Prosjektdokumentasjon fra Ahus 2011

Prosjektdokumentasjon fra Ahus 2011 AKERSHUS UNIVERSITETSSYKEHUS HF 23.08.2011 1

INNHOLDSFORTEGNELSE 1 FORORD... 3 2 OPPDRAGET... 3 2.1 Styresak 108/2008 Helse Sør-Øst...3 2.2 Oppdragsbrev mai og november...3 2.3 Rapportering til Helse Sør-Øst...4 3 FELLESPROSESSER... 4 3.1 Akershus universitetssykehus - Oslo universitetssykehus...4 3.1.1 Mandat og referansegruppe...4 3.1.2 Prosjektstab...5 3.1.3 Avtaler...6 3.1.4 Felles prosesser...7 3.2 Akershus universitetssykehus Vestre Viken...7 3.2.1 Felles prosjektsekretariat...7 3.2.2 Avtale om overføring...8 4 PROSJEKTORGANISERING OG GJENNOMFØRING AHUS INTERNT... 8 4.1 Styringsgruppe Ahus 2011...8 4.2 Mottaksprosjektet...8 4.2.1 Mandat 2009...8 4.2.2 Mandat 2010...9 4.2.3 Utviklingsenheten - Intern organisering av arbeidet... 10 4.2.4 Driftsmodeller... 10 4.2.5 HR... 11 4.2.6 Opplæring... 12 4.2.7 IKT... 14 4.2.8 Kommunikasjon og samhandling... 15 4.2.9 Økonomi... 15 4.2.10 Sengerokade og ibruktagelse av Pir 1... 15 4.2.11 Virksomhetsoverdragelser... 16 4.2.12 Bygg og utstyr... 16 5 HENVISNINGER...18 2

1 FORORD Helse Sør-Øst har gjennomført en omfattende prosess der det er etablert sykehusområder og endrede opptaksområder for disse. Endringene i hovedstadsområdet Hovedstadsprosessen - er gjennomført i samarbeid mellom foretakene Akershus universitetssykehus, Oslo universitetssykehus og Vestre Viken helseforetak. Dette dokumentet gir en kortfattet fremstilling av de ulike hoveddeler av disse prosessene og den valgte arbeidsformen. Dokumentet gir ikke en detaljert fremstilling av alle oppgaver og aktiviteter i prosessen. Det henvises til mer omfattende dokumentasjon. Dokumentet er utarbeidet etter ledelsens initiativ og saken inneholder ikke en evaluering av prosessen. I oppsummeringen fokuseres det på tre sentrale elementer: De to fellesprosessene mellom foretakene, hhv. mellom Ahus og OUS og mellom Ahus og VV i kap. 3 og Ahus-interne prosesser for å klargjøre foretaket til nye oppgaver i kap. 4. Kapittel 5 inneholder en oversikt over aktuelle saker i arkivet (gb). 2 OPPDRAGET 2.1 Styresak 108/2008 Helse Sør-Øst I Helse Sør-Øst RHF styresak 108/2008 om hovedstadsprosessen og 133/2008 om gjennomføringsplan, ble sykehusområder og opptaksområder for disse etablert. Ansvaret for tjenester til befolkningen i bydel Alna i Oslo og Follo i Akershus ble besluttet overført fra Oslo sykehusområde til Akershus sykehusområde fra senest 1.1.2011. Videre ble det forutsatt endringer i oppgavefordelingen innenfor to fagområder mellom Vestre Viken og Ahus. Dette omfattende endringsarbeidet ble forutsatt gjort i tett dialog mellom de tre helseforetakene. I denne saken er det overføringsprosjektet fra OUS til Ahus som gis størst plass, da dette har vært det prosjektet som har vært mest omfattende hva gjelder overføring av oppgaver, befolkning og personell. 2.2 Oppdragsbrev mai og november Helse Sør-Øst RHF har i brev av 25. 05. 2009 utvidelse av opptaksområdet for Akershus universitetssykehus HF etablering av overføringsprosjekt i samarbeid med Oslo universitetssykehus HF og i brev av 01.10.2009 Endring av pasientstrømmer i mellom Vestre Viken HF, Oslo universitetssykehus HF og Akershus universitetssykehus HF som følge av etablering av sykehusområder i Helse Sør-Øst redegjort nærmere for rammebetingelsene for dette arbeidet. I brev av 25.05.2009 ber Helse Sør-Øst om at felles overføringsprosjekt opprettes med det formål å avklare og gjennomføre de nødvendige endringer som følger av forutsetningene i sak 130-2008 plan for strategisk utvikling og i sak 108-2008 om hovedstadsprosessen, og de 3

