RØYRVIK KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 19. mars 2009 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Røyrvik kommune, Kommunestyresalen De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. 1.varamedlem møter fast, øvrige møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Kontrollutvalget i Røyrvik kommune har vedtatt at utvalgets møter er åpne, jfr. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 19, 1. ledd. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 012/09 Orientering fra NKRF`s kontrollutvalgskonferanse 013/09 Referatsaker 014/09 Forvaltningsrevisjon prosjektplan Saksbehandlingsrutiner og Lovverk 015/09 Skatteoppkreverfunksjon 2008 016/09 Forslag til reglement for selskapskontroll / eierskapskontroll 017/09 Habilitet 018/09 Oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 12/09 019/09 Orientering fra kontrollsekretær Eventuelt Saksdokument i sak 014/09, sak 016/09 og sak 019/09 ettersendes Grong 12.02. 2009. Inge Staldvik (sign.) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 Mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no
SAK 012/09 ORIENTERING FRA NKRF`S KONTROLLUTVALGSKONFERANSE Kontrollutvalget 19.03.2009 Gunnhild Berg 012/09 424-1739-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 1. Kontrollutvalgskonferansen 2009, program 2. Åpning av NKRF`s kontrollutvalgskonferanse 2009 3. Krever full kontroll med krisepakken Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS har deltatt på NKRF (Norges kommunerevisorforbund) sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 4. 5. februar 2009. Vedlagt program viser aktuelle tema for konferansen. Vurderinger En slik konferanse gir kontrollutvalg og sekretariat nyttig informasjon og erfaringsutveksling. Temaene for konferansen viser hva som er aktuelle oppgaver for kontrollutvalget. SAK 013/09 REFERATSAKER Kontrollutvalget 19.03.09 Gunnhild Berg 013/09 424-1739-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 KomSek Trøndelag IKS Notat fra kontaktmøte med KomRev Trøndelag IKS Ikkje offentleg, jf. off.lova 13 og Fvl. Lova 13 2 KomSek Trøndelag IKS Varsel om selskapskontroll Joma næringspark AS. Sendt til eier og selskapet Utsendt til møte den 26.02.09 Utsendt til møte den 26.02.09 3 KomSek Trøndelag IKS Svar redegjørelse til kontrollutvalget 4 Forum for kontroll og tilsyn Invitasjon til fagkonferanse Utsendt til møte den 26.02.09
5 Ordfører i Røyrvik kommune Div. til kontrollutvalget SAK 014/09 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT PROSJEKTPLAN SAKSBEHANDLINGSRUTINER OG LOVVERK Kontrollutvalget 19.03.09 Gunnhild Berg 014/09 424-1739-5.3 1. Kontrollutvalget godkjenner det fremlagte forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Saksbehandlingsrutiner og lovverk 2. Eventuelle endringer i prosjektet og problemstillinger skal godkjennes av kontrollutvalget. Forslag til prosjektplan Saksbehandlingsrutiner og lovverk 1. Kontrollutvalgets 27.05.08, sak 014/08 2. Kommunestyret 18.12.08, sak 91/08 Plan for gjennomføring av forvaltnings - revisjonsprosjekt 2008-2011 3. Forskrift om kontrollutvalg 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 5. Kommuneloven Kontrollutvalget behandlet Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt som sak 014/08. Planen ble behandlet av kommunestyret som sak 91/08, og fattet følgende vedtak 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2011 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden 3. Forvaltningsrevisjonsprosjekt prioriteres i følgende rekkefølge. 1. Saksbehandlingsrutiner/offentlighetsloven/forvaltningsloven 2. Næringsstøtte 3. Etiske retningslinjer 4. Røyrvik kommune som arbeidsgiver 5. Selvkost VAR 6. Rapporteringsrutiner investeringsregnskapet
Revisor har nå utarbeidet forslag til prosjektplan som følger vedlagt. Bakgrunn for aktuelle problemstillinger kan være at Røyrvik kommune ut fra ny Offentleglov og endringer i forvaltningsloven har generelle utfordringer med å overholde bestemmelser i disse. Det har tidligere også vært en utfordring å overholde tidsfrister i saksbehandlingen, både lovpålagte og egne rutiner. Følgende problemstillinger er skissert for prosjektet: Har kommunen tilfredsstillende saksbehandling etter kravene i Offentlegloven og Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)? Har kommunen tilfredsstillende rutiner i forbindelse med føring av postjournal? Revisor anslår prosjektets tidsforbruk til 160 timer. Vurdering For å sikre eierskap til det prosjekt som skal gjennomføres i kontrollutvalget og til de spørsmål som skal besvares, er det viktig at prosjektet gis en solid forankring i utvalget. Revisor presentere prosjektet og problemstillingene i møtet. SAK 015/09 SKATTEOPPKREVERFUNKSJON 2008 Kontrollutvalget 19.03.2009 Gunnhild Berg 015/09 424-1739-5.3 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2008 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2008 til orientering. 2) Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune til orientering. 1. Skatteoppkreverens i Røyrvik kommune Årsrapport for 2008 2. Skatteetatens kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune Andre saksdokumenter ikke vedlagt (Ingen)
