Møteinnkalling til Partssammensatt utvalg Møtedato: 17.02.2016 Møtetid: 11:30 Møtested: Hadsel rådhus, møterom 1 Forfall meldes på telefon 76 16 41 31 eller 916 60 328. Behov for habilitetsvurdering meldes skriftlig til politisk sekretariat. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Siv Dagny Aasvik Ordfører/utvalgsleder Kari Ingvaldsen formannskapssekretær Side1
Saksliste: Saksnr Innhold PS 1/2016 Godkjenning av innkalling PS 2/2016 Godkjenning av sakskart PS 3/2016 Godkjenning av protokoll fra møte 02.12.15 PS 4/2016 Orientering sykefravær 4.kvartal 2015 PS 5/2016 Rapportering til PU 4.kvartal 2015 Side2
PS1/2016Godkjenningavinnkalling PS2/2016Godkjenningavsakskart PS3/2016Godkjenningavprotokollframøte02.12.15 Side3
Orientering sykefravær 4.kvartal 2015 Saken behandles i: Møtedato: Utvalgssaksnummer: Arbeidsmiljøutvalget 17.02.2016 5/2016 Partssammensatt utvalg 17.02.2016 4/2016 Saksbehandler: Lill-Rita Carstensen Saksmappe: 2016/196 Forslag til vedtak og politisk behandling Rådmannens forslag til vedtak: Partssammensatt utvalg og AMU tar orienteringen til etterretning. Side4
Sakens bakgrunn Rådmannen skal rapportere til AMU og PU for hvert kvartal i henhold til delegasjonsreglementet. Hadsel kommune har som mål å redusere sykefraværet. For 2015 var det satt et mål på 7 %. Det totale fraværet, både egen og legemeldt, for 2015 viser 9,3 %. Fraværet har de siste tre år vært relativt jevnt med: 2013 9,72 % 2014 9,8 % 2015 9,3 % Det er svært gledelig at vi i 2015 har hatt en liten nedgang i fraværet i forhold til de to foregående årene. Fakta i saken Utvikling av sykefraværet Fra 2010 og fram til i dag har sykefraværet steget noe. Økningen ligger på omkring 1 %. Sett i forhold til årene 2006 2009 hvor gjennomsnittet lå på mellom 10 11 % har vi en nedgang. Likevel ansees sykefraværet totalt sett fortsatt å være høyt, i sammenligning med landet for øvrig og målet i IA avtalen, der sykefraværet skal ned til 5,6 %. I rapporteringen er det denne gangen kun brukt statistikker fra eget personalsystem. NAV har ingen statistikker for 2015 tilgjengelig, da det gjøres en omlegging i deres rapporteringssystem. Planlagte, iverksatte eller gjennomførte tiltak siden sist rapportering Løpende grunnkurs i sykefraværsoppfølging tilbys til ledere, tillitsvalgte og verneombud, arrangert av NAV arbeidslivssenter. Temasamling fire ganger i året for alle verneombud sykefraværsarbeid er også tema Løpende tilsetting i ledige stillinger i sektor helse og omsorg Utarbeidelse av nye turnuser i noen av enhetene innen helse og omsorg Tabell - kommunenivå: 2010 9,0 8,6 7,7 8,4 2011 9,6 8,1 8,3 10,5 2012 10,9 8,8 6,8 8,7 2013 11,1 10,0 7,1 10,7 2014 10,5 9,4 7,6 11,5 2015 10,7 10,5 7,0 9,2 Side5
Grafisk snitt gjennomsnitt sykefravær pr.år: Tabeller sektornivå STAB OG STØTTE 2013 9,5 6,0 4,1 9,2 2014 7,2 5,5 2,0 2,1 2015 7,2 7,7 5,9 8 10 8 6 4 2 2013 2014 2015 0 Snitt for 2015: 7,2 % Side6
HELSE OG OMSORG 11,8 10,4 8,9 10,8 12,0 9,9 9,1 13,3 12,6 12,4 8,3 10,2 14 12 10 8 6 4 2 0 2013 2014 2015 Snitt for 2015: 10,7 % OPPVEKST 2013 10,3 10,0 5,0 9,9 2014 9,3 9,6 6,3 11,3 2015 10,8 10,4 6,3 7,8 12 10 8 6 4 2 2013 2014 2015 0 Snitt for 2015: 8,8 % Kultur 2014 4,3 2,1 3,7 5,0 2015 0,2 0,4 0 2,4 Side7
