Møtetittel : Oppstartsmøte 22.09.17 Sted : Hemit Trondheim Møteleder : Aslaug Skarsaune Svenning/ Rut Naversen Referent : Aslaug Skarsaune Svenning Tilstede : Atle Betten- IKT Orkide, Evelyn Haram Larsen- Søresunnmøre IKT, Asbjørn Kjelsvik- Helse Møre og Romsdal, Trond Kvaal- Hemit, Jan Ove Heggdal- Helse Nord-Trøndelag, Bente Bredholt- Hemit, Kristin Haugdahl Nøst- Levanger kommune, Tone Skrove Haugan- Helse Nord-Trøndelag, Elin Jegersen- Steinkjer kommune, Rut Naversen- St. Olavs Hospital, Trine Hansen- Trondheim kommune, Grete Nyborg- Orkdal kommune, Marit Øverås St. Olavs Hospital, Per Olav Skjesol- Helse Midt-Norge RHF, Hilde Grimnes Olsen- Helseplattformen, Eivind Gartland- Grong kommune (Skype), Aslaug Skarsaune Svenning- Hemit Kopi Grete Solveig Burmo- Helse Nord-Trøndelag, Olav Bremnes, Helse Nord-Trøndelag, Heidi Selboe Welve- Tydal kommune, Karina Danielsen, St. Olavs Hospital, Kristian Onarheim, Helse Midt-Norge RHF, Merete Knudsen, St. Olavs Hospital, Irene Glærum- Molde kommune, Frode Overvik- Malvik kommune, Ann Elin M. Myklebust- Ålesund kommune, Tor Erling Evjen- Helseplattformen, Britt Tyrholm Valderhaug- Helse Møre og Romsdal. Vedlegg : Presentasjoner (3) og saksfremlegg (3) 1 Agenda Innledning fra Helse Midt-Norge RHF v/ Per Olav Skjesol, spesialrådgiver teknologi og ehelse. Presentasjon av bakgrunnen for regionalt fagråd digital samhandling ved prosjektleder for Meldingsløftet, nå Prosjektleder for Delprosjekt Innføring i Helseplattformen Hilde Grimnes Olsen. Gjennomgang av mandat og oppnevnte representanter Valg av leder Saker til behandling: SAK 1: Godkjenne rutine for varsling til/fra kommuner SAK 2: Brev ut til kommuner for å sikre at ergoterapi/fysioterapi opprettes for å kvalitetssikre meldingsflyt fra HF SAK 3: Regional revisjon av mal for innhold i e-meldinger for å inkludere psykisk helsevern - behov for etablering av en regional arbeidsgruppe SAK 4: Identifisert behov for regionalt arbeid ift. meldingsflyt psykiatri Praktisk rundt Regionalt Fagråd Digital Samhandling
2 Referat Gjennomgang av mandat og oppnevnte representanter for Innspill/diskusjon: - Ulike Samarbeidsavtaler og retningslinjer i regionen mellom helseforetak og kommuner påvirker samhandling i praksis. Hvor store er ulikhetene i avtalene som påvirker digital samhandling? Det er identifisert ett tydelig behov for å løfte disse ulikhetene til ASU/OSU for å se om det kan være mulig å få til en regional prosess på samhandling på ett overordnet nivå i regionen. Marit Øverås tar ansvar for å starte jobben med å synliggjøre ulikhetene. Representantene fra Samhandlingsavdelingene går sammen og utarbeider en oversikt over ulikhetene. Ønske om at dette løftes opp som likelydende saker for ASU/OSU sine første møter i 2018. - Samhandlingsavtalene revideres til ulike tider- Nord-Trøndelag har revidert avtalene i år. Møre og Romsdal og Sør-Trøndelag er i gang med en prosess for revisjon i høst. Avtalene gjelder for 2 år av gangen. Behov for å se regionalt på disse avtalene da de vil være av betydning for Helseplattformen når den skal breddes i 2021. - Hvert fylke har ulike tjenesteavtaler knyttet til de overordnede Samarbeidsavtalene, og ulike fagråd knyttet til disse. - Regionalt møte for ASU/OSU i Midt-Norge? Kan Helse Midt-Norge ta initiativ til dette? Per Olav Skjesol og Aslaug Skarsaune Svenning følger opp - Spørsmål om å utvide regionalt fagråd med representanter fra Helse Midt-Norge RHF, KS og brukerrepresentant. Settes opp som sak til neste møte. Marit Øverås sjekker ang representant brukerutvalg Aslaug Skarsaune Svenning sjekker ang KS og Helse Midt-Norge - Øvelse for medlemmene å tenke regionalt vedrørende digital samhandling. Medlemmene tar ansvar for å identifisere saker som kan ha regional betydning i sine / organisasjoner og løfte disse sakene til regionalt fagråd. - Når saker løftes videre fra regionalt fagråd digital