leiepris. Kontraktsforvaltning, fakturering og innfordring (eierskap pr planområde) På enkeltområder fremme saker for policyvedtak knyttet til kostnadsdekning eller indirekte støtte.
Policyvedtak vedr utleieboliger knyttet til variable kostnader (for eksempel strøm/vann og avløp). Bakgrunn: Sigdal kommune har en betydelig portefølje av bygg og anlegg som leies ut til en bredt sammensatt portefølje av brukere. Eksempler er barnehager, haller og anlegg, omsorgsboliger, andre typer boliger til ansatte og til vanskeligstilte, samt at det også leies ut kontorarealer for eksempel i det nye mellombygget på kommunehuset. I arbeidet med prosesser og organisering våren 2011 ble det nedsatt en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å liste alle aktuelle eiendommer som hadde en form for inntektsside med større eller mindre husleie. Det er behov for å se nærmere på total økonomi i dette, om det er ønskelig og mulig å skape bedre balanse mellom utgifter og leieinntekter på enkelte områder. På bakgrunn av en slik oversikt må det videre diskuteres om det er behov for og ønskelig med en noe mer felles policy med tilhørende gjennomgang av samtlige leiekontrakter osv. Vurdering: Samlet areal på bygg og anlegg hvor Sigdal kommune fakturerer større eller mindre leieinntekter er på ca 8.100,- kvadratmeter fordelt på ca 50 forskjellige enheter. Listen inneholder samfunnshus og svømmehaller, men i videre betraktninger er disse holdt utenfor. Det er noen inntekter også på disse arealene, men dette er helt marginalt (ca 96.000,- i året) sett i forhold til det arealet og de driftsutgiftene som disse byggene representerer. Slik sett er dette mer å anse som formålsbygg, med sin egen bevilgningsfinansierte økonomi, og det er ikke gått mer grundig inn på dette i denne saken. Oversikt over haller og samfunnshus presenteres imidlertid mot slutten av oversikten i en egne tabell til informasjon. Omfang og økonomi Hvis vi ser på sum prisede leieinntekter i 2010 eks samf.hus og haller, så er dette i størrelsesorden 6 millioner kroner. Slik budsjettert inntekt innebærer en kvadratmeterpris i 2010 på kroner 744,- hele porteføljen sett under ett. Det understrekes at dette jo er en svært sammensatt eiendomsportefølje, helt fra nytt mellombygg på kommunehuset hvor leiepris på administrasjonslokaler er på kr 1.200,- (inklusive tjenester som vask, brøyting og energi) og kr 600,- pr kvadratmeter for garasjer og serverrom, til fullt nedskrevne bygg hvor leietaker selv har gjort vesentlige oppgraderinger og slik sett har forholdsmessig svært gunstig leie. Andre brukere som Kirkelig fellesråd, for enkelte av kulturbyggene osv foreligger det spesielle avtaler som er knyttet til egeninnsats, oppgradering eller andre ting som gir helt særlige leiekostnader. 2. etg. på Helsestasjonen (Sigdal Regnskap) synes å være en slik avtale. Kvm.pris pr år Kalk. Rentekostnader Netto resultat Sum - Adm.bygg / teknisk 12 933 703 791 641 507 000 180 000 447 506 268 735-389 241 Sum - Barnehager 24 701 713 1 976 383 756 646 316 982 854 679 760 442-1 175 457 Sum - Helse og sosial 33 370 277 2 964 1 003 2 972 112 1 378 703 1 154 612 937 933-499 136 Sum - kommunale boliger 8 321 845 2 350 756 1 775 740 1 295 000 287 936 295 496-102 692 Totaler 79 327 538 8 081 744 6 011 498 3 170 685 2 744 733 2 262 606-2 166 526 * Barnehager fremstår med en lavere kvadratmeterpris enn hva tidligere beregnet i fremlagte saker. Bakgrunn for dette er at man som hovedregel har tatt utgangspunkt i anvendt areal i barnehagene og dermed ligget på en pris i størrelsesorden 520,- kr/kvm. I denne saken er det imidlertid tatt utgangpunkt i anleggenes totale areal, og som tidligere redegjort er det også slik at enkelte barnehager har anvendt større areal enn det som har ligget til grunn i avtalene med en fast årlig pris.
