SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Geir Steinar Loeng Arkiv: Arkivsaksnr.: 17/2287

Transkript

1 Vestre Toten kommune SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Geir Steinar Loeng Arkiv: Arkivsaksnr.: LESEBRETT KOMMUNENS FOLKEVALGTE - UTSKIFTING Rådmannens forslag til vedtak: Rådmannen vil anbefale formannskapet å legge saken fram for kommunestyret med slikt forslag til vedtak: 1. Vestre Toten kommune anskaffer 38 stk nettbrett av typen ipad til kommunens folkevalgte og sekretariatet. 2. Innkjøpet finansieres ved at kr ,- bevilges fra disposisjonsfondet. 3. Eksisterende lesebrett som skal byttes ut, returneres til Vestre Toten kommune. Utrykte vedlegg: Ingen Trykte vedlegg: Ingen Fakta: Det er fra politisk hold initiert en utredning av fornying av lesebrettene for kommunens folkevalgte. Teknologisk utstyr har objektivt sett noe variabel levetid og det oppstår etter hvert utfordringer både til funksjonalitet, stabilitet og sikkerhet. Batterienes levetid påvirkes også av alder og bruk. Kommunes IKT-avdeling har derfor gjort en vurdering av status på bakgrunn av det eksisterende utstyret. Noen problemstillinger som trenger avklaring er bl.a.: Skal nettbrettene også kunne benyttes der det ikke er et installert trådløst nett (Wi- Fi), dvs. også kunne benyttes mot mobilt bredbånd (3G/4G 5G er på trappene)? Er svaret på dette ja, må det også etableres mobilabonnement for de dette gjelder. Det ble valgt som løsning da ordningen ble etablert for noen år siden, men er ikke gjennomført for riktig alle. Alternativt setter man som forutsetning at kun Wi-Fi skal måtte benyttes. Forskjellen de to løsningene imellom er på ca kr 1000,-. I tillegg kommer de månedlige abonnement. Skal et slikt abonnement dekkes av kommunen eller den enkelte folkevalgt? Anskaffelse av et gavekort pr folkevalgt vil evt. også måtte vurderes av hensyn til betaling for nødvendige app er.

2 Hva gjør man med utstyret som «har gjort jobben»? To alternativer framstår som aktuelle: o Leveres tilbake til kommunen for vurdering av evt. gjenbruk/alternativ bruk. o Overdras den enkelte folkevalgte som dennes eie, enten vederlagsfritt eller mot en symbolsk betaling. Velger man å overføre de utfasede nettbrettene til de folkevalgte vil følgende retningslinjer måtte legges til grunn (en folkevalgte vil i denne sammenheng være synonymt med «en ansatt», jfr. under): «Fastsatt av Skattedirektoratet med hjemmel i skatteforvaltningsloven 9-8, jf. delegeringsvedtak 16. september 2016 nr som ble endret ved vedtak 12. oktober 2016 nr Forskriften trer i kraft 1. januar Fordel ved erverv av datautstyr og mobiltelefon brukt i arbeidsforhold Fordel ved erverv av datautstyr og mobiltelefon brukt i arbeidsforhold, settes til differansen mellom markedsverdi og det vederlag den ansatte har betalt for datautstyret/mobiltelefonen. Kan ikke annen verdi spesifikt påvises, legges følgende markedsverdi til grunn: Utstyr som er mindre enn 1 år gammelt: 80 prosent av opprinnelig kostpris Utstyr som er mellom 1 og 2 år gammelt: 50 prosent av opprinnelig kostpris Utstyr som er mellom 2 og 3 år gammelt: 20 prosent av opprinnelig kostpris Utstyr som er 3 år eller eldre: kr 500 (inklusive merverdiavgift) Med opprinnelig kostpris menes arbeidsgivers faktiske anskaffelseskostnader inklusive merverdiavgift og fratrukket eventuelle rabatter.» Vurdering: Rådmannen ser behovet for en oppgradering av også de folkevalgtes dataløsninger som signalisert. F.eks er enkelte av lesebrettene så vidt gamle at de ikke lengre lar seg oppgradere med nyere versjoner av operativsystemet. Nettopp oppdateringer er kanskje det viktigste enkeltstående sikkerhetstiltaket man kan gjøre. Generelt vil rådmannen foreslå at det standardiseres løsninger knyttet til både type utstyr og kommunikasjonsløsninger av administrasjonshensyn. Man valgte på et tidspunkt lesebrett fra Apple, ipad, og rådmannen vurderer at det er hensiktsmessig å fortsette med det. Den gang ble valget av ipad begrunnet utifra batteritid og (opplevd) brukervennlighet. Det finnes i dag fullverdige alternativ, basert på operativsystemene Android og (formodentlig) Windows, men det vurderes hensiktsmessig at man har et mest mulig ensartet og standardisert «miljø». Alle politikere henter i dag møtepapirer via en app som heter Goodreader på en server hos kommunen. En nyere versjon av sak/arkivløsningen er under vurdering, også om man skal gå over til en såkalt «sky-løsning». Dette kan åpne for alternative løsninger også mht. hvordan møtepapirer hentes. Også i dag er de fleste sakspapirer tilgjengelige via kommunens nettsider og det man i prinsippet trenger er en nettleser tilknyttet en datamaskin med internettoppkobling.

3 ipad ene er i utg.pkt. stilt til de folkevalgtes disposisjon for at de skal ivareta sin funksjonalitet som folkevalgt. Slik sett er dette et arbeidsverktøy som dermed bør innleveres når nytt utstyr mottas eller når funksjonen som folkevalgt opphører. Mye utstyr kan potensielt gjenbrukes i en eller annen kommunal funksjon, det være seg skole, barnehager e.a. Forutsetningen selvsagt er at innholdet slettes på en sikker og sertifisert god måte. Det vil også kreve relativt mye oppfølgingsarbeid ift. f.eks innberetning til skattemyndighetene om det velges å overdra utstyret til de folkevalgte. Rådmannen vil derfor anbefale at gammelt utstyr leveres inn. Når det gjelder det utstyret som er i bruk, så har tolv politikere i dag ipad Air/Air2 som er av nyere modell. Disse skal man ikke behøve å skifte ut etter rådmannens mening, men de må tilpasses. Det gjenstår da 35 stk politikere som har eldre ipad (ipad2) som bør skiftes. I tillegg er det også tre nettbrett knyttet til sekretariatet som er av samme modell og som dermed bør skiftes. Mao. er det snakk om totalt 38 nettbrett som bør utgå. Det finnes flere typer lesebrett også om man velger å gå videre med Apple sin ipad. Det er en «mellommodell» som bare heter ipad. Denne er nyere enn ipad Air, men eldre enn ipad Pro. ipad Pro er de dyreste i klassen. Ventelig vil ipad være et fullgått alternativ i overskuelig framtid, noe som i «dataverdenen» maks er en håndfull år. Anskaffelseskostnader: ipad 9,7 Wi-Fi kr pr stk + mva (38stk= kr ,- + mva) ipad 9,7 Wi-Fi + 4G kr pr stk + mva (38stk=kr ,- + mva) Deksel ipad kr 717 pr stk + mva (38stk=kr ,- + mva) Eventuelt Gavekort a kr 100,- til 46 politikere + 3 stk administrasjon = kr 4900,- (begrunnes under) Totalt med Wi-Fimodell og gavekort: kr ,- + mva Totalt med Wi-Fi+4G modell og gavekort: kr ,- + mva Deksel beskytter front og bakside, samt at de har mulighet for å settes stående. Her kan man muligens finne rimeligere deksel. Erfaringsmessig er et godt deksel viktig siden man har fått inn knuste ipad er fordi beskyttelse har vært for dårlig. Eventuelt gavekort a kr 100,- til 46 politikere + 3 stk administrasjon =kr 4 900,- Skal nettbrettene brukes mot mobilnettet, dvs. 3G/4G vil dette kreve et mobilabonnement. Da ordningen i sin tid ble etablert ble det sagt at det skulle baseres på bruk via Wi-Fi. Rådmannen ser ikke dette at dette har medført uforholdsmessige vansker med å nyttiggjøre seg brettene som arbeidsverktøy. Dette sies med basis i de erfaringer man har gjort og rådmannen vil foreslå at dette derfor også videre blir opp til den enkelte folkevalgte å avgjøre for egen del og dermed også evt. personlige dekning. Kostnader forbundet med klargjøring og indirekte kostnader: Det vil måtte brukes en del ressurser i ombytte og klargjøring av de nye nettbrettene, men dette vil bli håndtert internt i IKT-avdelingen. Klargjøringen består bl.a i oppsett med standard app er som tidligere nevnte Goodreader, Apple-ID etc.