rammebetingelser som er nevnt ovenfor. Arbeidet må munne ut i at det inngås en samlet avtale om personell, økonomiske forutsetninger, disponering av bygg mv...det legges til grunn at arbeidet ledes av en styringsgruppe som også sikrer god medvirkning fra brukerne, ansatte og kommunene. Det er viktig at Ahus og OUS i felleskap etablerer en tidsplan for innfasing av den nye opptaksområdet i tråd med økonomiske rammebetingelser og tilgjengelig kapasitet 2.3 Rapportering til Helse Sør-Øst Helse Sør-Øst valgte å ikke delta aktivt i de etablerte prosjekt- og styringsgrupper i overføringsprosjektene som har stått for gjennomføringen av dette arbeidet. Helse Sør-Øst etablerte fra april 2010 månedlige oppfølgingsmøter, der det i forkant av møtet ble utarbeidet felles rapportering fra foretakene. Rapporteringen inneholdt status for vedtatt handlingsplan samt en oppdatert risikovurdering. 3 FELLESPROSESSER 3.1 Akershus universitetssykehus - Oslo universitetssykehus 3.1.1 Mandat og referansegruppe Det ble opprettet en bredt sammensatt styringsgruppe for prosjektet med representanter fra sykehusene, kommuner og bydeler i opptaksområdet, brukerorganisasjonene, de ansattes organisasjoner og vernetjenesten. Styringsgruppen ble ledet av adm. direktør ved Ahus. Det ble utarbeidet et mandat for oppdraget. Mandatet ble behandlet i SG første møte 26.11.2009 før endelig beslutning 08.01.2010. Styringsgruppen drøftet i møte 06.05.2010 sin rolle som styringsgruppe. Styringsgruppen var ikke komfortabel med at det formelle ansvaret ikke var i samsvar med den myndighet som var tillagt fra Helse Sør-Øst. Gruppen endret i møte 06.05 sin rolle til referansegruppe. Mandatet ble endret i tråd med dette. Revidert mandat ble formelt godkjent i referansegruppen 09.09.2010. Styrings-/referansegruppen har totalt avholdt 10 møter fra oppstart til siste møte i desember 2010. Styrings-/referansegruppen har i sine møter vært forelagt oppdatert status på aktiviteter i overføringsprosjektet. Gruppen har i tillegg til å følge prosjektet tett, bistått med diskusjoner og anbefalinger knyttet til særlige tema i prosessen. 4

Modellen under viser organisering av prosjektet. Helse Sør Øst Styret OUS Styret Ahus OUS Overføringsprosjekt styringsgruppe Ahus Prosjektstab Avgivende overføringsprosjekt OUS Mottagende overføringsprosjekt Ahus 3.1.2 Prosjektstab I overføringsprosjektet ble det etablert to delprosjekter, et avgivende overføringsprosjekt i Oslo universitetssykehus og et mottakende overføringsprosjekt i Akershus universitetssykehus. Disse prosjektene var ansvarlig for å utarbeide et felles beslutningsgrunnlag og framdriftsplan ut fra de føringer som ble gitt fra styringsgruppa og fra ledelsen i de respektive helseforetak. Det ble utarbeidet egne mandater for avgivende og mottakende prosjekt (se punkt 4.2). Det ble høsten 2009 etablert en felles prosjektstab som var ansvarlig for å sikre koordinering mellom de to delprosjektene, bl.a. i forhold til forberedelse av saksmateriell til styrings- /referansegruppe. Hovedoppgavene til felles prosjektstab var utarbeidelse av felles handlings- og fremdriftsplan for overføringsprosessen, bidra til nødvendig framdrift internt i foretakene, sikre en felles rapportering til eier og sikre koordinering av all aktivitet knyttet til overføringsprosessen som involverte begge foretak. Deltakere i felles prosjektstab var medarbeidere i de to delprosjektene. Ved behandling av særskilte tema møtte aktuelle ledere/fagpersoner fra foretakene. Felles prosjektstab avholdt ukentlige møter fra tidlig høsten 2009 og ut prosjektperioden og ble ledet av de to prosjektansvarlige ved foretakene i fellesskap. 5

Felles fremdriftsplan for overføringsprosjektet innholdt følgende hovedområder: Etablere rammebetingelser for overføring av aktivitet og personell FOU Kommunikasjon HR gjennomføring av personelloverføring Økonomi IKT Plan for å snu pasientstrømmer Samlet avtale om overføring av personell, økonomi, m.m. 3.1.3 Avtaler I oppdragsdokumentet forutsettes det at det skulle etableres en samlet avtale knyttet til overføringen. Dette ble løst ved en samlet rammeavtale mellom foretakene, samt detaljerte avtaler innen de ulike områdene. Avtalene omhandlet rammer for virksomhetsoverdragelser, personelloverføring, eiendom, økonomiske prinsipper, utstyr og IKT. Avtalene ble styrebehandlet ved Ahus. Det ble også etablert særskilte avtaler for overføring av pasientansvaret innenfor de enkelte fagområder. Avtalen inneholdt både generelle bestemmelser og særskilte forhold for enkelte pasientgrupper. Bildet under viser en oversikt over de inngåtte avtaler. RAMME- AVTALE / OPPDRAGET Prinsippavtale Økonomi Virksomhetsoverd. Delavt 2- HR Virksomhets- Overdragelse Delavtale 3 Eiendom / leieavt. Delavtale 4 Utstyr, driftstj. Delavtale 5 Pasienter Delavtale 6 IKT. Delavtale 1-1 SKI - HR - Eiendom - Ustyr, driftstj. - Pasienter - IKT - Forskning og undervisning Delavtale 1-2 Psykisk helsev - HR - Eiendom / leie av lokaler - Ustyr, driftstj. - Pasienter - IKT - Forskning og undervisning Delavtale 2-1 Virksomhetsoverd. - Alderspsyk. - Akuttpsyk. Delavtale 2-2 Pensjoner Delavtale 2-3 div. A: indre arb.marked B: Retningslinje C: Vilkår Delavtale 2-4 Avtale med SP Delavtale 2-5 Opplæring 3-1 leieavtale - innleie Gaustad 3-2 Kjøp av driftstj. Gaustad 3-3 Div. Avtaler (leieavtaler etc.) 4-1 BHM 4-2 Leveranse av blodprodukter fra Ahus 5-1: Plan Inn- og Utfasing pas: -OUS 5-2 Leveranseavt. Psyk. helsevern: A.28 psykosebeh. B.700 beh.døgn BUP 5-3 Leveranseavt. Somatikk: dialyse 5-4 Beredskap 6-1 Pasientsystemer 6-2 Saksarkiv 6

3.1.4 Felles prosesser Møteserier med fagmiljøene Overføring av befolkningsansvaret innebar en overføring av pasientansvaret for et stort antall pasienter som var under behandling eller som allerede sto på venteliste, Det ble fokusert særlig å på at denne overføringen måtte skje på en måte som ivaretok pasientsikkerheten. Felles prosjektstab initierte en møteserie mellom alle fagmiljø ved de to sykehusene der fokus var å etablere konkrete avtaler for pasientoverføring. Det ble avholdt minimum ett møte innen totalt 23 fagområder. Det foreligger referat fra disse møtene. Allmøter Det ble arrangert allmøter ved OUS, både ved Aker, Ullevål og Rikshospitalet der foretakenes ledelse i felleskap møtte de ansatte. Fokus var informasjon om overføringsprosessen og Ahus organisasjon og aktiviteter. Fokusgrupper Det ble avholdt fokusgruppesamtaler med brukerne, der brukerorganisasjonene fra begge foretak deltok. ROS-analyse Det ble gjennomført en ROS-analyse av akuttberedskap knyttet til endring av pasientrømmer fra 1.1.2011. 3.2 Akershus universitetssykehus Vestre Viken 3.2.1 Felles prosjektsekretariat Samarbeidet med Vestre Viken (VV) har vært av mindre omfang enn mot OUS. Dette grunnet et betydelig mindre volum av overføringer. Det ble etablert et felles sekretariat med en person fra VV og to fra prosjektsekretariatet ved Ahus. Ved behandling av særskilte tema møtte aktuelle ledere/fagpersoner fra foretakene i felles prosjektstab. Felles prosjektstab avholdt møter ved behov fra høsten 2010 og ut prosjektperioden. Referat ble skrevet fra alle møter. Følgende forhold ble omhandlet i arbeidet: Etablere rammebetingelser for overføring av aktivitet Vurdering av personellmessige konsekvenser Kommunikasjon Økonomi IKT Plan for å snu pasientstrømmer 7

