Retningslinjer for EK-tjenester 1 av 11 Retningslinjer for elektroniske kommunikasjonstjenester (EK-tjenester) i Gjøvikregionen. Innhold Innhold... 1. Innledning... 1.1 Bakgrunn og formål... 2. Om EK-tjenester... 2.1 Fast telefoni... 2.2 Mobiltelefoni... 2.3 Mobilt internett (mobilt bredbånd)... 2.4 Fast internettforbindelse... 3. Retningslinjer for elektroniske kommunikasjonstjenester (EK-tjenester)... 3.1 Hovedprinsipper... 3.2 Tjenestemobiltelefon... 3.3 Beskatning... 3.4 Diverse... 4. Sikkerhet for EK-tjenester... 5. Revidering av retningslinjene Januar 2013
Retningslinjer for EK-tjenester 2 av 11 1. Innledning 1.1 Bakgrunn og formål Nordre Land kommune har som mål å yte god service og være tilgjengelig for innbyggere og samarbeidspartnere. Disse retningslinjene skal regulere ordninger for tildeling av og kompensasjon for bruk av EK. Retningslinjene skal sikre at arbeidstakere i Nordre Land kommune får en rimelig kompensasjon for utgifter i forbindelse med tjenestelig bruk av EK-tjenester som de betaler selv. De siste årene har brakt med seg en stor teknisk utvikling innenfor kommunikasjonstjenester, og måten vi kommuniserer på i det daglige har endret seg betraktelig. Det pågår en teknisk sammensmelting av kommunikasjonsformer for både fasttelefoni, mobiltelefoni og internetteknologi, slik at man nå ikke lenger er like bundet av sluttbrukerutstyret eller geografisk plassering. I tillegg til økt funksjonalitet og brukervennlighet, har dette også ført med seg sikkerhetsmessige utfordringer og økte kostnader til for eksempel datatrafikk. Reglene for beskatning av slike tjenester har også utviklet seg. Kommunens forrige retningslinjer for kommunikasjonstjenester ble satt i verk fra 01.01.2007. Kommunene i Gjøvikregionen inngår felles avtaler om telefoni, og vi ønsker nå å samarbeide om felles retningslinjer for EK-tjenester. Med denne bakgrunn reviderer vi kommunens retningslinjer på dette området. I denne oppdaterte versjonen har vi tatt inn nye elementer som bl.a. mobilt bredbånd og sikkerhetsløsninger. Vi har også tatt høyde for kommunens behov for økt kontroll med bruken av EK-tjenester, samtidig som vi har forsøkt å beholde en viss valgfrihet for mobiltelefoner.
Retningslinjer for EK-tjenester 3 av 11 2. Om EK-tjenester Elektronisk kommunikasjonstjeneste defineres i lov 4. juli 2003 nr. 82 om elektronisk kommunikasjon (ekomloven) som tjeneste som helt eller i det vesentlige omfatter formidling av elektronisk kommunikasjon og som normalt ytes mot vederlag. Også tilbud om overføringskapasitet og nettaksess er omfattet. I Nordre Land kommune er det fire definerte EK-tjenester som er relevante i denne sammenheng: 1. Fast telefoni (herunder også IP-telefoni) 2. Mobiltelefoni 3. Mobil internettforbindelse (mobilt bredbånd) 4. Fast internettforbindelse 2.1 Fast telefoni Fast telefoni tilbys som hovedregel kun innenfor arbeidstiden og kun ved kommunale driftssteder/kontorer. Enkelte ansatte kan ha behov for fast telefoni hjemme i beredskapsøyemed. I slike tilfeller skal telefonen være analog og tilkoblet kobberbasert telenett (PSTN). Eventuell godtgjørelse for slikt abonnement er oppad begrenset til fastavgiften for abonnementet. 2.2 Mobiltelefoni Mobiltelefon tilbys både for bruk innenfor arbeidstid og for bruk i arbeidstid og fritid. Nærmere beskrivelse av retningslinjer for mobiltelefoni finnes i kap. 3 i dette dokumentet. Den til enhver tid inngåtte telefoniavtale i regionen regulerer priser på abonnement og trafikkostnader. 2.3 Mobilt internett (mobilt bredbånd) Behovet for mobilt bredbånd må vurderes nøye av det enkelte driftsted og tilbys kun til arbeidsrelatert bruk. I de fleste tilfeller vil den ansattes mobilabonnement benyttes til slik oppkobling, men med eget SIM kort (tvilling) dersom det skal benyttes egen PC eller lesebrett. Alle kommunale abonnement som benyttes til datatrafikk har opptil 1 GB pr. mnd. inkludert. Ved behov for større kapasitet kan det inngås utvidet avtale om dette. Det vises til priser i eget informasjonsskriv.
