Styreprotokoll Møtedato: 11.12.2017 Møtested: Trondheim, Borg Eid Møtetid: 10.00-16.00 I starten av møtet hadde styret innkalt til orientering om status fra IKT. Tilstede i møtet var følgende representanter fra driftsleverandør Evry: konserndirektør Kolbjørn Haarr, senior vice president Kurt Helland, Head of Business Improvement Simen Kristoffersen og regiondirektør Kristian Digre. Fra DA deltok avdelingsdirektør Olav Berg Aasen. Fra administrasjonen deltok avdelingsdirektør Solveig Moen og fungerende avdelingsdirektør Iwar Arnstad i hele møtet. I sak 17/84 deltok avdelingsdirektør Solveig Moen og seniorrådgiver Merethe Ranum. I sak 17/85, 86, 93 og 94 deltok avdelingsdirektør Jann Ola Berget. I sak 17/87 deltok avdelingsdirektør Olav Berg Aasen. I sak 17/88 deltok seniorrådgivere Gunvor Løge og Gunnar Kvitsand. Møtedeltakere Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors Oddmund Roalkvam Bente Fanavoll Elverum Marianne Abeler Henning Harborg Forfall Marit Nybakk Sonja Irene Sjøli Administrasjonen Direktør Sven Marius Urke Rådgiver for direktør Gunvor Løge 1
Saksliste Sakstype Saksnr Tittel VE 17/080 Godkjenning av innkalling VE 17/081 Godkjenning av protokoll DR 17/082 Direktøren orienterer DR 17/083 Styreleder orienterer VE 17/084 Høringsuttalelse - Styresak NOU 2017: 8 Særdomstoler på nye områder? VE 17/085 Økonomiplan for domstolene 2019-2022 VE 17/086 Fremtidig organisering av regnskap og lønn i domstolene OR 17/087 Samarbeid om IKT-sikkerhet DR 17/088 Domstolene 2025 - ny strategisk plan DR 17/089 Tvangs - og gjeldssaker i førsteinstans OR 17/090 Erstatningssaker - Oversikt over saker fra 2016 og 2017 OR 17/091 Status vitnestøtte DR 17/092 Eventuelt VE 17/093 Forslag til budsjett for domstolene og DA 2018 OR 17/094 Situasjonen i Borgarting lagmannsrett 2
17/080: Godkjenning av innkalling Innkalling ble godkjent. 17/081: Godkjenning av protokoll Protokoll av 6. november godkjent og signert i styremøtet. 17/082: Direktøren orienterer Direktøren orienterte om følgende: Sorenskriver Geir Engebretsen i Oslo tingrett avslutter sitt arbeidsforhold til sommeren. Administrasjonen planlegger å lyse ut ny stilling på nyåret. Møte med Riksadvokaten 17. november i DAs lokaler. I møtet deltok Tor-Aksel Busch og ass riksadvokat Knut Erik Sæther. Fra DA deltok styreleder, direktør og ansatte i administrasjonen tilknyttet tema i møtet. Riksadvokaten har i ettertid gitt tilbakemelding på at han var veldig fornøyd med møtet, og det vil i kjølvannet av dette opprettes samarbeid innen blant annet kompetanse. Budsjettet blir vedtatt i Stortinget 11. desember. Domstolene har fått ekstra midler gjennom forhandlinger i Justiskomiteen. Nettoverdi etter fradrag for Avbyråkratiserings- og effektiviseringskutt er på 9,5 mill kroner. 3
Møte med domstolledere i Østfold Styreleder og direktør skal ha møte med domstolledere i de fire tingrettene langs kysten i Østfold. Målet er å få startet opp en prosess som kan munne ut i en fremtidig sammenslåing av disse domstolene. Omstilling i DA Det startes en prosess med sikte på omstilling i DA. Dette har vært et resultatkrav i 2 år, men har ikke vært prioritert igangsatt før nå. Med ny strategisk plan i februar 2018 og endringer i ledergruppen (Erling Moe i to års permisjon, og Anne Mari Borgersen som går av for pensjon) og er det hensiktsmessig å starte en prosessen med å rigge organisasjonen slik at DA støtter opp under