3.2.2 Avtale om overføring For fagområdene barne - og ungdomspsykiatri og habiliteringstjenester ble det etablert overføringsavtaler mellom Ahus og Vestre Viken. Fagmiljøene ved sykehusene avholdt møter der de ble enig om overføringsprinsipper og utformingen av avtalen mellom foretakene ble basert på disse. Avtalens hovedprinsipper var samsvarende med avtalene inngått med OUS. 4 PROSJEKTORGANISERING OG GJENNOMFØRING AHUS INTERNT 4.1 Styringsgruppe Ahus 2011 Ahus flyttet inn i nytt sykehus og med ny organisasjonsstruktur 1.10.2008, og det ble tidlig identifisert at arbeidet frem mot 1.1.2011 ville være krevende med store utfordringer knyttet til ferdigstillelse av nytt bygg (fase 2), tilpasning i nye lokaler, nye økonomiske rammebetingelser og forberedelser til overtakelse av nye opptaksområder. Det ble etablert Styringsgruppe Ahus 2011. Styringsgruppen besto av administrerende direktørs ledergruppe, 4 representanter for de ansatte og en representant fra brukerne. Sekretariatet ble lagt til enhet for utvikling. Styringsgruppe Ahus 2011 hadde i 2009 ti møter, 2010 ti møter og i 2011 ett avsluttende møte. Styret ved Ahus ble løpende orientert om 2011-prosessen gjennom administrerende direktørs orienteringer og en rekke styresaker om ulike temaer tilknyttet overflyttingen. 4.2 Mottaksprosjektet 4.2.1 Mandat 2009 Styringsgruppe Ahus 2011sitt oppdrag var å ivareta en samlet styring av alle utviklings- om implementeringsprosjekt som sikrer utvidelse av sykehusets virksomhet fra 2011. Styringsgruppen skulle videre ha ansvar for å identifisere, planlegge, godkjenne, koordinere og gjennomføre de prosjektene i foretaket som skal sikre nødvendig utvikling og endringer i organisering, driftsformer og samhandlingsmønstre. Omfanget av oppdraget ble beskrevet som i tegningen, og skulle ivareta både fase 2, implementering og gevinstrealisering av vedtatte organisasjonsutviklingsprinsipper, etablering av Ahus som sykehusområde og varslede endringer innen de administrative fellesfunksjonene i HSØ. 8

AHUS 2011 Administrative fellesfunksjoner Etablering av sykehusområder OU-implementering Gevinstrealisering FASE 2 4.2.2 Mandat 2010 Mandat for styringsgruppens arbeid ble i begynnelsen av 2010 endret til kun å omfatte en oppfølging og gjennomføring av Mottaksprosjektet. Mandat for dette arbeidet ble behandlet i Styringsgruppen 20.2.2010. Oppdraget ble spesifisert å være: Mottaksprosjektet skal, i samarbeid med OUS, sørge for at det blir utarbeidet og sammenstilt materiale som kan legges til grunn for beslutninger i styringsgruppen for fellesprosjektet. Eksempel på dette kan være utarbeidelse av modell for overføring av personell. Mottaksprosjektet vil ha ansvar for etablering og koordinering av interne prosesser ved Ahus som er avgjørende for at vi skal få til etableringen av sykehusområdet per 1.1.2011, herunder de løpende risikovurderinger. Eksempel på interne prosesser er koordineringen av arbeidet knyttet til etablering av pasienttilbud(driftsmodell). Ansvaret for aktiviteten ligger i linjen, men mottaksprosjektet vil koordinere og legge dette frem for beslutning internt ved Ahus. Resultatkrav Legge til rette for en hensiktsmessig og god overføring av pasienter, pårørende og ansatte i nytt opptaksområde. Legge til rette for drift i nye arealer i Nye Nord, Pasienthotell, nytt kjøkken, nye areal for pasientbehandling innen illegale rusmidler og Sengepir 1 9

4.2.3 Utviklingsenheten - Intern organisering av arbeidet Ahus opprettet et eget prosjekt fra våren 2009 med ressurser fra enhet for utvikling med ansvar for den daglige styring og oppfølging av aktiviteter. Prosjektleder var leder for enhet for utvikling. Nytt sykehus - Fase 2 ble definert som en integrert del av prosjektet da forutsetningene fra utbyggingen ga avgjørende premisser for gjennomføringen. En prosjektgruppe bestående av medlemmer fra alle divisjoner og stabsenheter ble opprettet. Gruppen hadde som formål: Være bindeleddet mellom utviklingsavdelingen og egen divisjon Koordinere arbeidet med driftsmodell i egen divisjon i samarbeid med utviklingsavdelingen Delta aktivt i HR-aktivitetene ifm personelloverføring i samarbeid med andre i egen divisjon samt HR-avd og enhet for utvikling Bidra til å Identifisere og spille inn avhengigheter mellom egen og andre enheter i sykehuset slik at disse blir behandlet på riktig måte Informasjon i egen divisjon Pådriver i egen divisjon for å skape riktig oppmerksomhet rundt 2011-prosessen Rapportere fremdrift i masterplan Under hele prosessen har enhet for utvikling hatt et utstrakt samarbeid med fagdivisjonene og stabsavdelingene (HR, økonomi, analyse, medisin og helsefag, samhandling, juridisk). 4.2.4 Driftsmodeller Det ble høsten 2009 innhentet datafiler fra OUS med opplysninger om aktiviteten fra det nye opptaksområdet. Dette ble grunnlaget for kapasitetsberegningene forut for overtakelsen. I tillegg utviklet OUS en forbruksratemodell for å korrigere forventet pasienttilstrømning for forventet lekkasje av pasienter til OUS. Plantallene ble også korrigert for valgt profil på innfasingen av aktiviteten innenfor de ulike fagområdene. Plantallsprosessen avdekket ulikheter i behandlingsprofiler (døgn/dag/poliklinikk) og forskjeller i liggetider mellom Ahus og OUS. Dette ble usikkerhetsfaktorer i kapasitetsberegningene som det måtte tas høyde for i planleggingen. Driftsmodellarbeidet med kapasitetsplanlegging og bemanningsplaner ble besluttet lagt til den enkelte divisjon. Prosjektet bisto med underlagsmateriale og analyser. Somatikk Basert på materialet rundt forventet økning i aktivitet ble det beregnet bemanningsbehov for hver avdeling innefor somatikken. Disse behovene lå til grunn for budsjettprosessen for 2011. Parallelt ble det gjennomført en behovsanalyse ift bruken av areal og evt behov for ombygginger/utvidelse av dette (se Bygningsmessige tilpasninger under kap. 4.2.14). Ski sykehus Ski sykehus var som en del av OUS planlagt brukt i retning av samhandlingsarena. Ved overføringen til Ahus ble Skis kapasitet nødvendig å utnytte mer som tradisjonelle 10

