Endelig tilsynsrapport - Krødsherad kommune Kommunal beredskapsplikt

Transkript

1 Vår dato: Vår referanse: 2016/6967 Arkivnr.: 350 Deres referanse: Saksbehandler: Steffen Hauge Wolff Krødsherad kommune 3536 Noresund Innvalgstelefon: Endelig tilsynsrapport - Krødsherad kommune Kommunal beredskapsplikt Bakgrunn Hensikten med tilsynet var å kontrollere kommunens arbeid og etterlevelse av bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet ble gjennomført med hjemmel i lov 26.juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) 29 og forskrift 22.august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Tema for tilsynet var Sivilbeskyttelseslovens 14 og 15 som omhandler krav til risiko- og sårbarhetsanalyse og beredskapsplan. Forskrift av 22.august 2011 om kommunal beredskapsplikt var i sin helhet tema for tilsynet. Hovedinntrykk Fylkesmannen sitter igjen med et godt inntrykk av Krødsherad kommune etter gjennomført tilsyn. Det har vært en positiv utvikling i kommunen de siste årene hvor det arbeides aktivt med samfunnssikkerhet og beredskap. Dette gjenspeiles blant annet gjennom oppfølging av avvik fra Fylkesmannens forrige tilsyn. Nesten samtlige av avvikene fra den gang har blitt lukket med involvering av relevant fagpersonell og samarbeidsparter i kommunen. I tillegg er samfunnssikkerhet og beredskap regelmessig oppe som tema på ledermøter og det er et pågående arbeid med oppdatering av beredskapsplanverk i sektorene. ROS-analysen (vedtatt i kommunestyret ) bygger på veilederen til DSB fra Analysen dekker et bredt spekter av relevante risikoområder. Likevel er det et behov for å arbeide videre med det materialet og vurderingene det vises til, da innholdet fremstår til tider stikkordspreget innen det enkelte analyseskjema. Dette gjelder særskilt mangelfulle sårbarhetsvurderinger og vurderinger av hvordan risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre. Kommunens overordnede beredskapsplan (vedtatt i kommunestyret ) er nylig revidert og gjennomgående oversiktlig og strukturert. Det er fint å se at planen også dekker mer enn forskriftens minimumskrav. For eksempel beskrivelse av målsetning og prinsipper for krisehåndtering og nedtrappings-/etterbehandlingsfasen i kriser. Planen mangler fortsatt en plan for befolkningsvarsling, dette gir ett avvik. Telefon sentralbord: Postadresse: Postboks 1604, 3007 Drammen Internett: Fax: Besøksadresse: Statens Hus, Grønland 32, Drammen Organisasjonsnr.: E-post: fmbupost@fylkesmannen.no

2 Side 2 av 6 Resultater fra tilsynet Avvik Følgende avvik ble avdekket under tilsynet Avvik nr. 1 Kommunal beredskapsplikt, risiko- og sårbarhetsanalyse. Analysen må i større grad beskrive/forklare vurderinger det vises til, spesielt sårbarhetsvurderinger, samt systematisk gjennomgå potensiell svikt i kritiske samfunnsfunksjoner og avhengigheter mellom risiko- og sårbarheter. Avviket skrives som et samlet avvik med henvisning til de fleste av bokstavene ettersom de fleste av disse legger opp til behov for sårbarhetsvurderinger. Regelhenvisning Sivilbeskyttelsesloven 14 Risiko- og sårbarhetsanalyse. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, 3.ledd, bokstav a), b), c), d), e) a) Mangelfulle vurderinger av sårbarhetsfaktorer i kommunen med tanke på eksisterende og fremtidige forhold. I tillegg bør scenarioer som omhandler vær og naturhendelser i større grad vise til forventet klimautvikling og potensielle konsekvenser av dette i kommunen gitt eksisterende forhold og potensielle sårbarheter her. b) mangelfull vurdering av sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. c) ikke tilstrekkelig vurdering av hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre. Der hvor det står at risikoområder kan opptre i kombinasjon med hverandre må en utdype. d) mangelfull vurdering innen særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur. e) mangelfull vurdering av kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evne til å gjenoppta sin virksomhet etter hendelsen har inntruffet. Ny helhetlig ROS-analyse viser til sårbarhetsvurderinger ved å ta i bruk nytt analyseskjema. Likevel fremstår innholdet i disse vurderingene fortsatt som mangelfulle, stikkordspreget og generelle. Det bør arbeides videre med systematikk, hvor en søker å vurdere forskriftens bokstaver innen hvert, enkelt risikoområde/analyseskjema. Her bør en særskilt se på om den enkelte, uønskede hendelsen kan gi konsekvenser for kritiske samfunnsfunksjoner og infrastruktur, og prøve å beskrive hvordan. Samtidig må en ha med seg at risiko og sårbarheter kan påvirke hverandre på tvers i kommunen. Det handler om å se på avhengigheter og gjensidig påvirkning blant kommunens ulike områder og tjenester: risiko for en uønsket hendelse innen et område og tilhørende sårbarhet her, kan få følgekonsekvenser og i ytterste konsekvens forverres når dette forplantes til et annet område i kommunen. Særlig hvis det avdekkes i analysen at dette området også i utgangspunktet er sårbart. De totale konsekvensene kan med andre ord samlet sett bli større.