Retningslinjer for EK-tjenester 4 av 11 Valg av abonnementstype må gjøres ut fra tjenestelige behov og vurderes fortløpende av IKT seksjonen. Tjenestesteder som tilbys mobilt datanett som eneste tilknytning vil få tjenesteabonnement gjennom sin IKT leveranse. Mobilt datanett leveres av den leverandør kommunen har avtale med. Se kapittel 4 for nærmere beskrivelse av sikkerhetsrutiner for mobilt bredbånd. 2.4 Fast internettforbindelse Fast internettforbindelse tilbys som hovedregel kun til bruk innenfor arbeidstiden og kun ved kommunale driftssteder/kontorer. Enkelte ansatte kan etter nærmere avtale med sin leder tilbys datatilgang hjemmefra (hjemmekontorløsning). Ved behov for fast internettforbindelse hjemme skal denne primært eies av den ansatte og refunderes opp til abonnementskostnaden. Dersom Nordre Land kommune skal levere en slik type abonnement skal det underlegges IKT seksjonens leveranse av utstyr til formålet og skal være godkjent i henhold til kommunens regler for hjemmekontor. Ordningene skal underlegges de samme kriterier som for mobilt bredbånd.
Retningslinjer for EK-tjenester 5 av 11 3. Retningslinjer for elektroniske kommunikasjonstjenester (EK-tjenester) 3.1 Hovedprinsipper Elektroniske kommunikasjonstjenester (EK) omfatter alle kommunikasjonstjenester som arbeidstakere disponerer både i og utenfor sin ordinære arbeidssituasjon. Hovedprinsippene for dekning av EK-tjenester i Nordre Land kommune: EK skal bare tilstås i de tilfeller det anses nødvendig av hensyn til tjenesten og skal være basert på en nøye vurdering av faktiske behov Ved endring av en stillings funksjon eller plassering i organisasjonen skal ordningen opphøre for vedkommende ansatte, dersom det faktiske behovet ikke lenger er til stede, eventuelt tilpasses ihht nytt behov. Det skal foretas innberetning til skattemyndighetene etter gjeldende regler. Alle ledd i organisasjonen har medansvar for at det inngås korrekte avtaler med den ansatte og at innberetning til skattemyndighetene skjer i samsvar med gjeldende regler. 3.2 Tjenestemobiltelefon 3.2.1 Hovedprinsipper mobil Som en hovedregel skal behovet dekkes gjennom mobiltelefonordningen. Følgende prinsipper legges til grunn; Ingen stillinger eller ansatte skal gis godtgjøring til mer enn ett telefonabonnement Nordre Land kommune tegner abonnement og foretar innkjøpet av mobiltelefon Det inngås skriftlig avtale med den ansatte For ansatte som skal benytte mobiltelefonen til privat bruk gjelder i tillegg: Faktura adresseres til, og betales av, den ansatte privat Det gis en fast, månedlig godtgjørelse for utgifter etter forhåndsdefinert sats, se pkt. 3.2.5.1.
Retningslinjer for EK-tjenester 6 av 11 3.2.2 Innkjøp av mobiltelefon Kjøp av mobiltelefon gjøres av den enkelte ansatte gjennom faggruppe IKT, og blant de standardmodellene som kommunen har innkjøpsavtale om. Med mindre det er feil eller skade på utstyret, vil ikke arbeidsgiver dekke kostnader til innkjøp av mobiltelefon oftere enn hvert 3. år. Redusert innkjøpspris ihht kommunale innkjøpsavtaler godskrives kommunen. Den ansatte velger selv hvilken type mobiltelefon han/hun ønsker blant standardmodellene. Arbeidsgiver dekker inntil kr 2 000,-, i henhold til den type mobiltelefon som leder definerer for tjenestelig behov. Nordre Land kommune betaler telefonen, og den ansatte trekkes i lønn for fakturabeløpet med fradrag av arbeidsgivers refusjonsbeløp. 3.2.3 Tegning av abonnement Abonnementsavtale for mobiltelefon skal inngås av Nordre Land kommune ihht gjeldende innkjøpsavtale. Ved tegning av abonnement, benyttes eget Bestillingsskjema for kjøp av mobiltelefon og abonnement. Dette fylles ut, godkjennes av leder og sendes til faggruppe IKT. Tegning av, og endringer i, abonnementene gjøres av faggruppe IKT. Telefoniansvarlig holder oversikt over inngåtte abonnementer og hvem som til enhver tid disponerer disse. Det finnes flere typer mobilabonnement å velge mellom. Valg av abonnementstype må gjøres av leder ut fra faktiske og tjenestelige behov. Abonnementstype 1 - Beredskapstelefon uten daglig bruk. Abonnementstype 2 - Vanlig taleabonnement Abonnementstype 3 Taleabonnement med datatrafikk Det vises til eget informasjonsskriv om nærmere beskrivelse av de ulike abonnementstyper. 3.2.4 Betaling av faktura Faktura fra leverandør, som omfatter fast avgift og arbeids- og privatbruk, adresseres til og betales av den ansatte som disponerer telefonen. Da Nordre Land kommune vil stå som juridisk eier av abonnementet, vil eventuell purring og inkassokrav bli sendt kommunen. I slike tilfeller må den ansatte betale tilbake og Nordre
Retningslinjer for EK-tjenester 7 av 11 Land kommune vil foreta trekk i lønn for tilsvarende beløp. Dette reguleres gjennom den skriftlige avtalen om tjenestetelefon som den ansatte inngår med kommunen. 3.2.5 Godtgjøring Ansatte i stilling som kommer inn under mobiltelefonordningen, utbetales en månedlig godtgjøring til dekning av arbeidsrelaterte utgifter. Valg av godtgjøring gjøres jfr. pkt. 3.2.5.1. Godtgjøring utbetales månedlig. For stillinger med et mer beskjedent behov, og hvor det er ønskelig at den ansatte er tilgjengelig, kan det alternativt inngås avtale om at arbeidstaker holder mobiltelefon og abonnement selv. Godtgjøring vil også her utbetales månedlig. Ordningen kan også brukes dersom arbeidstaker i kortere eller lengre perioder må være tilgjengelig utenom ordinær arbeidstid. 3.2.5.1 Godtgjøring kommunale abonnement Satsene justeres ved behov, i tråd med den generelle prisutvikling for slike tjenester. Godtgjøringssats 1,2,3 Satsene brukes for stillinger som har utgifter i forbindelse med arbeidsrelatert bruk av mobiltelefon. Dette gjelder stillinger som har reisevirksomhet, eller er mobile i arbeidssituasjonen og må være tilgjengelige utenom arbeidsstedet og som i tillegg kan påregne en del utgående samtaler også utenfor ordinær arbeidstid. Arbeidstaker som fyller vilkårene vil være omfattet av eventuelle avtaler Nordre Land kommune måtte ha med leverandør av teletjenester (herunder bindingsrabatt). Abonnementet skal være registrert med Nordre Land kommune som juridisk eier. Etter avtale med leverandør skal faktura både for privat og tjenesterelatert forbruk sendes direkte til arbeidstaker, som sørger for at faktura blir betalt. Nordre Land kommune skal stå som eier og ha ansvar for innkjøp av mobiltelefonen. Valg av abonnementstype må gjøres av leder ut fra faktiske og tjenestelige behov ref. retningslinjene pkt. 3.2.3. Det vises til eget informasjonsskriv om nærmere beskrivelse av de ulike abonnementstyper (type 1, 2, 3) og godtgjøringssats (sats 1, 2, 3) som kan knyttes til disse.