spesialisthelsetjenester. I overføringen ble det derfor planlagt med ytterligere bruk av Ski både ift dagkirurgi og poliklinikk. Psykisk helsevern Det vesentligste av kapasiteten ved nytt område ble innefor psykisk helsevern overført ved virksomhetsoverdragelser. Beregninger basert på aktiviteten ved disse enhetene ble lagt til grunn i plantallsarbeidet og også her kvalitetssikret opp mot den utviklede forbruksratemodellen. Det ble i divisjonen planlagt en organisasjonsutviklingsprosess der de nye enhetene skulle tilpasses til Ahus organisering og driftsmodell. Samtidig startet arbeidet med å finne erstatning for løsningen med midlertidig leie av lokaler for alderspsykiatrien ved Gaustad og midlertidig kjøp av behandlingskapasitet innen psykosebehandling og sikkerhetspsykiari fra OUS. De organisatoriske konsekvensene for Divisjon psykisk helsevern etter overtakelse av nytt opptaksområde ble behandlet i egen styresak juni 2010 (Sak 61/10). 4.2.5 HR Ved årsskiftet 2009/2010 ble det inngått avtale 1 med OUS om indre arbeidsmarked som et første ledd i prosessen med overføring av personell fra OUS til Ahus. Avtalen innebar at ledige faste stillinger ved Ahus ble utlyst i et felles internt arbeidsmarked for ansatte ved Ahus og OUS, unntatt stillinger på nivå 1 og 2 og leger i spesialisering. Faste ansatte ved OUS og Ahus ble i perioden sidestilt ved tilsettinger, og stillinger ble først lyst ut eksternt dersom det ikke var kvalifiserte interne søkere. Rekrutterte fra OUS fikk med seg sine vilkår fra OUS i tråd med reglene om virksomhetsoverdragelse så langt disse passet. Avtalen ble terminert ved oppstart av rekruttering til 2011-stillinger i mai 2010. Innen det opptaksområdet som ble overført hadde en rekke enheter i hovedsak områdefunksjoner for pasienter som ble overført fra OUS til Ahus. Følgende enheter ble besluttet overdratt i henhold til avtale 2 : Ski sykehus, Follo DPS, Follo BUP, Alna DPS, Furuset BUP, Alderspsykiatri Gaustad, Akuttpsykiatri Sinsen (unntatt en enhet). Disse enhetene ble virksomhetsoverdratt fra OUS til Ahus i tråd med reglene i arbeidsmiljølovens kapittel 16. I tillegg til lovbestemte rettigheter fikk de ansatte videreført medlemskap i samme pensjonskasser som de hadde i OUS, og Ahus trådte inn i de overenskomster som gjaldt ved OUS på overføringstidspunktet. For personell til øvrige områdefunksjoner var det ikke personell og oppgaver innenfor identifiserbare miljøer som kunne virksomhetsoverdras i tråd med arbeidsmiljølovens regler, og 1 gb 09/04306-28 2 gb 10/04968-10 11

