SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Odd Morten Dalen, FORV Arkiv: GBNR 12/1114 Arkivsaksnr.: 13/1308-1 UTLEIE AV TIDLIGERE TÅTØY SKOLE TIL VELFORENINGEN? Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem for HSU til drøfting i utvalget med ønske om føringer og premisser for videre arbeid med utleie/ forvalting av Tåtøy skole. Kragerø den 23/5-2013 Ole Magnus Stensrud Rådmann
SAKSOPPLYSNINGER Saken ekspederes til: Tåtøy vel, v/ Gudrun Skauen Isaksen Som trykte vedlegg følger: Brev fra Tåtøy Vel, datert den 05.04.2013 Referat fra møte med Tåtøy Vel datert den 11.04.2013. Internt notat til eiendomssjefen, fra oppsynsmann Grunde Knudsen, om vannlekkasje, datert 19.09.2011 Følgende dokumenter finnes i saksmappen: Ingen Bakgrunnen for saken I forbindelse med saken "Innbyggerinitiativ - med siktemål å få kommunal drift av Skåtøyskole ut skoleåret 2012/2013." Ble det også fattet et vedtak som har betydning for Tåtøy skole. I fsk. sak nr.75/12 ble følgende vedtatt i pkt 2: "En søker å inngå en langtids utleieavtale med Tåtøy vel for Tåtøy skole. Kragerø kommune betaler forsikring samt kommunale utgifter, eksklusiv renovasjon. Leietaker står for daglig drift og alt vedlikehold av bygningsmassen." Forankret i ovenstående refererte vedtak har Enhet for eiendom tatt initiativ til å gjennomføre to møter med Tåtøy Vel om muligheter for utleie av skolen til dem. Saksbeskrivelse Saken skal belyse bakgrunn for kommunes ønske om inngåelse av avtale med Tåtøy Vel. Videre vil den inneholde en orientering og skolen og dens tilstand. Til slutt følger en oppsummering av kommunes dialog med velforeningen, samt vurderinger rundt alternativene en står ovenfor. SAKSVURDERING I formannskapets vedtak som er gjengitt over, fremkommer det at leietaker skal betale for kommunale avgifter og forsikring. Dette har en tatt rede på og samlet utgjør dette kr 33000,- per. år. Tåtøy Vel På bakgrunn av vedtaket som nevnt over, ble det avholdt et innledende møte med representanter fra Tåtøy Vel den 11.02.2013. Her signaliserte eiendomssjefen kommunens ønsker og bakgrunn for møtet. Velforeningen tok signalene med seg og ville drøfte saken på sitt nært forestående årsmøte. Velforeningen tok i brev av 05.04.2013 kontakt med kommunen og et møte kom i stand den 11.04.2013.
I dette møte ble velforeningens krav tydeliggjort og disse fremkommer i referatet med følgende punkter: Velforeningen er ikke interessert i å leie skolebygget. Velforeningen er imidlertid interessert i å overta bygget på følgende premisser: - Overtakelsessummen settes til kr 1,- - Bygget rustes opp av Kragerø kommune før overtakelse. Uansett ønsker velforeningen et tilbud på kjøp basert på punktene over. Slik eiendomssjefen orienterte velforeningen om i møte, er det et betydelig avvik mellom kommunes tilbud hvor velforeningen får leie skolen til kr 33023,- /år og har ansvaret for byggets vedlikehold i leieperioden, i forhold til velforeningens krav om vederlagsfri overtakelse av en opprustet skole og årlige tilskudd fra kommunen for å utøve vedlikehold. Skolebygget Tåtøy skole er opprinnelig oppført som en tømret trekonstruksjon og senere påbygget og endret. Skolens areal er oppgitt til 671 m². Bygnings tilstand er gjennomgående dårlig. I september 2011, skrev oppsynsmann Grunde Knudsen et notat til eiendomssjefen og orienterte om vannlekkasjer i bygget og videre ga uttrykk for en generell bekymring for bygnings tilstand. Notatet er vedlagt saken. Dette resulterte i at eiendomssjefen meldte følgende inn i budsjettarbeidet for 2012.; 155 Taktekking Tåtøy skole Enhet for eiendom fikk i midten av september 2011 melding om store taklekkasjer på Tåtøy skole. Etter en nærmere vurdering ble det konstatert at taket på gymsalen var i svært dårlig forfatning som følge av elde. Det hadde nok en gang begynt å trenge vann inn i bygget. Driftsavdelingen har gjennomført en midletidig tetting av de synlige lekkasjene, men dette er ingen løsning på sikt. Taktekkingen er fra den tiden gymsalen ved skolen ble bygget, i 1977. Forventet levetid for taktekkingsmaterialet er 25 30 år og det er derfor nå behov for ny tekking av taket. En kan risikere å måtte stenge skolen dersom arbeidet ikke blir utført snarest. Det fremlagte forsalget ble ikke vedtatt i budsjettet og allerede ved første tertial anså eiendomssjefen behovet for taktekking som prekær, og følgende ble inntatt i 1. tertialrapportering for 2012, 1. tertial 2012 Taktekking på Tåtøy skole Det er tidligere varslet om store vannlekkasjer på tre steder på Tåtøy skole. På tross av at lekkasjene midlertidig er tettet på områder som visuelt kan avdekkes av vår drifts- og vedlikeholdsavdeling bør taket tekkes fagmessig. Taktekkingen er fra gymsalen ble bygget, og det er avdekket et stort behov for ny tekking. Det bør gjøres noe med taket før høsten og vinteren 2012/2013, da vi ved flere anledninger tidligere har lappet på taket. Et slikt tak har en levetid på ca. 20 år noe som er passert for lengst.
