SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201002725 : E: 216 &58 : S. Haugen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Bystyret 16.11.2010 137/10 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON - ARBEIDSGIVERROLLEN Sandnes Kontrollutvalg har sluttbehandlet rapporten etter forvaltningsrevisjon Arbeidsgiverrollen/Attraktiv arbeidsgiver i sak 43/10 og saken fremmes for bystyret for endelig behandling og oppfølging. Kontrollutvalget bestilte forvaltningsrevisjonsprosjektet der formålet har vært å finne ut hvilket behov for rekruttere og beholde kompetente medarbeidere foreligger de nærmeste årene, og hva kommunen gjør for å holde på kvalifisert arbeidskraft fremover. Videre inngikk i formålet å undersøke hva som gjøres for å tiltrekke seg ny kvalifisert arbeidskraft. I tillegg skulle vurderes både i hvilke grad kommunen fremstår som attraktiv arbeidsgiver sett fra ansattes ståsted og fra eksterne. Ved bestillingen av oppdraget poengterte Kontrollutvalget at innenfor de oven for nevnte undersøkelsesområdene, burde sees nærmere på ledelse, kommunens lederprogram, samt sykefravær og psykososialt arbeidsmiljø. Innledningsvis i rapporten følger sammendrag, samt rådmannens kommentarer. Revisjonens faktabeskrivelse fremgår av rapportens kapittel 1.2, mens vurderinger og anbefalinger er gitt i kapittel 1.3. Revisjonens hovedinntrykk (punkt 1.3.1) er at ansatte opplever Sandnes kommune som en attraktiv arbeidsgiver og at kommunen har en aktiv arbeidsgiverrolle. Videre at det er iverksatt mange konkrete rekrutteringstiltak. Det fremholdes at innenfor de tre utvalgte enhetene (kommunalteknikk, byplan og byggesak) i Kultur og byutvikling har det vært få rekrutteringsfremstøt og det fremholdes et betydelig forbedringspotensiale. En nøkkelutfordring for kommunen samlet fremover, fremholdes å bli å tiltrekke seg mer kvalifisert arbeidskraft, særlig innenfor høyutdannede grupper (treårig høyskole eller mer). Revisjonen fremholder følgende fem anbefalinger i sin oppsummering: Få en samlet oversikt over hvor de som slutter, forsvinner hen Vurdere hvordan teknisk sektor sine behov for arbeidskraft kan løses gjennom planlagte rekrutteringstiltak Sikre en bedre oppfølging av egne undersøkelser Sikre at alle ansatte får årlig tilbud om medarbeidersamtale Vurder muligheter for mer pålitlige tall i BaRM med hensyn til hvor mange seniorer som står videre i arbeid I samsvar med Revisjonsforskriften 8, 2 er rådmannen gitt anledning til å uttale seg til den foreløpige rapporten. Rådmannens kommentarer fremgår av rapportens innledende del (se side 6-7 i rapporten). I medhold av Forskrift om kontrollutvalg 11, fremmer Kontrollutvalget sin innstilling direkte til bystyret. Rådmannen er ikke tillagt innstillingsmyndighet etter loven i slike saker. Saken skal behandles av bystyret som fatter endelig vedtak. Side 1 av 2
Kontrollutvalget i Sandnes kommune tilrår bystyret å fatte slikt VEDTAK: 1. Bystyret i Sandnes tar den fremlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Attraktiv arbeidsgiver til etterretning. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. 3. Tilbakemelding på hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp gis til kontrollutvalget innen 1. juni 2011. RÅDMANNEN I SANDNES, 25.10. 2010 Tore Sirnes Rådmann Vedlegg nr. 1: Protokoll, Saksfremlegg og rapport sak 43/10 i Kontrollutvalget - Forvaltningsrevisjon Arbeidsgiverrollen/ Attraktiv arbeidsgiver Side 2 av 2
