1 av 6 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag 22.9.2011, kl 0915-1200 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet Fakultetet Fakultetet Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Dekanus Bjørn Hafskjold Prodekanus forskning Åse Krøkje Prodekanus utdanning Anne Borg Fungerende instituttleder Arne Petter Ratvik (IMT) Vara 1: Instituttnestleder Trond Peder Flaten Vara 2: Administrativ leder Lena Frostad Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Administrartiv leder Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Førsteamanuensis Jon Andreas Støvneng Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Administrartiv leder Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech Instituttleder Knut Marthinsen Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Administrativ leder Trond Einar Hagen Ralf Beck Vara: Marit Takla Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Administrativ leder Tom Helmersen Instituttleder Knut Marthinsen Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Administrativ leder Trond Einar Hagen Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Olav Vadstein Vara 2: Professor Eivind Almaas Marte Eik Isaksen Vara: Rune Smalås Anne Barsnes Vara: Ine Beate Larsen Ralf Beck Vara: Marit Takla Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seksjonssjef Martin Fjeldvær Rådgiver Kari Rueslåtten Seksjonssjef Heidi Hugdal Kontorsjef Tom Helmersen Seksjonssjef Bjørn Steinar Tanem Manager Trond Gifstad Seksjonssjef Magnar Hole Konsulent Gerd Flataas Sekretær/referent for ledergruppen: Konsulent Ludwika Osiak ludwika.osiak@nt.ntnu.no
2 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet FASTE POSTER Godkjenning av referat Referater fra møte 8.9.2011 ble godkjent. Oppfølging av tidligere saker Instituttleder Olav Bolland skal inviteres til å holde presentasjon om fysiske arbeidsmiljøfaktorer for ledergruppen. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen SAKSKART NTL-sak 38/11 Avdelingsingeniør/Overingeniør i kolloidkjemi ved IKP - utlysning Orientering ved instituttet Saksvedlegg ettersendes Ingen kommentarer. Stillingen lyses ut. Orienteringssaker RFP Referansegruppemøte nr 1 o Orientering ved seksjonssjef Martin Fjeldvær/seksjonssjef Bjørn Steinar Tanem o Ingen saksvedlegg o Presentasjon i møtet Momenter i diskusjonen: Bakgrunnen for RFP-prosjektet er fakultetsstyrets vedtak (jf. NTS-sak 02/11) samt behov for strategiske bemanningsplaner for administrative ansatte. Effektmålene er blitt justert etter en rekke diskusjoner med forskjellige aktører (jf. presentasjonen). Prosjektet fokuserer i første omgang på Informasjons- og Forskningsseksjonen på både institutt- og fakultetsnivå. Målet med kartlegging av ressursbruken og synliggjøring av prosessene på begge nivåene er: å avdekke det som fungerer dårlig/bra, å illustrere behovet for ny kapasitet innenfor ulike fagområder, å gi grunnlag for mer effektiv og hensiktsmessig drift og service til kundene og å forbedre samhandling og arbeidsdeling mellom nivåene. Kartlegging virker også som en bra måte å vise forskjellene mellom instituttene og mellom instituttene og fakultetet på når det gjelder tids- og ressursbruk ifm. enkelte prosesser. Det er viktig at instituttledere involverer seg i prosjektet og formidler nødvendig informasjon om dette til ansatte.
3 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Prosjektgruppen har allerede bedt om møter med alle instituttene. Alle møtene skal gjennomføres i uke 40. Informasjon om prosjektet samt kartleggingsskjemaet sendes til instituttene/seksjonene i løpet av uke 39. Det er tilrådelig å sende konkrete spørsmål til instituttene i forkant av møter. Bedre informasjonsformidling (spesielt via internett) og mer effektiv kommunikasjon er viktige temaer i lys av prosjektet. Det er mulig at prosjektgruppen forbereder spørreskjema for NT sine kunder for å få tilbakemelding om hva de forventer av våre tjenester. En slik undersøkelse er likevel avhengig av kapasitet og ressurser i prosjektet. Dekanus påpeker at det ikke nødvendigvis er effektivitet, men meningsfullhet i arbeidshverdagen som kan være et viktig effektmål for den enkelte ansatte. Meningsfylt arbeid oppnås når man utnytter tiden sin godt og leverer tjenester som er etterspurt, viktige og av god kvalitet. Seksjonssjef Heidi Hugdal påpeker at det er viktig å involvere ansatte i prosjektet slik at de får mulighet til å komme med innspill og at de føler seg trygge på prosessene. Instituttledernes rolle i prosjektet er beskrevet i presentasjonen. FTR ene skal diskutere prosjektet og sender innspill til seksjonssjef Martin Fjeldvær. Prosjektgruppen er åpen for innspill under hele arbeidsprosessen. Saken tas opp på nytt etter at møtene med alle instituttene finner sted. CM-prosjektet o Orientering ved seksjonssjef Bjørn Steinar Tanem/Trond Gifstad o Saksvedlegg o Presentasjon i møtet Momenter i diskusjonen: Contract management (CM) er et pilotprosjekt ved NT fakultetet som ble igangsatt i 2009/2010. I første fase av prosjektet ble det gjennomført en kartlegging av rutiner innen kontraktshåndtering ved alle institutter og krav til ressurser og systemstøtte. Dette arbeidet ble ledet av TTO i samarbeid med tidligere seksjonssjef Andrea Volbers ved NT og instituttene. Dekanus ønsker en videreføring av CM prosjektet. Dette vil bestå av to hoveddeler: o Hoveddel 1 identifisering og implementering av felles rutiner innen CM for alle instituttene; o Hoveddel 2 kompetanseheving av de som blir involvert i rutinearbeidet, tre områder står her i fokus: IP politikk, kontraktshåndtering og forhandlingsteknikk. Kompetanseheving forutsetter kursing/kursseminar som er planlagt i januar 2012. Det skal spesielt legges vekt på temaet kontraktshåndtering.
