1 av 7 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag 7.6.2012, kl. 08.30-11.00 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet Fakultetet Fakultetet Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Dekanus Bjørn Hafskjold X Prodekanus forskning Åse Krøkje X Prodekanus utdanning Anne Borg X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2: Administrativ leder Lena Frostad X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Administrartiv leder Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech X Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng Dekanus Bjørn Hafskjold Anne Barsnes Ralf Beck Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Instituttleder Øyvind W. Gregersen Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Administrativ leder Tom Helmersen X Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Administrativ leder Trond Einar Hagen X Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Olav Vadstein Vara 2: Professor Eivind Almaas X Ellen Stormo Vara: Elisa Elmies Anne Barsnes Vara: Ine Beate Larsen Ralf Beck Vara: Marit Takla Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Seksjonssjef Heidi Hugdal Professor Hans Jørgen Roven Sekretær/referent for ledergruppen: Konsulent Ludwika Osiak ludwika.osiak@nt.ntnu.no Vikar: Martin Fjeldvær
2 av 7 FASTE POSTER Godkjenning av referat Referat fra møtet 24.5 godkjent med redaksjonelle endringer. Oppfølging av tidligere saker Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen SAKSKART NTL-sak 34/12 Utlysning av stilling som koordinator for Samarbeidsforum (rekruttering og næringslivssamarbeid) Orientering ved seksjonssjef Martin Fjeldvær Saksvedlegg Momenter fra diskusjonen Åremålsstilling, prosjektstilling eller annen løsning kan være bedre enn en fast stilling i dette tilfellet. Teksten er for utydelig mht. hvilke mål det skal jobbes mot bør bearbeides mer. Momentet om at det både er timebasert og fast er uryddig og forvirrende. Stillingen virker slik den står nå som vag og utydelig, men samtidig ambisiøs i forhold til potensielle kandidater. Det kan bli meget vanskelig å finne kandidater slik stillingen ser ut nå. Er det vurdert om man kan finne noen internt som vil redusere sin ordinære stilling å ta denne oppgaven? Er det vurdert å utarbeide ett prosjekt og deretter headhunte noen kandidater? Stillingen gir ikke inntrykk av at dette er noe vi satser på. Uklart hva vi egentlig ønsker å oppnå med dette. Virker halvhjertet. Konklusjon Utsettes til neste uke og tas sammen med diskusjonen om Samarbeidsforum. NTL-sak 35/12 Professor/Førsteamanuensis (Athmospheric and Environmental Physics) ved IFY betenkning Orientering ved instituttet Saksvedlegg
3 av 7 Konklusjon: Stillingen lyses ut. NTL-sak 36/12 Professor/Førsteamanuensis (Physics Didactics) ved IFY betenkning Orientering ved instituttet Saksvedlegg Momenter fra diskusjonen En faglig sterk fysiker med interesse for didaktikk er stillingens vekting. Søkermassen må ses an før man evt. går videre med ansettelse. Det stilles like store vitenskapelige krav til denne stillingen som andre stillinger ved IFY. Hva skjer med didaktikkfeltet ved NTNU? Avklaringer mot PLU må komme på plass. Å beholde kun en fagdidaktikk stilling gir sannsynligvis en for lite robust gruppe. Det er en utfordring med didaktikkområdet at fagområdet fort kan bli koblet fra den andre faglige virksomheten. Tilhørighet kan være utfordrende. Hvordan løses dette ved de ulike instituttene ved NT? Hvilke signaler gir dette ved andre institutt? Organisering av fagdidaktikk er en separat sak og vil ikke påvirke denne stillingen direkte. Didaktikerstillingene ved fysikk må også forholde seg til en eventuell ny organisering av didaktikkfeltet. Didaktikere kan og bør brukes til å utvikle undervisningen ved instituttene, men det er usikkert om dette gjøres i dag. Hvilke formelle krav til fagdidaktikk ønsker man i denne stillingen? o IFY krever ikke doktorgrad i fagdidaktikk, men sterk interesse i, - og erfaring fra didaktikk er sterkt ønskelig. Konklusjon Stillingen lyses ut. Orienteringssaker: Styring og ledelse ved NTNU høring o Orientering ved seksjonssjef Martin Fjeldvær o Jf. e-post fra Martin 3.6.2012 o Ingen saksvedlegg Prosesser ved instituttene: o IBT mail 3 svar - o IFY instituttstyre 25.mai ledergruppen med behandling i seksjonene. Innspill fra tekn./adm. gruppe spesifikt. Mye respons.