5 4 3 2 2014 2015 1 0 Kultur var i 2013 underlagt Hurtigrutens Hus Hadsel KF. Det finnes ikke statistikk for fravær dette året. Snitt for 2015: 0,9 % TEKNISK 2013 13,9 12,2 8,8 14,9 2014 12,0 10,8 9,5 11,1 2015 4,2 5,0 4,6 9,6 16 14 12 10 8 6 4 2 0 2013 2014 2015 Snitt for 2014: 5,9 % I statistikken for teknisk sektor er det verdt å merke seg at vaktmestrene som ble overført til Hadsel Eiendom våren 2015 fortsatt rapporterer fravær i denne sektoren. Fravær etter diagnose: I tidligere rapportering har vi lagt frem sykefraværstall (legemeldt) fordelt på diagnoser. I og med at vi ikke har disse tallene tilgjengelig trekkes frem to særtrekk som kan ses utfra tidligere rapporteringer. Over tid er det to fremtredende diagnoser i det legemeldte sykefraværet. Disse er andre muskel/skjelettlidelser, altså ikke rygg, nakke- skuldre, samt psykiske lidelser (lettere psykiske lidelser) En udefinerbar diagnose kalt andre diagnoser viser også en økning i sykefraværsprosent. Vurderinger Sektorene helse- og omsorg, samt oppvekst har et relativt høyt sykefravær. Det er store sektorer med mange ansatte. I beregning av fraværsprosent teller alle ansatte og alt fravær. Side8
Stab og støtte er en liten sektor som medfører at en til to langtidssykemeldinger gir et høyt fravær. Teknisk sektor er nede på et normalnivå, foruten 4.kvartal, der fraværet er noe høyere. Sektor kultur har et veldig lavt fravær. I sektor helse- og omsorg er det flere avdelinger med høyt fravær (gj.snitt over 10 %). Hjemmetjenesten Miljøarbeidertjenesten Institusjonstjenesten Helsetjenesten Sektor oppvekst har i snitt et noe lavere sykefravær enn helse -og omsorg. Det er barnehagene som har det høyeste fraværet i denne sektoren. Økonomiske konsekvenser NAV beregner at et tapt dagsverk i snitt har en kostnad på kr 2500,-. Dagsverk regnes ut på grunnlag av sykefraværet siste kvartal. Kostnaden på kr 2500,- pr.dagsverk kan synes noe høyt, men det er nok ikke så usannsynlig når en beregner de totale lønnskostnader fordelt på antall dager og årsverk. Det er ikke regnet spesifikt hva et årsverk i gjennomsnitt koster for Hadsel kommune. Legemeldt fravær 4.kvartal 2014 utgjør 3461 tapte dagsverk. I og med at vi ikke har tall fra NAV for 2015, har vi heller ikke oversikt over tapte dagsverk, men i og med at fraværet er såpass jevnt antas det at tapte dagsverk også er jevnt med 2014. Både for 2014 og 2015 mottar Hadsel kommune ca. 19 millioner i sykepengerefusjon. Hvilket fravær refusjonen spesifikt er knyttet opp mot er vanskelig å beregne, da NAV ofte har et etterslep på refusjoner. Det betyr at refusjon tilhørende fravær i 2014, kan mottas i 2015. Konklusjon Sykefraværet medfører store kostnader for Hadsel kommune og det er et stort behov for å få satt inn tiltak, der målet er å få redusert sykefraværet. I tillegg til kostnader medfører også fraværet at det i enkelte enheter medfører et høyt forbruk av vikarer. I andre enheter der det ikke leies inn vikarer kan det medføre et høyere arbeidspress på de som er på jobb. Sykefraværsarbeid eller nærværsarbeid er både et tidkrevende og langsiktig arbeid og arbeidet må ses på i et langt tidsperspektiv. Anbefalte tiltak det bør jobbes videre med: I personalsystemet vil det i løpet av første halvår 2016 lanseres en ny modul for fraværsoppfølging. Dette systemet vil hjelpe lederne med oppfølging i og med at leder mottar en varsling på alle tidspunkt der det skal være kontakt mellom den sykemeldte og leder. Leder vil ha en bedre og samlet oversikt over det totale fraværet for en ansatt, eller for alle ansatte i sin enhet. Oppfølgingsplaner m.v vil være elektronisk lagret og tilgjengelig både for leder og den ansatte. Personalavdelingen kjører prosessen og har valgt ut to enheter med relativt høyt fravær som skal være pilot før endelig lansering. Lederne og de ansatte i de to enhetene som skal være piloter skal ha opplæring og igangsettes i uke 10/2016. Side9
Kommunestyrets vedtak fra desember 2015 om heltidskultur og sykefraværsprosjekt Tidlig dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker må få større fokus det legges det opp til i fraværsmodulen i personalsystemet Nødvendig fra arbeidsgiver å tilrettelegge i størst mulig grad for å holde den ansatte i arbeid, eventuelt i gradert sykemelding. Dialog mellom leder og ansatt og eventuelt sykemelder. Personalavdelingen bistår lederne ved behov. Arbeidstakere skal være kjent med at tilrettelegging ikke nødvendigvis bare kan skje i egen enhet, men i kommunen som helhet. Samarbeid med plasstillitsvalgte og verneombud informasjon i personalmøter. Tillitsvalgte oppfordres til å ha sykefravær som tema på medlemsmøter Samarbeidsmøter på arbeidsplassene mellom leder, tillitsvalgte og verneombud med fokus på sykefravær/nærvær Fokus på arbeidsmiljø og ansattes holdninger til fravær i avdelingene tema på personalmøter Det må settes et sterkere fokus på tilrettelegging/dialog mellom arbeidsgiver og arbeidstaker og eventuelt sykemelder i perioden mellom 8 uker og 26 ukers sykemelding for å få arbeidstaker tilbake i jobb. NAV har fra 01.05.15, iverksatt aktivitetskrav til sykemeldte arbeidstakere i 100 % etter 8 ukers fravær. Det krever mer oppfølging fra lederne, samt at sykemelder i større grad må begrunne en 100 % sykemelding. Fra arbeidsgiver er det behov for møter med leger/sykemelder veiledning i hvordan Hadsel kommune kan tilrettelegge for arbeidstaker. Ikke bare på egen arbeidsplass. Side10
Rapportering til PU 4.kvartal 2015 Saken behandles i: Møtedato: Utvalgssaksnummer: Partssammensatt utvalg 17.02.2016 5/2016 Saksbehandler: Lill-Rita Carstensen Saksmappe: 2016/208 Forslag til vedtak og politisk behandling Rådmannens forslag til vedtak: Partssammensatt utvalg tar orienteringen til etterretning. Side11
Sakens bakgrunn Vedtak av 26.10.10 i Partssammensatt utvalg. Fakta i saken Personalavdelingen rapporterer jevnlig til Partssammensatt utvalg på aktivitet i form av tilsettinger, oppsigelser, permisjoner og pensjon. Rapportering gjøres kvartalsvis, i første møte etter avsluttet kvartal. Hadsel kommune har pr. 01.01.15: 783 ansatte, fordelt på 595 årsverk. Dette innebærer både faste og midlertidige stillinger. I tallene kan det være slik at en stilling kan være rapportert inn både for fast ansatt og for vikar, i og med at vi ikke har hatt et godt nok system som ivaretar rapportering på bare en stilling. Endring kom i personalsystemet høsten 2015 som ivaretar at bare fast stilling eller vikar rapporteres. For at dette skal fungere bra nok kreves det at det alltid rapporteres inn årsak til stopp i lønn for en fast ansatt, samt at for vikaren skal det oppgis hvem denne vikarierer for. Enda ser vi en svikt i dette, noe som kan medføre feil i rapporteringer. Tilsettinger 4.kvartal 2015: Sektor Faste stillinger Midlertidige stillinger Antall personer Årsverk Antall personer Årsverk Helse-og omsorg 4 1,85 Oppvekst 3 3,0 9 6,01 Teknisk 3 1,39 Stab og støtte NAV Strategisk ledelse I helse- og omsorg er det 3 personer som har fått øket sine stillinger. Dette utgjør totalt 0,64 årsverk. Oppsigelser/permisjoner og pensjon 4.kvartal 2015 årsverk: Sektor Oppsigelse Perm u/lønn Uførep. Opphør ufør Alderspensjon AFP Helse-omsorg 2,39 0,5 Oppvekst 1,0 1,0 Teknisk Stab og støtte NAV 1,0 Strategisk led Som tabellen viser har vi noen som har gått over i midlertidig uførepensjon. Dette skjer nå arbeidstaker har vært sykemeldt ett år og fortsatt ikke er helsemessig i stand til å komme tilbake i arbeid. Av disse kan noen ha en gradert midlertidig uførepensjon. Tabellen viser summert antall årsverk i hver sektor. Uførepensjon etter alder 4.kvartal 2015: Alder Antall Årsverk Under 30 år 30 39 år 40 49 år 1 0,5 50 59 år Over 60 år 4 2,89 Side12
Statistikk fra KLP på uføreandel: Statens pensjonskasse, som omfatter lærere, publiserer ikke samme type statistikker. Av statistikken ser vi at uføreandelen for ansatte i Hadsel kommune ligger for sykepleiere noe høyere enn Nordland og for KLP-kunder totalt. For øvrige ansatte har vi vært relativ jevn med øvrige nordlandskommuner. På slutten av 2015 ser vi en liten økning. Lærlinger: Hadsel kommune har pr. 31.12.15, 10 lærlinger i sektor helse -og omsorg. 1 lærling på IKT, og sektor oppvekst har 2 lærlinger finansiert gjennom NAV. Heltid/deltid: Statistikk fra KS over heltid/deltid viser at Hadsel kommune jobber godt med å få øket deltidsstillinger. Siste rapportering fra Hadsel kommune ble gjort i desember 2015. Statistikker fra KS etter denne rapporteringen er ikke ferdigstilt. I februar 2013 inngikk KS, Fagforbundet, Norsk Sykepleierforbund og Delta en erklæring om heltidskultur. Erklæringen slår fast at heltid skal være det normale i kommunesektoren, også i pleie- og omsorgssektoren. For å få dette til er partene enige om en rekke punkter som kan bidra til å utvikle en heltidskultur i sektoren. Noen av punktene fra erklæringen: Side13
Heltidsarbeid skal være hovedregelen, og det må utvikles en kommunal heltidskultur Ledige deltidsstillinger bør brukes i den grad det er mulig for å øke stillingsandelen til deltidsansatte Nyutdannede bør tilbys faste hele stillinger for at kommunesektoren skal være attraktiv i fremtiden. Fra 01.01.14 kom det en endring i arbeidsmiljøloven 14-3, som innebærer at deltidsansatte som de siste 12 måneder jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid, har rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid. Denne endringen fikk virkning fra 01.01.15, og Hadsel kommune har fått krav fra 34 ansatte. Alle kravene er nå innfridd. Det er mange utfordringer knyttet til å øke stillingsbrøker innen pleie- og omsorg. Noen av hensynene som skal tas ved utarbeidelse av turnuser: o behov fra brukere o kvalifisert personell, sykepleiere og helsefagarbeidere, hele døgnet o arbeidstakerorganisasjonene ønsker ikke arbeid mer enn hver tredje helg o antall ansatte/budsjett Alderssammensetning: Viser oversikt over alderssammensetning i %. Vi ser av statistikken at vi har en høy andel sykepleiere i gruppene fra 40 54 år. Der vi ligger litt over nordland og KLP. Når det gjelder øvrige ansatte ligger vi høyere enn Nordland og KLP for de yngste aldersgruppene og i gruppen 50-54 år. Side14
Alderssammensetning for ansatte over 55 år: Av demografioversikten får man et inntrykk av fremtidige utfordringer knyttet til rekruttering og uttak av pensjon. Oversikten kan også være nyttig i forbindelse med pensjonsplanlegging, seniorpolitikk og annet HMS-arbeid. Utfordringer Kommunesektoren står overfor betydelige utfordringer med å skaffe tilstrekkelig arbeidskraft. Det er ikke mulig å dekke behovet bare ved nyrekruttering. Et sentralt tiltak for å dempe rekrutteringsbehovet fremover, vil være å utvikle og benytte den arbeidskraften sektoren allerede har, herunder å mobilisere og utvikle de ansattes kompetanse, utvikle en heltidskultur, øke avgangsalderen, samt redusere sykefraværet. Av statistikken fra KLP ser vi at Hadsel kommune bare i denne pensjonsordningen har en høy andel ansatte i aldersgruppen fra 55 70 år. Da har vi ikke sett på ansatte som er i Statens pensjonskasse. Beregning fra KS viser at det i årene fra 2012 2022 er forventet en befolkningsøkning på 12,6 %. Det er innenfor sektorene helse/sosial og omsorg, samt barnehagene det fremtidige arbeidskraftbehovet vil være størst. Begrunnet i at det er befolkningen 1-5 år og 65 + som vil ha sterkest vekst. Større stillinger og mer heltid i kommunesektoren vil føre til et vesentlig redusert rekrutteringsbehov i årene framover. Rekrutteringsmodellen viser at om stillingsstørrelsen til undervisningspersonell i skolen økes fra 88 prosent til 95 prosent, trenger man ikke å rekruttere flere innenfor denne faggruppen 10 år fremover i tid. Side15
For sykepleiere og fagarbeidere innen helse/pleie/omsorg må gjennomsnittlig stillingsstørrelse øke fra henholdsvis 78 til 90 og 72 til 83 prosent for at nyrekrutteringer ikke skal være nødvendig 10 år frem i tid. Vurderinger Den største arbeidsgiverutfordringen Hadsel kommune har fram mot 2020 er sykefravær. Deretter følger rekruttering av toppledere og den tredje største er rekruttering av fagpersonell. Hadsel kommune har også en utfordring i forhold til å øke avgangsalder for uttak av pensjon, samt å få redusert sykefravær med tilrettelegging for å unngå at arbeidstakere blir langtidssykemeldt for deretter å gå ut i uførepensjon. I 2015 er det 24,71 årsverk som har tatt ut pensjon, av dette er 15,51 årsverk uførepensjon. For noen er uførepensjon midlertidig på inntil ett år, mens for andre vil det kunne være en varig løsning fram til alderspensjon. Ved utgangen av 2015 har vi 1,5 årsverk som er tilbake i arbeid etter midlertidig uførepensjon. Unge arbeidstakere som går ut i uførepensjon er kostnadsdrivende for Hadsel kommune, i og med at det betales pensjonskostnader for disse frem til avgangsalder for alderspensjon. I 2015 har ingen valgt å ta ut AFP. Det er 9,2 årsverk som har gått av med alderspensjon. En del ansatte med særalder kan ta ut alderspensjon allerede fra fylte 62 år. Økonomiske konsekvenser Innskudd til KLP for hver enkelt ansatt ligger på ca. 21 %. Til Statens pensjonskasse betales det ca. 13 %. En arbeidstaker som går ut i uførepensjon oppebærer opptjening i pensjonskassen fram til ordinær pensjonsalder. Eksempelvis vil en ansatt med alder 40 år som blir ufør, fortsette opptjeningen av pensjonsrettigheter i KLP/SPK fram til ordinær pensjonsalder som er 65/67 år. Det vil derfor medføre en betydelig kostnad for Hadsel kommune, som må betale sin andel av dette. I tillegg får vi pensjonskostnader for nye ansatte inn i stillingene. Konklusjon Hadsel kommune bør fortsatt ha som fokus å få redusert antall personer som tar ut uførepensjon. Dette må sees i sammenheng med sykefraværsarbeidet i kommunen. Hadsel kommune må også ha fokus på å øke deltidsstillinger, samt øke avgangsalderen for å dempe arbeidskraftbehovet framover i tid. Hadsel kommune bør allerede nå påbegynne arbeidet med å skaffe en oversikt over det fremtidige rekrutteringsbehovet. Side16