målene i strategisk plan Domstolene 2025. Tildelingsbrev fra Justisdepartementet. I sitt foreløpige tildelingsbrev for 2018 legger Justisdepartementet opp til kun ett møte mellom styret og statsråden. Frem til nå har det vært tre møter i året (to i år). Det er tatt opp med JD at vi ønsker tre møter slik som tidligere. Departementet legger også opp til en form for formelle møter med styringsdialog mellom administrasjon og departement, noe vi ikke har hatt tidligere. JD har også foretatt en endring i rollefordelingen i byggeprosjektene hvor JD fra nå av signaliserer at de vil ha en mer sentral rolle og hvor DAs rolle endres. Administrasjonen vil ta kontakt med JD for å avklare dette nærmere. Status IKT Styret har bedt om en redegjørelse fra Evry for driftsstopp og andre hendelser domstolene har opplevd i forbindelse med overgang til ny driftsleverandør. Styreleder innledet med å understreket avhengigheten av IKT-tjenester som fungerer godt og understreket domstolenes rolle i samfunnet som den tredje statsmakt. Domstolene er avhengig av tillit, og en av faktorene er at rettsprosessene skjer på en ryddig, tillitsfull og verdig måte. Dette fordrer gode stabile IKT-tjenester. Styremedlemmer videreformidlet tilbakemeldinger fra frustrerte brukere ute i domstolene. Avdelingsdirektør Olav Berg Aasen redegjorde for avtalen med Evry, hva den omfatter, prosessen før, under og etter at vi kom på ny driftsplattform og status for situasjonen på IKT. Evry innledet med å beklage at de ikke har levert i henhold til forventninger. Alle virksomheter er helt avhengig av at systemene fungerer. De presiserte at ny plattform er levert i henhold til kontrakt, og at denne er utrustet for å kunne digitalisere prosessene i domstolene slik som forutsatt i Digitale domstoler. Hovedårsakene til de driftsavbruddene og forsinkelsene som har oppstått er flerdelt. En hovedutfordring har vært at Evry underdimensjonerte løsningen med servere ved oppstart. Dette førte til heng og treghet i startfasen til man fikk på plass tilstrekkelig serverkapasitet. Et annet problem var at det tok tid å avdekke feil i Software hos Microsoft. Dette var også en feil som var medvirkende til de tregheter som oppstod. Et tredje problem er at man en del steder har nettverksproblemer på grunn av gamle løsninger med for lav kapasitet. Alle disse faktorene er det tatt tak i etterhvert som de har oppstått, og det jobbes fortløpende med overvåking på nett og av alle driftsprosesser. 4
I oppsummeringen beklaget Evry de hendelser som har oppstått og tar domstolenes behov og tilbakemeldinger på største alvor. Den nye plattformen skal være en stabil og god plattform fremover, og vi kommer nå i en situasjon hvor mange at de problemene som har vært i overgangsfasen er et tilbakelagt stadium. Styret hadde ulike innspill og spørsmål som ble drøftet med Evry og IKT i løpet av møtet. Avslutningsvis ble det diskutert om situasjonen som har oppstått i overgang til ny driftsleverandør skal evalueres nærmere. Styret besluttet å bestille et forslag fra administrasjonen til neste styremøte hvor det skisseres mulige former for ekstern revisjon av prosessen. Styret må så ta stilling til om det skal foretas en ekstern revisjon og i hvilken form det i så fall skal gjøres. Punktene ble tatt til orientering. Under saken om status for IKT er det besluttet at styret blir fremlagt et forslag til neste styremøte hvor det skisseres mulige former for ekstern revisjon av prosessen. Styret må så ta stilling til om det skal foretas en ekstern revisjon og i hvilken form det i så fall skal gjøres. 