samhandling skal det meldes opp likelydende saker til ASU/OSU. - Det jobbes med å få til finansiering av fastlege til regionalt fagråd. Det kommer innspill på at det bør være med en sykehuslege representert. Innspill på å benytte praksiskonsulenter da disse kjenner både sykehus og fastlegesiden. Sak til neste møte Valg av leder: Rut Naversen, (Seksjonsleder Seksjon for kliniske IKT-funksjoner og e-meldingsansvarlig ved St. Olavs Hospital) valgt som leder på vegne av Fagråd digital samhandling Sør-Trøndelag SAK 1: Godkjenne rutine for varsling til/fra kommuner Vedtak 22.09.17: Regionalt fagråd digital samhandling gir sin tilslutning til felles regional rutine for kommuner og helseforetak i Midt- Norge vedrørende varsling av planlagte og uplanlagte stopp i meldingsutvekslingen mellom HF og kommuner - Rutinene er gjeldende i påvente av Nasjonal varslingstjeneste fra Norsk Helsenett (NHN) - Når denne tjenesten breddes revideres rutinen slik at den er samstemt med Nasjonal varslingstjeneste - Med telefonnummer menes telefonnummer inn for pasientrelaterte henvendelser i meldingstrafikkens nedetid. - Lokale fagråd sender ut og følger opp rutinen lokalt. SAK 2: Brev ut til kommuner for å sikre at ergoterapi/fysioterapi opprettes for å kvalitetssikre meldingsflyt fra HF
Vedtak Regionalt fagråd digital samhandling 22.09.17: gir sin tilrådning til at Leder ferdigstiller og signerer brevet. HF vise fagråd sender ut og følger opp lokalt. 1. anbefaler elektronisk publisering av adresser til ergoterapiog fysioterapitjenestene i alle kommuner i Midt-Norge 2. sender ut gjennomgått brev til gjeldende kommuners postmottak med kopi til meldingsansvarligadressen. Oppfølgingen av brevet gjøres i de lokale fagrådene og KomUt- koordinator. 3. Brevtekst redigeres til å tydeliggjøre at KomUt koordinator kontaktes for praktiske spørsmål i forhold til testing og teknisk oppsett. 4. Frist for publisering av tjenestene settes til 1. januar 2018. SAK 3: Regional revisjon av mal for innhold i e-meldinger for å inkludere psykisk helsevern - behov for etablering av en regional arbeidsgruppe Alle tre fagråd har tatt opp behovet for å se på innhold i PLO meldingen inn og ut av sykehus. Dette har vært diskutert i fagrådsmøter og det har vært egen temadager i Nord-Trøndelag og Møre og Romsdal med innhold i meldinger som tema. - Settes ned arbeidsgruppe som jobber frem ett revidert utkast til innhold i Innleggelsesrapport og utskrivelsesmeldinger med utgangspunkt i tidligere arbeidet gjort i Sør-Trøndelag vedr innhold i meldingene. - Likelydende saker meldes til ASU/OSU i hvert fylke for behandling her. - Det er spesifisert at det er fokus på faglig innhold- ikke på meldingsflyt. Sak om meldingsflyt/logistikk for psykiatri tas opp som egen sak neste møte. - Inkludere Psykisk helse/ psykiatri (langtids og akutt i kommuner og helseforetak) Vedtak 22.09.17: Regionalt fagråd digital samhandling etableringer en regional arbeidsgruppe for å videreutvikle og etablere felles mal for innhold i meldinger mellom sykehus og kommuner i Midt-Norge som bedre ivaretar informasjon knyttet til psykiatri/rus. Hvert lokale fagråd for digital samhandling oppnevner 2-3 ressurspersoner til regional arbeidsgruppe for innhold i Innleggelsesrapport og Helseopplysninger/Utskrivningsrapport. Oppfordrer til å inkludere lokale fagråd som har mandat i tilgrensede fagfelt (Innleggelse og utskrivelse, Psykiatri) i tillegg til fagråd digital samhandling. Medlemmer til den regionale arbeidsgruppen meldes til Regional koordinator innen 1.10.17. Regional koordinator innkaller til møte. Arbeid ferdigstilles i 2017. Regional koordinator kaller inn til 3 møter for arbeidsgruppen Videre prosess: Maler for innhold meldes opp som sak til ASU/OSU sine første møter i 2018 Mandat for arbeidsgruppe: Arbeidet skal ta utgangspunkt i felles sjekkliste for innhold i Innleggelsesrapport i Sør-Trøndelag, samt mal for PLO-
meldinger i DocuLive (denne er felles for alle helseforetakene i Midt-Norge). Revidere sjekkliste for Innleggelsesrapport fra kommune til foretak gjeldende i Sør-Trøndelag til å ivareta informasjonsbehovet både for somatikk og psykiatri/rus. Revidere stikkord og hjelpetekster i Helseopplysninger og Utskrivningsrapport som ivaretar informasjonsbehovet både for somatikk og psykiatri/rus. Grunnlag for bestilling av endringer i fagsystemene for å understøtte informasjonssammenstillingen SAK 4: Identifisert behov for regionalt arbeid i forhold til meldingsflyt psykiatri Saken tas opp i neste møte i regionalt fagråd digital samhandling Praktisk rundt Regionalt Fagråd Digital Samhandling: Møteplan: - Doodel benyttes som verktøy for å finne tidspunkt som passer for flest mulig - 4 møter i året: 2 fysiske møter. Neste møte blir ett fysisk møte, i november da man må rekke dette før siste møte i ASU/OSU i 2017 pga. saker som ønskes tatt opp i disse fora før nyttår Forberedelse og oppmelding av saker, type saker: - Oppmelding av saker to uker før møte i regionalt fagråd - Agenda og saker som skal opp sendes ut en uke før møtet. - Det benyttes egen mal for oppnevnelse av saker (vedlegg) - Leder og sekretariat gjennomgår sakene i forkant. Det orienteres i møtet om oppmeldte saker som ikke blir tatt opp i regionalt fagråd, men som adresseres i andre fora. Det opprettes eget område for Regionalt fagråd digital samhandling for godkjente referat, saksfremlegg publiseres. Nettstedet er åpent og tilgjengelig for alle. https://ekstranett.helse-midt.no/regionaltfagrad/default.aspx Vararepresentanter: o Vara ønskes innkalt som frivillige deltagere til møter i regionalt fagråd, slik at de kan stille som observatører o Vara mottar kopi av sakspapirer Prioritere handlingsplan for 2018 Hvilke saker bør prioriteres regionalt? Representanter for de ene tar dette opp i sine møter og kommer med innspill til hva regionalt fagråd skal ha som prioriterte områder i Handlingsplan 2018
3 Aksjonsliste Aksjon Ansvarlig Status Dato SAK 1: Arbeidsgruppe for felles regional mal for innhold i PLO meldingene inkludert psykiatri Medlemmer til den regionale arbeidsgruppen meldes til Regional koordinator innen 1.10.17. Regional koordinator innkaller til møter SAK 2: Regional rutine for varsling til/fra kommuner ved nedetid/treghet i meldingstrafikken. Lokale fagråd sender ut og følger opp rutinen lokalt. SAK 3: Brev til kommuner vedr publisering/aktivering av ergoterapi/fysioterapi Leder av regionalt fagråd ferdigstiller og signerer brevet, sendes ut til aktuelle kommuner av Handlingsplan 2018 Regional koordinator Leder Hvert lokale fagråd tar opp hva som skal inngå i Handlingsplan for regionalt fagråd 2018 Utvide representasjon sak i neste møte: Kartlegge interesse og finansiering til da: sykehuslege, fastlege, KS, RHF og brukerrepresentant Utarbeide regional oversikt for Midt-Norge over ulikheter i avtaleverket som regulerer samhandlingen. Representantene fra Samhandlingsavdelingene går sammen og utarbeider en oversikt over ulikhetene. Regionalt møte for ASU/OSU i Midt-Norge Tilgang til møtereferat fra Regional arbeidsgruppe (fredagsmøte) Det er ønske om at medlemmene har tilgang til den lukkede nettsiden for Regional arbeidsgruppe. Sak til neste møte: - Behov for regionalt arbeid i forhold til meldingsflyt/betalingsplikt for psykiatri - Utvide representasjon i regionalt fagråd - Handlingsplan 2018 Sekretariat/ Marit Øverås/ Aslaug Skarsaune Svenning Marit Øverås hovedansvar Representantene fra samhandlingsavdelingene på hvert HF bidrar. Per Olav Skjesol og Aslaug Skarsaune Svenning følger opp Aslaug Skarsaune Svenning bestiller tilgang til faste- og varamedlemmer
- likelydende saker for ASU/OSU sine første møter i 2018 i forhold til å synliggjøre behovet for regional prosess vedr samhandlingsavtalene - gjennomgang av aksjonsliste Leder