Endelig tilsynsrapport - Nes kommune Kommunal beredskapsplikt

Transkript

1 Vår dato: Vår referanse: 2016/2333 Arkivnr.: 350 Deres referanse: Saksbehandler: Steffen Hauge Wolff Nes kommune 3540 Nesbyen Innvalgstelefon: Endelig tilsynsrapport - Nes kommune Kommunal beredskapsplikt Bakgrunn for tilsynet Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26.juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) 29 og forskrift 22.august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Tema for tilsynet var Sivilbeskyttelseslovens 14 og 15 som omhandler krav til risiko- og sårbarhetsanalyse og beredskapsplan. Forskrift av 22.august 2011 om kommunal beredskapsplikt var i sin helhet tema for tilsynet. Hovedinntrykk Fylkesmannen sitter igjen med et godt inntrykk av Nes kommune etter gjennomført tilsyn. Kommunen har fulgt opp avvik som ble påpekt i forrige tilsyn i 2012; herunder oppdatering av ROS- analyse og manglende vurdering av klimaendringer, samt manglende atomberedskapsplan. Kommunen har samfunnssikkerhet og beredskap på dagsordenen. Det er etablert et eget beredskapsråd, gjennomføres regelmessige møter mellom kriseledelsen, og det samarbeides og øves med nabokommunene. Kommunens overordnede beredskapsplan («handlingsplan for kriseledelse») ble vedtatt høsten 2015 og er et lettleselig og strukturert dokument. Planen er særskilt god på klargjøring av kommunenes og eksterne aktørers roller under kriser, intern informasjonsflyt og felles situasjonsforståelse, samt fremheving av «normaliseringsfasen» etter krisen, og viktigheten av videre evaluering og innarbeidelse av funn i planverk. Beredskapsplanen dekker de fleste momenter forventet gjennom forskriften, men med noen forbedringspunkter i form av to mindre avvik. ROS-analysen ble sist vedtatt Kommunen er nå i gang med revisjon av denne. Det ble i tilsynsprosessen gjennomgått vedtatt versjon fra 2013 i tillegg til revisjonsutkast fra Kommunen vil derfor ha mulighet til å innarbeide eventuelle kommentarer og avvik før vedtatt i kommunestyret på nytt. Telefon sentralbord: Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: Fax: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: E-post: fmbupost@fylkesmannen.no

2 Side 2 av 6 I gjennomgangen ble det avdekket at det fra 2011 og frem til dagens utkast har blitt brukt et likt skjemaoppsett i ROS- analysen. Analyseskjemaet har begrensninger sett i forhold til forskriftens minimumskrav, og gir påfølgende avvik. Avviket hjemles med utgangspunkt i siste vedtatte 2013-versjon, men må sees sterkt i sammenheng med revisjonsutkastet fra 2016 da de to versjonene er såpass like. Resultater fra tilsynet Avvik Følgende avvik ble avdekket under tilsynet: Avvik nr. 1 Kommunal beredskapsplikt, risiko- og sårbarhetsanalyse. Analysen tilfredsstiller ikke kravene i Sivilbeskyttelsesloven og tilhørende forskrift, og er med dette ikke en helhetlig analyse. Regelhenvisning Sivilbeskyttelsesloven 14 Risiko- og sårbarhetsanalyse. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, 3.ledd, bokstav a), b), c), d), e), f) a) ROS analysen beskriver ikke tilstrekkelig eksisterende og fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer i kommunen. b) ROS analysen beskriver ikke tilstrekkelig risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område. c) ROS-analysen vurderer ikke tilstrekkelig hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre. d) ROS-analysen tar ikke tilstrekkelig høyde for særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur. e) ROS-analysen beskriver ikke tilstrekkelig kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet ved uønskede hendelser og evne til å gjenoppta virksomheten etter at hendelsene har inntruffet. f) ROS-analysen vurderer ikke behovet for befolkningsvarsling og evakuering i de ulike risikoområdene. Ved lukking av overnevnte avvik bør kommunen ta en vurdering på hvilke av risikoområdene som vil være mest hensiktsmessig å ta med seg inn i revisjonsarbeidet. Det er riktig tenkt og beskrevet innledningsvis i analysen at en avgrenser den til hendelser som vil potensielt utfordre det apparatet kommunen har til det vanlige. Samtidig er det en rekke av analysene og dedikerte avsnitt som beskriver «mindre» hverdagslige hendelser, som for eksempel «generell trafikkulykke». Dette kan være gode analyser å samle sektorielt, underliggende den helhetlige ROS-analysen, men da på et annet plannivå i kommunen. Flere risikoområder kan trolig slåes sammen for å få mindre antall analyser. Eksempelvis flom eller strømbrudd hvor det finnes flere typer her per dags med samme tema. Beskrivelsene innad de enkelte risikoområdene/analyseskjemaene må detaljeres ytterligere ettersom dagens ROS-analyse bærer mer preg av å være en grovanalyse i stikkordsformat.