4 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Gjennomgang og operativ bruk av nye standardmaler for kontrakter vil være en del av kompetansehevingen i prosjektet. Det forventes at kontorsjefene vil spille en viktig rolle i prosjektet. Ledergruppen ser behovet for gjennomføring av prosjektet og har ingen kommenterer til den presenterte gjennomføringsplanen. Eni awards o Orientering ved dekanus Bjørn Hafskjold o Ingen saksvedlegg Eni awards på 200000 hver tildeles i følgende områder: o New Frontiers of Hydrocarbon o Renewable and Non-conventional Energy o Protection of Environment o Debut in Research Frist for innsending av kandidatforslag er satt til 28.10.2011. Dekanus Bjørn Hafskjold sender informasjon om prisene til ledergruppen via e-post. Fakultetsstyresaker o Orientering ved dekanus Bjørn Hafskjold o Jf. innkalling til fakultetsstyremøtet som sendt av seksjonssjef Martin Fjeldvær 19.9.2011 Momenter i diskusjonen: Møte i fakultetsstyret finner sted 30.9.2011. Bakgrunnen for NTS-sak 17/11 Revidering av administrativ bemanningsplan er behov for controllerstillinger ved både IKP og IMT og endringer som må gjøres i bemanningsplanen ifm. dette behovet. Det er kommet noen endringer til strategiplanen: o En reformulering på side 2: Vi vil vurdere i hvilken grad våre oppgaver og gjøremål bidrar til å nå målene og prioritere deretter. o Presisering av målet: NT har minst ti faggrupper med høy internasjonalt anerkjent kvalitet basert på NFRs evaluering av fire av NTs institutter. Målet er ikke for ambisiøst da 6 faggrupper ble vurdert til very good eller excellent. o Vedlegg som illustrerer hvilke tematiske området NT gir sitt bidrag til og kan prioritere i planperioden.
5 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Det er kommet et ønske om å revurdere tilfredshetsparameteren som et kvantitativt mål på utdanningssiden. Det ønskes å heller fokusere på en målparameter som vil vise om læringsutbyttet det enkelte studiet gir, svarer til læringsmål og studenters forventninger. De samlede statusrapportene bl.a. innen HMS, HR, økonomi, arealdisponering og prosjekter fakultetsstyret har vedtatt er vedlagt innkallingen. Det skal orienteres om strategiske langtidsplaner for vitenskapelig utstyr. Det er kommet til sammen 9 søknader. Saken tas opp på nytt på møte i ledergruppen 29.9. Søknadsfristen til rektor er 30.9. Tekniske stillinger TekStil-prosjektet o Orientering ved prodekanus Anne Borg/seksjonssjef Magnar Hole o Presentasjon i møtet Momenter i diskusjonen: Motivasjonen bak prosjektet er å utnytte tekniske tjenester og utstyr ved NT på en best mulig måte. Dette vil tydeliggjøre framtidig behov for tekniske stillinger ifm. bemanningsplanarbeidet. Prosjektet vil innebære planlegging av prosesser ved instituttene som vil lede til etablering av større laboratorieenheter innen forskning og utdanning. Det er viktig at dette arbeidet er godt forankret i instituttkulturene. Det er viktig å etablere laboratorieenhet som et begrep og ta det konsekvent i bruk ved fakultetet/instituttene. For noen institutter medfører dette kun en oppdatering av listene fra 2009/10; andre vil måtte kjøre en mer omfattende prosess. Det er positivt at HMS-oppgaver skal inkluderes i prosjektet. Prosjektgruppen vurderer om oppgaveomfang (tidsbruk) også bør kartlegges. Prosjektgruppen vil utarbeide forslag til driftsmodell for forskningslaboratorier basert på kartlegging av beste praksis. Dette vil kunne gi et godt grunnlag for revisjon av infrastrukturkostnader. Det anbefales at kartleggingsskjema testes ut ved én enhet før de videresendes til alle instituttene. En slik test foretas først enten ved IKP eller IMT. Bestillingen sendes til alle instituttene så fort som mulig. EVENTUELT UiO, UiB og UiS planlegger å etablere Center for Advanced Study ved University of California, Berkeley. Etableringen av senteret har ikke stor nok merverdi for NT-fakultetet. Det er likevel ønskelig å få på plass en mer standardisert utvekslingsordning med Berkeley.