det øvrige personell ble derfor rekruttert. Ut fra felles retningslinje 3 for de to foretakene ble nye stillinger som følge av det økte opptaksområdet utlyst i OUS. På områder der det var felles mangel på kvalifisert personell, ble det lyst ut eksternt. Ansatte fra OUS som søkte 2011-stilling ved Ahus fikk med seg sine rettigheter som om det var en virksomhetsoverdragelse så langt dette var mulig. Disse ansatte har derfor blitt likestilt med de virksomhetsoverdratte med det unntak at de har mottatt sluttoppgjør fra OUS og starter ny feriepengeopptjening ved Ahus. For leger i spesialisering har det vært gjennomført egen rekrutteringsprosess der overenskomstens utvalgsregler har vært fulgt, men med fortrinnsrett for søkere fra OUS. I overføringen av de ansatte har det vært nødvendig med endringer i personalportalen for å imøtekomme de vilkår de ansatte har fått med seg. På grunn av til dels mangelfulle og feilaktige grunnlagsdata har denne delen av overføringen en del gjenstående arbeid fremover, og det vil bli utarbeidet egen sluttrapport for dette delprosjektet. 4.2.6 Opplæring Arbeidet knyttet til opplæring av personell som ble nyansatt og virksomhetsoverdratt fra Oslo universitetssykehus, ble organisert som et prosjekt under Enhet for HR: Styringsgruppe AHUS 2011 HR direktør Prosjektleder Delprosjekt kursutvikling Prosjektgruppe 3 gb 10/02744-2 12

Mandat for arbeidet: Etablere systemer som sikrer nyansatte nødvendig opplæring i forbindelse med oppstart i ny jobb, slik at pasientsikkerhet, liv og helse ivaretas. Synliggjøre sentralt og lokalt opplæringsansvar for berørte enheter. Lederstøtte ved planlegging av tiltak ved behov for tilrettelegging av drift ved enheter med stor andel nyansatte. Prosjektet gjorde en kartlegging av opplæringsbehovet for enheter som ble virksomhetsoverdratt, og for kliniske enheter tilknyttet hovedsykehuset på Lørenskog. Utgangspunktet var svært ulikt ift. disse to gruppene: Ved hovedsykehuset kom nyansatte på samme måte som i ordinær drift til enheter der det allerede var kjent personell ( mer av det samme ). Enheter som skulle virksomhetsoverdras kjente til faget og prosedyrer fra før, men her var alle ukjente med ny IKT plattform og administrative verktøy tilknyttet dette. Det som var felles utfordring i forhold til begge gruppene, var å kunne nå mange ansatte over et større geografisk område på kort tid. Gjennomføring av prosjektet vektla derfor å utnytte fordelene ved e-læring: Øke opplæringskapasitet Rask og effektiv informasjonsformidling Kostnadseffektiv løsning med gode læringsresultater Standardisert opplæring Dokumentert gjennomføring Oversikt over opplæring i regi av prosjektet: 13

Hovedtyngden av e-læring ble gjennomført før 1. januar. For hovedsykehuset ble klasseromsundervisning og systemopplæring i hovedsak gjennomført i løpet av 3.-7. januar. Det ble satt opp ekstrakurs for sykepleietjenesten 10. januar, og for lege- og sykepleietjenesten 17.- 18. januar for å ta høyde for at ikke alle nyansatte begynte samtidig 3. januar. For ledere ved de enhetene innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling som ble virksomhetsoverdratt til Ahus, ble det i januar 2011 arrangert standard kurs for ledere ved Ahus. Kurset ble supplert med en orientering om organisering og drift innen Divisjon psykisk helsevern. ID-kort En kritisk faktor for prosessen var at personell tilknyttet hovedsykehuset måtte gjennomføre e- læring for å få utstedt ID kort. Det ble etablert en egen delprosess for e-læring og utstedelsen av kort. 4.2.7 IKT Overføring av pasientopplysninger Prosjektet skulle gi tilgang til informasjon slik at pasientene opplevde at helsepersonellet ved Ahus var fullt ut informert om sykehistorie og aktuelle tiltak rundt pasientene som tilhørte det nye opptaksområdet. Arbeidet ble organisert i et eget prosjekt med deltakelse fra Ahus (prosjektleder), Sykehuspartner og DIPS. Styringsgruppen Ahus 2011 var også styringsgruppe for IKTprosjektet. Styringsgruppen ble da utvidet med representant fra OUS og Sykehuspartner. OUS organiserte sin del av arbeidet i linjeorganisasjonen. Det var tett kontakt mellom disse partene i hele prosjektperioden. Det ble etter retningslinjer gitt av journalkomiteen og diskusjoner med OUS besluttet hvilken informasjon som skulle overføres fra OUS til Ahus i elektronisk form. I tillegg ble rutiner for overføring av evt. supplerende opplysninger fra OUS utformet. I tillegg til informasjonsoverføringen måtte virksomhetsoverdratte lokalisasjoner utstyres med IKT-utstyr iht Ahus tekniske plattform. 14

