UiO-admin prosjektrammeverk & opplæring per V2016 - Kort oppsummert Prosjektrammeverk og prosjektlederkurs m. eiermodul Små og mellomstore administrative prosjekter Sist endret 21.4.16 EKM
Hva er i fokus Forankring Involvering Involvering Forankring Implementering Ledelsesprodukt Prosjektmandat Prosjektbeskrivelse Styringsdokument Styringsdokument Sluttrapport gevinstrealiseringsplan Kort beskrivelse av Innhold i ledelsesprodukt Mandatet skal overordnet beskrive prosjektets hvorfor, hva, hvordan og når. Prosjektbeskrivelsen vil inneholde noen av de samme elementene som et mandat men vil være på et mere detaljert nivå. Inkluderer beskrivelser av leveranser, gevinster, fremdrift, målgrupper, organisering, roller og ansvar samt økonomi Et dynamisk dokument som legger til rette for rapportering på mål, status og fremdrift for prosjektet. Inkluderer beskrivelser av utfordringer og veivalg som styringsgruppen må forholde seg til. Inkluderer aktivitetsplaner og plan for realisering av gevinster Et dynamisk dokument som legger til rette for rapportering på mål, status og fremdrift for prosjektet. Inkluderer beskrivelser av utfordringer og veivalg som styringsgruppen må forholde seg til. Inkluderer vurdering av om prosjektet kan gå inn i avslutningsfasen, godkjenning av leveranser og planlegging av overlevering. Sluttrapporten skal oppsummere prosjektet med vekt på måloppnåelse og vurdering av prosjektets læringspunkter en skal definere roller, ansvar og tiltak for å oppnå gevinstene med prosjektet Beslutningspunktet skal gi klarsignal til Konseptarbeid Igangsettelse av Gjennomføringsfasen Avslutning av prosjekt forankret prosjekt
Faser og dokumenter oppsummert Dokumenter som produseres i hver fase KONSEPT PLANLEGGING GJENNOMFØRING AVSLUTNING REALISERING Prosjektmandat Inn mot BP 1 (i forkant) Prosjektbeskrivelse Produseres i konseptfase inn mot BP2 Oppdateres inn mot BP3 Oppdatert ved faseoverganger eller endringer Faseplan/ gjennomføringsplaner Faseplan for planleggingsfase inn mot BP2 Faseplan Gjennomføringsfase inn mot BP3 Faseplan avslutningsfase inn mot BP4 Sluttrapport Er en del av prosjektbeskrivelsen Egen plan utvikles som del av underlag for BP3 Oppdatert inn mot BP4 Oppdatert inn mot BP5 Oppdatert inn mot BP6 Styringsdokument Introduseres i BP3 for rapportering av status og styring av fremdrift. Alle endringer dokumenteres i nye versjoner av styringsdokumentet. Benyttes for styring av prosjektet. Alle endringer dokumenteres i nye versjoner av styringsdokumentet. Benyttes for å sammenlikne resultat opp i mot opprinnelig beskrivelse. Sluttrapport Erstatter styringsdokumentet i BP5 3
Prosjektlederopplæring Modul 1 Begreper, roller og ansvar i prosjekter Modul 2 Verktøykasse for bruk i prosjekter Modul 3 Instrumentell og relasjonell atferd i prosjekter Modul 4 Arbeid med reelle case 9. og 10. mars 6. april 27. og 28. april 25. mai Introduksjon til prosjekt som arbeidsform Prosjektrammverk for administrative prosjekter ved UiO Case oppgave Roller og ansvar Den «trøblete» oppstarten Prosjektets ulike faser Gevinstrealisering Prosjektbeskrivelsen, styringsdokument og referat Ressursavtaler Eks. på verktøy for tids- og aktivitetsplanlegging Sparring og kollegaveiledning om reelle case Kort om prosessog møteledelse Case om gevinstrealiserings planen Samarbeid i team Håndtering av personlig forskjellighet Prosessledelse Møteledelse Verktøy og teknikker Regi for oppstartworkshop i Prosjektgruppa En fellesøkt med erfaringsutveksling prosjekteiere og prosjektledere Kollegaveiledning Befeste læring Etablering av nettverk Avrunding 4
ProsjektEIERmodulen Gjennomføres gjerne i samlet ledergruppe før modul 1 i prosjektlederkurset. Varighet: 3 timer Orienterer om bakgrunn for kurset, Difi sin prosjektveiviser og tilpasningen til UiO Dialog om deltagernes prosjekterfaringer, særlig prosjekteierrollen ved UiO 7 prinsipper for prosjektstyring, særlig: 1. Kontinuerlig strategisk forankring 2. Styre i faser 3. Definerte roller og ansvar (linjeleder, prosjekteier, prosjektleder) 4. Avviksledelse (delegering og risikohåndtering) Gevinstrealisering I modul 3 av prosjektlederkurset, en fellesøkt med prosjekteiere/ledergruppen: «Hva skal til for god prosjektkultur»? 5
7 prinsipper for beste praksis* 1. Kontinuerlig strategisk forankring 2. Styre i faser 3. Definerte roller og ansvar 4. Avviksledelse (styre gjennom «toleranser») 5. Fokus på prosjektets produkter (leveranser) 6. Lære av erfaring 7. Tilpasning til prosjektomgivelsene * Ligger til grunn for et Prince2 prosjekt og danner basis for prosjektveiviseren og tilpasset UiO rammeverk 6