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900062 : E: 216 : Wencke S. Olsen/ Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 06.10.2010 43/2010 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJON; ATTRAKTIV ARBEIDSGIVER Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes bestilte på sitt møte den 11.12.09 forvaltningsrevisjonsprosjektet Attraktiv arbeidsgiver. Vedlagt. Prosjektets formål har vært å belyse hva Sandnes kommune gjør for å holde på kvalifisert arbeidskraft og hva kommunen gjør for å tiltrekke seg ny. Ut fra dette formålet ble revisor bedt om å se nærmere på følgende problemstillinger: Hvilket behov foreligger for å rekruttere og beholde kompetente medarbeidere de nærmeste årene? Hva gjør kommunen for å holde på kvalifisert arbeidskraft i årene fremover? Hva gjøres for å tiltrekke seg ny kvalifisert arbeidskraft? I hvilken grad fremstår kommunen som en attraktiv arbeidsgiver sett fra egne ansattes ståsted? I hvilken grad fremstår kommunen som en attraktiv arbeidsgiver sett fra eksternes ståsted? Kontrollutvalget poengterte også ved bestilling at det innenfor de foreslåtte problemstillingene bøs ses nærmere på ledelse og kommunens lederprogram, samt sykefravær og psykososialt arbeidsmiljø. Saksutredning: Sekretariatet har mottatt den ferdigstilte rapporten til behandling i kontrollutvalget. I grove trekk har revisor benyttet følgende grunnlag for revisjonskriterier: Revisor har tatt utgangspunkt i kommunens innsatsområder i arbeidsgiverstrategien mot 2011. Visjon, verdier og etikk Ledelse Rekruttere og beholde kompetente medarbeidere Sandnes skal tilby konkurransedyktige betingelser Mangfold og likeverd Arbeidsmiljø. I revisjonskriteriene er det fokusert på hva kommunen gjør utover minstekarvene i arveidsmiljøloven, for å sikre seg tilstrekkelig kvalifisert arbeidskraft. For mer utfyllende opplysninger om kriterier, metode, avgrensninger og kildehenvisninger vises det til rapportens vedlegg. Rapportens hovedfunn/konklusjon er: Kommunes egne undersøkelser og revisjonens gjennomgang tyder på at kommunen blant egne ansatte oppleves som attraktiv. Kommunen har gjort en del kreative rekrutteringsframstøt, men revisjonen viser til at medarbeiderundersøkelsen viser et omdømmegap. (Medarbeiderne oppfatter kommunen som mer attraktiv arbeidsgiver enn hvordan de opplever at folk utenfor betrakter kommunen som arbeidsgiver) 2
For en utfyllende oversikt over rapportens funn, vises både til rapportens sammendrag og til de enkelte hovedkapitler i selve rapporten. Revisor kommer med bakgrunn i rapportens funn følgende anbefalinger overfor kommunen: Kommunen bør forsøke å få en samlet oversikt over hvor de som slutter, forsvinner hen. Kommunen bør vurdere hvordan teknisk sektors behov for arbeidskraft kan løses gjennom planlagte rekrutteringstiltak. Kommunen bør vurdere muligheter for å sikre mer pålitelige tall i BaRM mht. hvor mange seniorer som står videre i arbeid. Kommunen bør sikre en bedre oppfølging av egne undersøkelser. Kommunen bør sikre at alle ansatte får årlig tilbud om medarbeiderundersøkelse, slik målet er. Ifølge revisjonsforskriften skal rådmannen gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av rapporten. Rådmannens kommentarer fremgår av selve rapporten, da rådmannen ikke har direkte utrednings/innstillingsrett til bystyret i slike saker. Rådmannen nevner at Turnover er et komplekst områd som vil kreve endinger i personalsystemet. Rådmannen finner ikke å kunne prioritere dette på kort sikt Kommunen arbeider med flere tiltak for å rekruttere nye medarbeidere, som eksempler nevnes bruk av erfaringer fra medarbeiderundersøkelse, traineeprogram og utvikling av bestillerfunksjoner Rådmannen vil fortsatt arbeide for å sikre bedre tallmateriell i BaRM Rådmannen arbeider videre med medarbeiderundersøkelser og medarbeidersamtaler. For en fullstendig oversikt over rådmannens kommentarer i saken, vises det til rapportens s. 6. Kontrollutvalget har iflg. forskriften ansvar for at bystyrets vedtak i forbindelse med behandling av gjennomført forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget innstiller direkte til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Attraktiv arbeidsgiver til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Tilbakemelding på hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp gis til kontrollutvalget innen 1. juni 2011. SANDNES, 23.09.2010 Per Kåre Vatland rådgiver 3