4 av 7 o IKP mail til alle. Ledergruppe grundig diskusjon med god respons. Allmøte. o IMT tatt opp på allmøte. Tatt opp på faglærermøter. o IKJ sendte e-post ingen tilbakemelding. Allmøte 6.juni. o IBI sendte e-post- ledergruppebehandling. Tatt opp på tekn/adm møte. o Ytterligere kommentarer o Valgt/tilsatt inst.leder IKP og IFY mener åremål må opprettholdes. IBI mener valgt instituttleder er best. o Hans Jørgen Roven: o Det ble kommentert at NTNU og fakultetet bør gi klarere føringer i forhold til medvirkningsprosesser. Bestillingene bør bli mer presise fra alle hold i slike saker. Revidert sirkulasjonsliste for kontrakter o Orientering ved seksjonssjef Åse Krøkje o Saksvedlegg o Revidert liste vedlegges referatet Momenter i diskusjonen: o IKP o Det bør vurderes om den slås sammen med andre lister uavhengig av størrelse. o Ang. prikkpunkt 2 det er sjeldent standardkontrakter brukes, og alle kontrakter havner hos dekanus. Er dette ønskelig? Kan man skrive dette mer i retning «betydelige endringer». o Det stilles spørsmål ved at NFR ikke er med i punktet om avtaler mellom NTNU og eksterne kilder. o IMT o Det påpekes at NFR sjeldent gjør endringer på eierskapsspørsmål. o Hans Jørgen Roven o Det er en svakhet at det er så mye ulik praksis ved NTNU når det gjelder kontrakter. Det burde vært en generell del som hadde vært lik ved hele NTNU, påfulgt av en spesifikk del som kan være tilpasset for hvert enkelt tilfelle. Utlysning fra midler fra Nordisk ministerråd til utvikling av Nordic Masterprogrammer
5 av 7 o Orientering ved prodekanus Anne Borg o Jf. ephorte sak 2012/6427 o Muligheter for dobbeltgrader kan vurderes. Rammeplan for lærerutdanning trinn 8-13 o Orientering ved prodekanus Anne Borg o Ingen saksvedlegg o Spennende for oss som universitet. o Ser ut som den blir gjeldende fra opptaket 2014. o Kan se ut som det blir praksis i skole allerede ved første årskurs. o Fysikk, biologi, materialteknologi og kjemi bør delta på ett møte 20.juni ang dette. Send noen fra ledernivå. Anne Borg ønsker tilbakemelding på dette. o Det kommer prosesser på dette i høst, noe vi bør være forberedt på. o 15 sp. emner kan bli en utfordring for oss. EVENTUELT Minner om eksamensfesten 8.juni o Fredag kveld er en uheldig dag for ansatte. 155 nye studieplasser fullfinansiert til NTNU i revidert budsjett. o 15 ved PLU, 10 ved integrert lærerutdanning 5 årig, 10 ved realfag, 100 på teknologi 5 årig. 20 ikke fagfordelt ved NTNU. o Vi må klargjøre hvilke begrensninger vi har for eventuelt å øke studentmassen. Innspill sendes til Anne Borg o De 100 teknologistudentene må sannsynligvis gjennom IFY sine laboratorier uansett plassering. Dette utgjør en betydelig utfordring for NT. o Vurdere økning der vi har god søkning. Tilsettingsprosess for 7 utlyste stipendiatstillinger. o 40 med prosjektbeskrivelse o 26 fra Norge, alle med prosjektbeskrivelse. o Tilbud ønskes sendt ut i løpet av juni Dialogmøte med prorektor for forskning o 19.juni kl 8-10 o Inst.ledere deltar o Oppfølging av forskningsstrategi o Mer info om forarbeid og agenda kommer pr mail fra Åse Krøkje.
6 av 7 Incentivmidler for allmennrettet formidling er ferdig fordelt. Orientering om fordelingen. OTIS prosessen (Hans Jørgen Roven) o NT er involvert i fire initiativ. o Usikkert om bærekraft blir egen OTIS eller bakt inn i de andre temaene. o Klyngene som vurderes ved NT henger sammen med dette arbeidet. To NANO 2020 prosjekter er gått til fysikk. TSO materialer fikk ingen beskjed om stipendiatene som kom til dem, bør følges i forhold til kommunikasjon internt. Forskertermin behandles før sommeren. HR info om trender og arbeidsformer ved NT. På flere områder må ledelsen tydelig inn. o Intervjukommiteer og instillende myndighet er uenig i en del tilfeller. Her må begrunnelsene og prosessene bli bedre. o Tilbud gis før formaliteter er på plass. Det er ok at man orienterer om innstillingsrekkefølge, men det må presiseres at tilsetting/tilbud vedtas senere og at dette ikke er et tilbud. o Flere måter å gi ekstra lønn til vitenskapelig ekstrainnsats på, men det gjøres mye feil på dette i dag. Kontakt HR for støtte. o Folk starter hos oss uten arbeidsavtaler. Dette er ikke akseptabelt. o Bruken av post.doc og forsker brukes om hverandre økt bevissthet på dette. o Behandlingstid vitenskapelige er 1-1.5 år. Oppnevning av sakkyndig, sakkyndig bedømming, oppnevning av pedagogisk gruppe forsinker prosessene. o Lang tid fra bemanningsplan vedtas til utlysning. o Tilsetting av ektefeller og barn på timelønn på prosjekter uten god nok behovsprøving. Her skal instituttleder godkjenne. o Forlengelse av midlertidige foregår på mange uheldige måter. Praksis på området med ph.d.-forlengelse bør presiseres fra fakultetet hvis det ønskes endret praksis. Utfordringen består i at kandidater går her uten lønn, eller med veldig lav lønn på slutten av perioden. o Begrunnelser ifm oppsigelser bør bli bedre og mer reelle. Dokumentasjon under vegs er viktig. o Aktiv headhunting internt på NT skal dette være ok eller ikke? Prosessen bør være åpen og lederne må involveres. Det kan være sunt med endring, og at folk kan til nye stillinger. Ledergruppen har ikke noen motforestillinger mot dette. o Viktig å skille mellom ph.d.-studentens studieløp og ansettelsesforhold.
7 av 7 Praksis og erfaringer på dette må vurderes nøye. o Uklare innstillinger til ansettelsesutvalg og tilsettingsråd. Vi må forberede oss på å møte i disse organene for å presentere innstillingen. En sterk følelse fra ledergruppen på at disse organene er tegn på en unødig misstillitskultur og unødig ressursbruk. Tilsettingsråd og ansettelsesutvalg bør i større grad forstå at prioriteringer mellom innstilte kandidater ofte er små, og at det er brukt skjønn i rekrutteringsgruppene. o Representanter for faggruppene/fagområdene må være med i rådgivende komiteer. o Statistikk over midlertidighet ved NT. o NT bør utvikle en tydelig politikk på bruk av midlertidig ansettelser.
Sirkulasjonsliste for avtaler ved Fakultet for naturvitenskap og teknologi, NTNU I henhold til Dekani-vedtak skal denne sirkulasjonslista anvendes når avtalen(e) i henhold til fullmaktskartet skal underskrives av Dekanus*, dvs. hvis ett eller flere av følgende punkter er gjeldende; For avtaler hvor en samlet kontraktssum fra ekstern finansieringskilde er over 10 mill. For avtaler som medfører ansvar eller forpliktelser for NTNU utover NTNUs standard kontraktsvilkår. Dersom den eksterne finansieringskilden krever det. Med avtale menes her Konsortieavtale (også kalt samhandlingsavtale) mellom parter i et konsortium i prosjekt finansiert av Norges Forskningsråd. Her skal kontrakten mellom prosjektansvarlig og Forskningsrådet foreligge som et vedlegg til konsortieavtalen. eller Avtale mellom NTNU og ekstern finansieringskilde i bidrag- eller oppdragsprosjekt (ikke Forskningsrådet). Prosjektopplysninger (fylles ut av LP ved aktuelle institutt og sendes Instituttleder) Prosjektnavn Prosjektleder (navn) Type prosjekt Signeringsliste Juridisk gjennomgang 1 Prosjektfaglig gjennomgang 2 Totalvurdering 3 Signering (dekanus) Kommentar Navn/dato Signatur *Sirkulasjonslista kan om ønskelig også anvendes for avtaler som ikke trenger Dekanus sin signatur, dvs. avtaler som kan signeres av Instituttleder. Dette må avklares internt på hvert enkelt institutt. 1 Instituttleder har ansvar for at avtalen blir gjennomgått av sentral juridisk ekspertise. Eventuelle avvik fra NTNU sine retningslinjer skal kommenteres og begrunnes. Instituttleder signerer selv eller den instituttleder bemyndiger. 2 Instituttleder har ansvar for en vurdering om avtaleverket er tilpasset og hensiktsmessig i forhold til det planlagte prosjektet. Instituttleder signerer selv eller den instituttleder bemyndiger. 3 Instituttleder signerer på at prosjektet/avtalen er tråd med instituttets og NT sine interesser samt Rektors Økonomiinstruks. Avtalen med signerte sirkulasjonsliste kan så forelegges Dekanus. (http://www.ntnu.no/okonomi/dokumenter/interne/innstruks/_konomiinnstruks_fra 8537a.pdf)