3 Side 3 av 6 For eksempel sårbarhet, som er en viktig del av analysearbeidet, men kommer mindre klart frem innen det enkelte risikoområde/analyseskjema. En del av det som står i ROS-analysen 2013 (og utkast 2016) i kapittel 4-8 med underkapitler, sier noe om sårbarhet på de ulike områdene. Denne infoen bør struktureres, arbeides videre med og komme tydeligere frem innen den enkelte analyse. Egne sårbarhetsavsnitt vil bidra til systematisering og struktur av ROS-analysen i sin helhet. I tillegg til vurdering av sårbarhet (kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evne til å gjenoppta sin virksomhet etter inntreffelse), så er det også et krav om at det vurderes særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur. Sistnevnte sier også noe om kommunens eventuelle sårbarhet. En rekke samfunnskritiske funksjoner og infrastruktur er nevnt gjennom ROS-analysen, men da enkeltvis og i begrenset grad. Det må gjøres en særskilt vurdering innen hvert risikoområde om den utløsende, uønskede hendelsen kan gi konsekvenser for disse områdene. Det må også tydeliggjøres hvilke tiltak som er eksisterende tiltak, hvilke som er forslag til nye og/eller forbedringer av eksisterende underveis i analysen. Dette fordi tiltak kan påvirke hele spekteret av sannsynlighet, årsaker, sårbarhet, konsekvenser og usikkerhet i hvert enkelt utvalgte risikoområde. Basert på 38 analyserte risikoområder, er det idag beskrevet tre tiltak (seks i 2016-versjonen) som skal prioriteres, hvor flere av disse går på samordning av beredskapsplanverk, opplæring og øvelser. Det bør arbeides med å utarbeide flere forslag til tiltak innen de enkelte risikoområdene med mål om å få dem ned på et akseptabelt nivå. De opplistede tiltakene er i dag generelle og allerede minimumskrav i forskriften. Analysen av jordras/steinras for eksempel, er i dag klassifisert som et større risikoområde, men med manglende mottiltak. En del tiltak gjøres kanskje allerede, men da må dette beskrives. Tiltakene må også sees i sammenheng med merknad 1 nedenfor ettersom et helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid krever oppfølging i øvrig planverk, jfr. 3, 1.ledd, bokstav a) og b) i forskriften. Usikkerhetsgrunnlaget bør også innarbeides og beskrives i den enkelte analyse. Usikkerhet sier noe om tilgang på kunnskap og er en viktig del av analysearbeidet innenfor hvert utvalgte risikoområde. Et slikt arbeid vil også lette prosessen med å velge hvilke områder som skal følges videre opp og eventuelt prioriteres over andre. Avvik nr. 2 Kommunal beredskapsplikt, beredskapsplan. Overordnet beredskapsplan inkluderer ikke tilstrekkelig øvrige, sektorielle beredskapsplaner i kommunen, samt manglende samordning av øvrige relevante offentlige og private- krise og beredskapsplaner. Regelhenvisning Sivilbeskyttelsesloven 15 beredskapsplan for kommunen. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, 1.ledd, 2. og 3.punktum Øvrige sektorielle beredskapsplaner i kommunen samt andre relevante offentlige og private