17/083: Styreleder orienterer Styreleder orienterte om møtet med statsråden 23. november. Agenda for møtet var 1. Vitnestøtte/informasjon om prisen fra Europarådet 2. Måloppnåelse for 2017, budsjettsituasjonen for 2018 og satsingsforslagene for 2019 3. Risikovurdering for 2018 a. Hvor er risikoen størst for manglende måloppnåelse b. Situasjonen i Borgarting lagmannsrett c. Status på effektiviseringstiltak for å imøtekomme krav om ABE-reform. d. Fremdrift digitale domstoler, herunder hvordan DA skal følge opp gevinstrealisering i 2018. 4. Lovarbeidet om aktørportalen og gjenbruk av lyd/bilde I møtet ble Bergsjø-rapporten fremlagt, og man understreket viktigheten av at det kommer på plass et regelverk knyttet til erstatning for dommere etter alvorlige hendelser. 5
Til orientering 17/084: Høringsuttalelse - Styresak NOU 2017: 8 Særdomstoler på nye områder? Utkast til høringsuttalelse til NOU 2017:8 «Særdomstoler på nye områder?» ble behandlet i styremøte 6. november 2017. Høringsfristen var opprinnelig satt til 1. desember. Domstoladministrasjonen fikk etter anmodning utsatt høringsfrist til 15. desember. Administrasjonen la frem et utkast til høringssvar i tråd med de føringer som er gitt av styret i styremøtet 6. november 2017. Styret kom med innspill til konkrete endringer i teksten. Domstoladministrasjonen avgir høringsuttalelse i henhold til styrets føringer. 17/085: Økonomiplan for domstolene 2019-2022 Økonomiplan for domstolene 2019-2022 er Domstoladministrasjonens (DA)s forslag til økonomiske rammer for de alminnelige domstolene og jordskiftedomstolene for 2019, samt framskriving av budsjettbehov for de tre påfølgende år. Spesielt er dokumentet en viktig premissleverandør for arbeidet med satsingsforslagene til Prop.1 S (2018-2019), dvs. statsbudsjettet for 2019. Styret ble forelagt forslag til økonomiplan for domstolene 2019-2022. Det ble redegjort fra høringen av plandokumentet, og for endringer og prioriteringer i forhold til styrebehandling av dokumentet 12.6.2017 og 6.11.2017. Styret kom med innspill og sluttet seg til forslaget til økonomiplan for domstolene 2019-2022 med de 6
tilføyelser som er redegjort for i møtet. Planen med innspill oversendes justiskomiteen og JD. 17/086: Fremtidig organisering av regnskap og lønn i domstolene Prosjektet Fremtidig organisering av regnskapsfunksjonen i domstolene ble gjennomført som en mulighetsstudie og avsluttet 29.8.17. Styret drøftet og foreslo hvilke alternativer fra mulighetsstudien som skal utredes ytterligere i et prosjektet for organisering av regnskap og lønn. Prosjektet vil bli en videreføring av mulighetsstudien. Mulighetsstudien behandlet seks alternativ for organisering av regnskapsfunksjonen: 1. Nullalternativet, fortsette med dagens organisering 2. Distriktsnivå, utgangspunkt i fylkesinndeling (19 enheter) 3. Regionalt nivå etter lagdømme (6 enheter) 4. Regionalt nivå, sammenslåtte lagdømmer (3 enheter) 5. Landsdekkende nivå (1 enhet) 6. Store domstoler ivaretar tjenesteproduksjonen for de minste domstolene (11 enheter) Anbefalingen i mulighetsstudien er å organisere driftsprosessene i et landsdekkende nivå (alternativ 5), og saksprosessene i en regional løsning med 3 enheter (alternativ 4). Styret har i styremøte 6. november 2017 bedt om at det blir arbeidet videre med relevante alternativ. Det foreslås at alternativ 4 og 5 fra mulighetsstudien utredes. Basert på de to alternativene skal prosjektet anbefale en ny fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonen i domstolene. DA nedsetter et prosjekt med en styringsgruppe og en arbeidsgruppe. Arbeidstakerorganisasjonene vil bli invitert til å delta med representanter i styringsgruppen. Det foreslås et prosjekt som utreder alternativ 4 og 5 fra mulighetsstudien. Basert på de to alternativene skal prosjektet anbefale en ny fremtidig organisering av regnskap- og lønnsfunksjonen i domstolene. Direktøren ber styret vedta prosjektet, jf. vedlagte mandat, og godkjenne igangsetting. 7
17/087: Samarbeid om IKT-sikkerhet U. off. 24.3 ledd 1 punktum U. off. 24.3 ledd 1 punktum 17/088: Domstolene 2025 - ny strategisk plan Direktøren la frem utkast til ny strategisk plan - Domstolene 2025. Strategigruppa har etter innspill fra styremøtet (sak 17/067) og Domstolledermøtet 2017 arbeidet videre med utforming av strategisk plan. I vedlagte utkast til plan har man spisset planen, og endret fra seks mål og 24 utviklingsområder til fire mål og 16 utviklingsområder. Det er laget en ny layout for den digitale planen. Det skisseres en plan for implementering i 2018. I tillegg foreslås at det utarbeides en tiltakskatalog gjeldende for 2018 og 2019. Styret drøftet fremlagte forslag til Domstolene 2025 og sluttet seg til forslaget. Det ble gitt innspill til noen formuleringer. Endelig vedtakelse er planlagt i styrets møte i februar 2018. 17/089: Tvangs - og gjeldssaker i førsteinstans Saken ble trukket. 8
17/090: Erstatningssaker - Oversikt over saker fra 2016 og 2017 Saken ble trukket. 17/091: Status vitnestøtte Saken ble utsatt til styremøtet i februar 2018. Saken utsatt. 17/092: Eventuelt 9
17/093: Forslag til budsjett for domstolene og DA 2018 Styret er forelagt forslag til disponering av budsjettrammene på kap. 61 Høyesterett og kap. 410 Domstolene. I budsjettforslaget fra Justisdepartementet (Prop. 1 S (2017-2018)) for 2018 foreslås det å slå sammen kap. 410 Domstolene og kap. 411 Domstoladministrasjonen Etter siste styremøte har regjeringspartiene inngått en budsjettavtale med V og Krf. Budsjettforslaget i dette saksfremlegget inkluderer konsekvensene av denne avtalen. I Prop. 1 S (2017-2018) foreslås det kutt på 12,1 mill. kroner som følge av regjeringens Avbyråkratisering- og effektivitetsreform. Dette representerer 0,5 pst. av bevilgningen. I budsjettavtalen mellom regjeringspartiene, V og Krf øker kuttet til 0,7 pst. Dette utlignes imidlertid av en tilsvarende budsjettøkning på kap. 410. På budsjettkapittel 410 Domstolene foreslås det nye bemanningsreduserende tiltak i 2018 tilsvarende ABE-kuttet på 12,1 mill. kroner. Videre er det et etterslep på 5 mill. kroner fra det bemanningsreduserende tiltaket i 2017 som må dekkes i 2018. Til sammen tilsier dette nødvendig gevinstrealisering og kostnadsreduksjoner på 17,1 mill. kroner i 2018. For 2018 foreslås en moderat gevinstrealisering ved uttrekk av ressurser fra tingretter og lagmannsretter i prosjektet Digitale domstoler på 4 mill. kroner. Resterende beløp på 13,1 mill. kroner foreslås dekket ved bemanningsreduserende tiltak etter de samme prinsipper som i 2017. En virksomhetsplan for DA vil bli fremlagt i styremøte februar 2018. Stortingets justiskomite avga 6.12.2017 sin budsjettinnstilling (Innst. 6 (2017-2018)). Innstillingen skal behandles i Stortinget 11.12.2017. I innstillingen tilrår komiteen en budsjettøkning på 9,5 mill. kroner til bemanning i domstolene på kap. 410 Domstolene i tillegg til det forslaget som ligger til grunn ovenfor. Med forbehold om Stortingets endelige behandling av budsjettet 11.12.2017, vedtar styret budsjetter for 2018 for kap. 61 Høyesterett og kap. 410 Domstolene. For 2018 foreslås en moderat gevinstrealisering ved uttrekk av ressurser fra tingretter og lagmannsretter i prosjektet Digitale domstoler på 4 mill. kroner. Resterende nedbemanning på 13,1 mill. kroner fordeles etter samme prinsipper som i 2017. Direktøren gis fullmakt til å utarbeide detaljerte retningslinjer for praktisering av bemanningsreduserende tiltak og gevinstrealisering for 2018. Tilleggsbevilgning på 9,5 mill kr på kap 410 skal anvendes på følgende måte: 1. Et beløp tilsvarende inntil 4 lagdommerstillinger kan anvendes til å avhjelpe restansesituasjonen i Borgarting lagmannsrett. Styreleder og styrets nestleder skal sammen med administrasjonen gå i dialog med ledelsen i Borgarting lagmannsrett med hensyn til hvordan midlene skal anvendes for å sikre best mulig effekt på kort og lang sikt. Det forutsettes at tildeling av ekstra midler kombineres med effektiviseringstiltak fra domstolenes 10
side. 2. Midler ut over dette skal administrasjonen anvende til kortvarige konstitusjoner i domstoler som har spesielt store utfordringer med saksbehandlingstidene. 17/094: Situasjonen i Borgarting lagmannsrett Borgarting lagmannsrett har, sammenlignet med de øvrige lagmannsrettene, hatt en sterkere saksvekst fra 2004 og frem til i dag. Saksbehandlingstidene i Borgarting lagmannsrett er lengre enn i de øvrige lagmannsrettene, og de blir lengre. Samtidig ser vi at antall saker i beholdning øker. Saksavviklingsstatistikken viser at restanseprosjektet igangsatt høsten 2005 var vellykket, og bidro til reduserte beholdninger og saksbehandlingstider. DA ser ikke samme effekt av restanseprosjektet igangsatt i 2014. Borgarting lagmannsrett er, som flere andre lagmannsretter, underbemannet når vi vurderer bemanningsbehovet etter ressursfordelingsmodellen. Antall rettsmøtetimer per dommer og per sak er høyere i Borgarting enn landsgjennomsnittet, og Borgarting lagmannsrett bruker flere timer per avgjorte sak enn gjennomsnittet av lagmannsrettene. DA har tidligere foretatt vurdering av mulige endringer i lagdømmene. Dersom slike alternativer skal vurderes, må ressurssituasjonen og lokalsituasjonen i lagmannsretter som berøres av endringene gjennomgås. Slike endringer tar ofte langt tid, og blir kostbare. For å bedre situasjonen i Borgarting må det må vurderes både kortsiktige og langsiktige løsninger. På kort sikt kan tilføring av midlertidige ressurser være en løsning, for eksempel organisert gjennom et klart definert restanseprosjekt. På lengre sikt må det vurderes om styrking av den faste bemanningen i domstolen vil bidra til å bedre situasjonen, og om løsningen kun er flere dommere. For eksempel må det vurderes om en styrking av utrederkapasiteten i Borgarting kan bedre saksavviklingen. Styret tok saken til orientering, det vises til vedtak i sak 17/093 om budsjett. 11
Protokollen godkjent: Bård Tønder Magni Elsheim Rolf Selfors styreleder nestleder Oddmund Roalkvam Marianne Abeler Henning Harborg Marit Nybakk Sonja I Sjøli Bente F. Elverum 12