AMBULANSE MIDT-NORGE HF STYRET Sak 31/13 Statusrapport Ambulanse Midt-Norge HF pr juli 2013 Saksbeh: Arkivkode: Saksmappe: Økonomidirektør Bente Sollie ADM. DIREKTØRS FORSLAG TIL VEDTAK: 1 Styret ser svært alvorlig på den økonomiske situasjon etter 7 måneder drift, og innser at det blir svært krevende å overholde den tildelte rammen for 2013. 2 Styret ber administrerende direktør legge frem en oversikt som viser hva av budsjettavviket som er oppstart og standardiseringskostnader ved etableringen av AMN. Jfr vedtak i RHF styret i sak 93/11 på styremøte 26.9. 3 Styret forutsetter at administrasjonen jobber kontinuelig med kostnadskontroll i alle ledd og kostnadsreduserende tiltak. Styret presiserer videre at alle kostnadsutløsende tiltak forskyves så langt det er mulig i 2013 inntil risikobildet er redusert. Stjørdal, 19. august 2013 Håkon Gammelsæter Adm.dir.
SAKSUTREDNING: Statusrapport Ambulanse Midt-Norge HF pr 31.07.2013 for juni og juli. VEDLEGG: Ingen. INNLEDNING: Administrerende direktør legger fram en statusrapport som omfatter økonomi og HR for Ambulanse Midt- Norge HF. 1 Resultat Innledning Resultatet for juni viser et overskudd på 39,6 millioner og resultatet for juli viser et underskudd på 11,7 millioner. Det positive resultatet i juni skyldes at styret i Helse Midt-Norge RHF vedtok i sak 50/13 å øke rammen til Ambulanse Midt-Norge HF for 2013 med 50 mill kroner. 25 millioner som gjelder første halvår er regnskapsført i sin helhet i regnskapet for juni. Resten av den økte rammen vil bli inntektsført med 4,1 mill pr mnd. Til tross for økt ramme så viser erfaringstall for de første 7 måneder at AMN ikke ser noen muligheter til å komme i mål med et resultat i balanse i 2013. Det visers til omtale under prognose. I henhold til krav fra styret så forskyves kostnadsutløsende tiltak så langt det er mulig til siste del av 2013 inntil risikobildet er redusert.
1.1 Inntekter Ambulanse Midt-Norge HF sine inntekter består i all hovedsak av basisramme og båtinntekter. Av inntektene pr 31.07 utgjør 349 mill basisramme og 6,7 mill båtinntekter. Resterende beløp gjelder andre inntekter eksempel gjestepasientinntekter, utleie av ambulanse med personell på idrettsarrangement, utleie av legeressurs m.m. Ingen vesentlige avvik i akkumulerte inntekter pr 31.7 i forhold til budsjett ut over økning i rammen. 1.2 Varekostnader Virksomhetens varekostnad består foruten forbruk av forbruksmateriell i ambulansene, i hovedsak av kostnader knyttet til fem ambulansebåter og en pasienttransportbåt. Akkumulert avvik i varekostnader pr 31.7 i forhold til budsjett utgjør 2 millioner og utgjør i hovedsak kostnader knyttet til ambulansebåtene. 1.3 Lønnskostnader Det er i likhet med foregående måneder vært høye overtidsutbetalinger også for juni og juli. Det vises til omtale under punkt 5. Akkumulert avvik i lønnskostnader pr 31.7 i forhold til budsjett, utgjør 43 millioner. Avviket kan i hovedsak forklares med høye overtidsutbetalinger. Akkumulert utgjør overtidsutbetalinger 37 mill noe som er et avvik på 33 mill i forhold til budsjett. Pensjon I budsjettarbeidet som ble foretatt i desember forelå det ikke aktuarberegning for 2013 fra KLP. I mangel av aktuarberegning ble det lagt til grunn en pensjonskostnad på 12 % av brutto lønn. Vi mottok aktuarberegningen først i april og den viser høyere kostnader enn hva vi har budsjettert med. Økning i pensjon utgjør en ekstrakostnad på 1,1 million pr måned. Akkumulert pr 31.7. utgjør dette 7,6 mill. 1.4 Andre driftskostnader Kontogruppe 6: Det er avvik i andre driftskostnader i perioden 5 millioner i juni hvorav 2,8 mill kjøp av arbeidstøy. I juli er kostnaden hit budsjett. Kontogruppe 7: Våre kostnadsberegninger som ble gjennomført i desember 2012 for regnskapsåret 2013 viste totale kostnader som var 15 mill høyere en den tildelte rammen og at det var ytterligere risiko knyttet til noen kostnadsarter. I budsjettsammenheng så er dette utfordringsbildet nettet mot andre kostnader og fremkommer derfor som avvik. Pr 31.7 utgjør dette avviket 8 mill. Videre er reisekostnader underbudsjettert. Pr 31.7 utgjør avvik 2,7 millioner. 1.5 Finansposter Finansposter utgjør tkr 206 for juni og tkr 34 for juli og gjelder bankkonto DnB. Lån til RHFet på 112 mill rente beregnes ikke.