Overføringen ble gjennomført i perioden 30.1210 til 02.01.11. I dette tidsrommet var DIPS/EPJsystemet i perioder satt i lesemodus og egne rutiner for behandling av pasientinformasjon iverksatt. Overføringen ble gjennomført uten større avvik. Kostnadene ved prosjektet ble ca 30 mill kr. Utstyrsutplassering Nordbyhagen Ahus definerte et behov på inntil 1500 nye årsverk som følge av utvidelsen. Fom 01.01.2011 ville det dermed være 700 til 800 flere ansatte ved Ahus eksisterende lokasjoner. De nyansatte ved Nordbyhagen behøvde tilgang til IKT-utstyr og systemer for å gjennomføre sin arbeidsdag. Formålet med prosjektet var kartlegging og tilgjengeliggjøring av IKT-utstyr samt kartlegge økning i IKT-driftskostnader. 4.2.8 Kommunikasjon og samhandling Å snu pasientstrømmer er avhengig av en god kommunikasjon til henvisere, pasienter, samarbeidsparter og befolkningen generelt. Det ble derfor i fellesskap mellom foretakene utarbeidet en kommunikasjonsplan for dette arbeidet. Plan for å snu pasientstrømmer fra OUS til Ahus, Samhandling med førstelinjetjenesten 4.2.9 Økonomi I hovedsak ble de økonomiske forholdene ivaretatt gjennom tildeling av inntektsrammer fra Helse Sør-Øst RHF og de ordinære prinsippene for gjestepasientoppgjør. Avtalen rundt økonomi ivaretar øvrige økonomiske forhold og mellomværende knyttet til endret opptaksområde. Eiendeler og gjeld knyttet til endret opptaksområde ble overdratt fra OUS til Ahus. Alle forpliktelser pådratt før 01.01.2011 står OUS økonomisk ansvarlig for, og skal innfris av OUS. Det ble etablert en fisjons-/fusjonsbalanse til bokført verdi pr. 31.12.2010. Denne ble styrebehandlet. Uforutsette eller urimelige kostnader knyttet til overføringen mellom partene skulle evt behandles i et pro et contra oppgjør før 30.09.11. 4.2.10 Sengerokade og ibruktagelse av Pir 1 Medisinsk og kirurgisk divisjon gjennomførte i felleskap et delprosjekt der nye sengeområder ferdigstilt i fase 2 ble tatt i bruk. Dette ble gjort samtidig som nye ressurser (inkludert senger) for de enkelte fagområder ble omfordelt. 15

4.2.11 Virksomhetsoverdragelser Virksomhetsoverdragelse Følgende enheter ble virksomhetsoverdratt fra OUS til Ahus: Ski sykehus (somatisk virksomhet) Follo DPS inkludert TSB i Vestveien 15 og Åsenveien 3 i Ski Follo BUP i Åsenveien 3 og Idrettsveien 16 i Ski Furuset BUP i Furuset Senter Trygve Lies Plass 1 Deler av Alna DPS inkludert TSB i Jerikoveien 28 B og Sinsenveien 47 B Disse enhetene ble virksomhetsoverdratt etter Helseforetakslovens 50 og Arbeidsmiljølovens kap. 16. Dette innebærer bl.a. at personell, bygg og eiendeler, rettigheter, herunder offentlige tillatelser og forpliktelser som er knyttet til virksomheten ble overført til Ahus som en helhet. Arbeidstakerne ved Alderspsykiatrisk avdeling på Gaustad og deler av psykiatrisk akuttavdeling på OUS Aker ble virksomhetsoverdratt etter arbeidsmiljølovens bestemmelser i kap. 16. Det ble ikke overført eiendeler, utstyr eller lignende forpliktelser som er knyttet til denne virksomheten. Ahus har for 3 år inngått avtale om å leie lokaler/driftstjenester fra OUS. 4.2.12 Bygg og utstyr Fase 2 Bygging av nytt sykehus har vært delt i 2 faser. I fase 1 ble det meste av sykehuset ferdig og besto av behandlingsbygget som var bundet sammen med sengebygget via en glassgate. Det var imidlertid kun 3 av de 4 sengepirene som var ferdig, da den siste piren måtte vente til det gamle sykehuset var tatt ned. I fase 2 ble det gamle sykehuset revet og området gjort klar for de neste byggetrinn som var den siste sengepiren (S1) med 113 senger + poliklinikk for ØNH og nevrologi, i tillegg til nytt hovedkjøkken (HK) og seksjon for Illegale Rusmidler (IR). Den eksisterende bygningen Nye Nord (NN) ble totalt renovert for å kunne romme hhv pasienthotell, administrasjon, UiO og undervisning. På sommeren 2010 flyttet de administrative funksjoner og universitetet fra MIR inn i nye lokaler i NN, og pasienthotellet startet sin drift med i alt 73 senger 01.09.10. De resterende arbeider i fase 2 blir ferdigstilt høst 2011. Ved Avdeling akuttpsykiatri ble det foretatt bygningsmessig tilpasning slik at avdelingen kunne romme 4 lukkede og 2 åpne poster som forutsatt ved virksomhetsoverdragelse fra tidligere OUS, Aker. 16