Skatteoppkreverens årsrapport om Røyrvik kommunes skatteregnskap for 2008 Den totale skatteinngangen for året 2008 utgjorde kr. 32.822.203,- Tilsvarende tall for 2007 var kr. 28.461.030.- Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Røyrvik kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Rapporten gir en tilbakemelding på hvordan skatteoppkreverfunksjonen er ivaretatt og utført, og vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringer. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Kontrollrapporten for skatteoppkreverfunksjonen i 2008 finner regnskapsføringen, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet samt utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølging av restanser i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk, men påpeker at: - det ikke er gjennomført lokale arbeidsgiverkontroller i 2008. Skatteoppkrever har dermed ikke oppfylt sine plikter etter skattebetalingsloven 47 nr 1 og tilhørende retningslinjer gitt av Skattedirektoratet. Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlinger i 2008 gitt pålegg og anbefalinger meddelt skatteoppkrever i brev av 12.02. 2009. Skatteetaten har ingen spesielle anmerkninger til ressurssituasjonen ved skatteoppkreverkontoret i Røyrvik. SAK 016/09 FORSLAG TIL REGLEMENT FOR SELSKAPSKONTROLL / EIERSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget 19.03.09 Gunnhild Berg 016/09 424-1739-5.3 3. Kontrollutvalget tar forslag til reglement for selskapskontroll / eierskapskontroll til orientering. 4. Saken oversendes kommunestyret. 5. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak 1. Kommunestyret vedtar generelle retningslinjer for selskapskontroll som Retningslinjer for selskapskontroll i Røyrvik kommune.
Forslag til generelle retningslinjer for selskapskontroll / eierskapskontroll 6. Kommunestyret 26.02. 2009, sak 12/09 Plan for gjennomføring av selskapskontroll - 2008-2011 Kommunestyret vedtok i sak 12/09 den 26.02. 2009 å utsette gjennomføringen av plan for selskapskontroll inn til vedtak i representantskapet i KomSek Trøndelag IKS i sak 003/09 er utredet og vurdert / presentert i nytt representantskapsmøte i mai 2009. I samme sak i kommunestyret, punkt 3 i vedtaket heter det at - kommunestyret ber kontrollutvalget utarbeide forslag til reglement for selskapskontroll - / eierskapskontroll som legges frem for kommunestyret for godkjenning. Vurdering Kommunen sitt eierskap i aksjeselskap og interkommunale selskap representerer store verdier, hvor det er viktig med folkevalgt styring og kontroll. Det er kommunestyret som har hovedansvaret for god og aktiv eierstyring, og kontrollutvalget skal sørge for at det blir ført kontroll med forvaltningen av kommunen sine interesser i selskap. Kommunestyret skal vedta en plan for selskapskontroll minst en gang i valgperioden. Kommunestyret kan fastsette reglement for kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i det enkelte selskap, jf. kommunelovens 80 2. ledd. I et slikt reglement vil det antagelig både være naturlig med regler som tar sikte på å gjøre selskapskontrollen effektiv og regler som tar sikte på å styre informasjon mellom partene i forbindelse med utøvelsen av kontrollen. Det legges frem et forslag for generelle retningslinjer for selskapskontroll som omhandler - målsetting og virkeområde for selskapskontroll - plan for selskapskontroll - kontrollutvalgets innsynsrett - taushetsplikt - rapportering SAK 017/09 HABILITET Kontrollutvalget 19.03.09 Gunnhild Berg 017/09 424-1739-5.3 1. Kontrollutvalget tar behandlingene i kommunestyrets sak 11/09 og 12/09 til orientering