3 Side 3 av 6 Hva gjelder sannsynlighetsklassifiseringene, bør disse begrunnes i større grad. For eksempel: hvilke spesifikke, tidligere hendelser finnes innen det risikoområdet som analyseres og vil kunne si noe om sannsynligheten? Hvis ikke det finnes tidligere, relevante hendelser, bør dette inngå i usikkerhetsvurderingen som per nå også virker mangelfull. Beskrivelser/forklaring av usikkerhetsvurderinger underveis i analysen og kilder og kunnskap en har tatt i bruk, vil gi føringer for videre prioriteringer og eventuelle behov for nye utredninger og tiltak. Det bør også arbeides videre med forklaringene tilknyttet til de ulike samfunnsverdiene, og da spesielt de som er rangert med størst konsekvensverdi, samt samlet begrunnelse for konsekvens innen de ulike risikoområdene. Begrepet overførbarhet bør defineres innledningsvis og arbeides videre med siden det er valgt å ha med i analyseskjemaet. Beskrivelsene er per nå generelle. I et revisjonsarbeid kan det vurderes å sile ut de største risikoområdene i dagens ROS-analyse, basert på et sett av kriterier hvor en kan ha hovedfokus på disse og detaljere videre, ettersom dagens analyse har over 30 risikoområder med varierende nivå og omfang. Avvik nr. 2 Kommunal beredskapsplikt, beredskapsplan. Overordnet beredskapsplan beskriver ikke plan for befolkningsvarsling. Regelhenvisning Sivilbeskyttelsesloven 15 beredskapsplan for kommunen. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4, 2.ledd, bokstav d) I overordnet beredskapsplan må det beskrives hvilke systemer og tiltak som er implementert for å varsle befolkningen og hvordan dette/disse skal tas i bruk gitt større, uønskede hendelser som kan inntreffe. En slik plan må baseres på den helhetlige ROS-analysen, da ulike, uønskede hendelser vil kunne kreve ulike typer varsling. Merknader Merknad 1 Sivilbeskyttelsesloven 14 Risiko- og sårbarhetsanalyse. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 Helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid, 1.ledd, bokstav a) Det er fint å se at kommunen har utarbeidet et eget oppfølgingsdokument til ROS-analysen ved å liste opp tiltakene identifisert i dette arbeidet og kvittere ut status på dem. For å detaljere planen ytterligere og gjør den lettere å følge opp, anbefales det i større grad å beskrive hvem som skal få ansvaret for oppfølging (stilling, sektor etc.). Når ROS-analysen skal revideres må funnene her gi føringer for videre overordnede mål, strategier og