6 av 6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dialogmøte med prorektor for utdanning er planlagt for 2.12.2011, kl. 08.30-10.30 (fakultetet prøver å avtale en ny dato da denne ikke passer alle). Det er tilrådelig at faglærere, ledere for ulike studieprogramråd og instituttlederne deltar i møtet. FTRene bør også være med. Møtet blir en del av den pågående KVASS-gjennomgangen hvor fakultetene skal tydeliggjøre sine kvalitetsprosesser. Møtet skal også være en oppfølging av arbeidet med Kvalifikasjonsrammeverket. Følgende temaer settes på agenda: o Hvordan kan etablering av læringsmål for emner og program knyttes til kvalitetsarbeidet? o Hvordan følge opp kvalitetsarbeid på emne og programnivå (roller og ansvar)? Hvordan lukke sløyfene? o Presentasjon av eksempler. Seksjonssjef Magnar Hole har fått i oppgave å undersøke hva som kreves for å få på plass en bedre ordning for oppbevaring og henting av flytende nitrogen. Det skal sjekkes om tanken mellom Realfagbygget og Kjemiblokkene kan brukes/modifiseres til dette formålet. Det skal også undersøkes om det er stort behov for lokale lagre/flere termosflasker ved instituttene. Magnar Hole er også bedt om å komme med et prisoverslag. Det er nå tid for ny runde med nominering av publikasjonskanaler til nivå 2 teknologi. Fristen for innsending av forslag til NRT er satt til 10.10.2011. Styringsdialog med rektor er planlagt for 7.11.2011, kl. 08.30. Jf. ephorte sak 2011/5921 for mer informasjon. Saken tas opp igjen på møtet i ledergruppen 29.9. Møte mellom NOKUT og NTNUs ledelse finner sted i februar/mars. Det skal da bestemmes hvilke enheter som skal evalueres. Evalueringen vil skje i mars/april og en helhetlig rapport vil foreligge til sommer 2012. Doktorgradsutdanningen kan også bli berørt av evalueringen. India-uka er planlagt for 1-9. oktober. Formålet med India 2011 er å styrke samarbeidet mellom India og Norge, og spesielt mellom NTNU og indiske forskningsmiljøer. Topplederkonferansen samler næringslivsledere og forskere fra NTNU og SINTEF til nettverksbygging og faglig oppdatering 10. november. Konferansen fokuserer på hvordan regionens næringsliv og NTNU kan spille på lag for å bli internasjonalt fremragende. Instituttlederne er oppfordret til å delta. Opprykksordningen er nå behandlet i arbeidsutvalget. Den skal ikke gjøres gjeldende for søknadsrunden 2011, men utsettes til søknadsrunde i 2012. Ordningen vil presenteres for fakultetsstyret 30.9. IMT har gjort en veldig bra jobb ifm. sammenslåing av internasjonale masterprogram.