4 Side 4 av 6 krise- og beredskapsplaner må samordnes og integreres i kommunens overordnede beredskapsplan. Det fremkom for eksempel under tilsynet at brannvesenets beredskapsplaner, Hallingdal Kraftnetts felles beredskapsplan og industribedriftene Defa og Protan kan innarbeides. Avvik nr. 3 Kommunal beredskapsplikt, beredskapsplan. Overordnet beredskapsplan beskriver ikke plan for befolkningsvarsling. Regelhenvisning Sivilbeskyttelsesloven 15 beredskapsplan for kommunen. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, 2.ledd, bokstav d) Beredskapsplanen må beskrive plan for befolkningsvarsling. Kommunen har implementert UMS befolkningsvarsling. Det må beskrives hvordan dette skal tas i bruk for å nå ut til befolkningen ved større, uønskede hendelser. Plan for befolkningsvarsling må også sees i sammenheng med helhetlig ROS-analyse, da førstnevnte skal være basert på analysen. Merknader Merknad 1 Forskrift om kommunal beredskapsplikt 3, bokstav a) Kommunen bør fremover ta sikte på en bedre samordning av dokumenter som berører langsiktige mål, strategier, prioriteringer og oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. Per nå fremstår dette til dels fragmentert. For eksempel nevnes det visse typer tiltak i handlingsprogrammet/økonomiplan ( ), mens andre nevnes i ROSanalysen. Som en del av det videre arbeid ved ferdigstilling av ny ROS-analyse må det også utarbeides en egen oppfølgingsplan med prioriteringer og tiltak i større grad enn dagens analyse. Det vil også være viktig at kommuneplanens samfunnsdel ( ) oppdateres i tråd med funn avdekket i ny ROS-analyse. Kommunen kan vurdere om det bør utarbeides en egen kommunedelplan for samfunnssikkerhet et overordnet dokument som samlet alt overnevnte for å få et mer strukturert, samordnet og forankret arbeid fremover. Merknad 2 Sivilbeskyttelsesloven 15 Beredskapsplan for kommunen. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, 2.ledd, bokstav c) Det har i tidligere evalueringer («Referat fra evalueringsmøte på Thoen Hotel » og «Rapport etter øvelse øvelse med Nes kommunes kriseledelse» oktober 2014) blitt avdekket at det kan være greit å innarbeide alternative kommunikasjonsmidler når mobilnett og strøm er nede. Her kan det være hensiktsmessig for kommunen å ta en gjennomgang på om det finnes øvrige ressurser innen alternativ kommunikasjon som bør inn i ressurslisten.

5 Side 5 av 6 For eksempel hvor/hvem man kan rekvirere jaktradioer fra. Nes sikringsradiolag ble nevnt som et alternativ i kommunens evalueringsmøte i 2013 (referert til ovenfor). Kommunikasjon under bortfall av strøm bør da også på lik linje tas høyde for i overordnet beredskapsplans kapittel 4 «Informasjon og kommunikasjon». Merknad 3 Sivilbeskyttelsesloven 15 Beredskapsplan for kommunen. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, 2.ledd, bokstav e) Plan for krisekommunikasjon, jfr. overordnet beredskapsplans kapittel 4 «Informasjon og kommunikasjon», kan detaljeres mer. Herunder, konkretisering av hvordan og hvilke av de opplistede kanalene/verktøyene skal brukes for å informere befolkning, media og egne ansatte hver for seg. Det bør også her, som nevnt ovenfor i merknad 2, konkretiseres hvordan en skal gjennomføre informasjon og kommunikasjon under strømbortfall. Beskrivelsen av pressekonferanse kan også utvides og/eller linkes til tiltakskortet «pressekonferanse». Generell merknad Det kan være hensiktsmessig å utarbeide en prioriteringsplan ved strømbortfall og når deler av strømmen kommer tilbake i kommunen. Dette ble også avdekket som forbedringspotensial etter Fylkesmannens øvelse med kommunen i 2014 og påfølgende evalueringsrapport. Prioriteringsplanen kan da vedlegges overordnet beredskapsplan. Fylkesmannen anbefaler at kommunen tar i bruk «Veileder til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i kommunen» (DSB 2014) ved revisjon av ROS-analysen i henhold til forskrift om kommunal beredskapsplikt. Videre anbefaler Fylkesmannen å bruke FylkesROS 2015 i det videre arbeidet. Her er det blant annet et scenario som går på jordskred ved Nesbyen i Nes kommune. Veien videre Fylkesmannen ber om en plan for hvordan Nes kommune vil følge opp overnevnte avvik med rimelige tidsfrister. En plan for oppfølging bes oversendt Fylkesmannen innen seks uker etter dato for mottatt endelig tilsynsrapport. Når planen er mottatt vil dens tilstrekkelighet vurderes. Videre ber Fylkesmannen om at dokumentasjon som viser lukking av avvik, oversendes når dette er ferdigstilt innen de oppgitte tidsfrister. Det vil gis en skriftlig tilbakemelding til kommunen når avvik ansees som lukket. Eventuelle spørsmål kan rettes til Steffen Hauge Wolff, telefon / e-post: fmbushw@fylkesmannen.no

6 Side 6 av 6 Med hilsen Bente Nyegaard Fjell Avdelingsdirektør Steffen Hauge Wolff Rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift