Innkalling møte for Velforeningen Elvehavn Brygge

Innkalling møte for Velforeningen Elvehavn Brygge Tid: 11.02.2015 kl. 18.00 Sted: Grendahuset Innkallingsliste: 13 og 15 Marte Småge Munkeby Mona-Catharina Holt marte.smage@gmail.com 61melina@live.com 9 og 11 Finn Erik Munkvold styretcd@dhg911.no fmunkvold@gmail.com 7 Erling Gaustad borettslagete@gmail.com struttletjohei@hotmail.com 5 Mads Hagerup-Lyngvær sameietf@gmail.com 3 Hildegunn Eikefjord Kløvning blokkami@gmail.com hildegunn889@hotmail.com 2 og 4 Trym Sjøberg sameiestyret@gmail.com tryme.s.s@hotmail.com 6 og 8 Rasmus Halvorsen rasmushalvorsen@hotmail.com styret.bib@gmail.com 10 og 12 Tor-Olav Grønning og Gro Hoff elvehavnbryggejk@styrerommet.net torgr@stfk.no gro@aalmo.no 14 og 16 Torben Gjertsen sameiet1416@gmail.com torben-g@online.no 18 Kristin Færø kristin.faro@sit.no Konstituering - Valg av møteleder - Oppmøteliste - Valg av referent - Valg av person for å signere referatet sammen med referent 2015-01 Godkjenning av innkalling 2015-02 Kommentarer til referat fra møtet 20.11.2014 Se vedlegg 1. 1

2015-03 Møtedatoer Vi avtaler datoer for styremøter og årsmøte. Forventet regnskap sendes til styret ca. uke 16 (13.-17. april). 2014-36 Feie- og vaskemaskin behov og finansiering Redegjørelse vedrørende maskinelt renhold av garasjene. 1 Juridisk tinglyst erklæring vedr. ansvarsforhold Vi er kjent med den tinglyste avtalen fra 15.03.2007: «Erklæring om rett til atkomst til og gjennomkjøring i garasjeanlegg». Avtalen regulerer drifts- og vedlikeholdsansvaret i garasjeanlegget i Dyre Halses gate. Se vedlegg 2. Erklæringen plasserer ansvaret for både drift og vedlikehold til byggene på nordsiden (oddetallssiden) av Dyre Halses gate. Stikkordene i denne sammenheng er drift og forpliktelse. Prinsippet om driftsansvaret følger rettigheten til å parkere. Erklæringen pålegger byggene på oddetallssiden en forpliktelse, som hjemmelshavere, å drifte garasjeanlegget. Tilsvarende har de med en rettighet til å benytte parkeringsarealet i følge samme avtale en plikt til å bidra til driften av arealene. Den tinglyste ordlyden sier at den som har en fått en adkomstrettighet også har en forpliktelse til å dekke «sine forholdsmessige andeler av drift og vedlikehold av kjørebane, kulverter, porter osv. tilknyttet garasjeanleggene.» Alle som er gitt bruksrettighet i kjelleren er via tinglyst avtale forpliktet til å dele drifts- og vedlikeholdskostnadene som påløper. Plikten er altså at alle med parkeringsrettigheter også er med og bidrar til driften av anlegget, men at byggene på nordsiden alene kan fatte denne avgjørelsen med alminnelige flertallsvedtak. Videre skal utgiftene «fordeles forholdsmessig etter antall parkeringsplasser i garasjeanleggene» beliggende i anlegget. I korthet: Erklæringen plasserer ansvaret for både drift og vedlikehold til nordsiden, kostnadsfordelingen forholdsmessig etter antall parkeringsplasser og plikten til at alle med parkeringsrettigheter er med og finansierer drifts- og vedlikeholdskostnadene i anlegget. Etter vedtektene i VEB kan oddetallssiden med alminnelig flertall bestemme drift og vedlikehold av parkeringsanlegget. 2

2 Behovsanalyse Garasjeanlegget ser ikke bra ut. Det skulle nå være temmelig åpenbart at det er et skrikende behov for rengjøring. Påstandene om at det ikke er ønskelig med rengjøring, eller at det ikke er nødvendig med renhold i en vedlikeholdsfri garasje, må legges empirisk død. Å kunne utføre renholdet med kost i vårt store anlegg, må likeledes avvises. Renhold er ikke synonymt med vedlikehold, men ligger tettere på en forståelse av drift (løpende kostnader). Dette kan vi ikke løpe unna. Renhold er nødvendig for å ta vekk skitt, løv, salt, vann, asfalt osv. Vi har diskutert ulike løsninger og metoder. En kombinert feie- og vaskemaskin peker seg ut som den mest fornuftige metoden. Den største fordelen med å anskaffe en maskin er trolig at vaktmester fortløpende kan tilpasse aktiviteten hvilke områder som bør rengjøres. En kombinert feie- og vaskemaskin feier, vasker og suger opp søle og smeltevann. Dagens situasjon med mye søle og smeltevann skulle vise nødvendigheten av en slik maskin. Gulvbelegget absorberer ikke fukt, slik at vi nå har et garasjeklima som sannsynligvis fremmer rustdannelse. En feie/vaske/sugemaskin i drift kan ta bort store dammer av smeltevann og søle i underetasjen som tråkkes inn i byggene og oppgangene. Behovet for en feie- og vaskemaskin ser derfor ut til å være tilstede. Det er ca. 7 500 kvm som skal rengjøres med et renholdsbehov som vil variere etter årstid, vær og føreforhold. I perioder må det vaskes hyppigere enn andre, og noen arealer ved inngangspartier og hovedgater trenger oftere renhold enn de som er lengst inne. Det som er viktigst er å være fleksibel, dvs. ta rengjøringen så snart som mulig etter dager med mye inntrekk av vann og smuss. Støvproblemene kommer i hovedsak av smuss som tørker og knuses av trafikken. Estimert tid i snitt pr. uke er i følge vaktmester og de to leverandørene 4-5 timer pr. uke. Det forutsetter at muligheten til å gjennomføre renholdet bør være situasjonsbestemt. Maskinen benyttes samtidig med øvrige runder vaktmester foretar i garasjeanlegget. Innkjøringsveiene og noen parkeringsplasser kan rengjøres hver dag når snø har smeltet. 3

3 Anskaffelsesmetoder Ved kjøp eller leasing er det tre feie- og vaskemaskiner som er aktuelle, to av merket Tennant, T16 og T17, og en Nilfisk B1100. Her gjøres det rede for alternativene på anskaffelse, de ulike maskinene, finansieringsmåte samt forslag til vedtak. A Leasing Se tilbud på kjøp og leasing i vedlegg 3. Kjøp og leasing av T16 er på grunn av valutasitasjonen omtrent det samme som T17. Merk: Alle tall er inklusive mva. Begge leverandørene praktiserer utkjøp av maskin etter endt leieperiode mot 2 månedsleier. I tabellen betyr netto uten finans- og driftsomkostninger. * Tallene på T16 er hentet fra opplysninger fra epost før svekking av norsk kronekurs. For T17 er prisen garantert da den er hentet inn til Norge før fallet i kronekursen. Finanskostnadene på leasing av B1100 er antatt å ha samme termingebyr som T16/T17. Leasing T16* T17* B1100* Netto leasing pr. mnd. 9 000 8 310 7 131 Netto leasing fem år 540 000 498 600 427 875 Netto leasing årlig 108 000 99 720 85 575 Driftskostnader fem år 81 250 81 250 87 819 Finanskostnader fem år 12 063 12 063 9 000 Samlet leasingpris fem år 633 313 591 913 524 649 Årlig leasingpris 126 663 118 383 104 939 Månedspris 10 555 9 865 8 745 Total årlig kost pr. p-plass 462,26 432,04 382,99 Total mnd. kost pr. p-plass 38,52 36,00 31,91 B Kjøp Kjøp T16 T17 B1100 Pris 350 500 437 500 370 420 Årlig service og driftskostnader 16 500 16 500 15 260 Kost fem år 432 500 520 000 446 714 Fem år årlig kost år inkl. service og drift 85 500 104 000 89 342 Fem år kost pr. måned 7 208 8 667 7 445 Årlig kost pr. p-plass over fem år 315,69 379,56 326,1 Månedlig kost pr. p-plass over fem år 26,31 31,63 27,17 4

C Leie * Forutsetning: 1 døgns leie hver uke om vinteren (6 mnd.) og annenhver uke om sommeren. Leie Nilfisk B1100 Døgnleie 2 187 Levering og henting 438 Ett døgns leie inkl. levering og henting 2 625 To sammenhengende døgns leie inkl. henting og levering 4 812 Vinter 1 døgns leie hver uke * 63 000 Sommer 1 døgns leie annenhver uke * 31 500 Kost over fem år 472 500 Årlig kost over fem år 94 500 Årlig kost pr. p-plass over fem år 345 Månedlig kost pr. p-plass over fem år 28,74 D Orion anskaffer maskin Dokumentasjon ettersendes da det er klart mandag 9. februar. Kontrakten med Orion tilsier at de skal holde utstyr for å feie/vaske garasjen. Birger Wold vedkjenner seg Orions ansvar, men mener at det nye dekket stiller helt andre krav til renholdsmaskin og tidsforbruk. Under slik endrede forutsetninger mener Orion at de ikke kan overholde punktet i kontrakten om at skal sørge for nødvendig utstyr. Orion mener også at rengjøringen av det nye anlegget blir tidsmessig utfordrende ettersom samtlige bygg i gata nå har Orion som vaktmester. Om Orion skal påta seg å påkoste nytt og varig utsyr, medfører det økt vederlag. Wold påstår at det er nye forutsetninger for renholdet. Det nye dekket har imidlertid ikke mere behov for renhold enn det gamle. Det er samme antall biler og samme klimatiske forhold. Med den gamle feiemaskinen ble det ikke foretatt renhold, det meste av støvet ble bare flyttet på. Brukerne av garasjen hadde resignert og det er leit at det tidligere ikke ble definert klare kriterier for effektivt renhold i Orions regi. Vaktmester bekrefter til VEB at renholdsoppgaven lar seg utføre innenfor dagens arbeidsordning forutsatt permanent maskin. Det er da mulig å vaske når det er vurdert om nødvendig, og på et begrenset område. Det er formodentlig naturlig at Wold, med manglende lokalkunnskap som vaktmester har, vil blåse opp tidsbehovet for renhold og søker å underbygge dette i sin argumentasjon. Den største fordelen med å lease er å overta eierskapet etter 5 år mot 2 månedsleier. Denne fordelen forsvinner hvis Orion anskaffer maskin på våre vegne. 5

E Leie inn folk til å operere maskinen Wold hevder det er nye forutsetninger for renholdet. Det nye dekket har imidlertid ikke mere behov for renhold enn det gamle. Det er samme antall biler og samme klimatiske forhold. Med den gamle feiemaskinen ble det ikke foretatt renhold, det meste av støvet ble bare flyttet på. Brukerne av garasjen hadde resignert og det er leit at det tidligere ikke ble definert klare kriterier for effektivt renhold i Orions regi. Vaktmester bekrefter til VEB at renholdsoppgaven lar seg utføre innenfor dagens arbeidsordning forutsatt permanent maskin. Vask kan da uføres når det er vurdert om nødvendig, og på et begrenset område. Det er formodentlig naturlig at Wold, med manglende lokalkunnskap som vaktmester har, vil blåse opp tidsbehovet for renhold og søker å underbygge dette i sin argumentasjon. Å leie inn folk til å operere maskinen ser derfor ikke ut til å være nødvendig, og er derfor ikke videre undersøkt. F Nærmere om alternativene: Leasing, kjøp og leie Den største fordelen med leasing er overtakelse av maskinen etter endt leasingperiode. Begge leverandørene forlanger to månedsleier etter avtaletiden på fem år. En annen fordel er at leasing gir en enkel tilgang på nye driftsmidler med minimal bruk av egenkapital. I tillegg belaster leasing boligselskapene moderat over hele avtaleperioden. En svakhet med leasing er at økt rentenivå høyner prisen, og at man er bundet i hele perioden avtalen gjelder. Med kjøp overtas eiendomsretten til maskinen umiddelbart. Ved tilstrekkelig med kapital er kjøp en aktuell måte å anskaffe maskinen, men et kjøp belaster egenkapitalen og binder kapital. Manglende egenkapital betyr låneopptak. Ved gode likvider, kan det svare seg å kjøpe en maskin, særlig hvis man er innstilt på å eie maskinen i lang tid. Det er også kostnader knyttet til kjøp. Aktuelle utgifter er rentekostnader på toppen av kjøpsprisen. Avskrivinger for å legge grunnlag for et erstatningskjøp når maskinen må erstattes vil bli en del av driftskostnadene. Som er eneste tilbyder på utleie, anbefaler Rishaug ikke dagleie på sin utleiepark da de ikke har maskiner som egner seg til denne type bruk, samt at kostnadene med klargjøring, utleie, kjøring og etterarbeid pr. dag utgjør nesten en hel månedskostnad på Leasing over 5 år. Bonitas tror hele budsjettet på 60 000 kr inkl. mva. kommer til å gå med til leie av maskin, anslagsvis vil holde til 20 renholdsrunder i året. Å leie en maskin har den store fordel at utleier bærer ansvaret for service og reparasjon. 6

G Type maskin Ved kjøp, leie eller leasing, er det tre typer feie- og vaskemaskiner som er aktuelle, to av merket Tennant, T16 og T17, og en Nilfisk B1100. I valget av maskin er det nyttig å sammenlikne: - Kostnad - Effektivitet, dvs. kostebredden og sugebredden på de 2 maskinene - Vannkapasitet - Fart og effektiv driftstid før behov for opplading. - Forskjell i ladetid Se vedlegg 4 for data omkring hver maskin. Merke Tennant T16 Tennant T17 Nilfisk B1100 Kostebredde 91 cm 101 cm 100 cm Vaskebredde med 114 cm 132 cm 100 cm sidebørste Vaktmesterunder ved 7 7 ganger 6 ganger 8 ganger meter bredde kjørevei Hastighet 9 km/t 9 km/t 9 km/t Motorkraft 1,2 kw? 4,1 kw Vannkapasitet maks 280 liter 435 liter 265 liter L/B/H 188/104/147 223/117/148 187/113/148 Effektiv driftstid 4 timer 8 timer 4,5 timer Ladetid 7 timer 7 timer 7 timer Vekt med batteri 860 1565 1350 Servostyring Nei Nei Nei Garanti 1 år 1 år 1 år Modellår 2012 2014 2010 Vaktmester mener det bør satses på en feie/vaskemaskin av type T17, men at begge skulle kunne gjøre jobben. T17 er foretrukket på grunn av motorstyrke/fart og bredde/kostplassering og sugekraft. Maskinen må få servostyring pga. alle seksjonsvegger/hjørner/kroker og utstyr som gjør det mulig å rengjøre under varmeaggregater og der hvor det var trangt å komme til pga. søyler/nisjer. T16 har mindre kapasitet, mindre kostebredden og sugebredden, vannkapasitet, fart og effektiv driftstid før behov for opplading. Alle avvik i negativ retning øker behovet for mere vaktmestertid til drifting. Nilfisk B1100 er en maskin med mindre kapasitet, men den er utstyrt med bl. 2 stk sugemotorer, børster og oljebestandige suge og sidenaler. 7

H Finansiering Finansieringen kan være uendret forutsatt bruk at frie midler av egenkapitalen. Det er for 2015 budsjettert med 60 000 kr inkl. mva. Bonitas opplyser egenkapitalen pr. 01.01.15 til ca. kr. 175 000 med forbehold om endelige tall på årsregnskapet som er under utarbeidelse. Forslag til vedtak 2015-04 Eventuelt Å gjøre vaktmesterens tid mest mulig produktiv i forhold til effektivt renhold styres av værforholdene og betinger at en effektiv maskin er tilgjengelig til enhver tid. Knapphetsfaktoren er arbeidskraft. Med en kraftfull maskin så får man unna rengjøringsoppgavene raskere og får mer tid til de tradisjonelle driftsoppgavene. På bakgrunn av de kjente faktorer så gjøres følgende beslutning: Type maskin: Velforeningen ved leder går til anskaffelse av en kombinert feie- og vaskemaskin av typen Tennant T17. Leveringstiden er få dager da maskinen er lagret i garasjeanlegget etter å ha vært utlånt en kort testperiode med meget godt resultat. T16 er testet på samme måte, var ytelsesmessig merkbart svakere og hadde dårligere renseeffekt. Finansieringsmåte: Velforeningen inngår en avtale på leasing av maskinen over 5 år. Finansieringsmåte for drift i 2015: Det benyttes 60 000 kr av egenkapitalen til garasjelaget for å finansiere ett års drift av maskinen. Ubenyttet del av denne egenkapitalen vil bli tilbakeført. Vel møtt! 8