2 Prognose Innledning hovedårsak til evt avvik Prognosen pr 31.7 er justert for økt ramme på 50 millioner. Ut over justering for økt ramme gir ikke regnskapstallene for juni og juli grunnlag for å justere prognosen. Det vil basert på erfaringstall for de første 7 måneder bli utarbeidet ny prognose for 2013. Denne prognosen vil være klar til neste rapportering. Det understrekes at det er fokus på kostnadskontroll og kostnadsreduserende tiltak i alle ledd. Det presiseres at i henhold til krav fra styret så forskyves kostnadsutløsende tiltak så langt det er mulig til siste del av 2013 inntil risikobildet er redusert. 3 Likviditet Likviditet pr 31.07.2013 utgjør MNOK 57,6. I tillegg har AMN bundne midler i form av skattetrekks midler med MNOK 12. 4 Investeringer Det har vært gjennomført et omfattende arbeid knyttet til kjøp og overtakelse av biler og utstyr fra tidligere drivere i tillegg til kjøp av nye biler. Dette arbeidet er avluttet. Overtakelse av MTU fra sykehusforetakene gjenstår. Det samme gjelder sykehusambulansene som skal overtas fra HMR. Denne prosessen er sluttført i august. 5 HR 5.1 Bemanning/innleie I forbindelse med ferieavvikling er det naturlig at antall brutto månedsverk øker, da det er behov for mer arbeidskraft inn i virksomheten for å dekke opp for feriefraværet. Bemaningsbudsjettet har vært for lavt i utgangspunktet, da det tok utgangspunkt i kun turnuser/arbeidsplaner og ikke tok høyde for timeforbruk knyttet til andre oppgaver i foretaket. Brutto månedsverk i Ambulanse Midt-Norge HF har økt gradvis gjennom hele året, så også i juni og juli. Antall netto månedsverk har imidlertid gradvis blitt lavere siden mai 2013.
Tabell nr x: Bemanning pr juni 2013 Tabell nr x: Bemanning pr juli 2013 Det har vært en målsetting å øke grunnbemanningen for å redusere overtidsbruk, dette gir seg også utslag i økning i brutto månedsverk. Samtidig ser vi at netto månedsverk i juni og juli er redusert ift. tidligere måneder. Netto månedsverk viser den gjennomsnittlige bemanningen i foretaket. Det er jobbet svært intensivt for å skaffe til veie tilstrekkelig vikarer for ferieavviklingen, samt faste ansatte inn i vakante stillinger. Det har vært store utfordringer på enkeltstasjoner, spesielt i Møre og Romsdal og Nord- Trøndelag/Namdal. Selv om de fleste vakter var dekket ved inngangen til ferien, var det svært sårbart for sykefravær, da alt tilgjengelig personell allerede var planlagt inn i turnus. Det har vært daglig oppfølging i hver avdeling, og ukentlige statusgjennomganger for hele foretaket for løpende håndtering av utfordringene. Kvalifisert personell er rekruttert fra andre regioner, fra Sverige og alle nettverk og kontaktpunkt er benyttet for å komme i kontakt med aktuelle vikarer. Vikarbyrå har dessverre i liten grad kvalifisert personell å tilby. Spesielt utfordrende har det vært med manglende nivå2-kompetanse og AMK-kompetanse, noe som det tar tid å kvalifisere nye ansatte til. Ambulanse Midt-Norge 201301 201302 201303 201304 201305 201306 201307 Brutto månedsverk 732 724 738 775 806 806 874 1 Mertid/Timelønn 8 847 5 727 7 483 7 868 8 290 8 390 11 981 2 Overtid 11 096 9 084 9 856 10 139 12 392 12 445 15 732 (OE) Tilfeldig overtid 10 876 8 963 9 724 9 582 11 729 11 659 15 101 (OED) Tilfeldig overtid diff 220 122 132 557 663 787 631 3 (ON) Utrykning på vakt 146 144 138 4 475 5 435 4 894 4 451 4 Ubekvem arbeidstid 4 611 935 13 870 8 765 25 225 6 305 7 589 Mertid: Deltidsansatte som jobber utover stillingsandel + timevikarer Tilfeldig overtid: Overtidstimer som betales fullt ut Tilfeldig overtid diff: Overtidstimer hvor kun differanse utbetales, men resten settes til avspasering Utrykning på vakt: Ble først registrert spesifikt som utrykning etter overgang fra fast til variabelt ubekvemstillegg ved ny overenskomst 1.april. Ubekvem arbeidstid: Varierer i takt med spesielt helligdager og noe ekstra i ferieperioder
Møre og Romsdal 201301 201302 201303 201304 201305 201306 201307 Brutto månedsverk 324 325 328 341 357 360 394 1 Mertid/Timelønn 2 555 1 925 1 641 2 106 2 575 2 565 4 623 2 Overtid 5 994 4 912 5 898 5 732 6 535 7 108 9 260 (OE) Tilfeldig overtid 5 948 4 860 5 838 5 425 6 305 6 856 9 007 (OED) Tilfeldig overtid diff 46 52 60 307 230 252 253 3 (ON) Utrykning på vakt 146 144 132 1 656 2 190 1 675 1 586 4 Ubekvem arbeidstid 1 745 382 6 133 2 979 10 708 1 939 3 244 Nord-Trøndelag 201301 201302 201303 201304 201305 201306 201307 Brutto månedsverk 178 170 171 186 193 205 163 1 Mertid/Timelønn 3 579 1 771 2 499 2 319 2 784 2 897 1 882 2 Overtid 2 055 1 928 1 321 2 461 2 620 2 425 2 238 (OE) Tilfeldig overtid 2 055 1 926 1 321 2 359 2 396 2 201 2 116 (OED) Tilfeldig overtid diff 3 101 223 224 121 3 (ON) Utrykning på vakt 1 317 1 649 1 507 1 511 4 Ubekvem arbeidstid 737 35 2 614 2 204 6 729 1 951 1 254 Sør Trøndelag 201301 201302 201303 201304 201305 201306 201307 Brutto månedsverk 213 213 223 232 238 234 259 1 Mertid/Timelønn 2 597 2 031 3 209 3 444 2 863 2 849 5 476 2 Overtid 2 971 2 244 2 637 1 947 3 237 2 912 4 234 (OE) Tilfeldig overtid 2 798 2 177 2 565 1 798 3 028 2 602 3 978 (OED) Tilfeldig overtid diff 174 67 72 149 209 310 256 3 (ON) Utrykning på vakt 6 1 502 1 595 1 712 1 355 4 Ubekvem arbeidstid 2 121 518 5 123 3 575 7 788 2 414 3 091 Overtidsbruken var i juni på omtrent samme nivå som i mai, mens det i juli har vært en økning spesielt i Møre og Romsdal, men også i Sør-Trøndelag. I Nord-Trøndelag har overtidsbruken blitt gradvis noe redusert siden april. Det forventes også høye overtidstall i august, om ikke så høye som i juli, da noe ferieavvikling gjennomføres også i august. Med det utfordringsbildet vi så før ferien er nivået på overtid i juni og juli som forventet. Økning i mertid i forbindelse med ferieavvikling er positivt, da det vil si at ledige vakter dekkes av ansatte som ikke jobber 100% fra før av, og det utløser dermed ikke overtid. Med det intensive arbeidet som er gjennomført med å kvalifisere og tilknytte seg nytt personell, samt nytt kull med lærlinger som kan inngå i turnuser ut over høsten, er det relativt stor optimisme på å få redusert overtidsbruken vesentlig fram mot årsskiftet. Det vil fortsatt være behov for å ta personell ut av operativ tjeneste for standardiseringsarbeid, kvalitetsutvikling og opplæring, men det forventes å kunne dekke dette opp i større grad enn tidligere med mertid i stedet for overtid. Det jobbes også med nye tiltak for å få dekket vakante stillinger på rekrutteringssvake stasjoner. Hovedmålsettingen for Ambulanse Midt-Norge HF når det gjelder bemanningsutvikling er å få mest mulig av arbeidstiden over fra overtid til ordinær arbeidstid. I dette arbeidet ligger også å redusere behovet for vikarer ved å se på løsninger for å øke grunnbemanningen. Høsten 2013 vil det sammen med tillitsvalgte jobbes bredt og grundig med arbeidsplaner for 2014, hvor det i langt større grad enn i 2013 vil være mulig å planlegge og rekruttere for riktig bemanning for å nå dette målet. Innleie pr juli 2013 Det benyttes ikke innleie fra vikarbyrå for operasjonelt personell, da tilgangen på kvalifisert personell hos vikarbyrå har vært lav. På administrativ side ble siste innleie av personell avsluttet i mai 2013.