Sum estimerte driftskostnader på de aktuelle utleieobjektene er i størrelsesorden 3,2 millioner kroner. Det understrekes at dette i noen grad er estimater da det tradisjonelt ikke er gjort et klart skille i regnskapsføringen av de aktuelle kostnader slik at dette er henført til hver enkelt enhet. For eksempel er det for administrasjonsbygg slik at det inntektsføres leieinntekter fra mellombygget (Politiet og NAV), 2. etg Helsestasjon og Borgerstua på tjeneste 1300 Administrasjonslokaler mens kostnader til disse byggene ligger sammen med øvrige kostnader på kommunehus /administrasjonslokaler. Leiepriser opp i mot aktuelle kostnader har slik sett ikke blitt styrt i detalj. Tar man utgangspunkt i overordnede leieinntekter på 6,0 millioner kroner, minus 3,2 millioner kroner til årlig vedlikehold og drift, så gjenstår det 2,8 millioner kroner til å betjene kalkulatoriske kostnader og avskrivninger. Balanseført verdi ved utgangen av 2010 på den porteføljen vi har leieinntekter er 79,3 millioner. Den kalkulatoriske renten (satt til 3,46 prosent) utgjør en kapitalkostnad på 2,8 millioner kroner på eiendomsmasse for utleie. Videre hadde man med gjeldende avskrivningsregler en avskrivningskostnad i 2010 på i størrelsesorden 2,3 millioner. Totalt innebærer dette altså at man har et underskudd i utleieporteføljen, med dagens priser på 2,2 millioner kroner. Det understrekes at dette også er med utgangspunkt i teoretisk utregnet inntekt på bakgrunn av 2010 priser. I realiteten er det urealistisk å forvente fullt ut innfakturerte inntekter på 6,0 millioner kroner. Det vil være ledige boliger i noen perioder, det vil være behov for opphold i utleie ifm vedlikehold og det er også fra tid til annen utfordringer knyttet til innfordring med behov for å ta tap på fordringer. Med andre ord er et negativt resultat på 2,2 millioner antagelig «i beste fall», sannsynligvis er ubalansen enda noe større. En konkretisering av dette viser at det i 2010 var potensiale for å fakturere 1,7 millioner kroner på kommunale boliger. Budsjett blir imidlertid lagt noe lavere for å være realistisk, og var i 2010 på 1,5 millioner kroner. Beredskap knyttet til bolig for vanskeligstilte, og det at man ikke har fullt belegg til en hver tid, er en legitim kostnad. Regnskapsførte inntekter ble for det aktuelle året 1.559.000,- Hensyntatt kapitalkostnadene ble fasit for dette området minus 102.692,-. I tabellen nedenfor vises oversikten over kommunale boliger, som blant annet illustrerer dette noe nærmere.
Kommunale boliger Byggeår Type bolig kvm Leiepris Estimat driftskost 2010 "Moen I" 1965 70 53 244 35 000 "Moen II" 1965 Vanskeligstilt 70 53 244 35 000 Bestyrerbolig Kirkebakken 1972 Vanskeligstilt 110 65 628 40 000 Eggedal Bolig A (sør) (overtatt av H&S) 2000 "omsorgsbolig" 60 64 392 40 000 Eggedal Bolig B (nord) (overtatt av H&S) 2000 Vanskeligstilt 60 48 684 35 000 Enebolig Kringstad 1970 Ansatt. 100 53 244 30 000 Kringstadbakken nedre rekkeleilighet lengst fra vei 1965 Ansatt. 80 44 148 35 000 Kringstadbakken nedre rekkeleilighet nærmest vei 1965 Vanskeligstilt 80 44 148 35 000 Kringstadbakken øvre rekkeleilighet lengst fra vei 1965 Ansatt. 80 44 148 35 000 Kringstadbakken øvrerekke Leilighet nærmest vei 1965 Ansatt. 80 44 148 35 000 Leilighet Aslebua 1955 Ansatt. 100 44 772 45 000 Lindbohuset fremre hybel høyre side 1965 Ansatt. 15 20000 25 000 Lindbohuset fremre hybel venstre side 1965 Ansatt. 15 19 248 25 000 Lindbohuset innerste leilighet 1965 Ansatt. 20 20 000 40 000 Lindbohuset Hovedleilighet 1965 Vanskeligstilt 70 51 228 35 000 Lærer bolig Holmenfeltet ( tidl. Turnusbolig) 1972 Ansatt. 100 53 244 35 000 Nerstad Bolig A (sør) 1999 Ansatt. 60 65 616 35 000 Nerstad Bolig B 1999 Vanskeligstilt 60 65 616 35 000 Nerstad Bolig C 1999 Ansatt. 60 65 616 35 000 Nerstad Bolig D (nord) 1999 Ansatt. 60 65 616 35 000 Prestfoss Bolig A (nord) 2000 Vanskeligstilt 60 65 616 35 000 Prestfoss Bolig B 2000 Ansatt. 60 65 616 35 000 Prestfoss Bolig C 2000 Vanskeligstilt 60 65 616 35 000 Presfoss Bolig D (sør) 2000 Flyktning 60 65 616 35 000 Prestfoss borettslagholmendæla 1 b 2004 Ansatt. 60 41 844 30 000 Prestfoss borettslagholmendæla 1 c - 2. etg. 2004 Ansatt. 60 43 044 30 000 Prestfoss borettslagholmendæla 2 a 2004 "omsorgsbolig" 60 69 984 60 000 Prestfoss borettslagholmendæla 2b 2004 Ansatt. 60 52 008 60 000 Svingen II (hovedleilighet) 1978 Ansatt. 100 53 244 120 000 Svingen II Kjellerleilighet 1978 Vanskeligstilt 50 35 280 35 000 Tislebakken I 1975 90 68 712 30 000 Tislebakken II 1975 Vanskeligstilt 100 63 624 30 000 Tveit Nord 1968 90 53 244 30 000 Tveit Sør 1968 Vanskeligstilt 90 46 308 30000 Totaler 2350 1 735 740 1 295 000 Regnskapsført inntekt/kostnad i 2010 1 559 756 1 295 000 I totaloversikten lenger opp ser vi at kommunale boliger, med driftskostnader og kapitalkostnader har et resultat på minus 102.000,- kroner. Dette er 2010 tall og viser at dette er «håndterlig». Det kan synes som at det nå nærmere seg balanse med det vedtaket som er gjort på 10% økning av husleien. En slik endring må imidlertid følge husleieloven og vil ta noe tid å gjennomføre i tråd med lovverket. Det andre området som må følges tettere opp når det gjelder kommunale boliger er innfordring og eventuelle tiltak når leietaker ikke betaler leie. Her er det iverksatt en innstramming og vi forventer å se resultater av dette i tiden fremover. Videre må det gjøres en jobb for å ta rede på konsekvenser av innføring av vannmålere og med det en nærmere analyse av hvordan man håndterer variable kostnader i kommunens utleieportefølje. Eventuelle endringer vil bli fremmet som egen sak. Kort vurdering med nærmere detaljer til de enkelte «utleieområdene» Man må naturlig nok gå nærmere inn i porteføljen av bygg å vurdere nærmere hvordan man skal håndtere husleie. Det er særlig to sterkt subsidierte områder som bringer bildet ut av balanse, det er
Borgerstua i Prestfoss, og barnehagene. Innenfor Helse og Sosial er det også utfordringer knyttet til kapitalkostnadene og man må se nærmere på det etterslepet man eventuelt pådrar seg, i størrelsesorden 500.000,-. Nedenfor følger noen detaljer i dette. Administrasjonsbygg mm. For administrasjonsbygg må man se nærmere på reforhandling av avtale for lokaler i helsestasjonen, samt gjennomgang av detaljer i avtalen på mellombygget. Dette dreier seg først og fremst om den delingen som er gjort mellom NAV og kommune som følge av kommunalt ansatte i NAV. Dette er jo ikke statisk og må følges opp fra år til år av partene. Opplysningene for mellombygget nedenfor er anslag/avrundede verdier basert på kontrakter og estimat, da det jo ikke var faktisk utleie av mellombygget i 2010 som for resten av objektene. Borgerstua i Prestfoss fremstår som et godt bygg, med betydelig balanseført verdi og er også et bygg som krever årlig vedlikehold. Leien som kirkelig fellesråd betaler er slik sett lav, og finansierer på ingen måte kommunens kostnader ved å eie Borgerstua, noe som antagelig heller ikke er forutsatt. Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på denne type problemstilling for klarere å «administrere og synliggjøre» kostnadene. Kvm.pri s pr år Kalk. Rentekostnader Netto resultat 0 Administrasjonsbygg / Teknisk Aslebua 1 etg. 90 0 Helsestasjon 2. etg 1 013 395 151 113 17 000 20 000 35 063 32 570-70 633 Borgerstua i Prestfoss 3 745 080 150 133 20 000 80 000 129 580 72 661-262 241 Kommunehuset, mellombygg NAV og Politi 8 175 228 400 1 175 470 000 80 000 282 863 163 504-56 367 Sum - Adm.bygg / teknisk 12 933 703 791 641 507 000 180 000 447 506 268 735-389 241 Oppvekst og kultur Planområde 3 har jo barnehager, samt alle kulturbygg, haller og samfunnshus. Nedenfor presenteres også kulturområdet, men dette er jo ikke bygg hvor man forutsetter bæring av kostnader ved utleie til brukere. Når det gjelder barnehager så har jo disse vært utførlig presentert i andre sammenhenger knyttet til tidligere saker om generell økonomi i barnehagene, vedrørende kapitaltilskudd og ifm husleieavtaler. I alle saker har det fremkommet at husleien til barnehagene har ligget flatt på 520,- kr/kvm. Dette er jo imidlertid et utregnet tall som følger av årlig leiesum og anslag anvendt areal i barnehagene. Når man ser på faktisk anvendt areal i barnehagene, og den årlige avtalefestede leiesummen så kommer man ut noe lavere. Det som i alle tilfelle er på det rene er at i forhold til øvrige utleieområder så er det en betydelig underdekning av kommunens kostnader innenfor barnehageutleien. Kvm.pri s pr år Kalk. Rentekostnader Netto resultat Barnehager Båsheim barnehage 255 0 94 075-94 075 Eggedal barnehage, Ny 11 687 968 444 495 220 000 38 715 404 404 316 874-539 993 Enger barnehage 637 926 171 530 90 705 35 368 22 072 33 575-310 Nerstad barnehage 8 691 878 774 360 278 851 92 693 300 739 264 358-378 939 Prestfoss barnehage 3 683 941 332 503 167 090 56 131 127 464 145 635-162 140 Sum - Barnehager 24 701 713 1 976 383 756 646 316 982 854 679 760 442-1 175 457
Når det gjelder haller og samfunnshus så er jo ikke dette rene utleiefinansierte anlegg og må betraktes på annen måte. Det er jo også store arealer, så kvadratmeterpriser og lignende betraktninger er holdt helt utenfor. Kultur/fritid Balanseført verdi Netto resultat Eggedal Samfunnshus /- svømmehall 5 102 984 1 695 31 000 471 440 176 563 187 971-804 974 Nerstad samfunnshus med kafedel 17 200 752 30 000 25 985 595 3 440-20 Prestfoss Samfunnshus / -Svømmehall 1 203 349 15 820 30 000 39 257 78 472 64 644-152 373 Ungdomshuset Prestfoss 1 007 041 140 5 000 49 612 34 844 26 802-106 258 Sum - Kultur, samf.hus og haller 7 330 574 18 407 96 000 586 294 290 474 282 857-1 063 625 Helse og Sosial Helse og Sosialområdet med trygde- og omsorgsboliger har god og detaljert oversikt over sine driftskostnader pr objekt. Deres leiepriser er i noen grad avstemt i forhold til normer på disse områdene. Det er imidlertid en underdekning på ca 500.000,- etter finanskostnader er beregnet, noe man må se nærmere på. Det er imidlertid et område der det ikke synes å være mer å hente knyttet til leiepriser. Det er grunn til å tro at «nettoresultat i 2010» har mye å gjøre med høye regnskapsførte driftskostnader dette året, noe som kan gi et skjevt bilde. Vedlikehold må selvsagt sees i noe lengere tidsperspektiv og et løft tatt på ett bygg i driftsåret 2010 vil gi lavere kostnader igjen de neste årene. Kvm.pri s pr år Kalk. Rentekostnader Kalk. Rentekostnader Netto resultat Helse og Sosial Bjørkealleen, 5 boenheter, inklusive fellesareal 2 634 082 363 553 200 628 180 851 91 139 86 044-157 406 Eggedal Eldresenter, 21 boliger, inklusive fellesareal 12 979 800 1 014 1 115 1 131 000 586 071 449 101 361 440-265 612 Prestfosstun, 17 boliger, inkl et lite fellesareal 15 961 408 1 051 1 217 1 279 080 530 341 552 265 425 648-229 174 Nordboligen, Tannklinikk 1&2 samt 6 trygdeboliger 1 794 987 536 674 361 404 81 440 62 107 64 801 153 056 Sum - Helse og sosial 33 370 277 2 964 1 003 2 972 112 1 378 703 1 154 612 937 933-499 136 Rimelige, gjengs leiepriser Rådmannen iverksatte arbeidet det her rapporteres på først og fremst for å få en egen oversikt over porteføljen og status på de enkelte områder. Spørsmålene om husleie har imidlertid blitt aktualisert og forsterket den senere tid som følge av situasjonen i barnehageøkonomien og de uavklarte spørsmål som der har oppstått. I dette har spørsmålet om hva som er rimelig leie kommet frem. Dette er selvsagt svært krevende å avklare, og administrasjonen har da også vært åpne på at det ikke finnes fasit i et slikt bilde. Det er et forhold som må avstemmes med hensyn til kommunal økonomi og kommunens relaterte kostnader til objektet, politiske vurderinger og markedet for øvrig. Det vanskeligste er selvsagt markedet for øvrig. Kommunen har hatt dialog med takstmann på området som understreker at dette er svært utfordrende i langt mer velfungerende markeder enn hva man kan påregne i Sigdal. Variasjonene og diskusjonene blir like store i Nedre Eiker og i Oslo, som de eventuelt blir i mer tynt befolkede områder med få alternative lokaler. Det viser seg altså å være svært krevende å bruke markedet alene som mal. I dialog med jurister på området i KS understrekes det at ubyggers/utleiers kostnader er helt legitime størrelser å legge til grunn i diskusjon og forhandling med leietaker. Dette er imidlertid bedriftsøkonomi, og det er ikke fullt ut tilstrekkelig i politiske vurderinger av hva som er riktig for et gitt tjenesteområde. Kommunen har noen tilfeller der vi selv er leietaker i bygg i kommunen. Kvadratmeterprisen i disse foroldene er 532,- kroner ved legekontoret i Eggedal, det er 558,- kroner/kvm for garasjebygg og
aktivtetssenter i Thorrudbygget, det er 917,- kr/kvm i legesenteret på Presfoss. Sigdal kommune leier videre en leilighet av Sigdal borettslag, leie som viderefaktureres direkte til bruker, og for denne leiligheten har borettslaget satt prisen til kr 1.262,- pr kvadratmeter. Disse få, men relevante eksemplene spenner over ganske akkurat det samme intervallet som for kommunens portefølje for øvrig. Man står igjen med en prinsippiell avgjørelse om det er riktig å legge utleiers kostnader til grunn, eller om det skal reguleres særskilt for enkelte områder med tilhørende bevilgninger og konsekvenser for andre tjenester. Tiltak for å bedre balansen I arbeidet med å se nærmere på oversikten over kommunens utleie, og bringe bedre balanse i utleieøkonomien, så er det særlig fire forhold som må ha fokus i arbeidet med kommende budsjetter. Kostnadskontroll på hvert enkelt området (for store variasjoner pr i dag), slik at man med større presisjon kan dokumentere kostnader innenfor tjenesteområdet (særlig driftskostnader) og på den måten lettere sette riktig leiepris. Det er på enkeltområder behov for sterkere eierskap til utleieporteføljen. I dette ligger blant annet mer detaljert kostnadsoppfølging og dermed også styrket mulighet for å identifisere mulige innsparinger, eventuell endre praksis og avtalemessige forhold og i siste innstans korrigere priser. Kontraktsforvaltning, fakruering og innfordring (eierskap pr planområde) På samme måte som for kostnadskontroll så er det potensiale for å styrke eierskapet til forvaltning av utleiekontraktene, med revisjon og oppdaternig av disse. Forholdet til NAV med med noe dynamikk i utleiefordeling er bare ett eksempel. På relevante områder fremme sak for policyvedtak knyttet til kosnadsdekning eller indirekte støtte. Reforhandling av husleieavtaler med barnehagene viser at det kan være viktig å få policyvedtak knyttet til enkeltområder. Det har imidlertid ikke vist seg hensiktsmessig å gjøre dette på et overordnet nivå da det er for store forskjeller og for mange hensyn å ta innenfor de enkelte områdene. Innenfor Helse og Sosisal er det for eksempel etterlyst en gjennomgang som går nærmere inn i leiepriser for boliger, for bedre å kunne se disse i sammenheng med andre deler av kommunens utleieboliger. Policyvedtak vedr utleieboliger knyttet til variable kostnader (for eksempel vann og avløp). Ifm innføring av vannmåler vil det bli en helt ny dynamikk i utleieøkonomien knyttet til variable kostnader. I denne sammenheng er det behov for en gjennomgang av konsekvenser med vurdering og tilhørende vedtak som sikrer forutsigbarhet og styring på disse områdene, når det gjelder kommunens utgifter og inntekter.