Statens innkjøpsråd 2017 Difi, Oslo, 21. november 2017
Agenda Innkjøpsrådets rolle Oppsummering siden forrige møte Metode Prioritering av områder Eventuelt
Innkjøpsrådets rolle «( ) hvilke avtaleområder som skal prioriteres, vil gjøres i samråd med statlige virksomheter ( )» Lokal avtaleforvalter hensiktsmessig deling av ansvar Kategoristyring og kategoristrategi (aktualiseres ved økning i portefølje) Metoder
Kommentarer og diskusjon
Status Statens innkjøpssenter 9 ansatte blir 10 i februar. (4 (5) oss er nyansatte.) Mer arbeidskrevende enn antatt i fjor høst Nyetablering er arbeidskrevende Manglende og upresise data. Utarbeide malverk. Leverandørdialog Innkjøpssenteret vil trolig nå metningspunkt i løpet av 2018 Innkjøpsrådet anbefalte i fjor 9 avtaleområder
Pågående prosesser Inngått avtale Utlyste konkurranser Påstartede prosesser Forbruksmateriell Kontrakt ble inngått 15. september. Pågående implementering og forvaltning av avtale Reisebyråtjenester Kontrakt forventes inngått månedsskiftet desember Internrevisjonsbistand Kontrakt forventes inngått desember Hardware (PC, skjerm, mobiltelefon) - Forventer utlysning av konkurranse(r) ved årsskiftet - Forventer kontraktsinngåelse april 2018 Fasttelefoni - Forventer utlysning av konkurranse ved årsskiftet - Forventer kontraktsinngåelse april 2018 Mobiltelefoni - Forventer utlysning av konkurranse 1. desember 2017 (- Opprinnelig utlysning avlyst)
Kommentarer og diskusjon
Metode - innkjøpsgrupper Strategi for brukermedvirkning Ivareta brukerbehov og kunnskap om produkt/tjeneste Forpliktelsen til deltakelse - forventningsavklaring
Metode - avtaleforvaltning L e v e r a n d ø Strategisk Statens Innkjøpssenter Taktisk Lokal avtaleforvalter Operativ Bestillere/ innkjøper Underliggende enhet 1 Virksomhet 1 Avtaleeier Underliggende enhet 2 Virksomhet 2 Bestillere E s k a l e r i n g r Bestilling Bestillere Bestillere Vareleveranser
Metode - Veiledende kunngjøringer og spørreundersøkelser Forbereder markedet på fellesavtalen Bred og åpen involvering av potensielle leverandører / interessenter Innkjøpssenteret har begrenset informasjon Statistikker, kjøpsmønstre Avtaleforvaltning Forhåndskunngjøring av sentrale dokumenter reduserer iboende risiko Veiledende kunngjøringer implementert metode Spørreundersøkelser
Kommentarer og diskusjon
Fellesnevnere prioritering økonomiske gevinster Lite individuell tilpasning Like behov Stort volum Opprettholde konkurranse
Kategoristyring Analysere nå-situasjon Overordnet spendanalyse Behovsvurdering Grov markedsanlyse Strukturere informasjon Kostnadsstrukturer Inngående analyser av behov Markedsutvikling Strategi og handlingsplan SWOT og risikovurdinger Involvere fagpersoner Prioritere avtaleområder Iverksetting Administrative anskaffelser Reise Profesjonelle tjenester IKT Forbruksmateriell (Kontor- og datarekvisita, mykpapir, rengjørings-, kantineog profileringsartikler) Reisebyrå Hotell Fly Internrevisjonsbistand Faglig og juridiske bistand anskaffelser Rekrutteringstjenester Leder- og organisasjonsutvikling Mobiltelefoni Fasttelefoni Klienter Skjermer Mobiltelefoner og nettbrett Multifunksjonsmaskiner
Prioriteringer - grunnlag I hvilken grad avtaleområdet tilfredsstiller prinsippene Statsregnskapet Innmeldte behov Overordnede vurderinger av gevinstpotensial Innkjøpsfaglige vurderinger
Prioriteringer «( ) påkrevet med nærmere analyser av behov og marked for å endelig avgjøre om avtaleområdet er egnet for en statlig fellesavtale eller ikke ( )» Konkurransestrategiske vurderinger Grunnleggende prinsipper Innhenting av grunnlagsdata/statistikk analyser Analyser og vurderinger i samråd med innkjøpsgruppen
Kommentarer og diskusjon
Foreslåtte avtaleområder 1. Konsulenttjenester faglig og juridisk bistand i anskaffelser 2. Multifunksjonsmaskiner 3. Programvare kontorstøtte 4. Hotelltjenester (overnatting/frokost) 5. Flyreiser 6. Konsulenttjenester rekruttering 7. Konsulenttjenester organisasjons- og lederutvikling 8. Biler kjøp og langtidsleie 9. Kontormøbler
Kommentarer og diskusjon