Bygningsmessig tilpasning I forbindelse med utvidet opptaksområde har det vist seg behov for en del tilpasninger og ombygninger spesielt innenfor dagbehandling og poliklinikk. Det har også vist seg at akuttmottaket måtte ha mer plass. De tilpasninger som er utført har skjedd innen Ahus tilgjengelige arealer. Noen av de bygningsmessige tilpasninger er gjennomført høsten 2010, mens de resterende gjennomføres i 2011 og 2012. Nedenfor er en oversikt over de bygningsmessige tilpasninger og omrokkeringer i prosessen: Akuttmottaket har fått ca 10 observasjonsplasser i tillegg til undersøkelses- og behandlingsrom. Det er gjort en del omrokkeringer og det er planlagt et nybygg for å ivareta bedre venterom Hema/onko dagbehandling og poliklinikk er utvidet med nesten dobbelt antall plasser Behandlingshjelpemidler (BHM) har fått utvidet plass Nyre/endo øker med ca 50 % etter ombygging Dialyseplasser vil øke med ca 75 % etter ombygging 4 rom på føde/obs omgjøres til 4 fødeplasser Kontorer (det er innredet / tilpasset ca 300 kontorarbeidsplasser dels i nybygget og dels i brakker utenfor til erstatning for de ca 100 plassene som er avviklet som følge av andre ombygginger og til nyansatte). Sterilforsyningen (nye vaskemaskiner inn ombygging) Tiltak for å kunne benytte to operasjonsstuer mer fleksibelt. Dagbehandling (lunge) utvides med 4-6 plasser Dagbehandling (hjerte) utvidet med ett rom Dagbehandling (gastro-kirurgi). 4 sengeplasser, 4 stolplasser Bildediagnostisk senter (ny MR) Bildediagnostisk senter (granskning) utvides Laboratoriemedisinsk senter o Område for MRSA (gule stafylokokker) o Prøvetaking i glassgate utvides med 2 plasser/rom o Nye instrumenter inn på analysehallen mindre bygningsmessige tilpasninger I tillegg til dette er det en del områder med mindre tilpasninger som vurderes fortløpende. Dette anses som en del av den ordinære sykehusdriften da tilpasning av bygningsmassen skjer kontinuerlig som følge av endrede behov. 17

5 HENVISNINGER Relevante saker i sykehusets saksarkiv (gb): Avklaringer innen HR - Ahus 2011, 10/05289 Avtaler for overføringsprosjektet mellom Oslo universitetssykehus og Ahus fra 2011, 10/04968 Bistand fra sykehuspartner i forbindelse med overføringsprosjekt Ahus 2011, 11/01011 Endring av opptaksområder for Ahus, 08/05476 Frivillig overgang av stillinger og personell fra Oslo universitetssykehus til Ahus fra 2011, 10/02744 Hovedstadsprosessen ressursutnyttelse og koordinering av helsetjenester i hovedstadsområdet, 07/02579 Informasjonsmøter med tillitsvalgte og verneombud, Ahus 2011, 09/03858 Konsekvenser av hovedstadsprosessen divisjon psykisk helsevern (Ahus 2011), 09/01903 Ledergruppemøter ved Ahus 2010, 10/00060 Monitorering og rapportering overføringsprosjekt Ahus 2011, 11/0242 Oppfølgingsmøter Ahus 2011, 09/03859 Opplæringsprosjektet Ahus 2011, 11/06901 Overføringsprosjekt mellom Vestre Viken HF, Oslo universitetssykehus HF og Ahus om tilpasning av kapasitet i hovedstadsområdet, 09/04306 ( hovedsak) Ressursbehov og bemanning i forbindelse med utvidelse av opptaksområdet fra 2011, 10/00092 Samarbeid med bydeler i Oslo kommune, bydel Alna, bydel Stovner og bydel Grorud, 09/0493 Styresak 61/10 Organisatoriske konsekvenser for Divisjon psykisk helsevern etter overtakelse av nytt opptaksområde, 09/01903 Styringsgruppe Ahus 2011 i 2009, 09/01117 Styringsgruppe Ahus 2011 i 2010, 10/03732 Styringsgruppe Ahus 2011 i 2011 11/06104 18