Retningslinjer for EK-tjenester 8 av 11 Unntak: Godtgjøring utover godtgjøringssats 1, 2, 3 Vurdering av godtgjøring utover sats 1, 2 og 3 benyttes kun for særskilte stillinger og /eller dersom avregning over tid viser at disse satsene ikke gir tilstrekkelig dekning av utgifter. Dette gjelder kun stillinger som har et særlig stort krav om å være tilgjengelig, og som må påregne mange utgående samtaler eller andre store trafikkostnader i tjenestelig sammenheng. Nordre Land kommune henter ut grunnlagsmateriale for vurdering av kostnadsbildet og gjør ut fra dette en vurdering av om det er grunnlag for økt godtgjøring. 3.2.5.2 Godtgjøring privat abonnement Godtgjøringssats 4 Satsen brukes for stillinger som må påregne mindre utgifter i forbindelse med tjenesterelatert bruk av mobiltelefon, men som ikke fyller vilkårene for kommunal mobiltelefon og derfor bruker sitt private abonnement og mobiltelefon. Medarbeider betaler både for innkjøp og bruk av telefon. Dette gjelder stillinger som har noe reisevirksomhet eller er mobile i arbeidssituasjonen og som må være tilgjengelige utenom ordinær arbeidstid, men som har avgrenset antall utgående samtaler utenfor arbeidsstedet/utenom ordinær arbeidstid. Godtgjøring utbetales månedlig. Det vises til eget informasjonsskriv om nærmere beskrivelse av godtgjøringssats (sats 4). 3.2.6 Mobiltelefon som erstatter fasttelefon på arbeidsplassen, eller brukes kun i arbeidstiden (vakt og beredskapstelefoner) For driftssteder/stillinger som kun har behov for mobiltelefon i arbeidstiden, og ikke skal eller ønsker å benytte mobiltelefonen privat, tegnes kommunalt abonnement. Faktura sendes til, og betales av, Nordre Land kommune. Det inngås skriftlig avtale om at telefonen ikke skal brukes privat, og at den som hovedregel skal legges igjen på arbeidsplassen ved arbeidstidens slutt. Arbeidstaker vil med en slik avtale ha anledning til å bruke mobiltelefonen inntil 30 dager pr. år ut over arbeidstid (sporadisk bruk ved tjenestereiser og andre spesielle arbeidssituasjoner). 3.2.7 Avtaleskjema Følgende skjema skal benyttes ved inngåelse av avtale om mobiltelefon: Avtale om tjenestemobiltelefon som kan benyttes privat: Avtalen skal underskrives både av arbeidstaker og arbeidsgiver. Ett eksemplar skal arbeidstaker ha, ett eksemplar sendes HR/Lønn (personalmappe og for iverksetting av månedlig godtgjøring), og en kopi oppbevares på driftsstedet.
Retningslinjer for EK-tjenester 9 av 11 Avtale om tjenestemobiltelefon som IKKE skal disponeres utenfor ordinær arbeidssituasjon: Avtalen skal underskrives både av arbeidstaker og arbeidsgiver. Ett eksemplar skal arbeidstaker ha, ett eksemplar sendes HR/Lønn (personalmappe og for iverksetting av månedlig godtgjøring), og en kopi oppbevares på driftsstedet. Det enkelte driftssted må til enhver tid ha tilgjengelig oversikt over hvem som omfattes av ordningene. 3.3 Beskatning Bruk av EK-tjenester som kun disponeres i arbeidstiden, innberettes ikke til skattemyndighetene. Når en EK-tjeneste disponeres av en ansatt også på fritiden, skal det foretas innberetning til skattemyndighetene. Det samme gjelder for privat abonnement/utstyr som den ansatte mottar godtgjørelse for. Innberetning skjer ihht. gjeldende regler om skattepliktig godtgjørelse. 3.4 Diverse 3.4.1 Beslutningsmyndighet Beslutningsmyndigheten når det gjelder godtgjøring for mobiltelefon og øvrige EK-tjenester, ligger hos enhetsleder. Rådmannen godkjenner abonnement for enhetsledere, kommunalsjefer og andre som er direkte underlagt rådmannen. Rådmannen fatter vedtak om eventuell dekning av utgifter i form av godtgjøring til andre/spesielle ordninger eller andre satser enn det som går fram av disse retningslinjene. 3.4.2 Budsjettmessig dekning Kostnader ved tildeling av og kompensasjon for bruk av EK-tjenester må dekkes innenfor budsjettet ved det enkelte driftssted. 3.4.3 Opphør av EK-tjeneste som brukes privat Kompensasjonen/bruksrett til EK-tjenesten opphører ved endrings-/sluttdato når arbeidstaker: slutter går ut i ulønnet permisjon ut over 3 måneder