2. Kontrollutvalget synes det er beklagelig at det ikke er reist spørsmål angående habilitet i kommunestyrets sak 011/09 og 012/09. 3. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret for orientering. Møteprotokoll fra kommunestyrets møte den 26.02.2009 Kontrollutvalget skal ikke overprøve de politiske prioriteringer og ikke føre tilsyn med kommunestyret, jf. 4 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Kontrollutvalget kan derimot påpeke dersom kommunestyret er i ferd med å fatte vedtak som er eller vil være ugyldig. Angående kommunestyresak 11/09 og sak 12/09 den 26.02. 2009 stiller kontrollutvalget spørsmål om habiliteten i nevnte saker. Kontrollutvalget har fått forståelse av at to av kommunestyrets representanter sitter som styremedlem i Joma Næringspark AS. Dette selskapet er involvert og omhandles i sak 11/09 gjennom organisering av næringsarbeidet i Røyrvik kommune, samt i sak 12/09 i Plan for gjennomføring av selskapskontroll 2008-2011. Det er ikke reist spørsmål angående habilitet fra noen av de to kommunestyrerepresentantene i sak 11/09 er, men i sak 12/09 har en av representantene reist spørsmål angående sin habilitet. Vedkommende er av kommunestyret funnet inhabil jf. forvaltningsloven 6e og jf. kommuneloven 40. I forvaltningsloven 6 heter det seg bl.a at en - offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak, og videre i 6e heter det - når han leder eller har en ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamlingen for, et selskap som er part i saken og ikke helt ut eies av stat eller kommune, et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Vurderinger En har fått forståelse av at to kommunestyrerepresentanter sitter i styret for Joma Næringspark AS. Ved behandlingen av de to forannevnte saker i kommunestyret den 26.02. 2009 synes det begått formelle feil da de to representantene er direkte inhabile etter gjeldene rett, viser her til kommuneloven med kommentarer 40: Har en inhabil representant stemt med flertallet, kan det etter omstendigheten tenkes grunnlag for å statuere ugyldighet selv om vedkommende stemme matematisk sett ikke er avgjørende., dersom det er god grunn til å anta at den inhabile ved sin deltakelse har påvirket de øvriges stemmegivning. Generelt sett bør man imidlertid etter vår mening trå varsomt her, med mindre det foreligger temmelig klare indikasjoner for slik påvirkning. Det er viktig at alle er bevist sine roller, og reiser spørsmål angående sin habilitet ved behandlingen av saker i politiske organ.
SAK 018/09 OPPFØLGING AV KOMMUNESTYRETS VEDTAK I SAK 12/09 Kontrollutvalget 19.03.09 Gunnhild Berg 018/09 424-1739-5.3 4. Kontrollutvalget tar vedtaket i kommunestyresak 12/09 til etterretning. 5. Kontrollutvalget synes det er beklagelig at kontrollutvalgets arbeid med selskapskontroll ikke kan iverksettes. 6. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret for orientering. Kommunestyrets behandling og vedtak i sak 12/09 Kontrollutvalget vedtok i sak 019/08 Plan for gjennomføring av selskapskontroll 2008 2011. Planen ble vedtatt i kommunestyret som sak 78/08. Kontrollutvalget vedtok igangsettelse av selskapskontroll i Joma Næringspark AS den 27.01. 09 som sak 002/09. Kommunestyret vedtok i møte den 26.02.2009, sak 12/09 å utsette gjennomføring av Plan for selskapskontroll. Dette på bakgrunn av sak 003/09 i representantskapet i KomSek Trøndelag IKS. Fra representantskapets vedtak siteres det representantskapet ber styret i samarbeid med leder av representantskapet utrede det totale tjenestetilbudet fra KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS. Representantskapet i selskapene skal behandle ovennevnte sak i løpet av mai. Vurderinger En synes det er svært beklagelig at kontrollutvalgets arbeid med selskapskontroll i Joma Næringspark AS utsettes, men anbefaler at kontrollutvalget tar kommunestyrets vedtak til etterretning. SAK 019/09 ORIENTERING FRA KONTROLLSEKRETÆR Kontrollutvalget 19.03.2009 Gunnhild Berg 019/09 424-1739-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. (til kontrollutvalget)
Ikke trykte vedlegg Etter at vedtaket om eierskapskontroll mht. forvaltningen av kommunens eierinteresse er blitt bekjentgjort, har en mottatt anonyme henvendelser. Videre er en gjort kjent med at ordfører ønsker legalitetskontroll av vedtaket om eierskapskontroll, jf. vedtak sak 12/09 i kommunestyret den 26.02. 2009. Punkt 2 i vedtaket lyder 2. Kommunestyret oversender saken til fylkesmann for å få gjennomført en lovlighetskontroll av vedtak i sak 0078/08 med utgangspunkt i Kommuneloven 77, punkt 5. Ved etterspørsel av denne henvendelsen til fylkesmann, får en tilbakemelding at kommunen har hatt kontakt med fylket via mail / telefon angående oversendelsen av saken. Øvrig orientering blir gitt i møtet. Grong 16.mars 2009 Gunnhild Berg Kontrollsekretær