5.2 Deltid Tabell nr x: Andel deltid pr juli 2013 I Ambulanse Midt-Norge HF er gjennomsnittlig stillingsandel høy og andel deltid lav. Det ansettes stort sett bare i fullstillinger, unntakene er ved rettighetsbasert deltid som følge av f.eks. IA-tiltak eller omsorg for små barn, noe som kan generere åpninger i turnuser som må erstattes med reduserte stillingsandeler. Unntaksvis er det utlyst delte stillinger i forbindelse med f.eks. AMK som arbeidsplass. Disse delte stillingene fordrer imidlertid at vedkommende er i operativ tjeneste i den resterende stillingsandelen og man vil derfor totalt få et 100% ansettelsesforhold i Ambulanse Midt-Norge HF. I forbindelse med nyansettelser praktiseres fortrinnsretten for deltidsansatte i tjenesten. 5.3 Sykefravær Tabell nr x: sykefravær pr juni 2013 Tabell nr x: sykefravær pr juli 2013 Sykefraværet i Ambulanse Midt-Norge HF har for første gang siden etablering blitt lavere. I juli lå sykefraværet på 5,3%. Dette kan tyde på at langtidssykemeldinger nå har kommet på et mer stabilt nivå, men èn måneds nedgang kan også være tilfeldige svingninger. Det kan gå et helt driftsår før vi har fullstendig riktig statistikk på langtidssykefraværet. Sammenlignet med andre foretak i Helse Midt-Norge ligger Ambulanse Midt-Norge HF foreløpig med lavest sykefravær. 5.4Etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser Uttrekk av data på etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser for Ambulanse Midt-Norge HF er ikke løst ennå. Forhandlingene med forbundene om felles avtale om arbeidstidsordning, gjennomsnittsberegning av arbeidstid og årsplanlegging er pågående og forventes avsluttet i løpet av august. En felles avtale i bunn vil gjøre det lettere å finne gode løsninger på rapportering av etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser.
Høy bruk av overtid gir bekymringer for bemanningssituasjonen høsten 2013 da det er stor fare for høy arbeidsbelastning på personell med høyeste kvalifikasjoner. Tiden det tar å kvalifisere tilstrekkelig personell er den største utfordringen ift. å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelser og redusere overtidsbruk. Det gjøres oppmerksom på at det er forskjell på antall timer man får godtgjort for som overtid og antall timer man har lov til å jobbe overtid ihht Arbeidsmiljøloven (dette ligger i to ulike indikatorer på overtid i ressursstyring og rapportering). Gjennom sentrale overenskomster og definering av ukentlig arbeidstid i turnuser slår overtidsgodtgjørelser inn tidligere enn grensene for hvor mye overtid man kan jobbe ihht. Arbeidsmiljøloven. Oppfølging av den enkeltes arbeidsbelastning gjøres på individnivå av nærmeste leder. Det følges opp kontinuerlig i hver avdeling at ansatte ikke overstiger de antall timer man har lov til å jobbe. Dersom ansatte nærmer seg maks-grenser for antall overtidstimer som kan arbeides, søkes det med tillitsvalgte skriftlig om utvidelse av maksgrense. Det jobbes kontinuerlig med bevisstgjøring av å benytte deltidsansatte, vikarer eller ansatte som har jobbet lite overtid tidligere, ved behov for å hente inn ekstra personell. Kvalifikasjonskravene til ansatte som hentes inn til vakter rokkes det imidlertid ikke ved. Ressursstyringssystemet gir varsel dersom hviletidsbestemmelser ikke overholdes, og bidrar på denne måte til kontroll med at det ikke tildeles vakter som overstiger arbeidstidsbestemmelsene på dette området. Den største bekymringen ift. overskridelse av arbeidstidsbestemmelser er å få tilstrekkelig med kvalifisert personell til å dekke vakter ved sykefravær, når det med stor sannsynlighet nærmer seg siste grenser for antall overtidstimer for en rekke ansatte. Som beskrevet over og i tidligere statusrapporter er tiltak for å kvalifisere tilstrekkelig personell og få på plass arbeidsavtaler med disse, samt bevisstgjøring på fordeling av overtidsvakter, hovedaktivitetene for å sikre overholdelse av arbeidstidsbestemmelsene. 6. Administrerende direktørs vurdering Styret i HMN RHF overførte en såkalt risikoavsetning på 50 millioner NOK til Ambulanse Midt-Norge i sitt møte den 21. juni 2013. Dette har styrket økonomien tilsvarende, men foretaket har fremdeles en restutfordring på 76 Mill NOK. Regnskapstallene for juni og juli gir ikke grunnlag for å justere denne prognosen. I lys av at foretaket er pålagt å gå i balanse og at en selvstendig ikke rår over tiltak som kan redusere kostnadsbildet tilsvarende, må økonomisituasjonen betegnes som fortsatt meget anstrengt. Det understrekes at det er fullt trykk på kort- og langsiktige kostnadsreduserende tiltak og at investeringer og andre kostnader vurderes inngående før de utløses. Det anses ikke mulig å levere et økonomisk resultat i tråd med forventningene i foretaksprotokollen/oppdragsdokumentet i løpet av inneværende år.