Vi vil derfor be om å kunne sette i gang tiltak for tekking. Som tidligere varslet har dette en kostnad på mellom 0,35 mill kr - 0,45 mill kr. Dette arbeidet har ikke blitt igangsatt og tilstanden til skolen er den sammen. Dette gjelder også for taket som pr. i dag har en midlertidig taktekking, samt at det er gjort enkle provisoriske tiltak for å ivareta bæreevnen. Nå er skolen uten brukere, men fra tid til annen er det beboere fra Tåtøy innom skolen. Det rapporteres nå om et omfattende stokkmaurangrep innvendig. Omfanget er ukjent hva angår følger for bygningens konstruksjon. Alternativer Som et alternativ til utleie finnes det pr. i dag ikke mange mulighetene. Erfaringer fra tilsvarende situasjoner tidligere er at bygninger forfaller raskt uten bruk. Eiendomsavdelingene må nødvendigvis prioritere sine tilsyn og arbeid andre steder hvor kommune har virksomhet. En bygning som over tid svekkes, slik tilfelle er for Tåtøy, vil en mulighet være å stenge strøm og vann inn i bygningen. Videre vil det da være hensiktsmessig å vurdere om bygget skal stenge for all bruk. På sikt vil besittelse av bygningen innebære ansvar både med tanke på forhold knyttet til sikkerhet, ras fra tak osv. Dette kan igjen bety at kommunen på relativ kort sikt vil spare på å rive bygningsmassen på eiendommen. Økonomi: Enhet for eiendom har ikke midler å omdisponere for å imøtekomme Tåtøy Vel sine krav om at skolen kvalitetsheves før avtaleinngåelse. Rådmannen ønsker derfor at hovedutvalget vurderer om det finnes midler innfor hovedutvalgets økonomiske rammer som kan benyttes, og om dette eventuelt er ønskelig.slik evt. kommunal støtte kan fort skape presedens for lignede leieforhold. Dette er følgelig et forhold å ta hensyn til. Møter og fremlagt korrespondanse avdekker stor avstand mellom de forventinger Tåtøy Vel har til leiekostnader og kommunens fremtidige ansvar for bygningen, i forhold til kommunes ønske og mulighet til å drifte en utleid bygning. Dersom en ikke lykkes med å inngå en avtale oppfatter Rådmann at det foreligger tre muligheter; 1) Bygningen konserveres slik at vannet stenges, og strøm kobles fra. En forutsetting er da at bygningen ikke brukes og all adkomst stenges. 2) Bygningen selges. Dette vil avstedkomme noe forarbeid og enkelte juridiske forhold må avklares. 3) Bygningsmassen rives. Etter rivning slettes eiendommen og tilbakeføres hovedbølet. En rivning forutsetter en full søknadsprosedyre samt miljøsaneringsbeskrivelse og godkjent entreprenør må stå som ansvarlig søker.
For de to siste alternativene vil det medføre kostnader knyttet til gjennomføring, mens alternativet med stenging av skolen på kort sikt ikke vil innebære kostnader. Forslag til løsning 1 Saken legges frem for HSU til drøfting i utvalget med ønske om føringer og premisser for videre arbeid med utleie/ forvalting av Tåtøy skole. KONSEKVENSER Økonomiske konsekvenser Ingen ut over de som er beskrevet i saken. Administrative konsekvenser Næringsmessige konsekvenser Miljømessige konsekvenser Rådmann har vært opptatt av å legge til rette for at velforeningen på Tåtøy får leie det gamle skolebygget. Dersom en slik avtale ikke kommer i stand, ser en for seg at dette kan få negative konsekvenser for lokalmiljøet på Tåtøy. Andre konsekvenser