KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 2. APRIL 2009 KL PÅ MØTEROM 3, RÅDHUSET I SANDNES

Transkript

1 Møte nr. 3 Protokoll fra møtet 2. april 2009 KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 2. APRIL 2009 KL PÅ MØTEROM 3, RÅDHUSET I SANDNES SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 11/09 Regnskap og årsmelding 2008 for Sandnes kommune 12/09 Regnskap og årsmelding 2008 for kommunale foretak 13/09 Skatteregnskapet for /09 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt; Kvalitet i skolen 15/09 Status prosjekter og kontroller pr. april 2009 EVENTUELT Rådmannen møter i sak 11 og 12. Skatteoppkrever møter i sak 13. Kommunaldirektør Oppvekst/skoler møter i sak 14. Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, Kenneth Austrått Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: 3-09 Møtedato: 02. april 2009 Utvalgssaksnr.: 11/09-15/09 Innkalt: Kenneth Austrått Leif O. Larsen Ellen Brunes Karen Margrethe Mjelde Arthur Frantzen Forfall: Ingen Andre: Rådmann Tore Sirnes, Sandnes kommune Budsjettsjef Hilde Vikan, Sandnes kommune Kommunaldirektør Kari Bente Daae, Sandnes kommune Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, Rogaland Revisjon IKS Fagansvarlig Tove Gunn Moen, Rogaland Revisjon IKS Sekr.leder Wencke S. Olsen, RKS Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 12. februar 2009 ble godkjent uten merknader. 11/09 Regnskap og årsmelding 2008 for Sandnes kommune Rådmannen og budsjettsjefen orienterte om Sandnes kommunes regnskap og årsmelding for Fagansvarlig og revisjonsdirektør orienterte om revisjon av regnskapet. Forslag til vedtak ble deretter enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Sandnes tilrår at bystyret godkjenner regnskap og årsmelding 2008 for Sandnes kommune. 12/09 Regnskap og årsmelding 2008 for kommunale foretak Revisjonsdirektøren orienterte om revisjonsberetning for de kommunale foretakene for Rådmannen deltok også under behandling av denne saken. Leif O. Larsen satte fram følgende tilleggsforslag: Vedr. Årsregnskap Sandnes Tomteselskap: Kontrollutvalget ber om at det innarbeides kvadratmeterpris på ferdigstilte boliger og kvadratmeterpris på solgte næringstomter fordelt på felt og kategorier i senere årsrapporter. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med tillegg av punktet over. Kontrollutvalget tilrår at bystyret vedtar årsmelding og regnskap 2008 for de kommunale foretakene i Sandnes: Sandnes Parkering KF Sandnes Havn KF Sandnes Kulturhus KF Sandnes Tomteselskap KF

3 Vedr. Årsregnskap Sandnes Tomteselskap: Kontrollutvalget ber om at det innarbeides kvadratmeterpris på ferdigstilte boliger og kvadratmeterpris på solgte næringstomter fordelt på felt og kategorier i senere årsrapporter. 13/09 Skatteregnskapet for 2008 Skatteoppkrever Richard Haukeland orienterte om skatteregnskapet for 2008 for Sandnes kommune. Forslag til vedtak ble deretter enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Sandnes tar skatteregnskapet for 2008 til orientering. 14/09 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt; Kvalitet i skolen Kommunaldirektør oppvekst og skole Kari Bente Daae kom med sine kommentarer og innspill til mandatforslaget. Kontrollutvalget foreslo følgende tilleggspunkter til de punkter som var foreslått av revisor å se nærmere på: Tiltak for å beholde kompetent personale Praksis for å nyttegjøre seg resultat av nasjonale prøver Omfatter Individuell tilpasset opplæring alle elever både flinke og ressurssvake? Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i skolen i tråd med det forslaget til prosjektmandat som foreligger, med de endringer/presise-ringer som kom fram i møtet. 15/09 Status prosjekter og kontroller pr. april 2009 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar oversikt over status prosjekter og kontroller pr. april 2009 til orientering. EVENTUELT Møtet ble lukket under denne posten i hht. OFL 23.3/KL 31.1

4 Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget

5 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 210 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /09 REGNSKAP OG ÅRSMELDING 2008 FOR SANDNES KOMMUNE Bakgrunn Kontrollutvalget skal i hht. Kommunelovens ledd, og kontrollutvalgsforskriftens 7 uttale seg om kommunens årsregnskap før kommunestyret godkjenner regnskapet. Uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til denne før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Etter kontrollutvalgsforskriftens 8 skal også kontrollutvalget påse at revisors merknader i forhold til regnskapet blir fulgt opp. Saksutredning: Sandnes kommunes årsmelding og regnskap Som det går frem av årsberetningen er regnskapet for 2008 gjort opp med et samlet regnskapsmessig mindreforbruk på godt 59 mill. kroner for bykassen i Sandnes kommune. For kommunen samlet inkl. de kommunale foretakene er mindreforbruket på 78 mill kroner. Mindreforbruket for bykassens del skyldes i hovedsak et positivt premieavvik vedr. pensjon. Rådmannen vil være til stede på kontrollutvalgts møte under behandling av denne saken. Revisjonsberetning og årsoppgjørsnotat - merknader fra revisjonen Kontrollutvalgsekretariatet har mottatt revisjonsberetning og årsoppgjørsnotat til bystyret fra Rogaland Revisjon IKS, se vedlegg. Det er gjort følgende presisering i revisjonsberetningen for 2008: det akkumulerte underskuddet på renovasjonsområdet, kr ,-, er i strid med forurensingslovens 34. For 2007 er det gjort tilsvarende presisering. Utover dette vises det til årsoppgjørsnotat til bystyret. Årsoppgjørsnotatet oppsummerer årsoppgjøret og revisjonen gjennom året. Notatet danner grunnlag for en evt. oppfølging fra kontrollutvalget i hht. 8, som nevnt innledningsvis. Revisor uttaler at en ser på presiseringen i revisjonsberetningen som løpende oppfølging og forbedring av normal drift, og at kontrollutvalget derfor etter revisors skjønn ikke trenger å følge opp denne presiseringen. Framlagte revisjonsberetninger samt årsoppgjørsnotat tilsier at kontrollutvalget tilrår at bystyret godkjenner årsregnskap og årsmelding for 2008 for Sandnes kommune.

6 Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes tilrår at bystyret godkjenner regnskap og årsmelding 2008 for Sandnes kommune. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekretariatsleder Vedlegg: Saksutredning til bystyret Revisjonsberetning Revisors årsoppgjørsnotat til bystyret Revisors årsoppgjørsnotat til rådmannen Sandnes kommunes årsmelding for Sandnes kommunes årsregnskap for 2008 Sendes kontrollutvalget direkte fra Sandnes kommune

7 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 210 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /09 REGNSKAP OG ÅRSMELDING 2008 FOR KOMMUNALE FORETAK Bakgrunn: Sekretariatet har mottatt årsrapport og regnskap for 2008 for de kommunale foretakene i Sandnes. Sandnes Parkering KF Sandnes Kulturhus KF Sandnes Havn KF Sandnes Tomeselskap KF Rogaland Revisjon IKS har i tillegg oversendt revisjonsberetning og årsoppgjørsnotat 2008 for foretakene. Saksutredning: Nedenfor følger en kort oversikt over hovedtendenser i selskapenes regnskap for 2008 samt evt. kommentarer fra revisor. Sandnes kulturhus KF: Driftsregnskapet er gjort opp med et netto driftsresultat på kr ,-, og et regnskapsmessig merforbruk på kr. 0,-. Revisor har avgitt ren revisjonsberetning. Årsoppgjørsnotatet inneholder ingen spesielle oppfølgingspunkter for kontrollutvalget. Sandnes Parkering KF: Regnskapet for 2008 er gjort opp med et netto driftsresultat på kr ,-, og et regnskapsmessig mindreforbruk på ca. 1,3 mill. kr. Revisor har i sin revisjonsberetning presisert at det ikke er tilstrekkelig med skattetrekksmidler på bundet bankkonto, jfr. Skattebetalingslovens 11. Dette har likevel ingen betydning for godkjennelse av regnskapet. Årsoppgjørsnotatet inneholder ingen spesielle oppfølgingspunkter for kontrollutvalget. Sandnes Havn KF Driftsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig resultat på 3,733 mill. kr. Revisor har avgitt ren revisjonsberetning. Årsoppgjørsnotatet inneholder ingen spesielle oppfølgingspunkter for kontrollutvalget. Sandnes tomteselskap KF Tomteselskapet ble omdannet fra AS til KF Tomteselskapet skal ha sitt årsmøte etter at sakene er sendt ut. Selskapets årsmelding, regnskap, revisjonsberetning og årsoppgjørsnotat ettersendes derfor medlemmene på e- post. Fullstendige dokumenter vil bli kopiert opp og levert ut på møtet. 4