4 Side 4 av 6 prioriteringer, og gjenspeiles i øvrig kommunalt planverk. For eksempel i kommuneplanens samfunnsdel som nå er under revisjon og årsbudsjettene fremover. Merknad 2 beredskapsplikt 4, 1. ledd, 2 og 3.punktum I beredskapsplanens vedlegg som viser til kommunens øvrige beredskapsplaner, samt i oversikt over planverk til samarbeidspartnere, bør en også beskrive for de ulike planene finnes, hvem som er ansvarlig for dem, revisjonsdato og/eller lenke. Det fremkom under tilsynet at det kan være behov for å kartlegge om det finnes flere, relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner enn dagens opplistede. For eksempel NSB, Jernbaneverket, hotell og industribedrifter. Det å kartlegge og vurdere ytterligere vil kunne bidra til at kommunen får bedre oversikt over ordninger, kapasitet og felles ressurser som kan tas i bruk for å effektivisere en eventuell krisehåndtering. Merknad 3 beredskapsplikt 4, 2.ledd, bokstav a) For lesbarhetens skyld kan kriseledelsens oppgaver i beredskapsplanen slås sammen og stå beskrevet ett sted i stedet for flere. I dagens versjon står det beskrivelser på både s.5 og 12. Merknad 4 beredskapsplikt 4, 2.ledd, bokstav d) Beredskapsplanens evakueringsplan («Evakuering og forpleining) kan detaljeres ytterligere. For eksempel ved å innarbeide adresser for de ulike evakueringsalternativene og beskrivelse om at de ulike plassenes prioritert vil avhengige av krisens karakter og omfang. Her kan en også beskrive fordeler/ulemper ved å evakuere til de ulike plassene. Det fremkom under tilsynet at kommunen har fått på plass en skriftlig avtale med Sole hotell, innarbeides. Per i dag står det beskrivelser om evakuering- og pårørendesenter under flere kapitler («kriseinformasjon» og «evakuering og forpleining»). Her bør det vurderes en sammenstilling av kapitlene. Merknad 5 beredskapsplikt 4, 2.ledd, bokstav e) Det bør beskrives hvordan de ulike verktøyene/virkemidlene som er oppført på s.16 i beredskapsplanen skal tas i bruk for å nå ut til de ulike målgruppene. Samtidig bør kontaktinfo også oppføres. Merknaden kan sees i sammenheng med avvik nr. 2 ovenfor.

5 Side 5 av 6 Merknad 6 Forskrift om kommunal beredskapsplikt 7, 2.ledd Kommunen bør ta en gjennomgang på å få på plass et system som sikrer opplæring og tilstrekkelig kvalifikasjon for dem som er tiltenkt en rolle i en eventuell krisehåndtering. Per i dag ivaretas dette ved å gjennomføre øvelser og ha samfunnssikkerhet og beredskap regelmessig oppe på rådmannens ledermøter. Likevel bør det foreligge en skriftlig rutine og systematikk som da ikke nødvendigvis avgrenses til overnevnte punkter. Generell merknad Det kan være hensiktsmessig å utarbeide en prioriteringsplan ved strømbortfall og når deler av strømmen kommer tilbake i kommunen. Dette ble også avdekket som forbedringspotensial etter Fylkesmannens øvelse med kommunen i 2016 og påfølgende evalueringsrapport. Prioriteringsplanen kan da vedlegges overordnet beredskapsplan. For å løfte beredskapsplanen ytterligere, anbefales det å ta en generell gjennomgang på samtlige av kapitlene der hvor det henvises til kontorplasseringer og gruppesammensetninger, ettersom disse er i dag generelle og mindre intuitive. For eksempel går det igjen under beskrivelsene til de ulike avdelingene at de består av en leder og medarbeidere. Her kan det være greit å henvise til beredskapsplanens vedlegg hvor navn og nummer står. Samtidig kan det være greit å legge inn en setning eller to som forklarer hvor de ulike kontorene ligger, der hvor dette vises til. For eksempel kontoret til personalsjefen eller skogbrukssjefen på s. 7 og 9. En må ha med seg i bakhodet at den som leser planen skal øyeblikkelig kunne orientere seg og igangsette, og at en må i beskrivelsene ta høyde for at ikke alle nødvendigvis vet hvor de ulike områdene er i kommunen. For eksempel nyansatte. I det videre arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap i kommunen anbefales regelmessig dialog med Drammensregionens brannvesen IKS. Brannvesenet har kompetanse innen ROSanalyse, og det vil kunne være verdifullt for begge parter å diskutere nærmere ansvarsområder ved uønskede hendelser og hvor en er sårbare. Veien videre Fylkesmannen ber om en plan for hvordan Krødsherad kommune vil følge opp overnevnte avvik med rimelige tidsfrister. En plan for oppfølging bes oversendt Fylkesmannen innen Når planen er mottatt vil dens tilstrekkelighet vurderes. Videre ber Fylkesmannen om at dokumentasjon som viser lukking av avvik, oversendes når dette ferdigstilles innen de oppgitte tidsfrister. Eventuelle spørsmål kan rettes til Steffen H. Wolff, telefon / e-post: fmbushw@fylkesmannen.no

6 Side 6 av 6 Med hilsen Eli Kristin Nordsiden Fungerende avdelingsdirektør Steffen Hauge Wolff Rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift