SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Tore Westin Arkiv: X20 Arkivsaksnr.: 15/765 HELHETLIGE RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE FOR DØNNA KOMMUNE. Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport av 13.05.15 fra Fylkesmannens tilsyn med kommunens beredskapsplikt til etterretning, og vedtar at kommunen skal utarbeide en ny risikoog sårbarhetsanalyse som oppfyller kravene i forskrift. Kommunestyret vedtar videre at det skal utarbeides en oppfølgingsplan - som bidrar til at kommunen etablerer system og rutiner som sikrer at de lovpålagte beredskapsoppgaver blir ivaretatt. Samt at kommunens beredskapsplan skal revideres slik at ressursoversikt og evakueringsplan blir innarbeidet. 2. Kommunestyret vedtar at analyse- og planarbeidet skal organiseres som prosjektarbeid, med kriseledelsen som styringsgruppe. Som prosjektgruppe oppnevnes: Rådmann/kommunalsjef som leder, teknisk sjef, landbrukssjef, avdelingsleder DOS og avdelingsleder hjemmetjenesten. Spesialrådgiver i rådmannens stab tillegges funksjonen som prosjektleder. Kommunestyret forutsetter at prosjektgruppen oppretter en referansegruppe dersom dette anses hensiktsmessig. 3. Kommunestyret gir prosjektgruppen mandat til å utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for Dønna kommune, og dokumentere resultatet fra arbeidet i en rapport. Basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal prosjektgruppen lage forslag til plan for oppfølging for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal imøtekomme kravene i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret og forskrift om kommunal beredskapsplikt. 4. Kommunestyret forutsetter at prosjektgruppen starter opp sitt arbeid i uke 42 og at det avsluttes slik at kommunestyret kan behandle en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i sitt møte i april 2016.
Kommunestyret forutsetter videre at prosjektgruppen legger fram oppfølgingsplan og revidert beredskapsplan slik at kommunestyret kan behandle disse i sitt møte i juni 2016. Bakgrunn: Fylkesmannen i Nordland gjennomførte våren 2015 tilsyn med kommunens beredskapsplikt, og avdekket da at kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse ikke oppfyller kravene i forskrift om kommunal beredskapsplikt - og at denne derfor må revideres. Saksutredning: Kommunen gjennomførte en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i 2012, godkjent av kommunestyret i møte 19.06. 2012 under sak 67/12. Denne følger vedlagt. Fylkesmannen i Nordland gjennomførte den 13.05. 2015 tilsyn med kommunens beredskapsplikt og det ble da avdekket 3 avvik og en merknad. Endelig rapport fra tilsynet følger vedlagt. Avvikene er som følger: Avvik 1 Avvik 2 Avvik 3 Dønna kommunes helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse oppfyller ikke kravene i forskriften. Kommunens «helhetlige og systematiske samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid» oppfyller ikke kravene i forskriften. Den overordnede beredskapsplanen til Dønna kommune oppfyller ikke kravene i forskriften. I tillegg til disse avvikene har kommunen fått en merknad på at man ikke har øvd den overordnede beredskapsplanen de siste to årene. Fylkesmannen har gitt kommunen frist til 30. september d.å. med å gi tilbakemelding på hvordan kommunen skal følge opp avvikene for å lukke disse. Nødvendig oppfølging av tilsynsrapporten er diskutert i strategisk ledelse den 01.09. og i kriseledelsen den 02.09. d.å., og med bakgrunn i behandlingen her fremmes sak for formannskap og kommunestyret. Kommunestyret bør gi mandat til - samt oppnevne styringsgruppe og vedta fremdriftsplan - for det videre arbeid. Det foreslås også at kommunestyret oppnevner prosjektgruppe og prosjektleder. Fra forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22.08. 2011 gjengis følgende: 1. Formål.
Forskriften skal sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor sitt geografiske område, som virksomhet og som pådriver overfor andre aktører. 2. Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen skal gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, herunder kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen og hvordan disse kan påvirke kommunen. Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal forankres i kommunestyret. Analysen skal som et minimum omfatte: a. Eksisterende og fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer i kommunen. b. Risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. c. Hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre. d. Særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur. e. Kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. f. Behovet for befolkningsvarsling og evakuering. Kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalysen. Der det avdekkes behov for videre detaljanalyser skal kommunen foreta ytterligere analyser eller oppfordre andre relevante aktører til å gjennomføre disse. Kommunen skal stimulere relevante aktører til å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak. 3. Helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid. På bakgrunn av den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal kommunen: a. Utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. b. Vurdere forhold som bør integreres i planer og prosesser etter lov 27.juni 2008 nr.71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningslov). 4. Beredskapsplan. Kommunen skal være forberedt på å håndtere uønskede hendelser, og skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en overordnet beredskapsplan. Kommunens overordnede beredskapsplan skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen. Den skal også være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner. Beredskapsplanen skal som et minimum inneholde: a. En plan for kommunens kriseledelse som gir opplysninger om hvem som utgjør kommunens kriseledelse og deres ansvar, roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles. b. En varslingsliste over aktører som har en rolle i kommunens krisehåndtering. Kommunen skal informere alle som står på varslingslisten om deres rolle i krisehåndteringen. c. En ressursoversikt som skal inneholde opplysninger om hvilke ressurser kommunen selv har til rådighet og hvilke ressurser som er tilgjengelige hos andre aktører ved uønskede hendelser. Kommunen bør på forhånd inngå avtaler med relevante aktører om bistand under kriser. d. Evakueringsplaner og plan for befolkningsvarsling basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen. e. Plan for krisekommunikasjon med befolkningen, media og egne ansatte. Beredskapsplanen kan utarbeides som en handlingsdel til kommunedelplanen i henhold til plan- og bygningsloven. Forskriften i helhet ligger som saksmappevedlegg.
Vurdering: Organisering: Kommunestyret bør organisere oppfølgingsarbeidet som prosjektarbeid, hvor kriseledelsen tillegges oppgaven som styringsgruppe. Prosjektgruppen bør bestå av rådmann/kommunalsjef som leder og 4 enhetsledere. Oppgaven som prosjektleder bør tillegges seniorrådgiver i rådmannens stab. Styringsgruppen bør vurdere å etablere en referansegruppe bestående av 5 enhetsledere og eventuelt andre personer fra aktuelle eksterne instanser. Mandat: Prosjektgruppen gis mandat til å utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for Dønna kommune og dokumenter resultatet fra arbeidet i en rapport. Basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal prosjektgruppen lage forslag til plan for oppfølging for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Den helhetlige risiko og sårbarhetsanalysen skal imøtekomme kravene i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Framdriftsplan: Prosjektgruppen må starte opp sitt arbeid i uke 42 (12.-16. oktober) d.å., umiddelbart etter kommunestyrets vedtak i møte 06.10. d.å. Prosjektgruppen må ha en framdrift i sitt arbeid som sikrer at kommunestyret kan behandle ny risiko- og sårbarhetsanalyse i sitt møte i slutten av april måned 2016. Prosjektgruppen må hensynta at analysen skal behandles i styringsgruppen (kriseledelsen) og i formannskapet i forkant av kommunestyrets behandling. Prosjektgruppen må videre framlegge oppfølgingsplan som bidrar til at kommunen etablerer system og rutiner som sikrer at de lovpålagte oppgavene blir ivaretatt (avvik 2) - og revidert overordna beredskapsplan (avvik 3), kan behandles i kommunestyrets møte i siste del av juni måned 2016. Også her må prosjektgruppen hensynta at styringsgruppen og formannskapet skal behandle dette i forkant av kommunestyrets behandling. Forslaget til organisering og framdrift har vært behandlet i kommunens strategiske ledelse i møte den 01.09. d.å. og kriseledelsen i møte den 02.09. d.å. Disse hadde ingen innvendinger til skissert organisering og framdrift. Avslutningsvis kan det nevnes at kriseledelsen den 02.09. d.å. gjennomførte en øvelse. Saksvedlegg: 1. Helhetlig ROS-analyse for Dønna kommune, juni 2012. 2. Endelig rapport fra tilsyn 13.05. 2015.
Saksmappevedlegg: 1. «Veileder til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse», utgitt av DSB. 2. Forskrift om kommunal beredskapsplikt, 2011-08-22 nr.894.