4 Siden forrige løsning ble etablert og satt opp til politikere har mye endret seg også hos Apple når det gjelder policy og regler. Kommunen har kjørt med noen få Apple ID er som brukes på flere ipad er etter anbefalinger fra daværende leverandør da vi den gang kjøpte ipad. Det anbefales nå å sette en Apple ID pr politiker. Dette for å ha mulighet til å kjøpe nødvendige apper, eks. Goodreader, som vi benyttes for å få tilgang til saksdokumenter. Siden itunes/app Store krever enten gavekort eller kredittkort for å kjøpe noe så anbefales et gavekort pr politiker som legges inn i Apple ID til politikerne som så kjøper appen. En annen fordel med dette er at man lettere kan kjøre backup av enheten. Alternativet er at politikere bruker sin egen Apple ID og kjøper denne selv, men erfaringsmessig har ikke alle kommunens politikere Apple ID. Selve konfigureringen av de nye maskinene kan gjøres av kommunens IKT-avdeling mens de folkevalgte fortsatt har de gamle ipad-ene. Politikere blir ikke «skadelidende» i så måte. Dette vil ventelig ta et par ukers tid. De politikere som allerede har nyere versjon av ipad kan være i siste gruppe for tilpasninger og oppsett (her er det heller ikke sikkert man trenger å gjøre noe). Som nevnt foreslår rådmannen at det gamle utstyret leveres inn. I hvilken grad og hvordan dette utstyret evt. kan nyttiggjøres videre må vurderes nærmere. Avslutningsvis bemerkes det at vi har sett og ser at enkelte politikere bruker sine egne Appleidenter med icloud og «nøkkelring» (kryptert tjeneste for oppdaterer av passord og kredittkortopplysninger etc. som lagres på ipad-ene). Vestre Toten kommune har til nå ikke hatt noen regler vedr privat bruk, annet at dette er et verktøy for politiske møter. Spørsmålet er selvsagt om man bør etablere dette, da man for å slette en ipad fullstendig er da er avhengige av at politikere som har brukt private Apple- og icloudidenter logger seg ut av egne Appleidenter og icloud. (Dette fordi ipad blir låst til appleidenten). Dette er noe IKT-avdeling kan bistå med før innlevering av de gamle ipad-ene hvis behov. Prinsipielt bør man kanskje diskutere om ipad-er kun skal brukes til kommunalt arbeid og holde private id unna disse? Fleksibiliteten med å kunne gjøre bruk av 3G/4G-nettverket bør imidlertid bygges inn som en mulighet. Siden man allerede har en slik digital løsning oppegående for kommunens folkevalgte, vil en slik oppgradering ventelig bli å betrakte som en driftsutgift. Rådmannen anbefaler at dette derfor finansieres gjennom bruk av disposisjonsfondet og at kr ,- bevilges herfra. Bjørn Fauchald rådmann Geir Steinar Loeng

5 administrativ leder