8 Oppsummering: Alle foretakene har hatt et regnskapsmessig overskudd i For nærmere omtale av de kommunale foretakene vises det til foretakenes regnskap og årsmelding. Revisor har ikke bemerket funn av som tilsier spesielle oppfølgingspunkter for kontrollutvalget for noen av foretakene i De fremlagte dokumentene tilsier derfor at kontrollutvalget tilrår at bystyret godkjenner årsregnskap og årsmelding for de kommunale foretakene for Forslag til Kontrollutvalget tilrår at bystyret vedtar årsmelding og regnskap 2008 for de kommunale foretakene i Sandnes: Sandnes Parkering KF Sandnes Havn KF Sandnes Kulturhus KF Sandnes Tomteselskap KF SANDNES, Wencke S. Olsen sekr. leder Vedlegg: Årsmelding/regnskap og revisjonsberetning/årsoppgjørsnotat for kommunale foretak: Sandnes Parkering KF Sandnes Havn KF Sandnes Kulturhus KF Sandnes Tomteselskap KF 5

9 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 232 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /09 Skatteregnskapet for 2008 Bakgrunn: Kontrollutvalget har fått tilsendt Skatteoppkrevers årsrapport for I tillegg har en mottatt Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Sandnes kommune, sendt fra Skatteetaten v/skatt Vest. Kommunene har ansvaret for skatteinnkreving og føring av skatteregnskap (skatteoppkreverfunksjonen). Staten v/riksrevisjonen har ansvar for revidering av kommunenes skatteregnskap, og bygger sin revisjon på de stedlige kontrollene som Kontrollavdeling Vest gjennomfører. Kontrollavdelingen avgir årlig rapport til Riksrevisjonen og til kommunen med kopi til kontrollutvalget. Kontrollutvalget er ikke pålagt noen form for behandling av skattregnskapet. Regnskapet legges likevel vel frem til orientering som et ledd i kontrollutvalgets overordne ansvar for at de kommunale regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Saksutredning Som det går fram av skatteoppkrevers årsrapport er kommunens andel av skatteinngangen for 2008 på 1,496 milliarder kroner, mot 1,376 milliarder kroner i Dette er en økning på 8,7 % sammenlignet med året før. Akkumulert ligger en likevel under budsjettet med 4,8 millioner kroner. Imidlertid må man her være klar over at budsjettet ble opp justert med 78,6 millioner kroner i oktober. Når det gjelder skatteoppkrevers årsrapport for øvrig, vises det til skatteoppkrevers orientering i møtet. Kontrollrapporten fra skattefuten har ingen spesielle merknader til de fleste kontrollorte punktene, og godkjenner regnskapet. Uten at det har betydning for denne konklusjonen, har en likevel bemerket følgende: Det er foretatt motregning i skatt i strid med skattebetalingslovens 32 Kontrollutvalget kan kun ta skatteregnskapet til orientering, da utvalget ikke er pålagt noen form for behandling av skatteregnskapet. Det er en statlig oppgave. Skatteoppkrever er invitert til kontrollutvalgets møte for å gjennomgå årsrapporten. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes tar skatteregnskapet for 2008 til orientering. 6