Ressursforvaltningsprosjektet (RFP) Martin Fjeldvær, Bjørn S. Tanem, Tom Helmersen Referansegruppemøte 1 2011-09-22
Agenda 1. Kort bakgrunn - hvorfor er prosjektet igangsatt? 2. Kort status - hva har vi gjort så langt? 3. Effektmål med prosjektet 4. Hvilke fagområder/tjenester gjelder dette? 5. Kartleggingen - beskrivelse av ressursbruk i dag 6. Hvordan identifisere gode og dårlige prosesser? 7. Hvordan finne frem til hvordan vi ønsker det i fremtiden? 8. Informasjon, medvirkning og forankring 9. Instituttledernes rolle I prosjektet
Bakgrunn - Vedtak i Fakultetsstyret (NTS-sak 02/11; HR) "Fakultetsstyret ber om at de andre administrative tjenestene blir gjenstand for samme gjennomgang, med et tydelig mål om høy kompetanse, kvalitet i saksbehandligen, bedre samhandling mellom enheter og nivå og en fornuftig arbeidsdeling mellom enheter, og enheter og nivå. Forskning- og informasjons/sekretariatsfunksjonene skal prioriteres. Arbeidet skal startes umiddelbart". - På bakgrunn av dette vedtaket ble en prosjektplan utarbeidet og prosjektet vedtatt i Fakultetsstyret (NTS-sak 14/11). - Behovet for strategiske bemanningsplaner for administrativt ansatte er en annen viktig pådriver for prosjektet. Fakultetsstyret vil ikke godkjenne langtidsplan eller opprette nye stillinger før en helhetlig gjennomgang er på plass.
Status Kartlegging fra institutt og fakadm er kommet inn o Summering og redigering pågår nå o Skal legges ut eller sendes deltakerne for kvalitetssjekk To prosjektgruppemøter avholdt. Hentet inn råd sentralt (Kari Rueslåtten) ift. prosess To møter med kontorsjefer avholdt Ett styringsgruppemøte med dekanatet Effektmålene justert etter diskusjoner Diskusjon om leveranse i prosjektet pågår Fokus på å justere ambisjonsnivå etter leveransefrist mai 2012
Effektmål (reformulert) 1/3 God utnyttelse av våre administrative ressurser Med dette mener vi at stillingene skal organiseres på den måten som er mest hensiktsmessig for effektiv drift og service til kundene. Dette betyr at stillinger med flere roller, faglig konsentrerte stillinger og delte stillinger mellom enhetene/nivå må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Hvem som er våre kunder varierer. Det kan være studenter, ansatte, ledere, besøkende, samfunnet, media eller andre ved NTNU. Kundene er de vi til en hver tid leverer tjenester til. (ikke besluttet av styringsgruppen) Dette krever at vi har hensiktsmessige arbeidsprosesser
Effektmål (reformulert) 2/3 Våre bemanningsplaner skal synliggjøre ressursbruken og dokumentere behovet for ny kapasitet innenfor ulike fagområder for hele fakultetet sett under ett. Alle nye stillinger skal vurderes i lys av dette og fakultetets strategi.
Effektmål (reformulert) 3/3 God samhandling og arbeidsdeling (1) Mellom nivå to (fakadm) og tre (instituttene) (2) Mellom instituttene (nivå tre) Samhandling og arbeidsdeling med nivå 1 er også viktig, men vil ikke være fokus i prosjektet Kvalitet i alle ledd
Fagområder som er under lupen Informasjonsseksjonen Arkiv, post, dokumentsenter, ekspedisjon, service, sekretærfunksjoner, lederstøtte, kommunikasjon, formidling, web, internkommunikasjon, arrangement og studentrekruttering Forskningsseksjonen PhD, EU, BOA, forskningsinfrastruktur, store satsinger, forskertermin, arrangement,
Kartlegging Kort om prosess Eksempel (web) 2.1 årsverk (IKP ikke med enda) Noen justeringer gjøres som forslag før ny gjennomgang
De gode og de dårlige adm. prosessene Vi ønsker å identifisere de gode administrative prosessene og de som fungerer dårlig. Vi jobber med å lage et opplegg for dette Innspill fra ledergruppen? Er det noen utfordringer dere ser allerede nå som bør vurderes?
Fremtidsbildet Hvilke prosesser kan egne seg til å lage et fremtidsbilde? Scenarietenking? Best practise - lære av andre? Prosesser fra HR-prosjektet dere har gode erfaringer fra? Samlinger? Subgrupper/arbeidsgrupper Viktig tema for prosjektgruppen fremover Må sees I lys av leveringsfrist mai 2012.
Informasjon, medvirkning og forankring Hva gjør prosjektgruppen? Info til ansatte som er involvert (første brev kommer straks) Tar med LOSAM og kontorsjefene på råd jevnlig Status til fakstyret på hvert møte Egen åpen infomappe på innsida opprettet o Strategi og organisasjon > Organisasjonsutvikling > RFP 2011-2012
Instituttledernes rolle i prosjektet? Prinsipielle innspill til prosjektgruppen Informasjonsflyt og formidling til ansatte Skape engasjement og gi ansatte følelsen av at dere også ønsker dette. Skape en stemning hvor vi kan la alle muligheter være åpne. Fra "sånn har det alltid vært" til "sånn bør det være". Bidra til å identifisere behov og prioritere områder som bør gjennomgås.
Åpen post Innspill til det videre arbeidet?