Retningslinjer for EK-tjenester 10 av 11 er sykmeldt og ute av tjenesten i mer enn 3 måneder ikke lenger fyller kriteriene for tildeling Ved permisjon eller sykdom: Utstyr leveres tilbake og abonnementet disponeres av Nordre Land kommune. Alternativt vurderes det om arbeidstaker overtar abonnementet privat i permisjons- /sykdomsperioden. Nordre Land kommune står som juridisk eier av abonnementet, men eventuell månedlig godtgjøring blir stanset for aktuell periode. Når arbeidstaker slutter: Utstyr leveres tilbake og abonnementet disponeres av Nordre Land kommune. Den ansatte kan hvis ønskelig etter avtale overta eiendomsretten til mobiltelefonen mot å betale markedsverdi for dette for at beskatning skal unngås. Dersom markedsverdi ikke kan skaffes, legges følgende takseringsregler til grunn: - Mobiltelefonens alder 0 1 år: 50% av refundert beløp fra arbeidsgiver - Mobiltelefonens alder 1 2 år; 40% av refundert beløp fra arbeidsgiver - Mobiltelefonens alder 2-3 år: 20 % av refundert beløp fra arbeidsgiver - Mobiltelefonens alder over 3 år: vederlagsfritt Den ansatte kan vederlagsfritt overta mobilnummeret når de avslutter sitt arbeidsforhold i kommunen. 3.4.4 Ikrafttredelse Dette reglementet trer i kraft 01.02. 2013 4. Sikkerhet for EK-tjenester For alle enheter (PC er, mobiltelefoner, PDA er, etc.) som bruker EK-tjenester i/mot Nordre Land kommune, er det viktig at eventuelle kommunale data som oppbevares på enheten er forsvarlig sikret. Nærmere instruks om dette finnes i dokumentet Informasjonssikkerhet i Nordre Land kommune av 04.05.2007.
Retningslinjer for EK-tjenester 11 av 11 Som en del av kommunens regime for sikkerhet på bærbart datautstyr, kan alle enheter som eies av kommunen få installert programvare for sikkerhet (antivirus, m.m.) og administrasjon. (ingen regime for dette i Nordre Land når det gjelder mobil eller nettbrett pr. januar 2013) En rekke opplysninger om bruk, forbruk, geografiske bevegelser og lignende vil bli logget i kommunens og/eller leverandørens datasystemer. Dette gjøres med det formål å ivareta systemsikkerhet og generell drift av løsningene på en tilfredsstillende måte. I tillegg kan enkelte mobile enheter få begrenset sin funksjonalitet og tilgang til tjenester i den grad det er nødvendig for å ivareta sikkerhet og kostnadskontroll. Informasjon om den ansattes bruk av EK-tjenester regnes som personopplysninger og skal som hovedregel ikke være tilgjengelig for arbeidsgiver/leder. Unntak kan gjøres i de tilfeller det foreligger mistanke om uregelmessigheter, ref. kommunens retningslinjer for innsyn i ansattes e-post m.m. I den grad informasjon om ansattes bruk av EK-tjenester skal benyttes til kostnadskontroll, tjenesteutvikling, m.m., skal beslutningsdata være aggregerte statistikker som ikke kan spores tilbake til enkeltansatte. 5. Revidering av retningslinjene Disse retningslinjene er samordnet i alle kommunene i Gjøvikregionen. Retningslinjene vedtas i den enkelte kommune. Strategi og koordineringsrådet for regional IKT (SKR), vurderer årlig behov for revidering av retningslinjene. Personalforum i regionen er ansvarlig for revidering av retningslinjene.