10 SANDNES, Wencke S. Olsen sekretariatsleder Vedlegg: Årsrapport skatteregnskapet Kontrollrapport fra skattefuten 7

11 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes / /09 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT; KVALITET I SKOLEN Bakgrunn: Kontrollutvalget ba på sitt møte revisor om å legge fram prosjektforslag vedr. Kvalitet i skolen til neste møte som grunnlag for bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt. Prosjektet ble prioritert som nr. 1 i kontrollutvalgets forslag til ny Plan for forvaltningsrevisjon, som ble vedtatt på kontrollutvalgets møte i desember. Planen ble vedtatt av bystyret den Kontrollutvalgets vedtak ble enstemmig vedtatt, men med presisering av at man ikke ønsket en innbyrdes prioritering av de foreslåtte prosjektene. Disse blir derfor stående uprioritert. Saksutredning: Revisor har lagt fram forslag til prosjektmandat. Revisor forslår at formålet med prosjektet formuleres til å være å undersøke om Sandnes kommune sikrer tilpasset opplæring i grunnskolen i henhold til sentrale og lokale føringer. Ut fra dette formålet foreslår revisor at det blir sett nærmere på følgende: Hvilke prosedyrer og retningslinjer har kommunen og skolene for å sikre tilpasset opplæring? Hvordan har skolene organisatorisk og kompetansemessig lagt til rette for tilpasset opplæring? På hvilken måte og i hvilken grad gis det i praksis individuelt tilpasset opplæring o Hvilke arbeidsmåter nyttes for å målsette og gjennomføre individuelt tilpasset opplæring? o Hvilke variasjoner er det mellom skolene og hvordan forklares dette? o Hvordan opplever elever og foreldre kvaliteten på den tilpassede opplæringen? Hvordan evalueres praksis og hvordan omsettes evalueringene i forbedringstiltak? På forrige møte diskuterte kontrollutvalget om en i tillegg skulle føye til disse problemstillingene/ presiseringene: Tiltak for å beholde kompetent personale Praksis for å nyttegjøre seg resultat av nasjonale prøver Omfatter Individuell tilpasset opplæring alle elever både flinke og ressurssvake? Prosjektet er foreslått gjennomført innenfor et tidsforbruk på 350 timer. 8

12 Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes bestiller forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i skolen i tråd med det foreslaget til prosjektmandat som foreligger, med de endringer/presiseringer som kom fram i møtet. KONTROLLUTVALGETS VEDTAK I MØTE : Kontrollutvalget ber om at kommunaldirektør oppvekst skoler; Kari Bente Daae, inviteres til å delta på møtet i kontrollutvalget 12. mars for å komme med innspill til mandatforslaget. Kommunaldirektøren vil delta på møtet under behandling av saken, i tråd med kontrollutvalgets vedtak. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder. Vedlegg: Utkast til prosjektmandat 9

13

14

15 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /09 STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER PR. APRIL 2009 Bakgrunn: Sekretariatet orienterer kontrollutvalget til hvert møte om status for bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, samt om status for behandlede rapporter i kontrollutvalget, se vedlegg. Saksutredning: Den vedlagte oversikten inneholder prosjekter som er bestilt med anslått dato for ferdigstilling gitt av Rogaland Revisjon IKS. Det er tatt med en egen kolonne for beregnet kostnad fra revisors side for det enkelte prosjekt. Det er også laget en oversikt i skjemaet over når lovpålagt tilbakemelding på oppfølging av rapporter skal finne sted. For å gi kontrollutvalget oversikt over hvilke prosjekter som etter hvert vil være ferdig utført, er det til slutt laget en liste over ferdigbehandlede prosjekter i denne perioden. Forslag til Kontrollutvalget tar oversikt over status prosjekter og kontroller pr. april 2009 til orientering. Sandnes, Wencke S. Olsen Sekr. leder Vedlegg: Statusoversikt pr. april 10

16

17